会计凭证的传递与保管_1

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1、第六章 会计凭证,学习目的与要求： 通过本章的学习，了解会计凭证的基本内容、作用及其分类，掌握填制和审核会计凭证的方法；了解会计凭证的传递和保管程序。,日照职业技术学院,6.1 会计凭证概述 6.2 原始凭证 6.3 记账凭证 6.4 会计凭证的传递与保管,第六章 会计凭证,日照职业技术学院,6.1.1会计凭证的概念 6.1.2会计凭证的作用 6.1.3会计凭证的种类,6.1 会计凭证概述,日照职业技术学院,所谓会计凭证就是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，也是登记账簿的依据。 一切会计凭证都必须经过有关人员的严格审核，只有经过审核无误的会计凭证才能作为登记账簿的依据。,6.1.1 会计凭

2、证的概念,日照职业技术学院,（1）记录经济业务,提供记账依据。 （2）明确经济责任,强化内部控制。 （3）监督经济活动,控制经济运行。,6.1.2 会计凭证的作用,日照职业技术学院,按照会计凭证的填制的程序和用途一般可以分为原始凭证和记账凭证两类。 1.原始凭证 原始凭证是记录经济业务已经发生、执行或完成，用以明确经济责任，作为记账依据的最初的书面证明文件，如出差乘坐的车船票、采购材料的发票、到仓库领料的领料单等，都是原始凭证。原始凭证是在经济业务发生的过程中直接产生的，是经济业务发生的最初证明，在法律上具有证明效力，所以也可叫做“证明凭证”。,6.1.3 会计凭证的种类,日照职业技术学院,（

3、1）原始凭证按其取得的来源不同，可以分为自制原始凭证和外来原始凭证两类。 1）自制原始凭证 自制原始凭证是指在经济业务发生、执行或完成时，由本单位的经办人员自行填制的原始凭证，如收料单、领料单、产品入库单等。 2）外来原始凭证 外来原始凭证，是指在同外单位发生经济往来关系时，从外单位取得的凭证。外来原始凭证都是一次凭证。如企业购买材料、商品时，从供货单位取得的发票、增值税发票，就是外来原始凭证。见表6.1,日照职业技术学院,（2）原始凭证按其填制次数的不同，可以分为一次凭证、累计凭证。 1）一次凭证 一次凭证是指一次填制完成、只记录一笔经济业务的原始凭证，如收据、领料单、收料单、发票、借款单、

4、银行结算凭证等。一次性凭证是一次有效的凭证。外来原始凭证一般都是一次凭证。 2）累计凭证 累计凭证是指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证。其特点是，在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。累计凭证是多次有效的原始凭证。具有代表性的累计凭证是限额领料单。,日照职业技术学院,日照职业技术学院,（3）原始凭证按其填制手段的不同，可以分为手工凭证和机制凭证。 1）手工凭证 手工凭证是指由业务人员或会计人员手工填制的原始凭证。 2）机制凭证 机制凭证是指采用计算机制作的原始凭证，如：车票、医疗收据等。,日照职业

5、技术学院,4）原始凭证按其格式的不同，可以分为通用凭证和专用凭证。 1）通用凭证 通用凭证是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。通用凭证的使用范围，因制作部门不同而异。可以是某一地区、某一行业，也可以是全国通用。如某省（市）税务机关印制的发票、收据等，在该省（市）通用；由人民银行制作的银行转账结算凭证，在全国通用等。见表6.4 2）专用凭证 专用凭证是指由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。如领料单、差旅费报销单、折旧计算表、工资费用分配表等。,日照职业技术学院,日照职业技术学院,2.记账凭证 记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证

6、，用来确定经济业务应借、应贷的会计科目和金额而填制的，作为登记账簿直接依据的会计凭证。在前面的章节中曾指出，在登记账簿之前，应按实际发生经济业务的内容编制会计分录，然后据以登记账簿，在实际工作中，会计分录是通过填制记账凭证来完成的。,日照职业技术学院,记账凭证按其适用的经济业务，分为专用记账凭证和通用记账凭证两类。 （1）专用记账凭证 1）收款凭证 收款凭证是用来记录现金和银行存款等货币资金收款业务的凭证，它是根据现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的。见表6.5,日照职业技术学院,日照职业技术学院,2）付款凭证 付款凭证是用来记录现金和银行存款等货币资金付款业务的凭证，它是根据现金和银行存款

