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1、北 京 奥 运 会 档 案 管 理 研 究111 1 12007年国家体育总局体育哲学社会科学研究一般项目项目编号：1121SS07078北京奥运会档案管理研究（摘要）课题负责人：盛淑英单位：国家体育总局办公厅二 九 年 一 月观察，旨在自然条件下，人们为一定目的而对事物所进行的有计划的知觉过程。观察法就是以感官活动为先决条件，与积极的思维相结合，系统地运用感官对客观事物进行感知、考察和描述的一种研究方法。2007年国家体育总局体育哲学社会科学研究一般项目项目编号：1121SS07078北京奥运会档案管理研究1 档案工作档案是历史文明的产物，甲骨金石、竹简木牍、缣帛卷帙、金册铁卷、纸墨文件，都
2、是人们进行生产和从事政治以及科学文化活动等社会实践的纪录。1.1档案的定义（略）1.2档案的特点1.2.1原始记录性；1.2.2知识属性；1.2.3信息属性。1.3档案的功能1.3.1我们了解了奥林匹克运动会的历史；1.3.2我们认识了奥林匹克运动的角色和作用；1.3.3我们感悟了中华民族的百年奥运情结。2北京奥运会档案管理研究基础2.1工作背景2.1.1北京奥运会概况北京奥运会于2008年8月8日至24日举行，进行28个大项、38个分项、302个小项的比赛；报名参赛的国家和地区奥委会共计204个，参赛运动员共计11194人，创历届奥运会之最。北京残奥会于2008年9月6日至17日举行，进行2
3、0个大项、21个分项、472个小项的比赛；报名参赛的国家和地区残奥委会共计147个，参赛运动员约计4000人,创历届残奥会之最。2.1.2特点分析 现代奥林匹克运动从1896年诞生到今天走过了100多年的历程，已经成为人们精神生活不可缺少的重要部分。奥运会具有广泛的、多元的社会功能，是当今世界不同种族、不同文化、不同政见者会聚一堂、放弃偏见、停止冲突、同场竞技、公平竞争的唯一舞台。2.1.2.1北京奥运会东西方文化融合的奥林匹克运动会2.1.2.2两个奥运同样精彩2.1.2.3百年奥运 圆梦中华2.2课题目标课题组成员为不辱使命，以北京奥运会档案管理工作为平台，以真实记录奥运筹办工作全部历程所
4、面对的挑战与对策选择为研究和实践对象，进行了为期一年半的课题研究和实践过程。档案管理工作目标是：收集全面，整理规范，归档及时，移交到位。研究方法主要是：文献资料法、数据统计分析法、调查访谈法、个案研究法、比较研究法等。课题目标是：综合借鉴项目总体规划、项目时间管理、项目风险管理等方法，力求构建大型运动会档案管理工作模型。2.2.1特点分析2.2.1.1收集范围广2.2.1.2协办城市多2.2.1.3载体类别多2.2.2风险识别2.2.2.1档案管理人员均为兼职专职人员少2.2.2.2筹办工作阶段紧凑收集工作精力少2.2.2.3赛时工作任务密集赛事期间时间少为全面收集、永久保存2008年北京奥运
5、会档案，真实记录北京奥运会和残奥会运行的全部历程，将长达7年之久的奥运筹办工作系统的载入史册，课题组及其档案工作人员必须面对档案收集范围广、协办城市多、档案载体和数量多的严峻挑战，在奥运筹办工作期间，为丰富主办城市档案馆藏，构建举办国家奥林匹克运动记忆工程而努力工作。 3 国内大型运动会档案工作调研课题组在认真分析奥运档案工作的背景和挑战之后,首先对国内大型运动会的档案管理工作进行调研。3.1调研目的力求在全面学习大型运动会档案管理工作经验的同时,结合我国国情和奥运筹办工作实际，有效识别档案管理工作中的风险因素，有效规避档案管理工作中的问题，提出北京奥运会档案管理工作的对策，实现档案管理目标。
6、调研工作分三步进行：一是查阅1983年至2006年我国举办的全国运动会、全国冬季运动会、全国城市运动会、全国体育大会、亚运会、亚冬会的档案资料；二是参加国家体育总局举办的大型运动会档案工作研讨会，与会议代表进行交流；三是进行重点访谈和实地考察。3.2调研报告3.2.1国内大型运动会概况3.2.2国内大型运动会档案工作概况3.2.2.1文献查阅3.2.2.2实地调研3.2.2.3重点访谈3.2.2.4工作交流3.2.3大型运动会档案工作思考之一3.2.3.1建章立制是做好运动会档案管理工作的基础3.2.3.2超前管理是确保运动会档案系统性的关键3.2.3.3培训督导是确保运动会档案标准统一的重要
