如何编写岗位说明书_4

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1、如何编写岗位说明书,2,岗位分析的必要性 岗位分析的概念、专业术语及起源 岗位分析的内容、结果及注意事项 岗位说明书撰写规范,目录：,3,岗位分析的必要性,案例：机器清扫到底由谁干？ 车间张主任很头疼，原因是机器清扫工作一直没人干，机械维修人员说，自己的工作职责只负责机器维修，保证机器正常运转，不负责机器的清扫；车间清洁工称自己的的职责是清扫地面，并没有明确要清扫机器？,4,1、职责不明，互相推委扯皮； 2、职责架空，工作无人管； 3、用人标准模糊，无法有效招聘，只凭领导主观判断； 4、薪酬无法与岗位价值相匹配，无法有效激励员工。 5、岗位因人设岗，职责因人而异,5,梳理岗位及工作职责,使职责

2、清晰明确 为制定绩效管理体系及方法提供依据 改进工作流程,提高工作效率,岗位分析的目的:,6,岗位分析，或称职务分析、工作分析（job analysis），它是指完整地确认工作整体，以便为管理活动提供各种有关工作方面的信息所进行的一系列的工作信息收集、分析和综合的过程。 岗位分析是用来识别、收集、检视及记录工作内容的一套方法和制度,岗位分析的概念及术语,7,岗位 即职位。是组织要求个体完成的一项或多 项责任以及为此赋予个体的权力的总和。 职称 是指专业技术人员的专业技术与学识水平和工作能力的等级称号。(高级、中级 、初级）,岗位分析中的术语,8,岗位举例：,9,公司战略及目标,公司组织结构图,

3、部门职能与职责,业务流程设计与重组 目标人工作结合 定岗、定编、定员等,员工能力与资格调查,岗位职权职责,岗位分析,岗位说明书,任职资格,岗位价值评定,企业岗位管理体系,10,岗位分析：人力资源管理 的最基本工具,11,岗位分析起源与发展,泰勒的科学管理,美国职位分类法案,心理学家等开发程序、工具,1,2,3,岗位分析：以工作岗位为研究对象，收集有关工 作岗位的职责、任务、活动、标准，任职资格要求、工作流程、工作环境，进行整理分析的过程。,19世纪末-20世纪初,20世纪20年代,20世纪60年代,12,用谁（Who） 做什么（What） 何时（When） 在哪里（Where） 如何（How）

4、 为什么（Why） 为谁（For whom）,岗位分析所应包含的信息-7W,13,岗位分析是用来发展下列制度 岗位说明书 工作规划 工作分类 岗位评价,岗位分析的结果,14,分析岗位而不是分析具体个人 防止分析对象夸大自己工作的重要性 任职者的参与-双方同意 岗位分析内容应避免任何歧视性描述 夸大职责范围 故意抬高或降低素质要求 面面俱到 千岗一面,岗位分析中应注意的问题,15,岗位说明书的内容,1、岗位基本信息,7、关键绩效指标,11、工作环境,2、岗位关系,3、岗位目的,5、工作权限,9、需要的培训,8、任职资格,10、工作时间,4、职责描述,6、工作协作关系,12、工作必备的设备/工具,

5、16,1、 岗位基本信息 岗位的基本信息，是一岗位区别于其他岗位的基本标志。该部分还常常有关于岗位分析的时间、人员、有效期等。其常见内容见表1-1，实例参见表1-2。,表1-1 常见的岗位基本信息,表1-2 电网规划研究工程师的岗位基本信息,17,2、岗位关系 岗位关系是该岗位在组织中的位置，用组织图来进行反映，属于岗位描述的必需的核心内容。,组织图 组织图是岗位描述中的核心部分，它反映了与该岗位在组织中的上下左右的关系 ，组织图实例见图1-1。,图1-1 某院电网规划研究工程师的岗位关系,18,3、岗位目的 岗位目的，是指用非常简洁和明确的一句话来表述该岗位存在的价值和理由。,图1-2：通过

