会议管理概要高效会议.ppt

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1、有效会议管理,02.会议管理概要高效会议,游戏：吸引力,1、老师问：“吸引力” 同学回答：“吸什么？” 老师答：“吸第三排的第一个女同学！” 2、根据老师师的指令，全场所有学员都伸出右手，搭在相邻同伴的肩上，形成一条或若干条线路，这个线路可以延伸到老师所指的物体或人身上。 3、可选择教室内所有的东西，比如空气、天花板等等。如果有人没有和别人连在一起，则进行相应的惩罚。,案例一：如果你在闹市被追杀你该怎么获救？,案例二： 你家在深山里，如果在你家门口，有人喊救命，你会不会救？,2019/9/4,推 测,因此，如果你在闹市里遇到危险， 喊救命最好的方法，就是抓住一个人说：“你救我!”,2019/9

2、/4,责任一对一原则： 责任只有在一对一的状态下才会有效， 责任2=0，大家都不负责任!,结 论,我为我的 结果负责任,责任在谁身上改变,责 任 是一只猴子,每个人的本性中始终在重复着一个永恒的主题：回避风险，逃避责任 所有的执行在管理层面上都可以总结为一点：责权利的对等 为什么上级没时间，下级没工作。,被“猴子”包围的管理者,你是一个全单位下属都知道的有思想、有创意、有创新能力、有领导管理能力的管理者。 你是上级称赞的-“解决问题的高手”。,情景一：让我再想一下,情景一:让我再想一下-2,星期一上午：你迎面遇到自己的下属A，他向你有礼貌的打招呼： “早上好！科长。对了，我们这里有些问题。”

3、你停下来听他将自己面临的工作问题一一向你介绍。A一边介绍着，你却发现自己也被卷入问题之中。,情景一：让我再想一下-3,仿佛5分钟后你才发现他已经占用你30分钟时间，不得不对他说： “请等一下，这个问题很重要，我们现在不能马上讨论决定。而我现在还有更重要的事务需要处理，而且我现在已经迟到了。 我会考虑一下这个问题，再告诉你怎么处理。”,情景一:让我再想一下-4,从此A每天都会到你的办公室 询问你考虑的结果。 星期二， “科长，事情进行的怎么样了？时间不等人啊” 星期三，“科长，你什么时间能做出决定？” 星期四， “科长，我们什么时候采取行动？” 星期五，“科长，我们什么时候才能决策？嘿，你应该做

4、出决定了吧” 星期六，你会听到A在和其他同事说：“这个科长效率太低了、能力太差了，真不知道他是怎么爬到这个位置上的!”,情景一：让我再想一下-5,情景分析： 你是怎样背上猴子的？ 首先，你原计划是去处理更重要的事务（计划去喂自己的猴子）。 你碰上A（他背上有自己的猴子）。 在30分钟内你与A共同讨论工作（猴子在你们两个人的肩上各放了一只脚）。 30分钟后你对A讲：“让我再想一下，再告诉你怎么做”（猴子把放置在A肩上的脚也放在你的肩上）。,情景一：让我再想一下-5,你为什么要听A讲？ 因为你曾经做过他的工作，你觉得自己解决他的问题非常容易。 如果你帮助下属解决了问题，让你从自己的问题中抽身放了一

5、天假。 同时，你希望让下属看看天才是如何解决问题。,下属挤占了你的时间 你（上级指导者）从 下属（解决问题者） 手中接下责任， 并答应给他进度报告； 从而将自己可支配的 时间用于处理下属 的工作。,情景一：让我再想一下-6,逆向管理-管理角色的变化 每当下属向你了解 “事情进行的怎么样了”时， 你成为被管理者和被监督者， 下属成为管理者与监督者； 如果角色如此转换，试想， 整个单位岂不是上下颠倒.,上级会怎么看？,谁的“猴子”,会向上爬的猴子： 你有5-7名下属，他们每人都喂养着十多只猴子。 你的下属每时每刻都背着自己的某一只或数只猴子去向你汇报工作。 在讨论工作时，他们的猴子开始向上爬，然后

