档案分类与整理教材.ppt

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1、档案分类与整理,档案整理工作,档案整理 按照一定的原则与方法，对处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案实体进行系统分类、排列和科学编目的一项业务工作。 档案整理方法： 以卷为管理单位 以件为管理单位,档案整理一般程序 从档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。 1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。 2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。 制定档案分类方案,综合

2、档案室（按门类分类）,综合档案室,科技 档案,特种 载体,文书 档案,会计 档案,业务 档案,党 务 类,行 政 类,人 事 类,计 划 信 贷 类,监 察 稽 核 类,群 团 类,信贷 档案,专业 会计,会计 档案,银行卡 档 案,储蓄 会计,房信 会计,国际 会计,凭 证,帐 册,报 表,其 他,业 务 管 理 类,综合档案室（按职能分类1）,综合档案室,行 政 管 理 类,基 本 建 设 类,党 群 管 理 类,人 事 教 育 类,业 务 类,设 备 类,科 研 类,会 计 类,人 事 档 案 类,特 种 载 体 类,综合档案室（按职能分类2）,综合档案室,高校综合档案室,行 政 管 理

3、 类,党 群 管 理 类,学 籍 类,教 学 类,科 研 类,基 本 建 设 类,仪 器 设 备 类,产 品 生 产 类,出 版 物 类,外 事 类,财 会 类,特 种 载 体 类,高等学校档案管理办法（教育部27号令）,综合档案室（按职能分类3）,企业综合档案室,行 政 管 理 类,产 品 类,党 群 工 作 类,经 营 管 理 类,生 产 技 术 管 理 类,设 备 仪 器 类,科 学 技 术 研 究 类,会 计 类,基 本 建 设 类,干 部 职 工 类,工业企业档案分类试行规则（国档发199120号）,3、立卷（件）：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位案卷。包括文件材

4、料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。 4、案卷（件）的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。 5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。,档案整理工作的要求,已办理完毕的，有保存价值的 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于档案的保管和利用,按归档文件整理规则进行整理,归档文件的整理单位件的界定 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿、文件处理单为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表、名册、图册等一册（

5、本）为一件 来文与复文可为一件,文件修整,为保证档案能够长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。 一般包括： 修裱规格较小或破损的文件； 复制字迹模糊或易褪变的文件； 折叠超大的文件； 去除文件上易锈蚀的金属物。,文件装订,装订规则 归档文件应按“件”装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。 装订方法 线装 包角,分类,分类方法： 年度分类法 机构/问题分类法 保管期限分类法 分类方案： 1、年度机构（问题）保管期限（例1、2） 2、年度

6、保管期限（例3）,例1：2004年：办公室永久、30年、10年 人事处永久、30年、10年 管理处永久、30年、10年 2005年：办公室永久、30年、10年 人事处永久、30年、10年 管理处永久、30年、10年 2006年：,例2：2004年：党群类永久、30年、10年 业务类永久、30年、10年 行政类永久、30年、10年 2005年：党群类永久、30年、10年 业务类永久、30年、10年 行政类永久、30年、10年 2006年：,例3：2004年：永久、30年、10年 2005年：永久、30年、10年 2006年：永久、30年、10年 ,排列,归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事

7、由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 1、同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。 2、不同事由间的归档文件排列 按不同事由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同属性分别集中排列。,编号,归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。 归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和件号；选择项目为：机构（问题）。 全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号； 年度指归档文件的形成年度； 保管期限是按照文书档案保管期限表给归档文件划定的； 件号指归档文

8、件的排列顺序号。,归档章样式,填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料,归档文件的编目,归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录， 包括：归档文件目录和归档文件目录封面 归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条目。来文与复文件作为一件时，只对复文进行编目。 归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。,归档文件的装盒,将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 档案盒封面应标明全宗名称。 装盒的要求： 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒； 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 分机构（问题）的情况下，不同机构（问

9、题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。,立卷整理以卷为管理单位,案卷是由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位 立卷就是业务承办部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程 文书档案案卷格式 GB/T 9705 2008,档案分类,（一）常用方法 1、年度分类法 将文件按其形成和处理的年度进行分门别类。 一般文件归入文件形成年度，对跨年度或专门年度的文件根据具体情况区分年度。 2、问题分类法 将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。,（二）常用的复式分类方法,年度与问题分类法 如： 2000年 党群类 2001年 党群类 行政类 行政类 教

