常用文书写作培训.ppt

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1、云南民族大学青年志愿者协会 常用文书写作培训 主讲：,志愿有我，精彩有你,为了加强云南民族大学青年志愿者协会的队伍建设，提高干部素养，增强志愿者干部“自我教育、自我管理、自我服务”能力，培训部特面向青协成员，开展此次培训。,公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的和重要工具。,公文的定义,1、适用范围：13种15种； 2、行文方向：三种； 3、紧急程度： 4、秘密等级： 5、公文来源 ： 6、内容性质 ：,公文的分类,公文的作用,公文的特点,沟通作用 指导作用 宣传作用 凭证作用,写作的受命性 目的的明确性 读者的确定性 写作的集体性,沟通

2、作用 指导作用 宣传作用 凭证作用,写作的受命性 目的的明确性 读者的确定性 写作的集体性,1.主题明确 2.内容真实 3.结构清晰 4.写作规范 5.语言精炼,公文的特点,内容上 查立意 查措施政策 查材料,2. 文字上 查篇章 查行文 查文字,公文的写作原则,三查三改,草拟初稿,拟写提纲,反复修改,写作准备,制版印刷,征求意见,公文的写作步骤,拟写提纲,写作准备,草拟初稿,拟写提纲,写作准备,制版印刷,草拟初稿,拟写提纲,写作准备,反复修改,制版印刷,草拟初稿,拟写提纲,写作准备,征求意见,反复修改,制版印刷,草拟初稿,拟写提纲,写作准备,第一层为“一、”，黑体字 第二层为“（一）”，楷体

3、字 第三层为“1、”，仿宋体字标注 第四层为“（1）”。仿宋体字标注,公文结构的层次序数与字体,采用国际标准A4纸，正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28字。 （ 详见党政机关公文格式及排版要求）,公文的格式要求,开头用语：为（了）、关于、由于等 结尾用语：为要（盼）、特（专）此通知 称谓用语：本人、本公司、你局、贵方、该 公司、该项目,公文的结构用语,承启用语：为（对、因、据）此、鉴于、总之、以 上等； 经办用语：经、已经、业经、现经、兹经等 征询用语：当否、妥否、是否可行、意见如何等； 期请用语：期、盼、拟请、恳请、报请、特请等。,一、策划书 二、公示 三、通知 四、会议记录 五、

4、条据（证明、请假条、收据、借条） 六、申请书 七、计划 八、总结 九、新闻稿 十、其他文书,1、定义 在活动开展前，为了明确任务、提高质量，对将要举行的活动总体安排的书面材料。 2、结构: 标题 + 正文 + 落款日期,一、策划书/活动方案,1）、标题 策划书名称（标题）要清晰明显，避免过于笼统。 2）、正文 （1）活动背景、目的 （2）活动主题 （3）活动时间、地点 （4）活动对象 （5）活动组织单位（主办单位、承办单位） （6）活动形式,（7）活动开展 （8）宣传方式 （9）经费预算 （10）注意事项（包括应急预案等） （三）落款与日期,附：进行一次大学活动的基本步骤,1、活动若办，策划先

5、行； 2、获得支持，包括领导的认可与支持，大型媒体的支持； 3、组织任务小组，分配人员职责； 4、赞助或其他经费来源； 5、组合资源； 6、进行宣传； 7、现场必须有一个指挥中心，负责及时调度； 8、进行过程中，要有至少一种让所有工作人员沟通的方式； 9、特别提醒，领奖的，制造气氛的人员要安排好； 10、认真把参与活动的高层人物送走，不要失去任何礼节。,1、定义 所谓公示，是党政机关、企事业单位、社会团体等事预告群众周知，用以征询意见、改善工作的一种应用文文体。,二、公示,2、基本书写格式及内容通常如下： 1）、标题：“公示”或“关于XXX的公示” 2）、正文 （1）进行公示的原因； （2）事

