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1、文秘管理与应用,任课教师:刘胜蓉,课程简介,第 1 章 绪 论 第 2 章 秘书礼仪 第 3 章 接待工作 第 4 章 办公室事务管理 第 5 章 会务工作 第 6 章 办文工作 第 7 章 信访工作,第 8 章 商务活动管理 第 9 章 信息工作 第10章 客户服务 第11章 调研工作 第12章 沟通与协调 第13章 办公自动化,引入案例,主要内容,本章小结,学习目标,第一章 绪 论,通过本章学习，你应能够： 1.了解秘书的涵义 2.了解秘书的类别和层次 3.熟悉秘书的职业特征 4.掌握秘书工作的内容特点和作用 5.掌握秘书部门的定义和职业特征,学习目标,第一章 绪论 第一节 管理与文秘 一
2、、管理 管理就是管辖（决策、协调、调节、领导、服务、艺术） 二、文秘 文秘秘书文书 （外延最宽）（外延较宽）（外延最窄）,二、管理与文秘 管理 领导 文秘 第二节 文秘管理的特性和作用 一、特性 1、政治性 2、辅助性 （1）精力辅助：为领导安排好日程；为领导者挡驾；摘录要点；撰写讲话稿。 （2）智力辅助：广泛收集信息；超前搞好调研；正反两方面推敲。,3、被动性 领导活动_需求线 文秘活动_追逐线 4、隐匿性 谢尔曼严当：衡量一个好的总统秘书，要以他的献身精神、艰苦奋斗和工作效率为标准，而不是他的成就，一切成果都属于总统。,哪种行为好 新星公司张总经理突然收到一封非常无礼的来信，信是由一家平时
3、交往很深的协作单位的厂长写来的。总经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让他记录自己口述的回信：“我实在没有料到会收到这样一封来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的往来，并且按照惯例，我要将此事公布于众。”总经理命令秘书立即将信抄写好寄出。,引入案例,问题讨论： 对于这位总经理的命令，秘书可以采取三种行为： 1“是，马上办理。”说完，秘书回到自己的办公室，立即将信抄好寄走。 2秘书没有退下去抄写，而是说：“总经理，请您三思，给对方回这样的信，后果将不堪设想。在这个问题上，可能也有我们自己的责任。” 3当天下午快下班的时候，秘书将抄写好的信递给已心平气和的总经
4、理，问：“总经理，这封信可以寄走吗?” 你认为哪种方法正确？,引入案例,第一节 秘书的含义和职业特征 第二节 秘书工作的内容、特点和作用 第三节 秘书部门,主要内容,第一节 秘书的含义和职业特征,二、秘书的类别和层次,三、秘书的职业特征,一、秘书的涵义,第一节 秘书的含义和职业特征,一、秘书的涵义,关于“秘书”一词的涵义，古今有所不同，它主要有以下四个方面的涵义。,古代文献记载，“秘书”一词最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。,1,（一）秘书的涵义,宫中秘藏之书,东汉后期，桓帝设置了管理这些秘藏图书的官府，名之为“秘书监” 。,主管： 副职： 分管：,秘书监,秘书丞,秘书郎,拉丁文“Secr
5、etarius”，意思是“可靠的职员”,2,（一）秘书的涵义,辅臣,英语“Secretary”，其中，“Secret”是“秘密”的意思,书记 大臣,The Secretary of State,在现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看作行政人员的一部分，而且是核心的一部分。,3,（一）秘书的涵义,行政职位,社会职业,4,就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职业之一。它属于第三产业(服务性行业)。,第一， 秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边。,（一）秘书的涵义,但是，最权威的定义应从以下几方面考虑：,第二， 秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务。,第三， 秘书工作的根本性质是辅
6、助管理。,秘书 指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。,（一）秘书的涵义,秘书与打字员、文书、主管、助理的区别,（一）秘书的涵义,二、秘书的类别和层次,秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。,（一）秘书的类别,机关秘书,企业秘书,私人秘书,美国对秘书人员的分类和工作职责规定比较明确，主要有：,二、秘书的类别和层次,日本对秘书人员的分类可分为四类：,二、秘书的类别和层次,秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，在纵向上有层次之分。,二、秘书的类别和层次,（二）秘书的层次,高级秘书,中