6、战略分解获取岗位目标及示例,19,岗位目的的书写有其严格的规范，具体如图1-3，实例见表1-3。,图1-3：岗位目的的写法及示例,表1-3 电网规划研究工程师的岗位目的,完成电网规划报告,完成电网规划报告。,4、岗位职责 4.1 岗位职责的内涵与特点 4.1.1岗位职责的内涵 所谓岗位职责，主要指该岗位通过一系列活动来实现组织的目标，并取工作成果。 4.1.2岗位职责的基本特征,完备性：它表达了该岗位所要取得的所有关键成果。 成果导向：它是成果为导向，而非以过程为导向。 稳定性：包含该岗位的稳定性的工作内容，而不包含临时授予的、动态性的工作内容。 独立性：每一项岗位职责都直接指向一个唯一的工作

7、成果，不允许职责与职责之间的交叉与重叠。 系统性：同一岗位的若干项岗位职责之间必然存在着某种逻辑关系，而非任务的简单拼凑与组合。,21,4.2 职责梳理的方法,图1-5：职责构建的方法示意图,它往往侧重于对具体职责内容的界定； 它要回答的是“该岗位需要通过完成什么样的职责，来为组织创造价值？”。,基于战略的职责分解,侧重于对每项岗位职责中的角色与权限进行理顺； 它要回答的是“在每项岗位职责中，该岗位应该扮演什么样的角色？应该如何处理与流程上下游之间的关系？”,基于流程的职责分析,完整的 职责描述,22,4.2.1基于战略的职责分解,分解关键成果领域 关键成果领域，可以利用鱼骨图作为工具对岗位目

8、的进行分解而得到。比如，化环所某工程师岗位的关键成果领域，可以分解如图1-7。,图1-6：基于战略的职责分解步骤,图1-7：化环所油气检测工程师关键成果领域分解示例,岗位 目标,技术监督,技术检测,技术培训,科研,标准制订,23,3） 确定职责目标,表1-4 化环所油气检测工程师岗位成果目标示例,表1-5 表达目标的常用词,24,4） 确定达成职责目标的行动 其具体的表达方法为：“行动方式+具体对象”。 5） 形成初步的职责描述 职责条目的具体数量与关键成果领域相一致。（见图1-8）,图1-8：关键成果领域与职责目标的对应,以确保本部门的年度费用与公司的经营计划和预算保持一致,关键成果领域,行

9、动方式,具体对象,职责目标 （成果）,部门费用控制,制订、执行和监控,本部门年度费用预算,25,4.2.2 基于流程分析的职责分析 所谓流程，是指完成某项职能的一系列相互衔接的步骤。可以用图1-9来表示。,实现两个方面的目标，一是要理清该岗位与其他相关岗位之间的职责边界，二是要界定该岗位在各项职责上所扮演的角色，进一步职责描述的准确性和规范化。 2）流程分析的步骤 （1）通过岗位内分析，理顺岗位内部各项职责之间的逻辑关系。,图1-9：岗位与流程的关系,26,同一岗位的各项职责的内在关系可以大致区分为四种（见图1-10）,图1-10：职责内在关系的四种类型,流程型,并列型,网络型,混合型,类型,

10、图 示,职责与职责之间相互并列，不存在顺承关系。,上一职责的工作成果构成下一职责完成的工作输入。,存在这某一核心职责，其它职责彼此并列，其成果成为该核心职责的工作输入,上述几种类型的混合体。,逻辑关系,27,图1-11：流程型职责示例某院市场部业务经理,28,图1-12：并列型职责示例某院行政部主任,图1-13：网络型职责示例某院院办公室主任,29,（2） 通过岗位间分析，寻找岗位的流程入口与出口 所谓流程的入口，是指整体流程从那一项职责处进入该岗位；流程的出口则指整体流程从那一项职责处流出该岗位。 岗位在企业的业务和管理流程中的位置表示如图1-14。,图1-14：不同类型岗位流程的入口与出口

11、,30,（3） 去除岗位之间的职责重叠，填补职责真空 在理清了岗位在流程中的位置后，需要根据岗位中的流程入口与出口，找到该岗位在流程中的上游岗位和下游岗位，进一步对该岗位与上游岗位和下游岗位之间职责的关系进行界定。尤其要理顺两个方面的内容：,该岗位与上、下游岗位之间是否存在着“职责上的重叠”？ 该岗位与上、下游岗位之间是否存在着职责上的真空即需要有人完成，而实际上两个岗位都没有照顾到的职责？ 该岗位与其他岗位之间的错位即本来应该由某岗位完成的职责，却由其他岗位完成？,对岗位间的职责重叠与真空的寻找主要通过两种方式展开（见图1-15）：,31,将该岗位的职责描述与其上下游岗位之间的职责描述进行对