7、措施3.2.3.4属地管理是建立运动会档案工作网络的根本途径3.2.4大型运动会档案工作思考之二3.2.4.1缺乏总体规划3.2.4.2大型运动会期间督导力度不足3.2.4.3档案管理网络布局不尽合理3.3结语课题组认真汲取国内大型运动会档案管理的基本经验，切实规避上述存在的问题，认真学习和实践科学发展观，牢记使命，让盛世的奥运舞台演绎成为珍贵的载体档案，载入中华文明的历史长卷。4 北京奥运会档案管理研究理论基础通过对北京奥运会档案工作的背景分析，以及对大型体育赛事档案工作的调研，课题组认为北京奥运会档案管理工作应最大限度克服片面性思维，弱化个体组成要素，打破组织内部的封闭性研究。为有效实现这
8、一思路，课题组引进了系统管理的思想和项目管理理论。系统管理思想是北京奥运会档案管理的世界观，它强调运用系统论的观点和方法，尤其是整体论思想，分析组织问题和管理行为，它以全局观点突破了片面性思维，以“关系说”代替“要素说”，以开放观点突破了封闭性研究；项目管理理论是北京奥运会档案管理的方法论，它弥补系统管理思想的不足，人为界定系统的界限，运用项目管理的方法，实施北京奥运会档案管理工作。4.1系统管理理论(略)4.1.1系统理论的起源4.1.2系统理论的精髓 系统管理理论由目标和价值分系统、技术分系统、社会心理分系统、机构分系统、管理分系统组成，五个分系统之间相互影响，而组织系统又处于环境超系统之
9、内，这一模型在组织管理的系统分析中具有范式作用。4.1.3世界观系统管理理论系统管理理论提供了一种分析和研究组织及其管理的整体思维，用系统关系把以往的各种管理理论联系起来，建立了一个统一的、宏观的、全面的、包罗万象的管理学框架，成为解决管理理论的一种新的世界观。4.2项目管理理论系统管理理论属于世界观，而项目管理理论则是方法论。项目管理是由人为界定系统定义，以项目为对象，运用系统管理的思维方式，通过一个临时性的专门的柔性组织，对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制，以实现项目全过程的动态管理和项目目标综合协调与优化。4.2.1项目的特点 项目是为提供某项独特产品、服务或成果所作的临时性努力，
10、即两个特点：临时性和独特的产品、服务或成果。4.2.2项目管理的理论基础4.2.3项目管理的精髓 项目管理的重大贡献是基于系统管理理论的系统分析模型之上，确立了项目管理理论的九大知识领域，分别是：项目整体管理、项目范围管理、项目时间管理、项目成本管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目沟通管理、项目风险管理、项目采购管理。更为重要的是，项目管理理论对于每一个分系统都详细描述了其功能、结构、目标和进行管理的相关技术，充分运用定性和定量的分析方法，统筹考虑项目所涉及的每一个环节，并运用辨证思维分析各个知识领域之间的相互关系，用理论指导实践，成为管理历史上划时代的标志，并在实践中取得了巨大的成功。
11、 4.2.3.1项目整体管理 基本任务是项目计划开发、项目计划实施、全程变化控制。4.2.3.2项目范围管理 阐述了项目的可交付成果和为提交这些可交付成果而必须开展的工作。项目范围的确定必须慎重考虑与权衡工具、数据来源、方法论、过程与程序、以及其他因素，确保项目范围与项目的大小、复杂程度和重要性对称，将影响到项目的整体成功。项目范围管理包括界定范围和项目分解。4.2.3.3项目时间管理 确定项目按时完成必须实施的各项过程及完成的时间节点。项目时间管理包括活动排序、活动持续时间估算、制定进度表三个方面。4.2.3.4项目费用管理4.2.3.5项目质量管理4.2.3.6项目人力资源管理4.2.3.
