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1、一、收集 二、整理 三、编页 四打印文件目录、备考表 五、装订 六、填写档案章 七档案汇总,归档文件整理说明,一、发文（正文三份，底稿一份）,1、发文按文号大小号排列整； 2、本处室的工作总结、工作计划以及合同协议要归档； 3、本处室编印的答题卷连同答案两份归档； 4、本处室编写的文件汇编和画册归档两份； 5、查看发文批复、请示、附件以及依据性文件是否齐； 6、如无批复，缺损的依据性文件和附件，要求处室负责领导签字并注明时间（填写在文件右上角）； 7、批复在前，请示在后； 8、文件底稿要求完整、不少页、不缺印章；,收 集,二收文,1、收文与收文本对照无误； 2、如收文已附在发文后或收文已下发等
2、情况的要由经手人注明收文去向并签字（标注在收文单中）； 3、交通运输厅与外单位联合发文（编外单位文号）的文件也要归档； 4、收文齐全后按来文单位分类如：国务院、交通运输部等上级单位、省直单位、下级单位等。,收 集,整 理,一、发文,1、批复、请示和附件中的公处理文单要附在文件后； 2、文件底稿要求完整不少页、不缺印章； 3、表格的表头朝左，表格不能空白无内容； 4、文件按批复在前请示在后下属单位来文在最后的顺序排列； 6、三份正文分开，一份附在底稿前归档，两份各单独排列打印文件目录。（整理后一份为副本，一份退处室查阅）；,1 、 收文齐全后，按来文单位分类如：国务院、交通运输部等上级单位、省直
3、单位、下级单位； 2 、然后在已分好的来文单位基础上按来文字号分类如交通运输部的：交办发、交财发、交水发、交体法发等； 3 、最后再按文件大小号排列如：交财发200118号放在交财发200130号前； 4 、文件要求下齐和左齐； 5 、表格的表头朝左，传真件复印，纸条粘贴在空白纸上之后才能归档 。,二、收文,整 理,一、保管期限分永久、定期（30年、10年）,分类完毕后，文件要求下齐和左齐，按件编页并填写档号章。,二、正本、副本和第三套,整理齐全后按件编页，在文件右上角用铅笔编写页数。,三、收文,齐全后按件编页、在文件右上角编页，在左上角（距上1公分，距右1公分）。,编 页,打印文件目录、备考
4、表,1、归档文件目录表由档案室统一考盘，归档文件目录一式三份； 2、打印备考表，如盒中文件有特殊情况，例有空号、重号、丢失、缺损、要在 备考表中说明情况，整理人填写就是各处室文书人员，检查人就是处室分管负责人填写。,装 订,1、三孔一线； 2、去掉金属物； 3、五页以内可粘贴。,填写档号章,档号章图示,档案汇总,发文、收文整理齐全后打印发文、收文汇总单送档案室，注明处室名、时间、整理人和发文情况（发文共多少件，便函共多少件，是否空号、重号，是否缺批复、缺附件，是否归基建档案；收文情况（收文共多少件、转发附发文几号文）。本处室工作总结，工作计划及合同协议书、联合发文、文件汇编、各种报表、答卷等都要汇总在内。,处室名 发文：鲁交号124号 其中鲁交号空号 鲁交号重号 鲁交便函号1-号 其中鲁交便函号空号 收文：共123号一 其中号转发附在鲁交号文后 （整理人签字） 二O一O年 九月 九 日,汇总单填写,山东省交通运输厅,