7、级秘书,初级秘书,按秘书人员担任的职务来划分，可分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、科长、股长、科员、办事员七个层次。,二、秘书的类别和层次,（二）秘书的层次,“秘书国家职业”则将秘书职业设四个等级，分别为：五级秘书（原初级）、四级秘书（原中级）、三级秘书（原高级）、二级秘书。,三、秘书的职业特征,1）参与管理的辅助性 2）辅助管理的全过程性 3）处理事务的被动性 4）工作结果的幕后性,（一）辅助性管理,1）工作内容多样性 2）综合服务的全面性 3）工作服务的前导性,三、秘书的职业特征,（二）综合服务,第二节 秘书工作的内容、特点和作用,二、秘书工作的宗旨,三、秘书工作的特点,一、秘书工作
8、的内容,四、秘书工作的作用,第二节 秘书工作的内容、特点和作用,一、秘书工作的内容,秘书工作最凝练的概括是“办文”、“办会”、“办事”。以“办文”、“办会”、“办事”为线索，可以使我们对秘书整体工作有纲举目张的认识。,一、秘书工作的内容,1文书撰写 2文书制作 3文书处理 4档案管理 5会议组织 6调查研究 7信息资料工作 8信访工作,一、秘书工作的内容,结合我国具体情况，可分为15种,9接待工作 10协调工作 11督查工作 12日程安排 13日常事务 14办公室管理 15其他临时交办 事项。,在1985年1月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会上，中办领导同志明确指出：“中央办公厅工作的指导思
9、想是围绕党的总目标、总任务，做好三服务，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。其中直接的主要的是为党中央领导工作服务。” 但随着现代社会公共管理的发展，“三服务”的指导思想难以涵盖一切秘书工作，于是秘书工作的宗旨被提了出来。,二、秘书工作的宗旨,秘书工作“三服务”的指导思想,二、秘书工作的宗旨,秘书工作的宗旨 是为领导与上司的决策和管理顺畅地贯彻实施创造和谐的环境。,秘书工作的特点就是秘书作为一门职业，与其它职业在工作本质上的明显不同，包括以下三点。,三、秘书工作的特点,四、秘书工作的作用,第三节 秘书部门,五、秘书部门的职业特征,三、公司企业的秘书部门,四、秘书部
10、门的地位,二、行政机关的秘书部门,一、秘书部门的涵义,一、秘书部门的涵义,秘书部门是辅助领导部门进行决策、管理，推进领导工作，并协助领导协调各职能部门进行有效工作的综合部门。秘书部门又称秘书机构，是现代秘书工作的组织形式，也是秘书人员在其中从事秘书工作的机关。,一、秘书部门的涵义,秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之分。 广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。 狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书
11、局、秘书处、秘书科等。,一、秘书部门的涵义,秘书机构图,办公室（主任、副主任）,调研科室,秘书科室,档案科室,信访科室,行政科室,督查科室,机要科室,二、行政机关的秘书部门,行政机关主要指党政机关、部分事业单位、企业以及以采取行政管理方式的职能机构。行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之下，下图为各级政府机构设置（见图）。,二、行政机关的秘书部门,在我国，行政机关的秘书部门的级别就是机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级）一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅（室）主任。省级以上机关还设秘书长。,三、公司企业的秘书部门,公司企业中的秘书部门是公
12、司企业内部的行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多样，大体有四种形式，如下表所示。,三、公司企业的秘书部门,四、秘书部门的地位,秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、联系左右、沟通各方的枢纽地位。,四、秘书部门的地位,五、秘书部门的基本特征,从属性 秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。 中介性 在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行机构。 综合性 秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广。,秘书的概念有四种普遍认识，秘书的定义,秘书是职业名称，纵横向分类对秘书非常重要,秘书工作最凝练的表述是办文、办会、办事,秘书工作有三大特点和四大作用。,秘书部门起着承上启下、联系左右、沟通各方的作用。,