12、比，看是否存在着两者都要完成的同样的职责，并扮演同样的角色。,对该岗位的上、下游岗位的任职者进行访谈，主要提出以下问题： 是否存在着本来该有你完成，而现在却由其他岗位完成的职责？ 是否存在本来应该由其他岗位完成，现在却由你完成的职责？,职责描述的对比,流程访谈,图1-15：岗位间的职责重叠与真空的两种寻找方式,32,4.3 职责的书写： 4.3.1职责书写的格式：,图1-16：职责书写的格式及其示例,行动或角色 （动词）,具体对象,职责目标 （成果）,组织拟订、修改和实施,公司的人力资源管理政策、制度,以提高公司的人力资源管理水平,示例,组织拟订、修改和实施,公司薪酬制度及经营者年薪制管理办法

13、,达到激励和约束经营者的目的,核定,控股子公司的工资计划,监督其收入分配的程序,审核,控股子公司的人员编制、机构设置和人员招聘情况,以控制公司系统员工总量和素质结构,组织,公司高级管理人员和控股子公司总经理层的考核、培训及办理任免手续,以提高管理人员的素质和能力,示例,示例,示例,示例,组织拟订、修改和实施,公司的人力资源需求计划,使公司员工队伍结构合理，素质优良。,示例,33,4.3.2职责描述常用动词,表 1-6 职责描述的常用动词,34,4.3.3职责描述的书写规则,4.3.4职责描述的典型错误,图1-17 ：职责描述的书写规则,图 1-18：职责描述的典型错误,、必须采用“动词+名词+

14、目标” 或者“工作依据动词名词目标”的书写格式； 、必须尽量避免采用模糊性的数量词，如“许多”、“一些”等，而尽可能表达为准确的数量； 3、必须尽量避免采用任职者或其上级所不熟悉的专业化术语， 4、当其存在着多个行动和多个对象时，避免引起歧义，需要进行分别表述。,职责描述的书写规则,X 管理MIS系统 X 管理内部银行的运作. X 管理人事配置工作,X 领导公司的企业文化建设工作 X 领导组织的薪酬与福利管理工作 X 领导公司的对外宣传工作,典型错误一,典型错误二,X 无条件完成领导交办的其他工作,典型错误三,35,4.3.5 职责描述的格式规范 在对职责进行描述时，必须根据职责之间的内在逻辑

15、关系确定职责的书写次序，如图1-19所示；实例见表1-7。,图1-19：描述格式,描述格式,流程式,并列式,根据重要性排序，依次列出所有职责。,将某些职责依所在流程的顺序或位置进行排列。,格式说明,列出全部职责的组合,目的,描述操作类职责， 调试/实验/计量/质检等,表1-7 电网规划研究工程师的职责描述,36,5、工作权限 5.1什么是工作权限？ 工作权限，是指根据该岗位的工作目标与岗位职责，组织赋予该岗位的决策范围、层级与控制力度。 5.2工作权限与组织分权的关系 岗位描述中的工作权限往往并非来自于对工作本身的分析，而是来自于“权限表” 赋予该岗位的权限。,图1-20：权限表与岗位权限的对

16、应关系,37,5.3工作权限的度量尺度和建立方法,图1-21：权限的度量尺度与岗位描述中所关注的权限,表1-8 电网规划研究工程师的工作权限,现列举某电力试验研究院的实例，如表1-8。,38,图1-22：如何通过权限表得到工作权限的描述示例 某院市场开发部经理,权限表财务分权部分,市场开发部经理工作的权限,财务权限：批准元以内的费用 人事权限：批准类（或级）以下员工的录用、考核、升迁、出差、请假等； 业务权限：批准（事项）,5.4主管岗位工作权限的表示方法 管理人员的工作权限，一般分为人事、财务和业务三个方面来进行表达。其格式为：,39,6、工作协作关系 工作联系所涉及到的方面很多，包括联系的对象、频率、内容、方式、联系所采用的工具等。,表1-9 电网规划研究工程师的工作协作关系,40,7、关键绩效指标 岗位说明书中的关键绩效指标仅做为绩效方面的基础信息；而实际的绩