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1、 采 购 管 理 使用手册 用友软件股份有限公司 二零零五年八月 目 录 目 录 第第 1 章 系统概述章 系统概述.1 1.1 产品介绍.1 1.2 主要功能.1 1.3 产品接口.1 1.4 操作流程.6 1.5 使用手册.6 第第 2 章 应用准备章 应用准备.8 2.1 系统启用.8 2.2 权限管理.8 2.3 单据设置.9 2.4 采购选项.11 2.4.1 业务及权限控制11 2.4.2 公共及参照控制13 2.4.3 采购预警和报警14 2.5 期初数据.15 2.6 月末结账.15 2.7 结转上年.16 第第 3 章 常用操作章 常用操作.17 3.1 单据常用栏目.17
2、3.1.1 单据表头栏目17 3.1.2 单据表体栏目18 3.2 单据状态.20 3.2.1 不需审核的单据20 3.2.2 需要关闭的单据20 3.2.3 可以锁定的单据22 3.3 单据常用操作.22 3.3.1 单据右键操作22 3.3.2 新增单据24 3.3.3 修改单据24 3.3.4 删除单据25 3.3.5 审核/弃审单据.26 3.3.6 审批流管理27 3.3.7 关闭/打开单据.31 3.3.8 锁定/解锁单据.32 3.3.9 拷贝单据（参照单据）32 3.3.10 表体排序显示35 3.3.11 联查单据35 3.3.12 定位单据36 3.3.13 定位设置36
3、3.4 单据列表操作.38 3.4.1 过滤条件录入38 3.4.2 栏目设置39 3.5 报表操作.40 3.5.1 报表常用操作40 3.5.2 过滤条件41 3.5.3 我的报表43 第第 4 章 业务模式与应用章 业务模式与应用.45 4.1 企业类型.45 4.1.1 工业企业应用45 4.1.2 商业企业应用45 4.1.3 医药流通企业46 4.2 采购业务类型.46 4.2.1 普通采购业务46 4.2.2 受托代销业务48 4.2.3 直运业务48 4.3 可选的采购流程.49 4.4 红字单据应用.50 4.5 必有订单业务模式.52 第第 5 章 采购管理专题章 采购管理
4、专题.53 5.1 价格管理.53 5.1.1 取价方式53 5.1.2 价税管理54 5.1.3 最高进价控制56 5.2 多计量单位应用.57 5.3 批次管理.57 5.4 保质期管理.58 5.5 自定义/自由项管理59 第第 6 章 供应商管理章 供应商管理.60 6.1 供应商存货对照表60 6.2 供应商存货价格表61 6.2.1 供应商存货价格表61 6.2.2 供应商存货价格设置61 6.3 供应商催货函63 6.4 供应商存货价格分析63 6.5 供应商交货情况分析63 6.6 供应商交货质量分析64 6.7 供应商 ABC 分析 .65 6.8 供应商价格对比分析65 第
5、第 7 章 日常业务章 日常业务.66 7.1 请购.66 7.1.1 请购单66 7.1.2 请购单执行统计表68 7.2 采购订货.68 7.2.1 采购订单69 7.2.2 计划批量生单71 7.2.3 请购比价生单71 7.2.4 采购订单执行统计表72 7.2.5 采购订单预警和报警表72 7.3 采购到货.73 7.3.1 到货单73 7.3.2 到货退回单74 7.3.3 到货明细表75 7.4 采购入库.75 7.4.1 采购入库单76 7.4.2 红字入库单77 7.4.3 入库明细表77 7.4.4 暂估入库余额表77 7.5 采购开票.78 7.5.1 采购发票78 7.