6、物的基本情况； （3）公示的起始及截止日期（以工作日计），意见反馈单位及联系方式； （4）发布公示的单位名称（加盖公章）及发布时间。,三、通知,1、定义 通知，是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。 2、作用： 告知、指示、布置,三、通知,3、分类： 1）、印发、批转、转发性通知 2）、批示性通知 3）、知照性通知 4）、事务性通知 5）、任免、聘用通知,4、通知的写法,标题：居中； 称呼：顶格； 正文：空两格； 落款：居右。,1、会议记录，是开会时，由专门的记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来。 2、“记”详记、略记； “录”笔录、录音、录

7、像。,四、会议记录,3、会议记录的内容： 1）、会议概况：会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。 2）、会议的精神和议定事项：会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。会议的内容，要求写明发言、决议、问题，这是会议记录的核心部分。,3）、会议记录的重点 （1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； （2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； （3）权威人士或代表人物的言论； （4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；,（5）会议已议决或议而未决的事项； （6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。 一般要求： 一快、二要、三省、四代。,4）、注意事项 会议结束

8、，记录完毕，要另起一行写“散会”二字，如中途休会，要写明“休会”字样。,1、请假条 请假条是请求领导或老师或其他人，准假不参加某项工作、学习、活动的文书。 格式 （1）居中写标题“请假条”； （2）请假对象的称呼。（注：要用敬语） （3）请假原由； （4）请假起止时间； （5）祝颂语； （6）请假人签名； （7）请假时间。 （注：请假条一般用A4纸）,五、条据,2、证明 证明材料，是指由组织或个人出具的证明有关人员或事件的真实情况的书面材料。通常称证明信、证明书。 写作方式：公文式、书信式、便条式。,一般格式：,标题 正文（把要证明的事项或情况写清楚）。 落款（盖章）,3、借条（据) 借条，是

9、向公家或个人借钱物，写给对方条据作为依凭。 （1）标题，写于第一行中间，字体端正醒目。 （2）正文，写明被借一方的单位或个人姓名，所借钱或物的金额或数量及归还时限。正文之下空两格写“此据”二字； （3）落款，写于正文右下方，先写借款或借物人的姓名，必要时要加盖个人印章，下一行写明日期。,（4）借条的注意事项： a.在钱物归还以后当面销毁。 b.字据文面干净，不得复印，不许涂改，如有涂改，出据方要盖公章、私章或者签名。 c.钱数需大写：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿。 d.与欠条的区别：,4、收据 （1）标题，写于第一行中间，字体端正醒目 （2）正文，写明送来钱或物者的个

10、人姓名或单位名称，写出钱物的金额和数量； （3）落款，写于正文右下方，先写接受款物人的姓名，必要时要加盖个人印章，下一行写明日期。,1定义 申请书是个人或集体向组织、机关、企事业单位或社会团体表述愿望、提出请求时使用的一种专用书信。 2、种类：按内容划分： 按形式分：表格式、文章式。,六、申请书,3、特点 ：请求性、单一性。 4、格式：,标题 称谓： 正文。写明申请事由、愿望和请求，结束语。 致敬语 落款 时间,5、注意事项 （1）申请的事项要写清楚、具体，涉及到的数据要准确无误。 （2）理由要充分、合理，实事求是，不能虚夸和杜撰，否则难以得到上级领导的批准。 （3）语言要准确、简洁，态度要诚

11、恳、朴实。,1、定义 ： 计划是单位或个人对未来一定时间内要做的工作从目标、任务、要求到措施预先做出设计安排的事务性文书。（规划、纲要、设想、打算、要点、方案、意见、安排 ） 2、计划的种类：,七、计划,3、计划的写法 1）、标题。计划标题一般由四个部分组成：计划的制订单位名称、适用时间、内容性质及计划名称。 2）、引言。“为什么做”，指导思想，基本情况。 3）、主体。 “做什么”、“怎么做”、“何时做”等问题。,主体的三要素：目标与任务 办法与措施 时限与步骤 4）、落款。署名和时间。,1、定义及分类：总结是对本单位或个人已经完成的工作学习等情况，进行回顾、进而检查、分析、评判，从而得到规律