10、学类 教学类 外事类 外事类 综合类 2000年 业务类 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ,立卷方法,按照立卷的“六个特征”，即问题 、作者、名称（文种）、时间、通讯者、地区等特征进行组卷 1、按问题特征立卷 将同一事件、问题或项目的文件组成案卷 2、按作者特征立卷 将同一作者的一些文件组成案卷 3、按文种（名称）特征立卷 将文件种类或名称相同的文件组成案卷 4、按时间特征立卷 按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组成案卷,5、按通讯者特征立卷 将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷 6、按地区特征立卷 将来自同一地区或内容涉及

11、同一地区的文件组成案卷 实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷 如“ 市委党委会2008年会议记录”就运用了作者、时间和名称三个立卷特征,卷内文件整理,(一)检查调整组卷 (二)卷内文件的排列和编号 1、卷内文件排列 按文件的重要程度或按文件的时间先后顺序排列、注意文件间的联系。 一般情况下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿及重要文件的历次修改稿在后；复文在前，去文在后；批复在前，请示在后；结论性文件在前，依据性材料在后。,2、卷内文件编号 文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。 单份装订的案卷应在每件文件的首页上端空

12、白处加盖档号章，并逐件编写件号。,（三）编制卷内文件目录,（四）填写备考表 备考表放在卷内文件之后，用来注明卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。 （五）案卷的装订 采用三孔一线,（六）填写档案案卷封面,类内案卷排列,案卷的排列，就是指根据一定的规则，将案卷系统化地排列成有机联系的整体。 基本方法有： 按保管期限排列，即将案卷分别按永久、长期、短期排列； 按问题排列。,编制案卷目录 包括封面（目录名称、年度或组织机构、全宗号、目录号、保管期限）和案卷目录（案卷号、案卷题名、年度、页数、期限、备注等项目） 档案上架 档案按分

13、类方案和档号顺序从上到下、从左到右排列上架。,二、业务档案的整理,整理的总体要求：通常情况下是按照文书档案按卷整理的要求经过分类、组卷、排列、编目等程序，同时，需要结合具体情况以及行业要求，突出业务特色。 为便于查找和利用，对案卷封面的项目设置除遵循文书档案按卷整理的一些要求外，还可以体现一些业务特征。,业务档案的整理,业务档案的整理按照专业主管部门的有关规定执行 人事档案以人为单位进行整理 行政处罚案件档案以案件为单位进行整理,三、会计档案的整理,会计档案按照会计凭证、会计帐簿、财务报告、其他会计核算材料分别装订成册。 会计档案的收集整理按照财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法（财会字1

14、99832号）的要求执行 整理规范执行会计档案案卷格式DA/T39-2008,会计档案的组卷,就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位案卷的过程。 （一）会计凭证的组卷 会计凭证可按年、月顺序立卷整理，一个月的凭证可根据量的多少立卷装订一本或几本，个别月份凭证特别少的也可几个月立卷装订一本。 凭证外面要加封面，封面尺寸规格采用245mm130mm（长宽）或245150mm （长宽）,（二）会计账簿的组卷,会计帐簿可按年度和账簿的不同种类进行立卷整理，对总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等分别立卷装订。 （三）

15、财务报告的组卷 财务报告按年度、保管期限立卷。会计年报和季、月报应分别立卷装订，其他财务会计报告等材料按不同的问题和保管期限分别立卷装订。,（四）其他会计核算资料的组卷,其他会计核算资料可按年度问题结合保管期限分别立卷装订。如银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等可分别立卷装订一本。,会计档案卷内目录,会计档案盒的格式 适用于财务报告和其他类会计档案的整理。,会计档案目录格式,会计档案移交清单,四、科技档案的整理,科技档案的类别 基建档案 设备档案 科研档案,基建档案的组卷原则,基建项目文件内容复杂，不同类型文件可以采用不同的组卷方法。 管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性材料组卷； 施工文件中的质保材料按类型、批次组卷； 技术文件按单位工程、结构、专业组卷； 监理文件一般按文种组卷。 整理规范执行科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T11822-2008,基建档案的组卷方法,1按项目组卷。即一个项目（或分项、子项）的文件全部组成一个案卷。适用于项目小、文件数量少的情况。如某某项目建设文件。 2按结构组卷。将一个项目内的文件按工程进行的阶段（立项、设计、施工），结构（桥梁的上部结构或下部结构）组卷。如：某某大桥下部结构竣工