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1、医药营销系统内务控制与管理,.（.） 专业提供企管培训资料,1,内务管理的定位 内务管理与内控制度 内务管理与物流系统 内务管理与财务系统 内务管理与商业客户系统 内务管理与终端客户系统 内务管理与人事系统 内务管理与公共关系 内务管理与公司法制,2,一、内务管理的定位,.（.） 专业提供企管培训资料,3,董事会,总经理,生产VP,配送VP,营销VP,人事VP,财务VP,。VP,专项委员会,供应,生产,质控,仓库,运输,人事,劳资,财务,会计,审计,销售策划部,销售运营部,销售内务部,4,销售内务部,物流作业,财务作业,客户作业,人事作业,公关业务,法制作业,1、需货计划 2、货物仓储 3、货
2、物调拨 4、货流记录 5、货流报告 6、货物更换 7、货物报损 8、样品管理,1、合同与发货 ：协议合同 ：客户供货 ：发票管理 2、货款与资信 ：客户资信 ：债权监控 ：回款管理 ：呆坏账管理 3、销售费用 ：费用预算、 ：费用拨付 ：费用核销,1、商业客户系统 ：客户征信 ：客户档案 ：客户交易 ：客户分析 ：销售流向 ：客户分级 2、终端客户 ：医院客户 档案、业绩、分析、分级 ：其它客户 档案、分析,1、人事 ：招聘 ：合约 ：劳资 ：福利 ：保险 ：解聘 2、绩效评估 3、人事考核 4、人事报告,1、日常办公 ：电话 ：传真 ：文件 ：资料 2、会议管理 3、VIP接待 4、作业协调
3、 5、政府管制 6、突发事件,1、国家法规 2、公司法规 3、公司审计 ：业务 ：职务 ：费用 ：货物 4、内控审计 5、诉讼,5,公司的“管家”，维护公司财产的安全 老板的“眼睛和耳朵”，提供全面的信息 销售人员的“保姆”，为销售一线提供完善的服务 客户的“朋友”，体现公司文化的窗口 系统运转的“润滑油”，促进销售与各相关关系的协调运行。,内务管理定位,.（.） 专业提供企管培训资料,6,明确职务职责 签订岗位合同 明白作业内容(岗位说明书) 制定业务流程。 制定业绩目标。 确定事件处理的优先级。,控制要点,内务管理定位,7,衔接公司各职能子系统，确保整体业务流程的通畅 完整的各项销售统计，
4、确保各项统计数据的准确、及时 完善的客户管理与客户分析，辅助销售业绩的提升与销售绩效的评估 高质量的人际沟通与协调，确保营销业务政令的通畅 文件、资料、档案规范管理，确保日常办公系统的顺利运行 。,职务职责,内务管理定位,8,公共条款合约方、岗位、期间、薪资、保险、福利、续聘、解聘、不可抗力、违约。 岗位条款岗位说明书、分管作业、作业流程、说明书、。 风险控制条款密级责任、风险责任、突发事件责任。,岗位合约,内务管理定位,.（.） 专业提供企管培训资料,9,制定作业流程,作业流程 作业流程图 按照规范的流程符号表达作业准备、作业次序、作业衔接、作业结果的图示文件。 作业流程图说明 对作业流程顺
5、序事件的文字描述 对作业流程控制分类的文字描述,内务管理定位,10,业绩指标的制定,计量性 期间性 可操作性 效益性 约定性,内务管理定位,11,事件处理的优先级,A级：突发、外部、无延缓余地 B级：突发、内部、微延缓余地 C级：偶然、内外部、有时间限制 D级：循环、内外部、固定时间限制 E级：无规定时间限制,内务管理定位,12,二、内务管理与内部控制制度,13,定义 目的 结构 控制要点,内务管理与内控制度,.（.） 专业提供企管培训资料,14,内部控制制度-定义,由公司管理部门为有助于保证达成管理目标，在可实施的范围内，有次序、有效的经营其业务而采取的所有的政策和规程。,内务管理与内控制度
