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1、项目管理法图书采购招标投标双赢的基础图书采购招标投标最近几年已经在图书馆界得到较为普遍的实施，总结实施以来的经验及存在的问题，探讨如何进一步规范招投标市场秩序，创造公平竞争的市场环境，建立健全适合我国国情的图书采购商与书商双赢的招投标制度，十分必要。我国先后于1999年8月和2002年6 月制定和通过了招标投标法和政府采购法，并分别于 2000 年和2003年公布施行。“两法”在图书馆图书采购中的施行，规范了招标投标活动，保护了国家利益、社会公共利益、图书馆、读者和书商的合法权益，提高了经济效益，保证了项目质量，促进了图书馆文献资源建设的发展。 图书馆图书采购是一个项目工程，从造价来说，大的一
2、年达几百万甚至上千万，小的也有几万，不亚于一些基础工程；从过程看，一般需要半年或一年。因此，项目管理的理念、规则和方法，完全符合图书馆图书采购招标投标的理论和实践，图书采购纳入项目管理则显得尤为重要。一、项目管理法对图书馆图书采购招标投标的要求 1、 实行真正的全过程的管理。从图书馆图书采购项目的决策立项开始，就纳入项目管理的轨道。而不是像有些图书采购招标投标，往往不是从决策立项开始，而仅仅从购书开始。这样做的原因，就在于是把一个项目寿命期的全过程的项目管理，简单理解成为购书项目管理。 2、 实行真正的专业化管理。在图书采购项目过程的每一阶段，都应该由专业的图书馆专家委员会或咨询工程师代理业主
3、进行审批、把关和管理。对于比例日益扩大的数字资源采购，更应该设立“工程师”单位，作为“工程项目管理机构”，根据图书馆的委托，科学地、全面地进行项目的合同管理，全权处理合同执行中的各种问题，“工程师”的独立、公正是不可侵犯的。而不是像国内有些图书采购项目，非专业的业主（国资处、计划财务处、纪委监察）紧紧把住“权”不放，把“工程师”当作了质量监督员，谈不上独立、公正。 3、 实行真正的有效管理和监督。通过对采购项目的前审、后审、跟踪监督和各种透明化的措施等，把项目的每一阶段牢牢控制在政府、学校、图书馆、读者、银行或专门的监督管理部门的监督之下。这种监督主要是对采购行为的监督，凡不符合银行采购政策和
4、规定的“错误采购”终止支付款项。当前有些项目对采购行为的监督乏力。 4、 实行真正的知识管理。重视项目完成后的总结评价，吸取经验教训，使项目不断得到改进。有些项目，不重视项目完成之后的总结评价，即使有也是重总结成绩轻吸取教训，报喜不报忧，结果使文献资源建设项目管理在一个低水平上不断地重复着以往的错误而缓步前进。 因此，正确的图书采购招标投标工作是与正确的项目管理理念和方法分不开的。下面将结合几个具体问题，从项目管理的角度，谈一谈对当前图书采购招标投标工作几个重要问题的认识。二、图书招标投标工作容易被忽视的内容 1、 图书采购的可持续性管理。它规范采购是否符合图书馆可持续发展的原则，这是决定一个
5、项目可否接受的重要条件。要重视咨询服务（图书馆学专家、工程师、读者代表和监理师）的选聘，他决定着图书采购项目能否正常进行，图书采购是否体现了图书馆的宗旨，获得的文献是否体现了以人为本、学科发展内在要求与和谐社会的主题。 2、图书采购的范围分类管理。应该分为 “出版物范围”、“加工服务范围”和“咨询服务范围”三个内容。“出版物范围”是指项目所建成的出版物产品的要求，亦即项目的功能性目标，它要求在招标文件中的技术条款或产品技术规格中规定，也就确定了项目的标准。图书馆必须坚持要求供货商所发图书全部为正版图书；按订单发的书，要求保证到书率及订准率，严禁搭配图书；图书馆要求配送的图书，应按要求配送并允许
