农村改厕项目档案管理.ppt

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1、,农村改厕项目档案管理,高富贵 2012,一、农村改厕项目 档案资料管理要求,一、县（市、区）项目办主任要加强对项目资料管理的领导，并指定专人（即资料员）负责资料管理工作。各项目乡镇、村要参照本要求建立档案。 二、相关资料的收集：项目活动过程中形成或使用的具有查考利用价值的文函、会议资料、培训资料、各类记录、图表簿册、录音（像）带、照片等都应及时收集起来。 三、整理、立卷：要一事一卷整理归档，案卷封面要有标题、归档号、起止日期等，同时要编制案卷目录以备查找。 项目档案资料的收集、汇总、归档及管理：所有表格和资料的原件，以县为单位，实行“谁收集、汇总，谁负责建档、管理，谁保留原件”制度。均由申报

2、执行改厕项目县爱卫办指定专人负责。,二、案卷目录 建议按以下内容立卷,基本资料 项目工作文、函等 项目启动会议资料 项目培训班资料 宣传材料发放及登记 物资招标采购有关资料 建厕资料 项目资金 国家、省级资料,（一）基本资料（单独成档，以下同）,1项目实施地区的地理、土壤特性、气候、民族、经济、人口等资料。 -年鉴查询 2改厕本底调查资料。 -掌握改厕项目村的基本情况，为农村改厕项目评估提供基础数据 。如制定表格，按一定（10%？）的比例，随机抽取农户进行调查。 调查内容：项目村本年度前改厕的基本情况，农户的基本情况等。 评价指标：累计无害化户厕普及率及户厕卫生状况，相关知识知晓率，相关行为形

3、成率，传染病（肠道传染病与寄生虫病）感染发病情况，环境卫生达标情况等。 -改厕后效果评价：评价农村改厕对肠道传染病控制效果，评价农村改厕对粪便无害化处理效果，评价农村改厕对居民卫生行为和卫生观念的影响，评价农村改厕的卫生经济学效果。 3 改厕项目规划数与完成数，项目实施前的基数。 -如：当地十一五规划中目标，本年度申报时已经改建完成情况，基数指总农村农户数与未改农户数量。- 改水改厕年度报表查询,4项目投资与资源分配（以县级为单位）。 -如：本地或上级政府资金投入到乡村、数量；不同部门不同类型改厕项目投入到乡村、数量（发改、农业新能源、环保、卫生爱卫办等，世行、儿基会等，本地争取上级单独改厕补

4、助帮扶资金）；当地政府改厕规划目标实施内容涉及资金数量和改厕任务。 5项目工作组织机构与组织网络。 -各级机构建立项目工作组织机构（改厕项目工作小组及技术指导小组（见后）与组织网络之相关文件资料。 -如红头文件 ：*项目领导小组及成员名单、职责，人员应涉及政府和相关部门（发改、财政、审计、医改办、农业新能源、水利、卫生、爱卫办等）；组织网络涉及改厕县、乡镇、村。 举例，小组职责，组长、副组长、成员之职责，具体到姓名、姓别、单位、职务职称、联系电话等。 -领导小组参与改厕工作体现？县级领导及组长？,6项目实施前后卫生面貌与人群卫生习惯的变化；使用粪肥的习惯及行为改变。 -问卷调查结果统计分析 7

5、改厕技术方面的要求及对项目实施技术的修正建议。 -根据本地实际，调研制定适合本地的无害化卫生厕所类型、便器、尺寸容积、地上结构等；改厕技术施工队伍人员及建造方式、改厕物资采购与资金使用方式、集体投入、个人捐赠、群众自筹额度等；示范厕所与当地群众欢迎满意度；群众建议与改厕技术改良（报省改厕技术指导小组审定）。 8 改厕实施地区的粪便无害化效果（卫生学评价）监测资料。 -改厕前、改厕后抽查监测，CDC机构出具正式监测报告，兼顾不同类型、不同村户按照一定比例抽样。改厕后粪便取样应从后瓮、第三格采样，时间应该在使用无害化厕所内粪便发酵2月以上。 9 相关传染病发病资料 -CDC传染病疫情报告网，收集相

