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1、如何组织有效会议,开了几个会？ 为会议花掉多少时间？ 因为开会达成几项共识？ 因为开会完成几个结论？ 因为开会加了多久的班？ 因为开会失去多少关键时刻？ 因为开会耽误多少工作？,算算看，你一周内总共：,以讲话传达讲话， 以会议贯彻会议， 以文件落实文件 你如何看待“文山会海”现象？,会议的重要性,大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高,调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议总是居于首位。因为会议通常都没有很好的组织和召开。,虽然在许多组织中，会议是必须的，而且运用广泛，但不等于会议都能达到预期的目的，会议受挫乃是
2、常有的事。我们常常听到这样或那样的对会议的抱怨，这是因为或者主待人没有很好地控制会议的进程，或者与会者没有明确会议的目的。影响会议成效的因素自然是多方面的，但归纳起来主要有以下几点：,会议低效的原因,为什么要开会？,1会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。,会议的意义,2会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存
3、在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。,3会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。,开会的目的,开会让您 小组面对面沟通 众多讯息一次交流 融合意见凝聚共识 分派工作，公平合理,但开会也让您 工作时间被分割 人多口杂，讨论耗时 晚上加班 特殊问题还是个别沟通 没有产能 别人发言比自己开口多 Delay重
4、要工作或客戶,无需开会的“五个如果”,必须开会的“五个如果”,一家合资工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。 (1)如果你是这家合资企业的生产经理，你要采取下列哪种方式处理此事： A.一对一批评 B.开会当众批评 C.写检查处罚 (2)你为什么这么做？,怎样才能让会议更有效率？,高效会议的八大特征,会议的筹划与管理,会前的准备工作 会中的组织服务 会后的善后处理,会而议 议而决 决而行 行而彻,1、会议的频率,1.固定的部门会议,2.全体会议,3.处理突发事件的会议,4.一对一会议,2、明确举行会议的目的,会前是否经过多次讨论和意见征询 是否希望
5、在会议上通过某项决议 会议目标必须用书面形式列明 会议目标必须具体且可以衡量 会议目标数量要适当,3、做好会前筹划,1、时间安排：绝大多数与会人员方便的时间 必须确定会议起始时间 大家易集中精力的时间,2、参会人员的选择 参与决策的人能否到场？ 会议决策的执行者（参与者）能否到场？ 开会时能提供特定咨询的人能否到场？,3、预约参会人员 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。 确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员，这样可以让他们提前安排好自己的工作日程，以免出现打扰别人计划或参会人员无法到场的情况。 在预约人员的同时需要把会议的主要目的告诉他们，
6、如果有相关的资料可以提前发放，让他们有充分考虑的时间。,4、会议资料准备 有用的信息应该在会议召开前就贴在公司内部网站上，这样每个人都可以看到它，而实际的会议时间就可以用来讨论怎样解决新问题，并形成建议。 会议使用的文字资料也需要提前一天发放给与会人员，让他们有思想准备。,内部会议通知的样式,按照议案的轻重缓急编排处理 如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。一般来说，全体会议安排在上午，分组讨论安排在下午，晚上可安排一些文娱活动。 每一个议案应预估所需的处理时间并清楚的标示,5、会议议题的设计,4、会议召开,遵守时间 1、不要迟到 浪费时间等于浪费生命
7、，浪费别人的时间等于谋财害命！ 2、不要随意推迟和变更开会时间 打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议； 管理召集部门（人）的威信下降。 3、严格按照议程进行，不要超时,例子：,议程的开头为会议的日期、时间和地点,每项均有一个起始时间,下次会议细节写在议程的末尾,按部就班,主持会议,要掌握会议节奏 和控制会议,会后，我又该执行哪些后续工作呢？,开会过程中，我应守住哪些原则？,为了珍惜自己及团队的时间，也为了提高决策品质， 减少资源内耗，管理者应以身作则，率先以专业的 会议运作技巧来提高会议的价值。,在发起及安排会议时，我该考虑哪些因素？,我应如何控制才能创造均衡发
8、言？,身为主持人如何应付 干扰，引导会议按议程 进行？,面对争辩时，我应主动做出哪些回应以化解僵局？,当会议产生无序讨论时，如何处理？,先主动停止发言，请对方总结 以条列式提出论点 针对差异点逐条讨论,先尊重，再转延至会后或会尾 拉回主题，指定其他人发言,引导回归议程,面对争辩的回应,1 2 3 4,与不同的与会者打交道,始终保持沉默的与会者 喋喋不休的与会者 专拍上司马屁的与会者 吹毛求疵的与会者 窃窃私语的与会者 脱离主题的与会者,如何圆满结束会议,决定事项的落实 行动计划谁？什么任务？何时完成？怎么完成？ 催办 催办的范围一般综合性、交叉性的工作内容由秘书部门或综合部门负责催办；领导集团本身会议形成的决定，由秘书部门或指定单位负责催办。业务范围明确、专一的工作，责成相关业务部门负责催办；几个部门、单位联合召开的会议的决定，由牵头部门或单位负责催办。,催办的方式发文催办、电话催办、派员催办或约请催办部门来人汇报等。 反馈 反馈的原则迅速及时、真实准确、渠道畅通 反馈的重点主要是妨碍会议决策落实活动的各种信息。,会议记录,Thank You !,