6、一不留神他们就将猴子交给你喂养。 如果你每天从一位下属手里接下两只猴子，一个工作日你就为自己增加了10-14只猴子，每周你的猴子就会增加50-70只,猴子躲在哪里,在走廊上、楼梯上； 电梯中、停车场； 单位餐厅、车间； 在电脑和电话中 你有两种猴子： 上级交来的猴子 下属的猴子,如何摆脱背上的猴子,常见的三种说法： 科长，怎么办 科长，我该怎么做 科长，有 困难，该怎么解决？,如何摆脱背上的猴子,当团队成员有问题找你时:,问题是什么？ 谁有问题？ 问题属于谁？,如果问题属于下属的， 则由下属自己解决， 你可以协助他，但 这不能成为你的问题,问题无论是你的 还是下属的，下一步 都必须是下属去做。

7、,如果问题属于你的 则仍然由下属解决,他用“我们” 而不是“我”,猴子如何跳到你背上,需要控制向上跳的猴子：,下属带来的猴子,下属将猴子 交给你 自己开始进行 轻松的监督你,让我再想一下 请给我一份会议记录 让我知道，我会帮助你,醒 悟,只有将猴子还给下属， 你才能得到额外的可支配时间， 使自己得以展现自己的创意与创新能力。 否则,让下属把猴子当自己的养,适合的人 授权就是责任 使工作完全地清楚 最后期限的决定 复查与训练 为更多地授权打下基础,让猴子回到主人那里,退还你的猴子 星期一轻松愉快的干部 开始正确的管理行动.,A先生的猴子 可以提出建议， 但下属亲自喂养.,B小姐的猴子 可以待上一

8、夜， 明天上午10：00 带着计划来讨论。,痛苦的进步,B小姐带着她的猴子找了28次科长后说: “科长，快结束这个游戏吧！这只猴子已经在我这里待了30天了，我每天看着它，就象每天都要吞吃一只苍蝇，再也受不了了，现在我干什么事情都受影响，你要帮帮我。” 科长说：“江小姐，我不知道你如何摆脱它，除非你自己想办法解决”. “我知道这对你是全新的考验，但我相信你可以做到。” 这对下属是一件痛苦的事情，只有这样他才能进步。,全新工作风貌,B小姐带着那只跟了自己30天的猴子与其他同事沟通得到了解决方案 这样你每天可以到几个办公室去，了解与管理下属； 你现在开始轻松的行使管理者的责任，隔三差五的有机会检查下

9、属的工作情况。,提供解决方案还是做个问题解决者,管理者基本职责协助部属解决问题,猴子管理对部属而言， 是一种全新的经验， 他会出现紧张，需要 有人帮助-自己上司,是解决方案？ 还是问题解决者？,与部属讨论问题之前需达成两点共识： 1.这是部属的问题而不是你的问题; 2.确定规则:你帮部属解决问题时， 他的问题绝不能变成你的问题。,把主动权还给下属：下属自由度五个层级,每一个管理者都希望甚至鼓励下属是第三层级并向最高层级发展。,自己行动然后按规定汇报,行动，但随时请示,提出建议按照决定行动,问应该做什么,等着被叫去做,猴子管理如何管理“猴子”,1) 每一个人都应该管好自己的“猴子” 2) 不要让

10、自己的“猴子”去麻烦别人照看 3) 组织中每一个人都应该明白自己应该照看哪些“猴子” 4) 不要试图将自己的猴子“托付”给别人照顾 5) 不要出现没人照看的“猴子” 6) 作为上司应该让下属明白应该照看哪些“猴子”，如何照看好那些“猴子”,案例分析,高效的雇员与低效的会议 理查德希尔顿是一位部门领导，他所领导的部门中有14位聪明能干的员工，希尔顿只是名义上的领导，因为这十几位员工都非常负责。在大多数情况下，部门成员之间都非常配合，大家互相协作与支持。然而惟一让希尔顿头痛的问题就是开会。 在希尔顿领导的部门里，没有固定的时间开会。只是有人感觉到需要对某个问题进行讨论时，会议才开始召开。会议的主持

11、者并不总是希尔顿，而是那个需要开会的人。,在至少7人到场后主持人才开始会议。因为总是有人迟到，会议总是在预定时间的510分钟后才可以开始。开始后的前10分钟总是讨论一些与会议无关的话题。当会议正式开始后，主持人口头说明一下开会的原因。这些说明就成为会议的议程，然后组织对议题展开无目的的讨论。发言很零散，也很容易偏离主题。对议题不感兴趣的人往往会进行脱离主题的发言，还有人会大声打断别人的谈话，观点不同的人会争论不休，受到攻击的人往往不愿意再暴露自己的观点。,在会议结束的时候，经常会陷入以下的局面： 1、除了再开会讨论外，会议没有达成任何共识； 2、发现了额外的任务，并分配成员继续解决； 3、任务

