《基层主管必备管理知识--第七章.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《基层主管必备管理知识--第七章.doc（10页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、高明地指導部署的要領教導別人時，讓他做做看，做給他看看，再讓他做一次。幸田露伴 先教工作的意義A汽車公司的衛星工廠之李君是進入公司不久，擔任交貨業務的搬運助手。該項工作包括交貨，領取母公司的指示，不良品處理，裝貨用空箱的回收等等，每天忙得團團轉。表面上看來并不起眼，但對承包企業來講，這是相當于蝸牛角似的很重要的工作。但是在公司內部的評價很低，而且每一都是同樣工作的反復，所以年輕的李君對此抱有不滿情緒。他的上司黃股長，則不指導他任何事情。忽然之間H君不再發牢騷。股長認為他變得很認真很高興，但H君則拼命全力儲蓄後購買了五段變速的高級跑車。對於那一部車子的執著與工作沒有關聯嗎？答案是否定的。他的工作
2、是定型業務，但工作的重要性則超過他所了解的程度。但是他并不知道。如果股長能使他認清工作的意義（重要性的定位）的話，即使本人認為是單調的工作，但是相信其單調意識與不了解工作的目的與價值的單調意識相較，將會是完全不同形態。經過1個月，2個月，到逐漸了解工作內容時，李君一定有一段時間是真正感到苦惱的。而一定曾經想把心理的苦惱要告訴別人，那時候站在【工作場所的管理者】之立場的黃股長應該給他作明快的說明才對。雖然是定型例行業務，但是交貨的工作與訂定計劃書與完結不可或缺的。未有管理者將此重要性告訴他，這是遺憾的事情。無論任何工作，從外表看起來往往是好像很簡單。但是，事實上它的各要點都需要相當的熟練，有若非
3、經年累月就無法學成的作業要點，以及工作的訣竅。這些在性質上都不是一蹴而就可成的。譬如說，被視為單純反復作業之典型的輸送帶作業，就是如此。輸送帶生產線作業是由福特（FORD）正式開始的，而這種方式是徹底的分工化，也是由管理組織的簡化將義務與責任課於勞動者。並且，福特在勞務問題的解決上采取高工資與周休兩天制方法來應付。然而，這可以說是致力于解決物質慾望的階段，而在工作成果的肯定，以及對工作本身的喜悅等精神上的需求方面的報酬則相當微弱。在輸送帶生產作業上有此傳統是不可否認的事實。但是，把輸送帶作業論定為單調作業而認為是沒有工作意義，這是錯誤的觀念。不能使部署懷有，工作場所是只要依照指示行事就可以，而
4、人性的回覆則利用休閒活動就可以的想法。尤其讓新進人員抱有這種齒輪似的工作觀念時，會使部署引起如李君相同，認為工作是枯燥無謂的東西。只要對工作發生無望的心裡，那種人會變成只能發揮一半不到的能力。會引起這種現象的原因；其大部分是管理者未解釋清楚工作首先要由單調的工作，定型例行工作開始的道理所致。這是未能充分教導工作意義的管理者的責任。使年輕人摸索勞動的意義或目標不失為好辦法。但是身為前輩的管理者如對工作與人生的意義能給予明確暗示，則是非常寶貴的事情。慨嘆對新進人員無法做到周全的輔導的管理者很多，但這是管理者的怠慢。新進人員為工作或人生問題而苦惱時，年紀相仿的前輩之忠告是會受敬重的。如果受指導的工作
5、場所的氣氛時，該管理者的能力會受到懷疑。正如杜拉克所說，管理者在他的工作場所是的的確的經營者。請不要忘記這句話而使用所有的人員徹底了解工作場所中的工作意義。 教導部署對工作的應有心態誤收應該送到B課的文件後又未加處理的皮君被嚴股長狠狠地大罵一頓。理由是這樣會耽誤B課的工作。在公司，因為忘記就可以了事的事情大概不會存在。這是因為公司的工作是不斷地在計劃，計劃又受事態的劇變而要調整，同時工作進度也不斷要查核的關係。所謂優秀的公司，良好的工作場所，其工作技術是優良的，同時其工作的管理也是周全的。新進人員報道後，對每一個人都要灌輸事業精神。大家都在強調經營者對社會的責任，但每一人在每一項工作的社會責任