7、付款业务的原始凭证填制的。见表6.6,日照职业技术学院,3）转账凭证 转账凭证是用来记录与现金、银行存款等货币资金收付款业务无关的转账业务的凭证，它是根据有关转账业务的原始凭证填制的。见表6.7,日照职业技术学院,（2）通用记账凭证 通用记账凭证的格式，不再分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，而是以一种格式记录全部经济业务。在经济业务比较简单的经济单位，为了简化凭证可以使用通用记账凭证，记录所发生的各种经济业务。见表6.8,日照职业技术学院,日照职业技术学院,6.2.1原始凭证的基本内容 6.2.2原始凭证的填制方法 6.2.3原始凭证的审核,6.2 原始凭证,日照职业技术学院,（1）原始凭证的

8、名称；标明原始凭证所记录业务内容的种类，反映原始凭证的用途。如“发票”、“入库单”等。 （2）凭证的编号； （3）填制凭证的日期；填制原始凭证的日期一般是业务发生或完成的日期。如果在业务发生或完成时、因各种原因未能及时填制原始凭证的，应以实际填制日期为准。销售商品、产品时未能及时开出发货票的，补开发货票的日期应为实际填制时的日期。,6.2.1原始凭证的基本内容,日照职业技术学院,（4）填制单位名称与接受凭证单位名称；将接受凭证单位与填制凭证单位或填制人员相联系，标明经济业务的来龙去脉。 （5）经济业务简要内容（含数量、单价、金额等）；主要表明经济业务的计量，这是原始凭证的核心。 （6）有关人员

9、（部门负责人、经办人员）的签名盖章；经办人员签名盖章是为了通过该项内容明确经济责任。,日照职业技术学院,在实际工作中，由于经济业务的多样性，有些原始凭证还应具有以下的内容： （1）从外单位取得的原始凭证应盖有填制单位的公章，从个人取得的原始凭证应有填制人员的签名或盖章，有些特殊的原始凭证，出于习惯或使用单位认为不易伪造，则不加盖公章，但这种凭证一般应有固定的特殊标志，如火车票、飞机票、轮船票等。 （2）使用统一发票，发票上应印有税务专用章，事业、行政单位按规定收取费用时，应使用财政部门统一印制的收据。 （3）单位根据管理和核算的需要增加的其他内容，如凭证编号、定额指标、预算项目、合同号码、工作

10、令号等。,日照职业技术学院,（1）款项和有价证券的收付； （2）财物的收发、增减和使用； （3）债权债务的发生和结算； （4）资本、基金的增减； （5）收入、支出、费用、成本的计算； （6）财务成果的计算和处理; （7）需要办理会计手续、进行会计核算的其他事项。,6.2.2 原始凭证的填制方法,日照职业技术学院,具体地说，原始凭证的填制必须符合下列要求： （1）事实求是地记录经济业务原始凭证的填制日期、业务内容、数量、金额等必须与实际情况一致。 （2）内容（凭证要素）填写完整，不得遗漏。 （3）在经济业务发生或完成后，及时填制。 （4）原始凭证的书写要用蓝黑墨水或用钢笔或特殊书写笔书写，文字要

11、简要，字迹要清楚，易于辨认。属于套写的凭证，一定要写透，不要上面清楚，下面模糊。 （5）金额的填写要符合规范，正确填写。,日照职业技术学院,1）小写金额的填写。阿拉伯数字一一填写，不得连笔。数字前面应有货币符号“￥”，且与金额数字间不得留有空白，金额数字之后不在写“元”。以元为单位的必须填写到角分，无角分的写“00”，有角无分的用“0”补齐，如￥201.50。 2）大写金额的填写。大写金额数字应一律用如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，不得乱造简化字；金额数字中间有“0”字时，如小写金额￥3 001.50，大写金额中可以只写一个“零”字，为“叁仟零壹