12、7项目沟通管理4.2.3.8项目风险管理4.2.3.9项目采购管理4.3项目管理的广泛运用（略）5 .北京奥运会档案工作实践基于忠于历史、着眼未来的使命，在对全国大型运动会档案工作调研的基础上，在系统学习项目管理理论的前提下，课题组紧密结合奥运筹办工作的实际，于2007年4月完成北京奥运会档案工作总体规划的制订工作。5.1总体规划5.1.1指导思想 举办一届“有特色、高水平”的奥运会是党中央、国务院确立的总体目标，是实施奥运档案管理工作的指导思想。5.1.1.1工作依据 根据中华人民共和国档案法和第29届奥林匹克运动会组织委员会工作规则的规定，北京奥组委应将北京奥运会筹办过程中直接形成的各种文
13、字、图表、实物、声像等历史记录归档后永久保存。5.1.1.2工作目标 收集全面，整理规范，归档及时，移交到位，丰富主办城市档案馆藏，构建举办国家奥林匹克运动记忆工程。5.1.1.3工作原则1.遵守我国档案工作的法律法规。2.遵循档案工作规律，实行系统管理、全面收集。3.结合奥运筹办实际，实行统筹安排、分级管理。5.1.2工作重点5.1.2.1机构设置 由秘书行政部牵头，北京市档案局（馆）、国家体育总局、京外赛区城市档案局共同参与，形成涵盖各归档机构的档案管理工作网络。即：档案工作协调小组、档案管理机构、专兼职档案队伍、残奥会档案队伍、专家顾问队伍。5.1.2.2培训督导 档案工作人员培训纳入北
14、京奥组委培训工作体系，采取专业培训、集中培训、操作培训、专项培训方式。5.1.3建章立制 北京奥运会档案管理制度框架主要包括5个方面：5.1.3.1规范不同载体档案的制度； 5.1.3.2规范不同类别档案的制度； 5.1.3.3规范文件归档过程的制度；5.1.3.4规范档案管理过程的制度； 5.1.3.5规范不同工作重点的制度。5.1.4工作机制5.1.4.1协调沟通机制；5.1.4.2通报推动机制； 5.1.4.3归档责任机制；5.1.4.4验收移交机制。5.1.5档案归属5.1.5.1不同载体的档案归属 5.1.5.2不同类别的档案归属5.1.5.3档案目录的归属5.1.5.4京外赛区的档
15、案归属5.1.5.5档案归属程序与备忘录5.1.6时间节点 2009年5月31日完成全部档案的验收、移交工作。5.2项目时间管理项目时间管理的目的是：计划项目时间，对项目进行分解，根据总体规划和急缓程度确定任务何时开始与结束；监控项目进度，根据整体任务实际进展，并且参照预期进度进行跟踪，调配资源加强或减少执行某一项任务的力量，以保证任务协调运行；测定工作负荷，根据人力资源数量确定工作负荷，将任务合理地分解到人、月、天；实施检查督导，以期提高效率，按时完成任务。北京奥运会档案项目时间管理实践分为三个部分：编制项目进度表、监控项目进度、实施督导。5.2.1编制时间进度表 北京奥运会档案项目采用甘特图的方法编制进度表。在甘特图中，横轴表示时间，纵轴表示活动，线条表示在整个期间上计划和实际