12、性的认识，写出有理论深度的书面材料，用以指导今后的工作、学习。 “做了什么”、“怎样做的”、“结果如何”。,八、总结,2、总结的特点： 1）、自我性 2）、回顾性 3）、客观性 4）、经验性 3、总结的作用： 1）探索规律，把握事物特点 2）交流经验，推动全局工作 3）注重积累，提高自身水平,4、总结的格式 1）、标题 A、公文式标题：单位名称+时限+事由+文种组成。 如：云南民族大学青年志愿者协会校庆志愿者工作总结。 B、文章式标题 2）、主体 （1）情况回顾 （2）经验体会 （3）今后打算,3）、结尾，对全文进行归纳总结，或突出成绩；或写今后打算和努力的方向；或指出工作中的缺点和存在的问题

13、； 4）、落款，写明总结的时间、单位或个人。 5、注意事项 首先要有实事求是的态度。 总结要写得有理论价值。 总结要用第一人称。,1、定义 新闻稿是公司/机构/政府/学校等单位发送予传媒的通信渠道，以公布有新闻价值的消息。 新闻是指报纸、电台、电视台经常使用的记录社会、传播信息、反映时代的一种文体。,九、新闻稿,2、 特点 真实性、时效性、准确性、简明性。 3、六要素5W1H “五个W”：Who(何人)、What（何事）When（何时）、Where（何地）Why（何故） “一个H”：How（如何）,4、常见的新闻格式 1）倒金字塔 2）新华体 3）华尔街日报体,5、新闻的结构 标题、导语、主体

14、、结语、背景,标题：高度概括，抓人眼球 导语：用来提示消息的重要事实，使读者一目了然。 主体：是消息的主干，是集中叙述事件、阐发问题和表明观点。中心部分，是全篇新闻的关键所在。 结语：是消息的结尾，可有可无。 背景：是消息的从属部分，常插在主体部分，也插在导语或结语之中。,1、定义 工作简报就是以具体的事例、简捷的文字、灵活的形式，及时、迅速地向上级反应情况、汇报工作，对下级或平级指导工作，通报状况的一种汇报性、指导性和交流性的文书。它是信息类公文中最重要、最常用的一种。,十、简报,2、分类 1）、综合简报。主要用于反映工作中的动态和一般工作进展情况。它大多常年定期编发。 2）、中心工作简报。

15、它主要是为配合、推动当前某项中心工作，掌握思想动态、交流推广经验而编发。中心工作简报多在一定时期内不定期制发。 3）、会议简报。在某一会议召开期间，为交流代表观点、反映会议动态而缩写的简报。,3、工作简报的特点 1）、快。及时迅速，有时候比报刊还快。 2）、简。简报必须要短小精悍，典型精粹，简明扼要。 3）、准。事实上要准确无误。 4）、精。反映发生的新情况、新问题、新动向、新事物。 5）、新。表达形式上可以新颖。,4、工作简报的篇章结构和写作要领 1）、报头。四个必备要素： 简报名称，一般套红、居中、字体稍大印刷； 期数，印于简报名称正下方； 编印机关，制发简报单位，要求用全称或规范化简称；

16、 编印日期。,2)、文稿 根据文体性质和文稿来源，简报的体式可分四种： 一是报道体，它及时、简明、准确地叙述、报告部门、行业、系统、领域内最新发生的新情况、新动态。 二是汇篇体，这是在众多稿源基础上剪辑而成的类似综合消息的简报文体。 三是总结体，其文章即一般意义的总结，但内容有典型性有推广价值，编入简报能发挥其指导一般的作用。 四是转引体，即将他单位有参考借鉴意义的材料完整地或篇段地摘编转引。,（1）按语 按语是代简报编制机关立言，是对文稿及使用做出说明、评价。 （2）标题 根据简报的体式，标题也有不同写法。 （3）目录 简报文稿通常是一期一篇，根据需要也可以是一期为一组性质接近的文章。 （4）正文 因体式各异，简报正文格式相去甚远。开头要直接点题，简短。,3）、报尾 在简报末页下1/3处用分割线与文稿部分分开，分割线下与之平行的另一横线间内标本期简报的“报、送、发”单位名称，右侧注明本期印数。,谢谢观看,