6、之重大卻往往被忽略掉。汽車車輪的缺陷是人命關天的，然而有時候會因為一個檢驗員的小小疏忽或怠惰而引起。與經營者一樣，從事勞動的每一個都應該對工作負責，成為完全熟練於工作的專業性工作人員。一個人如果不予造就成為專業人才，在今後的企業社會是不中用的。所有的工作都有連帶性，而公司業務的進行都是制度化的，也是經過細分，精密化，所以雖然只是一個從業員的失誤，有時仍會直接影響企業的浮沉。管理者應該要把這道理好好灌輸給部署了解。屠格涅夫曾經說過：【自由需要有所謂義務的保證人。如果缺少此保證時，自由會變成單純的任性】。管理者應該把有密切關聯的工作之結構以及工作的基本，明確，具體地向部署詮釋清楚。對新進人員開始就
7、要給予指導的是，報告書，書信等文書，傳票的填寫方法。在填寫方面須作確認的內容包括日期，收件人姓名地址，發信人，頭銜（在標準格式則已經印有這些項目）。內容是條陳式，我方的重點，對方的傳達對象等，以期成為在記錄與資訊的傳達上有用處才行。對工作場所的所有人員要將上述這些嚴格地教導到成為習慣為止。其次要使部署了解的是，工作的準備，順序的安排，事後的收拾等做好與否，將決定其工作效率的的此一事實。能有效率地，乾淨利落地推動工作的人，百分之百可以說是擅長於準備與安排工作的人。想成為擅長於準備，安排工作的人，一定要有記述準備，安排噶的實際要點的熱誠，以及始終把使用過的機器，工具，文件還原於原處的腳踏實地的努力
8、。欲教導這些項目時，管理者是不能以權威來強迫的，而是應該將企業的功能，工作的效率等作有條理有步驟的教導。 工作的基本之重要性丁先生是B工業公司的營業主任。拜訪客戶後回到公司時，桌上放有以潦草的字所寫的字條。丁主任Y產業公司張先生來電訂購40噸沖床1臺交貨日期10月31日 李終於決定了，全身好像有滿腔的喜悅感在環繞著。一直花了很大的心血推銷的沖床終於有了結果了。他以熟練的手法開出接受訂貨的傳票後送到營業管理股。第二天一方面爲了道謝，一方面為商洽細節而前往Y產業公司，很不巧經辦的張先生出差去了。因未能晤面，丁主任連營業管理股委托送交的承訂單也忘記交給對方而回公司。Y產業公司的交貨日期慢慢迫近，這時
9、與丁主任很要好的現場艾加工股長說出了下述情報。也就是艾股長的手下到Y產業調整機器時，該公司張副理叮囑說，40噸7臺的交貨日期該不會有問題吧！據說A副理所說的是7臺。丁主任聽到此消息時，開始還以為是什麽錯誤，但一瞬間突然想到一件事情。覺得有一點蹊蹺。那就是，7這個字，部署的李寫得快的時候，有寫成好像1的習慣。想到這裡，心裡感覺很大的不安。抽出他的聯絡字條時很難辨別是7或1。問了本人，說是7臺。火急確認張副理時，的確是7臺。既然已有一，兩次的詳洽，還發生這樣的事，可以說是不能想象的錯誤。丁主任對自己的這樣初淺的錯誤感到很丟臉。身為主任竟然犯了初出茅廬的銷售工程師不應該犯的錯誤。這不是責備李君就可以
10、解決的問題。未加深究證實，也未聽取部署的報告，更未與對方確認重點；丁主任覺得責任完全在於自己而深加反省。然而，人的許多錯誤，往往是在開始時認為這樣，就在心中不知不覺地成長為不可動搖的真實才發生的。這是不能一笑置之的。在企業，數據是一切的基本。丁主任雖然以身為管理者而作了自我反省，但以主任的身份對李君應該要有強烈的反應并責備。如果，聯絡票所寫的每一項目都必須加以確認否則就不可靠的話，這個企業便變成殘缺不全的職能人之集合體了。因此，應該要求部署必須端正地書寫數字，注意不要使人看錯才行。 作為一個部署很容易向你報告的管理者謝君高中畢業進入公司後已經是第三年。調到檢驗股已有兩個月，單與上司的杜股長之間