6、,15,内部控制制度-目的,保护公司资产 保护各类记录的可靠性 及时提供可靠的各类信息 缩减公司成本 避免公司风险 确保公司目标的达成 。,内务管理与内控制度,16,内部控制制度目的,经济性、效率与效益的统一 预防、约束与察觉差错和舞弊,内务管理与内控制度,.（.） 专业提供企管培训资料,17,请思考下面的问题！,要不要花一元钱去管一分钱的事！,有个代表欠公司1万元，打官司要花10万元，怎么选择？,内务管理与内控制度,18,内部控制制度的结构,控制环境 控制程序,内务管理与内控制度,19,结构控制环境,控制环境是指对建立、加强或削弱特定政策和程序效率而发生影响的各种因素。 控制环境体现了股东、
7、董事会、管理者、业主和其他人员对控制的态度、认识和行动,内务管理与内控制度,20,结构控制程序,指管理者所制定的特别措施或日常工作程序，用以保证在业务经营运作过程中不会出现事故、数据差错或资产私吞或挪用或毁灭,内务管理与内控制度,.（.） 专业提供企管培训资料,21,主要应用控制程序,将资产实物与其记录核对比较 授权与批准 对系统输出的结果的审阅 对资产接近的限制 职责分离 总量控制 业主与经理的控制 常规计算机控制,内务管理与内控制度,22,内控制度的要点,组织规划 授权批准控制 文件记录 实物保护,内务管理与内控制度,23,组织规划,对企业组织机构设置、职务分工的合理性与有效性所进行的控制
8、。 合理的组织分工是保证经济业务按照企业既定方针执行、提高经营效率、保护资产、以及增强计量数据可靠性的重要条件。,内务管理与内控制度,24,组织规划-不相容职务的分离,定义： 指某项职务由一个雇员担任，既可以弄虚作假，又能够为自己掩盖其作弊行为的职务。,内务管理与内控制度,.（.） 专业提供企管培训资料,25,组织规划-不相容职务的分离,企业的经济活动一般可划分为五个步骤 授权 签发 核准 执行 记录 若其每一人步骤分别由相对独立的人员（或部门）实施，基本就能保证不会出现舞弊行为，则内控制度就能发挥作用。,内务管理与内控制度,26,组织规划-不相容职务的分离,主要不相容职务的分离 授权进行某项
9、经济业务的职务与执行该项经济业务的职务要分离 执行某项经济业务的职务与审核该项业务的职务要分离 执行某项经济业务的职务与记录该项经济业务的职务要分离 保管某项资产的职务与记录该项资产的职务要分离,内务管理与内控制度,27,组织规划-不相容职务的分离,不相容职务分离控制需要各个职务分离的员工各守其责，如果担任不相容职务的职工之间相串通勾结，则不相容职务分离的作用就会消失殆尽。,内务管理与内控制度,28,授权批准控制,企业在处理经济业务时，必须经过授权；每一项经济业务的处理都与其批准条件相符合 授权次序 一般授权与特定授权 授权批准程序 授权批准检查,内务管理与内控制度,.（.） 专业提供企管培训
10、资料,29,授权批准控制,客户的选择授权批准制度 供货-开票授权批准制度 信用-结算授权批准制度 退货、折扣授权批准制度 费用结算、核算授权批准制度,内务管理与内控制度,30,内务文件记录控制,管理文件 组织系统图、工作说明书、业务程序手册、系统流程图 财务与会计文件,内务管理与内控制度,31,实物保护,限制接近（货物、资产、低耗品） 定期盘点（账、物相等） 记录保护（登记、归档、备份、计算机数据保护） 保险,内务管理与内控制度,32,内部控制制度-局限性,事实上，没有一个内部控制制度能够百分百地防止错误和保证资料及程序的准确性 -成本与效率的考虑 -突发或非常规活动 -人为错误；执行人员的越
11、权 -不能预测的制度的崩溃 -环境干扰,内务管理与内控制度,33,期望通过内部控制制度的建立及完善，达到一个较高的、合理的保证体系：重大的错误在一段时间内不会出现或者能够被实施的程序所察觉。,建立什么样的、以及复杂程度如何的内部控制系统在很大程度上将取决于企业的规模、以及它的成本与效益。,内务管理与内控制度,.（.） 专业提供企管培训资料,34,内部控制制度报告,内部控制制度风险度报告 内部控制制度符合性测试报告 内部控制制度调整报告,内务管理与内控制度,35,总结,企业需要结合实际情况设置合适的内部控制制度！,内务管理与内控制度,36,三、内务管理与物流系统,37,物流系统的定义、 物流系统