6、关年度资料对比 10改厕工作的今后发展规划。 -爱卫会、政府制定改厕规划目标，不少于3年。红头,（二）项目工作文、函等,1、项目实施方案（或计划） -红头文件 2、项目办公室成立文件 -红头文件。办公室职责，成员组成与职责分工 主任、副主任、成员之职责，具体到姓名、姓别、单位、职务职称、联系电话等。 3、项目技术专家指导组成立文件 -红头文件。小组职责，成员名单与职责。举例由爱卫办、健康教育、省卫生监督、疾控中心和水利 等部门组成。 组长、副组长、成员之职责，具体到姓名、姓别、单位、职务职称、联系电话等。 4、各种项目报表 -国家、省、市项目要求报表盖章存档，年度改水改厕报表。 5、项目简报

7、-项目县（市）制作的涉及与项目有关的各种信息报道（红头纸)。,6、项目实施相关文件、计划、通知、报告、通报、领导批示、总结等文字、声像档案。 -原件存档（红头、盖章、签字），复印件备份。 7、项目申请、批复资料（复印件存档）及改建厕农户名单（附项目序号）等资料。 -项目乡村向县级的各种申请及县级批复；项目县向市级各种申请及市级批复； -年度改厕项目工作的县（市、区）应对项目乡镇、村名单进行认真核对，务必做到县（市、区）、乡镇、村名称相一致。有效区分：项目执行前（计划）上报的项目村名单（盖章）、实际执行改厕项目名单，调整变更的要有调整变更申请报告（盖章），即每个项目镇村要有原始申报名单、镇村户调

8、整变更名单、实际无害化厕所建造花名册（含全省统一编号）等底档。电子版和文字版（到村、到类型、数量、编号）在省和各市爱卫办均留档保存。详细改厕户名与改厕编号表在设区市留电子版和文字版档备查。 8、实施项目的责任书； -项目县与项目村镇签订 项目市与项目县签订 9、省、市、县（区）督导资料 -日常督导交换意见、文字通报、影像资料等留档。,（三）项目工作会、启动会、现场会、推进会、调度会资料 （分别存档）,1.工作会、启动会、现场会、推进会、调度会等会议之通知。-红头文件；电话通知记录； 2.议（日程）程安排。-列项、列表 3.领导及相关人员讲话。 -手写、打印文字资料 4.会议纪要或简报。 -每次

9、均要有简报，重要会议如有县级领导参加的要上媒体报导（纸制品原件、复印或影像） 5.报到簿。-每个参会人员签字，尽量不要代签。 6.会议交流材料。-发言文字资料、交流材料汇编。 7 .照片、媒体报道（留档）等。 -计算机存储，典型镜头打印或冲洗 8 .其他相关资料。,（四）项目培训班资料,每一期培训班一个卷宗，应包括： 1.培训班通知-红头文件发放，通知形式多样。 2.培训班日程安排表 3.报到簿 4.培训教材、讲义、领导讲话 5.班前、班后测试 -技术方面应该至少有班后测试 6.培训班纪要或简报、小结 7.照片、媒体报道等 -与培训有关的文字、图片、记录、影像等资料 领导讲话与授课人员照片（含

10、会标、培训内容标题）等 8 .现场参观与实践。-类型模式、模型、制作现场、现场操作、演示等。 9、其他相关资料 改厕技术培训（内容、人数、天数、测试）等都要有详尽的记录，并保留原始资料。 注：发放培训合格证明,（五）健康教育与宣传材料发放及登记 （单独存档）,1、学校开设健康教育课资料-书、小册子 2、印制发放各种宣传资料 -书、资料汇编、折页、宣传画、小册子、明白纸等 上级发放与本地制作之区分 3、报纸、媒体刊登资料-原件、复印件 4、项目县镇村开展健康教育资料 -开展：报纸、广播、电视、互联网等大众媒体，通过开设专家访谈、热点、关注等栏目，发放健康宣传资料，制作墙报、设置专栏、设点宣传、健

