内审员审核方法与技巧培训讲义.ppt

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1、内审员审核方法与技巧,综合管理部 王翠萍/2011.5.23,目录,第一章 体系审核的概念 第二章 内审的策划和准备 第三章 内审的实施 第四章 纠正措施 第五章 审核员的能力和素质要求,第一章 体系审核的概念-审核的定义与理解,一、审核的定义与理解 1.审核的定义 为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。 2.审核的理解 2.1审核是对活动和过程进行检查的有效管理工具，其结果为管理者采取措施提供信息； 2.2审核的主要目的确定满足审核准则的程度 2.3审核准则是审核的依据 2.4为确保审核的有效性和效率，应坚持审核的客观性、独立性和

2、系统性。,第一章 体系审核的概念-与审核相关的其他术语,二、与审核相关的其他术语 3.9.2 审核方案 audit programme 3.9.3 审核准则 audit criteria 3.9.4 审核证据 audit evidence 3.9.5 审核发现 audit findings 3.9.6 审核结论 audit conclusion 3.9.7 审核委托方 audit client 3.9.8 受审核方 auditee 3.9.9 审核员 auditor 3.9.10 审核组 audit team 3.9.11 技术专家 technical expert,三、内部审核概述 1.审核

3、对象的分类 按审核对象分，通常包括：体系审核、产品的审核、过程审核。 1.1体系审核：独立地对一个组织的管理体系进行的审核，其审核应覆盖该组织的所有部门和过程；用以评价管理体系在组织中的有效性和符合性。 1.2产品审核：对最终的产品的质量进行单独评价的活动，用以确定产品质量的符合性和适用性； 1.3过程审核：独立地对过程（工序）进行质量审核，用以确定生产是否按要求进行。,第一章 体系审核的概念-内部审核概述,2.按审核方分类可以分为第一方审核，第二方审核及第三方审核 2.1第一方审核：是由组织或部门针对其内部作业体系、规范、人员及设备而作的一种管理审核，以检查组织的质量体系及规范是否能继续维持

4、与有效执行，通常称为内部审核。 2.2第二方审核：第二方审核是由组织针对其现有的（或可能的）供应商的作业体系、规范、人员及设备而作的一种管理审核，以作为评估与挑选合格供应商的依据。第二方审核属于外部审核。 2.3第三方审核：第三方审核是由某一组织以付费方式向验证机构评估可供采购者参考，并减少第二方审核的成本与时间。第三方审核属于外部审核。,第一章 质量管理体系审核的概念-内部审核概述,3.内部质量体系审核一般分为例行的常规审核和特殊情况下的追加审核两类。 3.1常规审核是按预先编制的年计划进行，往往是每月对一个或几个部 门（或条款）进行审核；每年应覆盖所有部门（或条款）至少一次。 3.2也有一

5、些组织，实行每年1-2次集中审核，其方式与外审相似。 3.3追加审核一般在以下特殊情况下进行： a) 发生了严重的质量问题或用户有严重的申诉； b) 组织的领导层、隶属关系、内部机构、产品、质量方针和目标、 生产技术装备以及生产场所等有较大改变； c) 即将进行第二、第三方审核或法律规定的审核前； d) 第三方审核后获得认证注册资格的证书，而证书即将到期又希望 继续保证认证资格。,第一章 质量管理体系审核的概念-内部审核概述,4.审核的对象 审核的对象必须是规范的体系。衡量体系规范性应从下列几点入手： 4.1具有完整的质量管理体系文件； 4.2文件控制符合标准规定的要求； 4.3实际运作符合体

6、系文件的规定； 4.4运作情况可以追溯。,第一章 质量管理体系审核的概念-内部审核概述,5.审核的目的和作用 5.1依据质量管理体系标准建立自身的质量体系； 5.2验证组织自身的质量管理体系是否持续满足规定的要求并且正在运行； 5.3作为一种重要的管理手段和自我改进的机制，及时发现问题，采取纠正措施或预防措施，使体系不断完善、不断改进； 5.4在外部审核前作好准备。,第一章 质量管理体系审核的概念-内部审核概述,6.审核的范围 审核的范围是指“在规定的时间内，对哪些质量管理体系要求、场所 活动进行审核”，这里要求、场所和活动是范围的三大主要内容。 6.1要求：以质量手册中所列的范围为准； 6.