12、的功能 物流系统的设计 物流系统的动态管理 物流系统控制要点 物流系统相关报告,38,狭义定义 -在药品货物所有权转移前，药品货物存储、运输等所构成的动态系统 -使药品货物达到变现状态前，药品货物存储、运输等所构成的动态系统 广义定义 -在药品货物被最终消费者拥有前，药品货物存储、运输等所构成的动态系统,内务管理与物流系统,物流系统的定义,39,畅通货流链节 维护货物品质 方便货物配送 降低配送成本 减少资金占用,内务管理与物流系统,物流系统的功能,.（.） 专业提供企管培训资料,40,影响因素 储存条件 交通环境 存量因素 流量因素 通路布局 终端布局,内务管理与物流系统,物流系统设计,41
13、,库存货物变动（入、出） 流入在途 流出在途 货物质量 有效期,内务管理与物流系统,物流系统的动态管理,42,物流相关票据单证 物流计划的编制与执行 药品货物的接收 药品货物的保管 药品货物的发出 药品货物的盘点 非正常物流作业,内务管理与物流系统,物流系统控制要点,.（.） 专业提供企管培训资料,43,药品入库/验收单 药品出库/发货单 药品批次质量报告单 药品货物运输单 药品储运费用结算单 客户收货签收单,内务管理与物流系统,物流相关票据单证,44,编制依据 库存 合同/客户需货 特定需求 汇编与上报 时间 数据核准 批复与执行 进度监控 紧急调度,内务管理与物流系统,物流计划的编制与执行
14、,45,接收前的准备 接收的过程控制 接收的票据与记录,内务管理与物流系统,药品货物的接收,46,储存条件控制 药品质量维护 药品效期预警 限制实物接近 记录与档案,内务管理与物流系统,药品货物的保管,47,发出前的准备 发出的过程控制 发出的票据与记录,内务管理与物流系统,药品货物的发出,48,药品货物盘点 盘点员与监员 账账、账实的核对 盘点益缺的处理 造成差异的原因 处置方案建议,内务管理与物流系统,药品货物的盘点,.（.） 专业提供企管培训资料,49,销货退回 责任人、原因、处置、记录与报告 货物退库 原因、记录、报告 样品与赠品 管理规程 记录与报告 授权与审批,内务管理与物流系统,
15、非正常物流作业,50,内容 期初数、本期收入数、本期发出数、库存数、在途数、有效期。,内务管理与物流系统,物流报告控制要点,51,内务管理与物流系统,52,四、内务管理与财务系统,53,销售财务的定位 销售财务的作业循环 控制要点 销售财务报告,内务管理与财务系统,.（.） 专业提供企管培训资料,54,销售财务定位,内部 服务于内部的经营管理人员 历史交易 货款、费用核销的历业务处理 投入产出分析 客户、产品、人员、区域投入产出分析 绩效计量 代表、地区经理、大区经理的业绩计量,内务管理与财务系统,55,销售财务的作业循环,内务管理与财务系统,原始票据的归类,原始票据的收集,编制记账凭证,登记
16、入账,月度结账,编制报表,数据项目采集,系统数据处理,生成财务报表,计算机系统处理,手工处理系统,56,销售财务的业务归类,内务管理与财务系统,57,财务票据及控制要点,产品入库/验收单 -品种、规格的一致性 出库/发货单 -核对数量的一致性,内务管理与财务系统,.（.） 专业提供企管培训资料,58,财务票据及控制要点,合同 授权核准 客户信用 品种、数量、价格 结算方式 结算时间 折让条件 其它。（等等）,内务管理与财务系统,59,财务票据及控制要点,客户签收单 签字（权限） 盖章 签收时的备注内容 与其它票据的协同,内务管理与财务系统,60,财务票据及控制要点,销售发票 -票面的清洁 -名称、税号、电话、地址、开户行的一致性。 -发票的提供方式、接收发票的确认（第三方） -纳税时间的影响 重复开票、漏开票、错