11、康咨询、知识讲座、入户宣传、送知识下乡等形式。 5、各种活动记录资料、录音（像）带、照片等 6、村小学、村妇女与干部党团员、施工技术人员等培训或宣教情况资料 -村级留档，形式体现？ 7、分发材料登记记录-到村镇签字、时间、数量、品种名称等 8、其他相关资料 宣传教育（要有活动名称、内容、时间、地点、人数、参加人群）等都要有详尽的记录，并保留原始资料。,例： 农村改厕健康教育项目档案目录,（一）改厕健康教育实施方案及相关文件 （二）农村改厕健康教育培训资料 （三）开展改厕健康教育活动文字资料（记录） （四）开展改厕健康教育活动影像、图片等资料 （五）督导检查资料 （六）改厕健康教育项目经费预算、

12、分配、使用和管理 （七）改厕健康教育资料、补助经费的发放（登记） （八）改厕健康教育项目实施进度 （九）改厕健康教育项目效果评估、验收；项目实施前后卫 生面貌与人群卫生习惯的变化；使用粪肥的习惯及行为改变 （十）改厕健康教育项目批复资料 （十一）与农村改厕健康教育项目有关的其它资料,（六）物资招标采购有关资料,1.招标计划书 2.招标文件 3.招标通告 公开招标资料： （1）招标代理合同（政府采购） （2）政府采购项目明细表 （3）招标公告 （4）投标人领取资料委托书 （5）招标文件：前附表，投标须知，招标要求，评标定标的原则和方法，采购数量及指标要求，投标文件格式（投标文件封面、法定代表人身

13、份证明、法定代表人授权书、投标书、投标报价明细表、投标人资质证明文件）,4.公开招标书面报告 5.投标报价表 6.招标采购文件审查表 7.开标、评标情况资料 （1）开标会签到表 （2）法人授权委托书 （3）资格审查记录表（相关证件）：工商、税务、组织机构代码、保证金交纳、法人等审查合格-是否有 （4）资格审查结果备案表-是否合格 （5）开标会唱标记录表：价格、承诺、签字（唱标人、采购人或代理人、投标人确认） （6）评委备案表-5 人及以上。 （7）评标专家声明书-5 人及以上：签字 （8）评审记录表：有无重大偏差（如属于废标、串标、高于最高限价、无盖章签字等） （9）评标记分汇总表：所有投标公

14、司由高到低排列-价格 （10）评标报告：并签字,8.中标通知书 9.采购合同：附件中涉及预制厕具的要有尺寸、直径、建造材料、容积、角度等。 10. 设计图纸 11. 中介机构提供的工程造价书（标底价）等相关材料 12.其他相关资料 如投标文件-中标单位整套资料汇总、未中标？： 包括法人证明（盖章签字）、法人授权委托书（盖章签字）、 身份证复印件、投标书、投标报价明细表、工商执照、组织机构代码、税务登记证副本、保证金收据证明复印件、厕具质量与现场图片等。,严格遵守中华人民共和国政府采购法等规定，规范改厕物资招标采购管理，并将具有法律效力的合同副本和支付凭证等复印件报市爱卫办备案。 要严格按照国家

15、有关专项资金管理的规定，加大对改厕项目资金的监督和管理，专款专用，严格实行公开、透明、跟踪问效和责任追究制度，提高资金使用效益，任何单位和个人不得以任何形式截留、挤占和挪用。 项目资金拨付使用凭证票据等复印件留档备查。,（七）建厕资料,1.改厕户花名册-建造名单（全省统一编号） 2.厕所建造原始档案-项目乡村名单、调整项目乡村名单；项目村改厕户原始登记表、调整表、正式改厕名单表（调整后）；改厕物资/资金发放领取登记表；改厕建造施工与验收登记表； 3.农村改厕项目建造登记表：乡镇、村名、类型、数量、全省统一编号 4.厕所设计施工图 ：手绘制作，按此评估尺寸、角度、容积等 5.施工合同-盖章、日期、签字，内容要体现改厕项目建造（如涉及乡村、类型、容积尺寸、数量、建造工期、地上地下部分，工程价格包括的项目内容与施工队伍承担建造的项目内容区分），要符合实际并与发票票据等上下相符 施工合同：附有施工人员名单、身份证号、电话、资质证明等。 6.工程造价预算-分项类别、单价适当，与当地建材价格相符 7. 建厕建材的质量报告-建造材料相关厂家资质、产品合格证（水泥、便器、节水水冲装置、过粪管等）；,8.施工队资质证明、技术培训合格证明等-工商、建筑资质；沼气（至少1 人取得市级新能源办培训证明