行政公文写作概述_1

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1、行 政 公 文 写 作,高 红 梅,行政公文概述,行政公文是应用文的重要组成部分。它应用于国家行政机关实施行政管理，指导工作，规范行动，维系国家机器的运转。 行政公文是法定公文。它的种类、格式、行文规则、办理及管理，都有法的规定，即必须遵照国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法（2000年8月）执行。 行政公文不仅在国家各级行政机关通用，而且还通用于各类企业、事业单位和群众团体，使用范围非常广泛。,一 行政公文的性质和功能 （一) 行政公文的性质 1 公务性 2 权威性 A 作者的法定性 B 内容的政策性 C 成文的监控性 3 公式化 （二）行政公文的功能 公文是各个行政机关、团体、单位处

2、理和联系问题、工作的最重要、最常见的一种工具，不同种类的公文具有不同的功能。,二 行政公文的分类 1 从使用范围角度划分 政务公文 党务公文 司法公文 军务公文 外交公文 经济公文 教育公文等 2 从作用角度划分 知照性公文：发文方只希望收文方明白公文 的内容即可。 成务性公文：不但有知照性，同时对收文方 还提出一些具体要求和做法。 3 从行文方向角度划分 （1）上行性公文：下级向上级呈送的公文,行政公文中属于上行性公文的有三种：报告 请示 议案 上行性公文的行文情况： 逐级行文：向直接上级行文 越级行文：向更高一级乃至国家和中央行文 （2）下行性公文：上级向下级递送的公文 行政公文种，属于下

3、行性公文的有五种： 命令 决定 通报 批复 会议纪要 下行性公文的行文情况： 逐级行文：向直接下级行文 多级行文：向多个下级机关同时行文 越级行文：向非直属下级机关行文,（三）平行性公文：具有同级或不相隶属的 机关、团体和单位之间 的行文 单纯的平行文只有公告。 4 从行文目的的角度划分 问文 复文 平文 三 行政公文文种简介 行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法力效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,对于公文的文种，2000年8月国务院发布的通知规定，公文的种类确定为13种：命令 议案 决定 意见 通报 通知 通告 公告 报告 请示 批复 函 会议纪要 （一

4、）命令（令） 是国家高层权力机关及其主要负责人为处理重大或紧急事项而颁发的一种强制性公文。 适用于发布法规、宣布重大行动和举措，嘉奖有关人员等。 注意：个人发布命令时，必须代表组织，因此 必须冠以职务名称；另外，党内不发命令。,（二）决定 适用于对重大事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）公告（平行文） 适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。 （四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。 公告与通告的不同： 1 使用范围不同。通告使用限于一定的局部地区， 公告则可以涉及国外，并且往往 侧重于国外。,2 公告的内容极为重大，多用于

5、高层机关或组织； 而通告的内容相对较小，各级机关组织均可使 用。 3 通告有时可以在内部使用，不公开发布或张贴； 而公告适用于平级或不相隶属地区和国家之间， 都要公开发布，因此是一种平行性和普发性公 文，无确定的主送机关或国家。 （五）通知 在一定系统内或个别范围内告知事项的一种公文。 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,（六）通报 适用于表彰先进，批判错误，传达重要精神或情况。 （七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （八）报告 适用于向上级机关回报工作，反

6、映情况，答复上级机关的询问。 （九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。,（十）批复 适用于答复下级机关的请示事项。 （十一）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十二）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关部门请求批准和答复审批事项。 （十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。,国家行政机关公文格式,一 公文用纸要求 1 公文用纸幅面尺寸 公文用纸采用A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm x 297mm 2 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm 公文用纸订口（下白边）为：28mm 版心尺寸为：156mm x 225mm,37mm,

7、28mm,210mm,297mm,156,225,公文用纸页边及版心尺寸（图一）,二 公文图文的颜色 未作特殊说明，公文中图文的颜色均为黑色。 三 公文的排版规格与印刷装订要求 1 排版规格 正文用3号仿宋体，一般每面排22行，每行28个字 2 印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。 3 装订要求 左侧装订 四 公文中各要素标识规则 根据位置，将公文的要素分为三部分：眉首、主体、版记。,（一）眉首部分 置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称为眉首。包括的要素有公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。 1 公文份数序号

8、 是将同一文稿印刷若干份时，每份公文的顺序编号。如需标识公文的份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。 公文的份数序号共7位数，头两位表示年份，第三、第四位表示当年的密件序号，后三位表示文件份数序号。 不加密级的文件，不印份数序号。,2 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一格；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用隔开。 文件的秘密等级分为绝密、机密、秘密三级，这三级文件需标识公文份数序号。 3 紧急程度 需要受文机关紧急处理的公文，应当标注紧急程度。紧急程度分为特级、