6、一定的退货率；装帧有问题的图书，供货商应无条件退换；规定订单到货时间及现采到货时间；规定送货地点及包装、送货清单要求等。“加工服务范围”是指实现上述产品范围所必须完成的工作，因为相同的产品范围在不同的自然环境和政治、经济和人文环境条件下，其完成的工作量是会有很大差别的。因此，在项目决策时不能只注意项目的“出版物范围”，也必须重视“加工服务范围”，因为它是项目概算或计算标的的基础。对书商来说，则更应该注意这个项目范围，因为它是报价的基础。目前，图书招标大都要求书商提供图书加工服务，包括加盖馆藏章、贴条形码、贴磁条、乃至贴书标等。因此，有必要详细列出这此加工所需的材料、操作要求以及所需费用的承担者
7、，以明确招、投双方的责任。图书加工若在馆外进行，图书馆就无法对其过程形成有效监管，无法及时发现并有效制止图书加工中的偷工减料行为。因此，应要求书商派人到图书馆，在图书馆监控下进行，以保证图书加工的质量；对于异地供货商，这样做成本可能相对较高，可要求以图书馆为主导，招聘图书加工人员，指导该项工作正确进行，费用由书商支付。“咨询服务范围”如前所述。3、项目的风险控制管理。每一个图书采购项目要面临和处理某些新情况，如新课题、新学科、新书商、新书目、新读者或新政策等等。因此就必然带有若干不确定的因素，也就是说存在有风险。而且，比较而言，由于图书商品的特殊性，即它既是物质产品，同时又是精神产品。在供求双
8、方、图书馆与书商、读者与图书馆之间的表达和承诺就具有很大的不确定性。一般商品的技术或数据表达可以描述很清楚。准确说，图书采购中的不确定性因素较多。风险表现：(1)出版商、书商与采购员的信息不对称和信息不完全，虽然出版商和书商提供了在版编目或分类编目数据，但这此数据是不完全的，或有错误的信息，真实的图书信息对采访人员或读者往往是滞后的。图书招标采购很可能会出现发行量少的高质量的学术著作连书名都看不到的现象。这样下去，对建构良好的藏书结构无疑是不利的。(2)投标承诺多，中标兑现少。由于“招标大战”往往会演变成价格大战，招标方先预设一个价格范围，投标方拼命压价，为提升市场份额不惜亏本投标，其“有效利
9、润空间”被压到最低。“打单”导向的招投标，使得投标企业只重售前、不重售后，甚至售前损失售后补，售前空口许诺、实施时无法兑现等都是在过度招标的压力下产生的。使项目实施效果大打折扣，甚至导致项目无法按期保质完成，成了“烂尾”工程。最大的受害者正是想最大限度追求利益的招标方。(3)过度的低价格策略使书商选择盗版书、特价书或大部头书充数。这些书字号小、纸质差，印刷质量和装订都不尽如人意。所以往往是“折扣越大、破损越大”。图书，作为一种特殊商品，是不能与一般商品那样，能以折扣率大小来衡量其价值的。 因此，图书采购项目的风险管理是必不可少的，而且必须是全过程的，伴随着项目的整个寿命期。一般在项自的每一阶段
10、，做完每一个决策之后都要做一次风险分析，考虑应对的措施，将项目建筑在可*的基础上。比如在招标采购的过程中，由于在协商阶段图书采购方与书商就某些问题不可能做出准确的详细说明，会不断有一些能提高采购质量的想法产生，这些想法可能会违背购书合同。因此对合同进行变更管理是完全必要的，学校应要求投标书商提交合同变更管理计划(包括图书采购量、服务项目、交货时间变更之类的问题)和评价这些变更对于图书采购质量影响的程序，以及为了使合同风险最小化所采取的措施等等。 三、图书招标投标项目的知识管理 图书采购项目首先表现为一次性，即是说每一次的具体要求和任务有别。但是，实际上，与其他商品采购有很大不同，任何一个图书采
11、购招投标都是图书馆文献资源建设的总项目的子项目，因此必须保持前后项目的连续性、坚持与资源采购总任务的统一性。由于图书馆只看到项目的一次性，使得它在图书采购完成或交付使用后，不会再去认真地总结在项目决策、立项、可行性研究、设计、招投标以及合同管理中的经验，特别是教训。但是，图书供应商或说投标人却做得较好，他们重视招标的后续管理，纳入客户关系管理范畴，值得图书馆学习。因为图书馆认为这个项目完成后，他们的任务也完成了。真所谓“项目来了搭班子，项目完了散班子”，谁会认真负责的去研究经验和教训，谁会去找一找教训产生的原因呢？结果是一批新的项目班子会重犯以往的教训，致使项目管理在一个低水平上运作着。因此，
