《文秘职业培训教材.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文秘职业培训教材.ppt（82页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、文秘,定义,秘书职业主要指从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。它包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系，要求从业人员具备较强的文字和语言沟通能力，综合协调与合作能力，逻辑思维和分析能力等。,目录 Part 1 秘书的工作职责 秘书的工作内容 Part 2 秘书的为人处世 秘书与人际关系 Part 3 九段秘书 秘书着装打扮 Part 4 秘书举止规范 中外秘书比较 秘书考试简介,秘书工作职责,一、在办公室主任领导下做好办公日常行政事务及文秘工作。 二、负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催
2、办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。,三、做好各种会议的记录及会务工作。 四、 本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。,五、做好单位印章管理，按规定开具介绍信。 六、做好宾客来访接待工作。 七、负责本单位办公用品的采购和供应工作。,八、做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件；做好信息收集及报送工作。 九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理,秘书的工作内容,秘书工作的主要内容 1.拟定、办理公文 拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会，拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具
3、有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责任心对待。,办理公文简称办文 是秘书工作中 一项最基本的工作内容，分为发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理，做到分工合理、责任明确，确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有的效能创造条件。,2.办理组织会务 办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安排，应与各方面协调联系
4、，将会上讨论决定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定是否提交会议讨论; 二是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等; 三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等; 四是会议期间的各项服务; 五是会议善后工作，如整理会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。,3.调查研究工作 这是发挥秘书工作的参谋、助手职能，直接为领导决策服务的一项重要工作。每一项调查研究均应做好调查准备、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。 其中，准备阶段应根据领导工作的需求确定调查题目，拟制提纲;实施阶段
5、要注意选准调查研究对象，采用多种方式，广泛搜集、认真整理、深入研究调查得来的材料;总结收尾阶段就是对调查研究工作进行整体分析，在以前阶段工作的基础上，写出调查报告。,4.信息处理工作 秘书信息处理工作是指按照党政领导机关工作的要求，采集与处理信息，为领导正确决策和实施决策服务的一项工作。 开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的基础;其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反应敏捷，具有较强的观察和分析问题能力的信息员队伍;最后要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。,5.沟通协调工作 对秘书工作而言，最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协
6、调等。总之，凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘书工作的业务范围。开展秘书协调工作时，可以利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人进门协调、登门拜访协调、召开会议协调等。,6.信访接待工作 信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项经常性的重要工作。收到群众来信，要及时拆封，认真阅读，做好摘记，准确交办，按“分级负责，归口办理”的原则妥善处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热情接待，认真听记，恰当处理。,除上述之外，秘书工作还包括管理日常事务、机要保密、文书立卷与归档、领导公务活动安排、领导临时交办事项等。在日常工作
7、中，秘书工作人员均应以认真负责的态度，保质保量，切实做好领导交办的各项工作和任务。,文秘须知的 为人处世之道,与死板的人相处之道： 死板的人往往是我行我素，对人冷若冰霜。打招呼，也总是爱理不理，不会做出你所期待的反应. 所以，你在与这类人打交道时，不仅不能冷淡，反而应该花些功夫仔细观察，从他们的言行中寻找出他们真正感兴趣的事来。一旦触及到他们所热心的话题，对方很可能会一扫往常那种死板的表情，而表现出相当大的热情。,与傲慢无礼的人相处之道： 傲慢无礼的人往往自视清高、目中无人，表现出一副“唯我独尊”的样子。 首先，尽可能地减少与其交往的时间,减少他能够表现自己傲慢无礼的机会。这样，对方往往也会由