6、5.2 入库单批量生成发票80 7.5.3 处理现付80 7.5.4 采购明细表81 7.5.5 增值税发票处理状态明细表82 7.5.6 在途货物余额表82 7.6 采购结算.82 7.6.1 自动结算84 7.6.2 手工结算84 7.6.3 溢余短缺结算86 7.6.4 费用折扣分摊87 7.6.5 结算明细表87 7.7 费用处理.87 7.7.1 运费发票88 7.7.2 费用折扣结算88 7.7.3 费用明细表89 7.8 受托代销.89 7.8.1 受托代销业务89 7.8.2 受托代销入库单91 7.8.3 受托代销结算91 7.8.4 受托结算明细表92 7.8.5 代销商品
7、台账92 7.8.6 代销商品余额表93 7.9 采购远程.93 7.9.1 远程应用94 7.9.2 配置系统参数95 7.9.3 数据发送95 7.9.4 采购远程选单96 7.9.5 数据接收97 7.9.6 数据管理97 第第 8 章 采购报表章 采购报表.99 8.1 统计表.99 8.1.1 未完成业务明细表99 8.1.2 采购综合统计表99 8.1.3 采购计划综合统计表100 8.2 采购账簿.100 8.3 采购分析表.101 8.3.1 采购成本分析101 8.3.2 采购类型结构分析101 8.3.3 采购资金比重分析102 8.3.4 采购费用分析102 8.3.5
8、采购货龄综合分析102 第第 1 章 系统概述章 系统概述 1.1 产品介绍产品介绍 采购管理是用友 ERPU8 供应链的重要产品，采购管理帮助用户对采购业务的全部流 程进行管理，提供请购、采购订货、采购到货、采购入库、采购发票、采购结算的完整采购流程， 用户可根据自身实际情况进行采购流程的定制。 本系统适用于各类工业企业和商业批发、零售企业、医药、物资供销、对外贸易、图书发行等商 品流通企业的采购部门和采购核算财务部门。 采购管理既可以单独使用，又能与用友 ERPU8 其他系统集成使用，提供完整全面的业务 和财务流程处理。 1.2 主要功能主要功能 采购管理可以分为以下主要功能：采购管理可以
9、分为以下主要功能： ? 设置：录入期初单据并进行期初记账，设置采购管理的系统选项。 ? 供应商管理：用户可以设置供应商存货对照表、供应商存货价格表，并可按照供应商进行相 关业务的查询和分析。 ? 业务：进行采购业务的日常操作，包括请购、采购订货、采购到货、采购入库、采购发票、 采购结算等业务，用户可以根据业务需要选用不同的业务单据、定义不同的业务流程，月末 进行采购管理的结账操作。用户可以查询库存管理的现存量，可以使用【远程应用】 功能。 ? 报表：提供采购统计表、采购账簿、采购分析表等统计分析的报表。 1.3 产品接口产品接口 采购管理既可以单独使用，又可以与用友合同管理、主生产计划、需求规
10、划、 库存管理、销售管理、出口管理、存货核算、应付款管理、质量管理、 GSP 质量管理、售前分析、管理驾驶舱等模块联合使用。 产品接口图产品接口图 1 MPS/MRP 采购管理 库存管理应付管理 付款信息 销售管理 采购发票 采购计划 检验结果 到货单报检 存货核算 采购入库单/ROP计划 直运采购发票 质量管理 采购发票销售订单 直运销售订单、 销售发票 合同管理 采购合同 售前分析 管理驾驶舱 预入信息、供应商存货价格 数据分析 出口管理 出口订单 合同管理采购管理合同管理采购管理 采购订单采购合同 采购管理合同管理 ? 采购管理可以参照合同状态为生效态、性质为采购类、标的来源为存货的合同
11、生成采购 订单；提供同时参照多个合同生成采购订单功能，提供拆分合同记录生成采购订单功能，在 采购订单及其后续关联的业务单据中记载并显示相应的合同号及合同标的编码等信息。 ? 采购订单在参照合同生成时，订单的数量、单价、金额根据合同中的控制类型进行控制，具 体控制参见合同管理。 MRP/MPS 计划采购管理计划采购管理 采购管理主生产计划/需求规划 MPS/MRP计 划 生单 预入信息 采购订单 采购请购单 采购到货单 预入信息 预入信息 MPS/MRP运 算 生单 2 ? 可以参照 MPS/MRP 计划生成请购单、采购订单。 ? 采购请购单、采购订单、采购到货单为 MPS/MRP 运算提供数据