7、2场所：质量管理体系覆盖的产品和质量活动有关的部门和地区; 6.3活动：与产品质量有关的活动,它主要包括所涉及的产品范围,第一章 质量管理体系审核的概念-内部审核概述,7.审核依据准则 7.1相关的法律法规要求、社会要求 7.2合同、顾客的要求和期望 7.3 各体系标准要求 7.4组织的质量管理体系文件要求 7.5责任人员叙述的责任范围内的规定,第一章 质量管理体系审核的概念-内部审核概述,8.审核原则 8.1客观性原则 8.2系统性原则 8.3独立性原则 8.4抽样原则 8.5保密原则 8.6采信原则 8.7正面证实原则,第一章 质量管理体系审核的概念-内部审核概述,9.审核的两个阶段 9.

8、1文件审核阶段 9.2现场审核阶段,第一章 质量管理体系审核的概念-内部审核概述,10.审核的特点 10.1根本目的在于改进 10.2是组织内部一项有效的管理活动 10.3主要动力来自管理者 10.4内审的规范性比外审灵活，但内容要求更全面、细致和深入,第一章 质量管理体系审核的概念-内部审核概述,11.内部质量体系审核的一般顺序 11.1 确定任务：制定计划，明确目的、受审部门或要素以及采用的依 据。 11.2 审核准备：管理者代表指定审核组长和审核组成员组成审核组。 11.3 编制具体的审核实施计划，把审核任务分配到每个审核组员；全组 应收集有关文件（如标准、质量手册、有程序文件、作业指导

9、书 等）进行审阅，审核员应分别编制检查表，经组长审批。 11.4 现场审核：以是事实为根据，以标准或其他文件的规定为准绳，收 集客观证据作出公正的判断。对发现的问题填写不合格报告，请受 审核部门主管确认。,第一章 质量管理体系审核的概念-内部审核概述,11.5 纠正措施的实施：受审部门主管应及时组织原因分析，制订纠正措 施并实施。 11.6 纠正措施的跟踪：质量管理部门会同审核组跟踪并验证纠正措施效 果。 11.7 编写出一份全面的审核报告，包括：审核综述、不符合项分析、评 价整个体系的有效性、与上次内审结果相比较、各部门实施纠正措 施的情况等。,第一章 质量管理体系审核的概念-内部审核概述,

10、第二章内审的策划与准备-内审员应具备的相关知识,一、内审员应具备的相关知识 1.各体系的管理原则和基本术语 2.各体系标准的主要内容和审核要点 3.企业管理的基本原理,二、内审的策划 1.基本条件 1.1最高管理者应提高认识，重视内审 1.2管理者代表应主持内审活动 1.3确定职能部门管理内审工作 1.4组建合格的内审员队伍 1.5建立规范的内审程序 1.6编制年度内审计划,第二章内审的策划与准备-内审的策划,2、年度内审计划 2.1集中式 新建质量管理体系运行后 质量管理体系发生重大变化时 外部审核前 发生重大质量事故或顾客严重投诉时 最高管理者认为必要时 2.2滚动式 一般在通过注册认证并

11、正常运行的基础上采用 对重要的过程和部门可安排多次审核 在年度内保证所有体系相关的过程、部门、区域和活动均得到审核 审核时间持续较长，审核和审核后的纠正活动陆续开展,第二章内审的策划与准备-内审的策划,三、内审前的准备 1.制订内审实施计划 1.1内审实施计划应明确规定本次审核的目的和范围、审核依据的文件、 审核组成员名单及审核分工、审核日期和地点、受审核部门和主要 核内容、各次审核会议的安排、计划编制人及日期、批准人及日期等。 1.2内审实施计划一般由审核组长制订，管理者代表批准后实施。 1.3编制内审实施计划时，要合理安排审核时间。在某一部门安排审核时 间的长短，应与部门职能在体系中的作用