12、必须将知识管理作为图书采购管理的重要内容。 知识管理包括积累、共享和创新三个阶段或者过程。积累是知识管理的基础；共享是知识管理的价值体现；创新是知识管理的最终追求。但是要实行知识管理，必须构建一个积累、共享和创新的平台。因此，强调项目的“连续性和统一性”，就必须呼唤专业化的项目管理。世界银行对其贷款项目的管理，十分重视知识管理的理念，值得借鉴。其内涵是，重视项目完成后的总结评价，吸取经验教训；使项目周期不断地得到改进；强调每一阶段的结束都是下一阶段的开始，而最后一个阶段则会产生某些新的项目方法和思想，引导出新的项目周期。四、招标投标工作的“读者审查监督制” 对图书采购招标投标项目的监督与审查，
13、是项目成功的保证。其目的是，及时预测和发现项目执行中的问题，帮助图书馆预防和解决采购过程中的不确定因素，给予及时调整与控制；提供信息反馈，为改进今后的项目准备、评估和实施服务。然而，现在读者有可能参与了选书执行，但是对于采购的审查监督，目前为止尚不可见。读者是最终消费者，从业主角度说，读者群应当是真正的业主，图书馆不过是业主代理角色，读者代表（业主代表）审查监督可以作为图书采购区别一般采购的分水岭。没有读者的监督，实质是业主的缺位。读者监督的方法和内容是多种多样的，可以概括为以下6种：(1)对招标(合同)文件的审查；(2)审阅图书馆和书商所提供的各种报告、资料；(3)定期或不定期派遣读者亲赴选
14、购现场检查；(4)对加工工作进行监督；(5)对付款申请的审查；(6)对采购决定的审查。 读者审查在采购监督系统中，目标不是发现错误，而是为了更好地了解是什么导致了项目计划的延误和变化；如何在采购操作中保持效率，以及对于其他相似的过程改进预测和计划。这又一次体现了项目管理的理念。五、区分两种类型的采购 图书采购按采购内容通常分为出版物的采购、加工服务的采购和咨询服务（图书馆学专家、工程师、读者代表和监理师）的选聘三个类别。前两类的采购，即出版物和加工服务的采购，是实物的采购；而咨询服务的选聘，是智力劳动的采购。两者的性质、采购的对象、和对项目所起的作用都不一样，因此，它们的采购方式也应有不同，区
15、别对待。 无论是出版物采购还是加工服务采购，其质量标准可以在事先明确规定，出版物的数量或加工量也能精确量化。只要投标人信誉良好，就可以按照最低报价的原则来决定中标者。而且，一旦中选者确定，不得进行实质性的合同谈判。咨询服务则不同，因为大量咨询服务项目在其最终完成前，不易确定其具体涉及的范围，其技术路线、项目成果和需要咨询机构所投人的工作量事前也很难精确量化。因此，在咨询服务选聘中谈判是正常的。由于咨询服务的合同价额都比较小，咨询服务选聘多采用短名单竞争的方式。这是咨询服务选聘与出版物和图书加工采购的又一个显著区别。 因此，要重视这两类采购中的主要不同，分别分时采购。(1)出版物和加工服务采购的
16、特征：实物采购、公开竞争、价格是主要标准、很少谈判。(2)咨询服务选聘的特征：智力采购、短名单竞争、质量起主要作用、谈判是正常的。如前所述，咨询服务（图书馆学专家、工程师、读者代表和监理师）的选聘，决定着图书采购项目能否正常进行，图书采购是否体现了图书馆的宗旨。花费很少，但是可保持图书采购的可持续。 同时，也可以将出版物采购与加工采购区分开来。当前，较为普遍的做法是将两者合在一起招标。既有好处，也有弊端，要具体分析。因为许多图书馆有能力自己做好加工；有的对书商不放心；有的书商加工质量存在漏洞；有的书商仓促上阵，应付了事等等。现在，比较成熟的专业化加工商也很多，具有较强的竞争力，可以把图书加工服务单列出来招标，对图书馆和此类供应商来说，均是首选。 结论：图书馆图书采购招标投标要真正实行全过程、专业化、有效的管理和监督，就必须重视项目的可持续性管理
