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1、HUBEI TRISUN CHEMICAL CO., LTD.,档案资料管理,安全环保部内部适用,湖北泰盛化工有限公司,第一部分、档案资料管理的意义,湖北泰盛化工有限公司 HUBEI TRISUN CHEMICALS CO.,LTD,历史性、真实性、完整性、 准确性、系统性 做好档案管理工作一个企业健康发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。,管理中的档案资料 见证：安全环保部门工作成绩的成果。 是我们改进管理工作真实可靠的依据。,第二部分、档案资料管理
2、的内容,收集、整理、保管、鉴定、统计 在实际工作，要求档案资料员根据规范、完善档案资料体系和科学合理的分类原则及时收集、记载、整理并妥善保管。保管管理中还要及时、经常、定期、完备的对档案资料进行动态注记。,收集 安全、环保、职业健康在工作和生产活动中形成的文件、通报、记录等资料是由部门（车间）分散形成的，数量很多，而查找利用档案，则要求一定的集中。为了解决资料形成后的分散状态和利用要求集中的矛盾，就需要将分散的文件等资料经过挑选，按照一定的制度集中保存起来，这就形成了档案的收集工作。,整理 收集起来的档案内容十分庞杂，数量很大，处于相对零乱状态，不好管理和无法提供利用，需要加以系统化。为了解决
3、收集来的档案的零乱状态与条理系统便于查找利用的矛盾，必须把这一类档案进一步分门别类，这就形成了档案的整理工作。,鉴定 随着各项工作的发展和时间的推移，新的档案不断补充，使档案的总量日益增长，而档案材料保存一定时间以后，有些还需要继续保存，有些则已失去价值，致使库存档案庞杂。为了解决档案庞杂和实际利用需要有价值档案的矛盾，要对档案进行审查和鉴别工作，去粗取精，将确实已失去保存价值的档案剔除，这就形成了档案的鉴定工作。,保管 通过收集整理形成的档案资料，要了解和档案损坏规律，通过经常性工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的全面
4、安全。,统计 就是运用一系列的统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程。它是了解、认识和掌握档案工作总体情况的重要手段。,一、依据档案的存储方式 1、文本类:利用记录的载体记录文字、图形、卡片、手册。用统一的文件盒分类归纳不同类别的档案及资料。所有的档案资料都应该有文本存档。 文本类档案：示意图1、2、3,第三部分、档案分类,一、依据档案的存储方式 2、电子类：利用电脑软件、CVD、扫描机、移动硬盘存储。其中扫描件：“三同时”批复、检测报告书、资格证书和特殊工种证件、资质证书； CVD：培训映像教材；影像：应急演练等。分类归纳入不同的文件夹，用移动
5、硬盘存档（每2个月或3个月更新一次）。 电子类档案：示意图4,第三部分、档案分类,二、依据档案的保管期限 1、 永久档案：安全、环境、消防、职业健康的“三同时”资料档案；职业健康体检表等档案 2、 长期档案（2年以上至5年） ：程序文件、操作规程、培训记录、事故应急、风险管理、等资料档案 3、短期档案(年度）：责任书、管理考核、隐患排查、检查记录、会议记录等资料档案,利用统一的文件盒分类归档的永久、长期、短期档案资料。示意图：5 利用透明文件夹分类档案的“三同时”批复档案资料。示意图：6 利用统一的档案袋保管的职工健康体检资料。示意图：7,第四部分 档案纳入的内容 一、“三同时”资料根据不同的
6、项目按消防、安全、环保、职业卫生进行归档。 （一）、安全类 1、安全类文册：安全预评价报告、安全设施设计专篇、安全验收评价报告及相关的申报资料 2、安全类“三同时“批复：立项核准、安全设立、安全设施设计、安全试生产、安全验收,（二）、环保类 1、环保类文册：环境影响报告书、建设项目竣工环境保护验收监测报告及相关申请资料 2、环保类“三同时”批复：项目核准的批复、环境影响报告书的批复、试生产的批复、环境保护验收的批复,安全、环保“三同时” 安全、环保“三同时”档案资料根据使用查阅的频繁情况，分两部分整理。最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命及方便查阅。 批复类 （分项目按顺序存放）示意
7、图：6 总的档案资料（分项目按顺序）示意图：8 示意图：9,二、责任人与责任 档案内容：公司安全生产管理网络体系，对内、外安全环保职业健康承诺书，安全环保部机构成立文件、安全环保管理人员任命书及工作职责，安全环保部年度工作计划，公司内部签订的责任书，安全、环保、职业健康卫生会议记录等 注意事项：有人员变动时及时更新，安全环保第一责任人承诺书利用公开栏公示,三、安全投入 档案内容：安全投入制度，公司全年安全投入的计划及专项安全投入计划，安全宣传培训投入的情况记录，安全环保防护设备、设施方面的投入记录，职业健康卫生、工伤保险等方面的投入，投入需求报告，采购计划，资金计划等 注意事项：在安全生产投入
8、、资金落实情况方面，可保存报批计划、报告、发票的复印件归档,2011年安全投入费用一览表,四、风险管理 档案内容：危险化学品和剧毒化学品管理，危险化学品清单，危险化学品技术说明书及安全标签，重大危险源管理制度，重大危险源台账，危险源辨识与风险评价表，事故预想记录，公司地理位置图，公司平面示意图等 注意事项：责任人变动及时更新，发生新的危险辨识进行风险评价,五、事故应急 档案内容：生产安全事故综合应急救援预案，应急资源管理制度，应急队伍管理办法，公司消防水管分布图，消防、环保设施清单、环保管网图，事故演练（方案、演练照片、评价结果）等 注意事项：应急人员电话发生改变及时更新,六：体系文件 档案内
9、容：管理手册，程序文件，安全生产管理制度，工艺操作规程，安全操作规程等,七、安全教育 档案内容：一级安全、环保、职业健康教育台账，试卷，三级安全教育卡等 注意事项：台账中的内容根据试卷答题人的信息如实填写，三级安全教育卡中主考人、安全负责人签字 示意图：10,八、 资格证书和特殊工种 档案内容： 公司主要负责人、分管负责人相关安全培训证书，注册安全工程师资格证，安全管理人员培训资格证，、特殊工种资格证， 各类专业人员技术职称证等 注意事项：人员变动、取证、复证及时更新台账及复印件,1、文本手册,2、文本图片,3、文本台账,4、电子类光碟、硬盘,5、分类归档不同期限的档案,6、“三同时”批复的文本资料,7、职业健康档案,8、环保类“三同时”总资料a,9、环保类“三同时”总资料b,10、安全培训记录,
