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1、網上計劃管理系統 Electronic Project Management System,(只適用於第八輪批核的計劃),進入優質教育基金網站 (qef.org.hk)並按網上計劃管理系統進入EPMS,使用者名稱及密碼將於明年一月郵寄給所有成功申請而未有戶口者,無需重新登記,鍵入使用者名稱及密碼,hksc01,按提交報告/產品,上載報告,確定上載並儲存,成功儲存,完成所有上載後按提交並離開,改善資訊科技基礎設施計劃須知,(2005年6月21日適用),第八輪受資助計劃將分兩批發放,二零零五年六月（一筆過發放） 二零零六年一月（一筆過發放） 銀行户口及獨立帳目,進度報告,每六個月提交 報告計劃進度
2、,計劃變更,更改器材數目 新增的器材項目 財政調撥 改變計劃施行時間表,申請變更計劃內容,經由教統局(資訊科技教育組)申請 更改器材數目、新增的器材項目、調撥、改變計劃施行時間表 經由優質教育基金申請 計劃涵蓋時間 (Project Period),總結報告,計劃成效 計劃成果,財政總結及計劃完成證明書,基金只認可在計劃涵蓋時間內的運用基金的撥款；若個別學校有特別原因需要在計劃涵蓋時間以外運用基金的撥款（由校方預支）須要預先向基金申請 提供各項（包括教統局、學校資金及基）開支的證明文件，包括發票收據及銀行月結單的認證副本,退還撥款,基的配對撥款 教統局撥款 學校自籌資金 總支出少於預算，基會根
3、據一對一配對的原則，向學校討回實際總支出與計劃預算的差額,退還撥款（例子一）,財政預算 = $600,000,實際支出 = $540,000,退還 $30,000 給基金,退還撥款（例子二）,財政預算 = $600,000,實際支出 = $580,000,退還 $10,000 給基金，另 $5,000 給教統局,退還撥款（例子三）,財政預算 = $600,000,實際支出 = $630,000,學校額外承擔 $30,000,資產記錄表,須在計劃完結時與財政總結報告一併提交 所有在港幣1,000元或以上的有形資產均須分類記入資產記錄表 計劃負責人應按情況更新資產記錄表，基金可派專人到校核查記錄,