11、好像有一點不對勁。股長大聲叫了一聲【謝君】。一邊看謝君所提出的檢驗成績月報表，一邊說，請你整理的顧客別檢驗成績做得怎么樣？而以銳利的眼光瞪了謝君一眼。至少謝君是覺得其眼神有責備的味道。他頓時有“又來了”的不愉快感覺。謝君一邊被叱責，一邊在想自己根本沒聽過這種指示而內心非常不平。情不自禁地很想在大家面前大喊自己根本沒有聽過這種指。旁邊的黃先生則如無其事地在計算數字。如果有什麽不懂的事情，應該直接向股長討教，接受指導，如此的話，與股長之間的人際關係相信就能夠改善，這種道理他是知道得很清楚的。但是，雖然知道，他就是根本做不到。有不清楚的地方，他一直請教隔壁的黃先生。事實上，昨天與今天，謝君爲了完成股
12、長所指示的成績表而加班把他完成以後，坦白說深深感覺到完成一件工作的喜悅感。在心裡的深處還期待著股長褒獎的話。也期待著依次為契機可以改善與股長之間的疏離感。但是，股長把自己下達命令的方式之拙劣，置之不理，一意把責任推給部署，在這樣的情況下，在這樣的情況下，再受上司責備時，無法禁止油然而生的無名之火。結果根本不想再接近股長。壓抑著不快的心情開始統計顧客別成績表時，現場發生了故障。謝君帶著遊標尺衝出辦公室。他出去以後，黃先生以尖銳的口氣告訴杜股長謝君為了統計成績表加班兩天到深夜的事。如果杜股長昨天早上碰到謝君的時候，打一聲招呼并提起成績表的事情的話，說不定會發覺到自己的指示并沒有使對方了解清楚。在互
13、相對指示的方法，接受指示的方法各自反省後，相信所談的內容一定會涉及到問題的核心。謝君感到不容易與杜股長溝通，這在上司與部署的關係來講可說是致命傷。人際關係的不融洽，是由別人看來微不足道的，極瑣碎的事情引起的。然後，相互間斷絕溝通的管道時，誤解與偏見則會如怪物般生長。以杜股長與謝君之間的關係而言，即使有個性不合的一面，但仍把它置之不理，這表示管理者未盡其職責。何況，以此比例而言，對方對自己的指示，命令以及對它的報告等基本的工作未做好，所以引起了無謂的糾紛。以管理者的立場來講，人際關係面當然很重要的，但對這些事項也必須十分加以注意。指示的下達方法，接受方法l 下達方法1. 要明確地傳達下列7項目W
14、hy(目的) What(內容) Where(場所) How (作法) When (到何時) Who(與何人) Cost(費用)2. 確認對方是否了解3. 如有其他的工作或命令則加以協調後，為其決定優先順位。l 接受方法1. 清晰地回答“是”以後，聆聽到最後為止不要插嘴。2. 提出疑問，如有意見則坦率陳述意見。3. 命令或吩咐的事項一定要做筆記。4. 衡量工作的重要度（速度，程度）5. 當然要正確地完成被交待的事情，但在工作的推動上要有創意工夫。接受直屬主管意外的人之指示。一定要把受指示事項報告直屬主管，再根據直屬主管的諒解與指示著手。報告方法以及使部署報告的方法要點【受指示，命令的事項】=【應
15、該要報告的內容】命令（交辦）者 接受命令（被交辦）的人接受報告的人 報告者事實添附資料，把真象提出報告。原則上包括受指示的所有事項。方法按照1結論2理由3經過的順序提出 報告。正確報告以正確為最重要，不要使用如“好像.”，“應該是.”似的不確定語句。例外及異常狀況要立刻報告 與部署共同檢討工作呂先生照顧部署無微不至。概略地做完技術指導後，就一直注視部署的工作方法，如有錯誤馬上加以指點。他認為部署如果對原來的工作已經熟練時，做錯也沒有關係，他會鼓勵部署，向新的工作挑戰看看。受股長這樣激勵的部署，在那一瞬間的眼神會特別發亮。呂股長曾經如此培育了好幾個部署，而據說受呂股長幾次-衝擊（impact）後，部署一定會有所相應，對工作的處理態度會有所改變。即使他讓部署自由地去向工作挑戰，但，每一部署都知道自己的能力，因而仍然會在其擅長的領域內，向工作挑戰。也就是尋求適合自己能力的範圍來發揮能力。管理者則應該在此階段與部署共同檢討部署的能力與工作關係。具體的作法是，經過仔細觀察部署的工作情況之後：1. 把部署所承辦的工作種類，工作方法，工作失誤的影響等加以區分考量。2. 把工作的種類大略分為日常性工作，定期性工作及偶發性工作。3. 工作的方法分為有規範可循者及不可循者。4. 將工作之失誤所帶來的影響區分為交貨期