8、于缺乏这样的机会而不得不认真思考你所提出的问题。 其次，说话要语言简洁明了。尽可能用最少的话清楚地表达你的要求与问题。这样，让对方感到你是一个很干脆的人，是一个很少有讨价还价余地的人，因而约束自己的架子。,与少言寡语的人相处之道： 通常会把少言寡语的人称为“闷葫芦”，和这种人在一起，总会感到沉闷和压力。特别是对于一些性格比较外向、活跃的人，更是觉得难受。之所以这样，可能是他们有某种心事而不愿多言。 在这种情况下，你应该尊重对方，不要去破坏对方的心境，让其保持一种内心选择的生存方式;相反，你如果故意地没话找话，并拼命地想方设法与对方交谈，只会适得其反，引起对方的反感。,与自私自利的人相处之道：
9、自私自利的人尽管心目中只有自己，特别注重个人利益的得失，但是，他们也往往会因利而忘我地工作。你对他们不必有太高的期望，也没有必要期望他们能够像朋友那样以情为重。 与这类人的交往关系可以仅仅是一种交换关系，按付出给回报，干得好坏不同，获得的利益也会不一样。,与争强好胜的人相处之道： 争强好胜的人往往狂妄自大，自我炫耀，自我表现的欲望非常强烈。他们总是力求证明自己比别人强，比别人正确。当遇到竞争对手时，他们总是想方设法地挤对人，不择手段地打击人，力求在各方面占上风。 对这样的人，你不能一味地迁就，而有必要在适当的时候，以适当的方式打击一下他的傲气，使他知道人外有人，天外有天。,与狂妄自大的人相处之
10、道： 狂妄的人实际上并没有多少学问，往往是自吹自擂，夸夸其谈，他们所表现的高傲、不屑一顾等神态，实际上是一种心灵空虚的补充剂，以维持其虚荣心。与他们交往似乎觉得他们视野开阔，天南地北，无所不晓，好一副居高临下的样子，但只要就某一问题深入地与之探讨，他便会露出马脚。一旦露了马脚，他的威风也就自然扫地。 另外，与这类人初次相处，可以用你的常识将之“震”住，如果做到了这一点，往后的交往便会顺利了。,秘书工作与人际关系,秘书是一个富有挑战性的职业，作为一名秘书人员要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须以积极进取的心态来迎接一切。因此，秘书在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须处理好与领
11、导、同事、下属之间的人际关系。,对于一个秘书来说，每天的工作大部分或者说主要部分即是如何与人交际、交流。秘书工作的人际关系主要分为：秘书与领导的关系、秘书与同事的关系、秘书与下级的关系。一个秘书的成功与否与其在办公室能否处理好人际关系息息相关。,秘书处理人际关系应具备的能力,理解和领会能力 说话能力 应变能力 学习能力 控制自我情绪能力,秘书工作应遵循的原则,平等原则 诚信原则 宽容原则,知人知言原则 礼仪原则 慎独原则,秘书与领导的关系,作为一个现代秘书，在尊重领导的前提下，不应该惟命是从，而要做领导的帮手，帮助领导出谋划策，防止领导发生一些错误。给上司提意见只是本职工作中的一小部分，尽力完
12、善、改进、迈向新台阶才是最终目的。要让上司接纳你的观点，应在尊重的氛围内，有礼有节有分寸地磨合。在提出质疑和意见前，一定要拿出详细的，足以说服对方的资料计划。从而充分发挥自己的能力。,秘书与同事的关系,秘书在办公室与同事之间相处应该遵守两个基本原则：真诚和人际相互作用。真诚是人际交往的最基本的要求，所有的人际交往的手段、技巧都应该是建立在真诚交往的基础之上的。 秘书人员在办公室与同事相处时忌讳拉小圈子，互相散播小道消息；忌讳情绪不佳，牢骚满腹；忌讳趋炎附势，攀龙附凤；忌讳逢人诉苦，没完没了；忌讳故作姿态，举止特异。,秘书与下级的关系,秘书人员应与下级平等交往，承认大家是共同协作的关系，在工作方
13、面只有职位上的差异，给人平易近人的亲切感，博得大家的好感与支持。对下级所犯的错误应该用宽容的态度去对待。同时，为了工作的效率性，准确性，秘书在处理同下级的关系的时候还应该关心他们工作以外的东西，比如家庭状况、性格爱好、日常生活等等，在他们中间树立良好的形象。,1、寻找共同语言。这就要求我们秘书人员在平常的工作中要细心留意，把握住他人特性，以便更好的寻求共同的话题。 2、向对方有限度地敞开自己。以诚相待是人际交往中的基本的道德准则。对我们秘书人员而言，要把握住一个尺度，那就是能言则言，不能言绝对不言。 3、善解人意，站在对方的立场上考虑问题,在交往中尽管为此而付出了代价，但给组织或个人带来的利益
14、将是稳定的、长期的。,建立良好的人际关系的一些建议,4、学会倾听。秘书人员在和来访者交谈时，要认真听取来访者的诉说，热情接待，并根据情况及时作出理解。 5、真诚的赞赏。无私的、适当的赞美，既可以给对方带来快乐赢得对方的好感，又能得到对方真诚的理解和热情的支持与帮助，有利于做好本职工作。 6、沉着应付。人际交往中，时时会有意想不到的事情出现，这需要秘书人员具有应变能力，去应付突来的一切。要学会巧妙地避开所谈论的话题，模糊地对答，灵活地变通，避实就虚，运用幽默等处理意料之外的情况。,九段秘书,领导可能会遇到一些没有经验的新手秘书或者一些不合格的秘书。那么,一个优秀的秘书需要具备：,一个优秀的秘书最
15、需要具备： 结果思维,会议安排,九段秘书之间的最大差别就在于：,结果思维,秘书的着装打扮,秘书的着装礼仪是一门艺术, 一门学问。秘书人员往往代表着组织的形象, 个人服装礼仪上的表现往往决定着秘书人员给人的第一印象。在各种场合穿着都美观得体的秘书，能充分焕发出一种魅力，人际上极易赢得上下一致的好感，工作上也能左右逢源，获得众人的支持，取得事业的成功。,着装的基本原则,（1）时间原则，指秘书的穿着应体现时代、年龄、季节等特点。 体现时代特点是指着装要顺应时代的潮流和节奏，既不能太落伍，也不能太超前 。 体现年龄特点是说应考虑到着装者的年龄。 体现季节特点是说着装应随季节变化而变化。,（2）地点原则
16、，指秘书着装应与活动的地点环境相符合。 地点有大地点与小地点之分。 大地点要求考虑你去的国家、地区所处的地理位置、自然条件、文化背景、风俗人情等。 小地点则指你当天所处的小环境特点，是办公室还是野外，是厂矿还是农村，是灯光变幻的舞厅还是寂静肃然的会议室，根据这些，有针对性地选择好自己的服饰，地点相同，若身着不同的服饰，人们对你的印象、评价都会不同。,（3）场合原则，指服饰穿着要与场合气氛相和谐，也就是要根据不同场合来进行着装。 工作场合着装，即上班装的选择，要求与职业相协调，秘书人员上班装总的要求是庄重典雅，以与办公室庄重严肃的气氛相吻合 。 至于社交场合的着装，由于人们在交际中，所处场合的多变化，所以应该根据所处场合气氛的变化来选择服饰。,办公室着装,1.制作精良 要选择优质面料，如果面料较差, 职业女装的档次将大大降低。套装