9、急件两种。 如只需标识紧急程度，顶格标识在版心右上角第一行；如同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级在上，紧急程度在下。,4 发文机关标识 由“发文机关全称或规范化的简称”“文件”组成。 如“内蒙古自治区人民政府文件”，多用套红大字印刷。 发问机关标识的位置非常讲究，有三种常见情况： A 对于上行文，发文机关标识上边缘距版心上边缘为 80mm； B 如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、 紧急程度的，在以上内容下空2行，标注发文机关 标识； C 一般公文，发文机关标识上边缘距版心上边缘为 25mm。,0000001,机密一年,特 急,X X X X X X 文件,XXX20021号 签发人：

10、xxx,关于xxxxxx通知,XXXXX:,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,图2 公文首页版式 注：版心实线框仅为示意，在印刷公文时并不印出。,发文机关标识推荐使用宋体字，用红色标识。 联合行文时，主办机关名称在前，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 5 发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空两行书写发文字号，居中排布；年份、序号用阿拉伯署名标识；年份标全称，用六角括号括住；序号布编虚位，不加“第”字。

11、如：内财院办20053号 联合行文，标识主办机关的发文字号； 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽（156mm）的红色反线。,6 签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1格，签发人姓名居右空1格。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起，在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之相距4mm。 （二）主体部分 置于红色反线以下，至主题词以上各要素的统称。 包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等7项内容。,1 公文标题

12、公文标题位于红色反线下空1行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、间距恰当。 题目力求简短扼要，一般不用标点符号，但标题中的法规类文件要加书名号。 如： 内蒙古自治区人民政府 转发国务院关于发布国家行政机关 公文处理办法的通知 公文标题包括发文机关名称、文件主要内容、公文种类。 如：中共中央关于经济体制改革的决定 发文机关是“中共中央”，事由是“关于经济体制改革”，文种是“决定”。,公文标题的两种书写形式 （1）完全型 （2）非完全型 A 发文机关名称省略 如：关于物价大检查的通知 B 文件内容省略 如：内蒙古自治区人民政府公告 国务院通知 C 二者全省 适用于普发性公文

13、 如：通知、通告、公告 这类公文一般不立卷归档，重要公文不应使用这种形式的标题。,注意：任何情况下，公文标题中的具体文种都不能 省略。 题注：标识在标题之下。它仅供会议讨论通过的公文使用，说明文件是何种会议讨论通过的情况，一般用圆括号括住，其形式为（xxxx年x月x日xx会议讨论通过），其中的年月日均为大写。 2 主送机关（俗称“抬头”或“上款”） 即公文的主要受理机关，应用全称或规范化的简称，置于公文标题之下空一行，正文之上，顶格书写。上行文，主送机关只有一个；平行文、下行文可有多个主送机关。 如有多个主送机关，名称按党、政、军、群的顺序排列，级别从高到低。同级并列用顿号，不同系统、不同级别

14、用逗号。如： 各盟行政公署、市人民政府，自治区各委、办、厅、局，各大企业、事业单位：,没有抬头的文件，如有的命令、决定、通告、公告等，主送机关名称移到版记中的主题词之下，抄送机关之上，标识方法同抄送；如主送机关名称过多，而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移到版记中的主题词之下，抄送机关之上。 3 公文正文 主送机关名称下书写正文，每自然段左空2格，回行顶格书写；数字、年份不能回行。 正文结构层次序数分级标识方法： 第一层“一、”，第二层“（一）”，第三层“1.”，第四层“（1）”；规范性文件的结构层次序数可视需要分为章、条、款、项、目。 4 附件,是对公文内容所附有关材料或文件的交代

15、。 附件的书写位置： （1）公文如有附件，在正文下空1行，左空2字标识“附件：”两字，附件如有序号，使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。（见图一） (2) 如果附件较多，且独立成页时，应与公文正文一起装订，并在附件首页左上角第一行顶格标识“附件”，有序号的，也要标识序号。,图一,(3) 如果附件不能与正文装订在一起，应在附件首页的左上角第一行顶格标识文件的发文字号，其后再加“附件”两字。,内政办20052号附件:,1.Xxxxxxxxxx 2.xxxxxxxxxxxxxxx,5 成文日期 用汉字将年月日标全；“零”写成“o”，如：二oo五年 6 公文生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表

16、现形式，包括发文机关印章或签署人姓名。 （1）单一机关发文： 单一机关制发的公文，在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，成文日期右空4格，日期上加盖印章，印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。 （2）联合机关发文： A 当联合行文需要加盖两个印章时，应将日期拉 开，左右各空7格，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，两个印章之间互不相交或相切，相距不超过3mm；,B 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章的顺序，排列在相应位置，并使印章加盖其上；主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心（156mm），最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2格，标识成文日期。 7 附注 公文如有附加说明的内容,顶格标注在文件落款之下,版心左侧,并用圆括号括住。上行文应将