12、来源。 库存管理采购管理库存管理采购管理 库存管理采购管理 采购订单 采购入库单采购到货单 参照 采购结算单 采购发票 参照 ROP计划 参照 参照 参照生成 结算 ? 库存管理可以参照采购管理的采购订单、采购到货单生成采购入库单，并将入库情 况反馈到采购管理。 ? 采购管理可以参照库存管理的 ROP 计划生成采购订单。 ? 采购管理可以参照库存管理的采购入库单生成发票。 ? 采购管理根据库存管理的采购入库单和采购管理的发票进行采购结算。 销售管理采购管理销售管理采购管理 销售管理系统采购管理系统 销售订单 直运销售订 单 直运采购订 单 采购订单 参照 参照 直运采购发 票 直运销售发 票
13、互相参照 3 ? 可参照销售订单生成采购订单。 ? 可参照直运销售订单生成直运采购订单。 ? 直运销售发票与直运采购发票可互相参照。 出口管理采购管理出口管理采购管理 采购订单出口订单 采购管理 出口管理 ? 可参照出口订单生成采购订单 应付款管理采购管理应付款管理采购管理 应付款管理系统采购管理系统 采购发票发票 付款单 审核 核销 回写累计付款金额 ? 采购发票录入后，在应付款管理对采购发票进行审核登记应付明细账，进行制单生成凭 证。 ? 已审核的发票与付款单进行付款核销，并回写采购发票有关付款核销信息。 存货核算采购管理存货核算采购管理 存货核算采购管理 存货明细账 直运 采购发票 记账
14、 采购结算单凭证 制单 制单 4 ? 直运采购发票在存货核算进行记账登记存货明细账、制单生成凭证。 ? 采购结算单可以在存货核算进行制单生成凭证。 ? 存货核算根据采购管理结算的入库单进行记账和制单；没有结算的入库单进行暂估 处理。 质量管理采购管理质量管理采购管理 质量管理采购管理 采购到货单来料报检单 到货数量 到货退回单 拒收数量 合格接收数量 让步接收数量 来料 不良品处理单 退货数量 降级数量 报废数量 不良品数量 来料检验单 ? 采购到货单报检生成来料报检单。 ? 来料不良品处理单的退货数量回写到货单，根据到货单生成到货退回单。 ? 来料检验单、来料不良品处理单回写到货单的合格数量
15、、不合格数量、拒收数量 单据流程单据流程 5 发票数 入库数 采购订单 采购到货单 来料检验单 来料报检单 来料不良品处 理单 采购入库单 销售订单 采购发票 采购结算单 MRP/MPS计划 生成 请购单ROP计划采购合同 否 降级后存货 是否质检报检 合格？ 否 是 拒收数 出口订单 供应商存 货价格表 售前分析 到货退回单 1.4 操作流程操作流程 1、 首先用户进行应用准备工作，参见“应用准备”、“供应商管理”及系统管理手册。 2、 应用准备工作完成后，即可进行日常业务的处理。参见“常用操作”、“业务模式与应用” “采购管理专题”、 “日常业务”、“采购报表”。 3、 期末处理工作包括月
16、末结账、结转上年。参见“应用准备”及系统管理手册。 1.5 使用手册使用手册 手册内容手册内容 ? 第一章：系统概述 用户可以对产品有整体的了解与认识。 ? 第二章：应用准备 用户启用产品时，需要进行初始设置，包括基础档案、系统选项、期初 单据的维护，以及月末结账、结转上年。 ? 第三章：常用操作 用户在使用产品时，需要了解和熟悉单据、单据列表、报表的常用操作。 ? 第四章： 业务模式与应用 用户可以设置企业类型、 采购业务类型， 对采购流程进行配置。 ? 第五章：采购管理专题 包括价格管理、多计量单位应用、批次管理、保质期管理、自定义/ 自由项管理等内容。 ? 第六章：供应商管理 用户可以设置供应商存货对照表、供应商存货价格表，按照供应商进 行查询和分析。 6 ? 第七章：日常业务 用户进行日常业务操作，包括请购、采购订货、采购到货、采购入库、 采购发票、采购结算，可使用采购远程。 ?