12、大小相适应。,第二章内审的策划与准备-内审前的准备,2.组成审核组 由管理者代表任命审核组长及审核员组成审核组。 1.在选择审核组长时，主要考虑的因素是： 1.1资格：即必须是组织领导任命，经过培训的内部质量体系审核员。 1.2业务范围：审核组长不能审核与自身有关的工作内容，且应了解被审 部门的业务。 1.3工作经验：审核组长比起审核组员来要有较多的审核经验。 1.4组织能力：审核组长应有组织管理整个审核工作的能力。,第二章内审的策划与准备-内审前的准备,2.在选择审核组员时，主要考虑下列因素： 2.1资格：必须是组织任命并经过培训的内审员。 2.2业务范围：审核员不能审核与自身有关的工作内容

13、，且应了解被审部 门的业务。 2.3专业知识：内审员对审核方面的专业知识应有一定了解。,第二章内审的策划与准备-内审前的准备,3.工作中的协调 审核组内审核员应在工作中协调配合，团结合作。 4.为受审部门所接受 在决定审核组成员以前应征得受审部门的同意，当受审部门不肯接受拟 委派的内审员时，可考虑另选审核组成员。,第二章内审的策划与准备-内审前的准备,5.文件审核 5.1文件审核的目的： a）确认体系文件是否满足标准和相关法律法规要求； b）编写检查表，为现场审核作准备。,第二章内审的策划与准备-内审前的准备,5.2文件审核的要求： a）对于ISO9001：2000标准规定的要求不应规避和遗漏

14、。 b）体系文件是否具备系统性、逻辑性及连贯性。 c）初步审查体系文件的合理性。 d）体系文件是否现行有效，符合文件控制要求。,第二章内审的策划与准备-内审前的准备,6.编制检查表 检查表是内审员进行审核时的一种自用工具，主要起备忘的作用。它 不必要向受审方展示。 审核员编完检查表后应请审核组长审阅以便检查有无遗漏或重复，由 审核组长进行总的协调。,第二章内审的策划与准备-内审前的准备,6.1检查表的作用： a)使审核程序规范化 b)按检查表的要求进行调查研究可使审核目标始终保持明确 c)明确与审核目标有关的样本 d)保持审核进度 e)减少重复的或不必要的工作量。 f)作为审核记录存档 g)树

15、立审核员在受审方眼中的职业形象,第二章内审的策划与准备-内审前的准备,6.2检查表的基本内容： a)受审核部门、地点；审核员、审核时间、在场人员。 b)审核依据 c)检查项目及检查方式 d)记录栏,第二章内审的策划与准备-内审前的准备,6.3检查表编写时应注意以下几个要点 a)对照标准和手册的要求 b)选择典型的质量问题 c)结合受审核部门的特点 d)检查表应有可操作性，不仅有要调查的问题，而且还应有具体的检查 方法。 e)抽样应有代表性 f)时间要留有余地 g)按部门编制的检查表要考虑涉及的标准条款，按过程编制的检查表要 考虑涉及的部门。,第二章内审的策划与准备-内审前的准备,6.4检查表的

16、审核 a)符合性 b)系统性 c)完整性,第二章内审的策划与准备-内审前的准备,7.通知受审核部门,第二章内审的策划与准备-内审前的准备,第三章内审的实施-首次会议,在完成了各项内审准备工作以后，进入内审实施阶段，即现场审核。 一、首次会议 1、首次会议的目的 1.1传达并落实审核计划； 1.2简要介绍审核所采用的方法和程序； 1.3在审核组和受审核方之间建立正式联系； 1.4提出并落实审核有关的要求； 1.5澄清并协调有关审核问题；,2、首次会议的程序和内容 2.1与会人员签到 2.2审核组长宣布会议开始，介绍审核组成员，必要时介绍资格 2.3受审核方代表介绍受审核方与会人员(内审可省略） 2.4 受审核方最高管理者致辞 2.5 审核组长宣布审核目的、范围、审核准则和审核计划，并由双方确认（内审可省略）,第三章内审的实施-首次会议,2.6 审核组长介绍审核程序和方法（内审可省略），包括： 审核抽样的原则；保密声明；审核常用的方式方法，如通过交谈、查 阅文件和记录、现场观察和验证