12、确定下来了，但是没有人去具体负责解决； 4、会议达成了一定共识，但是却不能清楚表述共识是什么。,以上局面带来的后果是： 1、再开一次会议意味着浪费大家的时间； 2、额外任务通常不会被重视，往往会被更重要的事情挤掉； 3、由于无人负责，结果任务无法完成； 4、共识由于没有被成员理解而变得不合理。,高效的成员为什么却是低效的会议？,有哪些因素会影响会议效率？,讨论,1、你对希尔顿有什么建议？ 2、若你是希尔顿，你会限制开会时的人数吗？ 3、电子会议对于解决这个问题有效吗？ 4、这个组织开会时遇到的问题能否避免？,在思考了上面两个问题之后，请回答,参考意见,1）组织内部应明确强调会议主持人在会议中的

13、责任和权利。 责任是：保证达到开会目的；为会议效率负责。 权利是：会议过程中提问“沉默人士”的权利；裁决跑题发言的权利。 每个与会者都可以有礼貌地打断跑题发言，但是否跑题主要由会议主持人确定 2）强调每个与会者的责任 每人与会者都有责任积极发言、围绕主题发言、监督他人围绕主题发言,3）可以有意识地轮换做主持人和普通与会者 角色的转换有利于认真体会、执行围绕主题发言 4）开会迟到的问题 开会前挨个儿叫是个恶习 不论到会几个人，准时开始 对迟到的人，可酌情进行“罚站”、“罚请客”等，使其成为大家注意焦点 5）主持人会前最好发送提纲或主要讨论内容 有时候发言跑题和主题不明确有关,参考意见,6）散会可

14、以考虑强制作总结：结论是什么？后续问题责任人是谁？今天的会议效率如何？ 7）不限制会议人数：最理想是包括且仅包括与主题关系密切人物，一般关系的会后发记录抄送就可以 8）说到沟通效率，面对面的最有效，电子只是一种不得已的替代，不是什么改进,参考意见,这个案例使我们明白 开会很简单 开一个高效的会并不简单,1、怎样才能提高会议的管理水平？ 2、会议管理中那个环节最重要，为什么？,小组讨论： 1、时间：20分钟 2、建立“XX小组第2次作业”word文件，将讨论得出的答案整理好。 3、注意页面排版。 4、将作业文档上传大学城空间“会议管理”课程栏目,任务一：问题讨论,企业的会议管理包含两个个层次的内

15、容：一是企业会议体系的梳理，二是单个会议效率的提升。 会议体系的梳理需要明确所有经理层以上人员参加的会议，这些会议之间的逻辑关系，以及每个会议的定位、主要参与人、召开时间、主要议题和上会需要准备的资料等。 单个会议效率的提升需要每个与会者共同的努力，企业要营造一种高效的会议文化，并通过确定会议规则来约束个人行为。,参考资料,按决策分类的会议类型,会议效率,知识点,会议效率不高的原因及具体表现,预防性管理,高效会议的八大特征,只有必要时才召集 好好筹划过 拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和有才能的人出席 作出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人,会议规范种类,时间安

16、排方面的规范 固定的会议流程规范 会议本身要遵守的规则,会议时间安排的规范,开始 欢迎 会议目的 议程 具体时间 安排 规章制度,3,议程1 分享话题和目标 交换信息 产生主意/做决定/确认行动 总结,2,结束会议 总结 安排下次会议,跟踪 备忘录 跟踪计划,固定的会议流程规范,1.参会者要将工作安排交给会议主席 2.超过1小时的会议要有书面的通知 3.所有参会者都要有准备发言的心态 4.会议要能准时开始、准时结束 5.负责人对决议能否达成负主要责任 6.在会上要维护别人的尊严 7.要有人提出不同的意见 8.会后要能拿到书面的记录 9.参会者要履行反馈职责 10.要请第三方监控会议质量,会议本身要遵守的规则,我们需要了解的是,会议管理的基本知识,轻松一下,美国法律是否规定成年男子 不得取其遗孀的姐妹为妻？,任务描述：请将会议管理需要学习的知识和技能点以项目清单的形式表现出来。 任务要求：将项目清单表绘制在一张A4纸上 完成形式：小组合作 参考