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1、财务知识培训,北京分公司财务部 王成,具 体 内 容,一、费用报销 二、借款问题 三、代收款项 四、发票管理 五、下单流程 六、合同退款,一、费用报销,1、费用报销流程,填写费用 报销单,直接业务主 管核实签字,会计 复核,总经理 审批,会计记账 出纳清款,2、费用报销单的填写,（1）费用报销单必须要有报销人本人的签名。 （2）报销日期、报销用途、报销用途对应的报销金额、附件数量、 报销金 额合计大小写必须填写完整。 （3）用途栏分明细填写发 生的车费、住宿费、餐费补助、出差补助项目；,3.注意事项,（1）填列的各项金额应与所附原始票据相符， 原始票据必须 为财政税务部门规定使用印有财政、税务
2、印鉴的正式发票、 同时票据应有开票单位的财务/发票专用印鉴。,（2）发票金额大于实报金额按实报金额报销， 发票金额小于实报金额按发票金额报销。,（3）凡是费用报销的原始票据（车票和住宿发票） 丢失的， 其费用由个人承担。,（4）报销单的签批、签付手续必须完备，有一项不全概不报销。,（5）报销人重复报销的，除追回已报销金额外，应处以相同报销金额罚款。 （6）对因违规（拖延假期、回家、办私事等）产生的费用，不予报销。已报销的除追回报销金额外，处以相同金额罚款并记警告。 （7）报销不及时，超过一个月的，财务不予报销，费用自行承担。 （8）飞虎队费用报销标准，详见飞虎队管理办法。 （9）差旅费报销标准
3、，详见差旅费管理办法,第十节 报销人在相关业务结束后七个工作日内必须办理报销手续。 北京分公司报销清款时间： 北京一区每周一、周五下午4：00-5：00 北京二区每周二、周四下午4：00-5：00 清款方法： 出纳报销付款采用支票、网银转帐方式付款；一般不接受现金付款，如需现金付款应提前知会：超过1000元小于3000元的提前半天知会出纳；3000元至5000元提前一天知会，5000元以上提前二天知会。,4. 报销时间,二、借款,1、借款的审批流程图,2、借款单审批流程说明：,（1）借款人备齐借款单据并填写借款单后交部门经理初审签字，审核其真实性。 （2）财务复核其借款的真实性、合理性、合法性
4、。 （3）分公司总监全面审核后签署审核意见。 （4）出纳核实借款相关单据、审批手续的完备情况后支出款项。,4、借款单填写,员工借款必须填写借款单,借款单必须写明借款人、借款事由、部门、借款金额、累计借款金额及预计报销或还款日期。,5、特别注意事项,（1）借款金额不能超过工资总额的50%，如个人借款超出其当月工资的50%，其所在部门负责人签署初审意见时应备注其已超出当月工资的50%,并确认承担担保责任。 （2）因公借款，实行“前债未清，暂不借款”原则，特殊情况需总监特批。 （3）借款时间：事项办理前一天，其他时间段不办理借款业务。,（4）借款金额1000-3000元的需提前半天知会财务，3000
5、元以上的需提前一天知会财务。 （5）员工借款报销的，报销金额小于借款金额，应将剩余款项退还出纳，出纳收款后开具收据给退款人。未退还的，财务有权将其应发工资一次性扣除。 （6）员工借款未按期偿还的，财务有权在偿还期过后的第一个工资发放日将其工资一次性扣除。 （7）出差借款，必须在本公司办理，不得在其他分公司借款。,三、商务代收款,1、商务代收款注意事项 （1）开出收据 大小写要规范。 标注收款方式（现金/刷卡/支票）,（2）刷卡代收款注意事项 打印出小票后让客户签字确认，保留“商户存根”联，带回交到财务处。,商务代表到客户处刷卡注意事项：,刷卡机存根小票必须有客户亲笔签字,2、收取支票注意事项