12、元伍角整”；大写金额中有角分的，元以下不写“整”字。 3）规定需要填列大、小写金额都填列的各种原始凭证，不得只填小写金额或只填大写金额，且大小写的金额必须相等。,日照职业技术学院,（4）各种凭证不得随意涂改、刮擦、挖补，如填写错误需要更正时，应用划线更正法，即将错误的文字和数字，用红色墨水划线注销，再将正确的数字和文字用蓝字写在划线部分的上面，并签字盖章。特殊凭证填写错误的需作废重填，如支票、发票等。 （5）编号要连续。各种凭证要连续编号，以便查考。如果凭证已预先印定编号，如发票、支票等重要凭证，在写坏作废时，应加盖“作废”戮记，妥善保管，不得撕毁。,日照职业技术学院,只有经过审核无误的凭证，

13、才能作为记账的依据，为了正确反映并监督各项经济业务，会计部门的经办人员必须严格审核各项原始凭证，以确保会计核算资料的真实、合法、准确。 （1）合法性审核 （2）真实性审核 （3）完整性审核,6.2.3 原始凭证的审核,日照职业技术学院,6.3.1记账凭证的基本内容 6.3.2记账凭证的填制要求 6.3.3记账凭证的审核,6.3 记账凭证,日照职业技术学院,（1）记账凭证名称。如“收款凭证”、“记账凭证”。 （2）记账凭证的填制日期。 （3）记账凭证的编号。 （4）经济业务的摘要。 （5）经济业务所涉及的会计科目及金额。 （6）记账凭证所附原始凭证张数。 （7）记账备注（过账栏）。 （8）有关责

14、任人的签名或者盖章。,6.3.1记账凭证的基本内容,日照职业技术学院,（1）确定采用何种记账凭证 （2）填写用笔的要求 （3）记账凭证日期的填写 （4）凭证摘要的填写 （5）会计科目的填写 （6）附件数量的填写 （7）凭证编号的填写 （8）凭证空行的要求 （9）“过账”栏的填写 （10）签章的填写,6.3.2 记账凭证的填制要求,日照职业技术学院,【例6.1】2006年7月15日，销售A产品一批，单价100元，数量200件。增值税税率17%，款项已存入银行。如使用专用记账凭证，因借方涉及科目银行存款，故应使用收款凭证：见表6.10,日照职业技术学院,日照职业技术学院,日照职业技术学院,【例6.

15、2】2006年7月20日，职工李波前借差旅费1000元，现回来报销，费用共计880元，剩余现金交回。 如使用专用记账凭证，因借方涉及管理费用、现金科目，需做两张专用凭证，即收款凭证和转账凭证见表6.12、表6.13,日照职业技术学院,日照职业技术学院,日照职业技术学院,如使用通用记账凭证：见表6.14,日照职业技术学院,【例6.3】2006年7月25日，从银行提取现金1 000元备用。 如采用专用记账凭证：见表6.15,日照职业技术学院,如采用通用记账凭证：见表6.16,日照职业技术学院,（1）合法性审核 （2）完整性审核 （3）技术性审核,6.3.3 记账凭证的审核,日照职业技术学院,6.4

16、.1会计凭证传递 6.4.2会计凭证保管,6.4 会计凭证的传递与保管,日照职业技术学院,会计凭证的传递是指从经济业务发生或完成时取得或填制凭证开始，直到会计凭证归档保管为止，在单位内部有关部门和人员之间，按照规定的手续、时间和传递路线，进行处理、移交的程序。为了能够利用会计凭证，及时反映各项经济业务，提供会计信息，发挥会计监督的作用，必须正确、及时地进行会计凭证的传递，不得积压。,6.4.1 会计凭证传递,日照职业技术学院,（1）根据各单位经济业务的特点、企业内部机构组织、人员分工情况，以及经营管理的需要，从完善内部牵制制度的角度出发，规定各种会计凭证的联次及其流程，使经办业务的部门及其人员及时办理各种凭证手续，既符合内部牵制原则，又提高工作效率。 （2）根据有关部门和人员办理经济业务的必要时间，同相关的部门和人员协商制定会计凭证在各经办环节的停留时间，以便合理确定办理经济业务的最佳时间，及时反映、记录经济业务的发生和完成情况。,各单位在制定会计凭证的传递程序，规定其传递时间时，通常要考虑