6、（1）支票日期 开票日期一般为收款当日日期；或空出不填写。禁止收取期票（即今日日期2008年6月13日，开出支票期为2008年7月22日等） （2）支票收款人（可空列） 收支票的收款人为我公司全称： 深圳市汇海科技开发有限公司北京分公司,3.支票金额的填写 大写：壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万亿元整（正） 大写需顶格书写 小写前加人民币符号：,4.出票人印鉴及密码 出票人印鉴一定要清晰无重影；拿到支票后如在方格内客户未填写数字密码，一定要记得询问是否有密码，如无密码即为有效支票。,四、发票管理,1、客户索要发票：商务代表必须收全款才能到财务开具发票，并在财务发票领用登记簿填写详细信息。 2、对赊销
7、的客户，除总监特批外，未收全款前不得开具发票给客户。 3、客户退款的，必须将已开具发票、收据等公司票据收回，才能到财务办理退款的相关事宜。,五、商务代表下单,1、商务代表确认收全款后，凭有效合同到财务领取下单表，并及时将客户资料录入CIS。 2、下单表内容与合同一致，并由部门经理确定业绩划分比例，签字确认(跨部门的必须经全部经理签字确认)。 3、商务代表将合同与下单表交至财务下单确认。 4、财务凭有效下单表填写业务受理凭证并及时录入CIS，在业绩确认表中划分业绩。 5、商务代表将业务受理凭证联与合同、下单表一并交予客服注词。,商务代表下单流程,财务开受理凭证,客服注词,总监特批下单表,全款签单
8、,现金,支票,银行转账,财务确认到账开具收据或发票,商务录入CIS,财务录入CIS,特别提示： 1、商务代表必须及时将客户资料录入CIS，无论收款多少（含定金）。 2、商务代表必须确认收全款才可以下单，财务只对收全款的下单表划分业绩，定金、客服未注词等情况不予划分业绩。 3、下单表一经部门经理签字确认，业绩不予更改。 4、商务代表未收全款要求下单的，必须经部门经理签字、总监特批确认后方可下单，但财务不予划分业绩。 5、月末核算工资时以财务划分业绩为准，财务以部门经理签字下单表为依据并存档，不予更改。,六、合同退款,1、退款整体流程： （1）确认退款后，商务代表填写退款申请书，总监审核签字传真至
9、总部营销中心商务管理部审批。 （2）总部商务管理部审核转至总部业务管理部进行退款受理，并通知分公司业务受理岗审核与退款操作。,（3）分公司业务受理岗具体操作后出具退款受理单转交分公司财务进行退款操作。 （4）分公司财务扣除删词费、刷卡手续费和发票税款等相关费用，退款后要求客户填写收款确认书存档。 （5）客户服务部进行客户回访。,2、退款流程图,3、注意事项：,（1）退款申请书基本信息：客户填写退款原因，总部相关部门界定退款原因，进行审批。 （2）退款时，客户应根据分公司业务受理岗的要求提供相关资料。,（3）签订合同五个工作日内退款的，分公司自行处理，五个工作日后的呈报总部审批。 （4）分公司将
10、退款后的作废合同及作废合同明细表快递至总部客服中心存档。 （5）自商务人员申请退款至客户收到款，整个处理流程在十五个工作日内。 （6）合作会议退款依照上述流程，退款申请书由合同所在分公司填写。,（7）退款方式 公司在退款上对刷卡消费客户在扣除1%手续费后一般采取支票退款；不接受现金退款。,4、退款后商务业绩提成的处理：,（1）退款申请审批通过后，财务扣除商务人员的当月业绩。 （2）商务代表异动的，财务扣除退款合同所在分公司及部门当月业绩，同时扣除商务代表当月业绩和提成（不影响异动后的分公司）。,（3）商务代表离职的，只扣除退款合同所在分公司及部门当月业绩。 （4)会议营销签单的合同，退款申请通过审批后，对已经发放讲师提成的奖金，只扣除讲师当月相应的提成。,财务特别强调：,商务人员对公司各相关制度及业务流程有疑惑的，及时参考汇海资源管理平台制度篇。,
