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1、无锡新奇生电器有限公司存货管理流程与实施细则第一部分 存货管理流程图第二部分 存货管理整体要求特别说明资产是投资者的财富，是企业、员工生存和发展的基本条件，进行积极有效的资产管理，保证公司资产的保值和增值，是企业经营管理的首要任务，而存货则占整个资产绝大部分价值，本流程针对对存货的订货、入库、领料、发货（或退货）等业务环节进行衔接、记录、跟踪和控制，保证价值流和物流同步协同运作。如存在问题则应及时沟通解决问题，所有审核或核对核销过程中发现的有问题的业务，应及时调整或退回上一道程序，不能直接退给客户或供应商，以保证各环节记录完整、准确和可追溯性。一、存货管理的原则仓库的设置是为了更好满足企业生产
2、经营对物料和设备进行周转和储备的要求，为生产经营和管理决策提供有效依据，存货管理必须满足以下要求：1、先进先出原则；2、流动性原则；3、三不流入原则，无计划不得流入、计划提前不得流入和超计划不得流入；4、五不发料原则：无领料单或领料单无效不得发料、手续不齐或不符合要求不得发料、待检未检不得发料、质量不合格不得发料、未办理入库手续不得发料；5、以旧换新原则，在使用过程中保持原有实物形态，再次领用时必须以旧换新，以避免因失控可能导致物料流失；另外，对旧物料进行修复和管理可以进一步提高物料使用效率；6、定置定位原则：库区库位经整体规划大类区分的前提下，必须将物料定置定位、有序排列堆放。这既是日常收发
3、管理的需要，同时也为 ERP 系统管理打下坚实基础；二、现场管理的要求：存货是公司资产的重要组成部分，仓管员对于该类资产完整与安全负有重要职责，仓库应防卫严密，安全措施落实到位。除经过仓管员同意并有专人陪同外，非仓库人员不得任意进入仓库，仓库物资每笔收发仓管员必须到位，不得任由他人代劳。仓库现场应该整洁卫生，通道畅通，贵重物资和特殊物资应特殊储存，并有防潮、防锈、防腐蚀等措施；送货的未检和待检物资应放置在待检区域 。仓管员还应关注不符合生产计划管理的存货，以及呆滞积压、霉烂变质或超过储备定额的存货，并定期书面上报部门领导。仓管员有责任和义务将各种物料在大类明确区分的前提下定置定位，有序排列堆放
4、，既要避免同一种物料多处堆放，也要避免同一堆物料中有多种规格混杂。堆放要注意安全、外观整齐、并便于计算数量。如果库存量较大，为了便于系统管理和分类管理，应建立货位号和区位号，货架按照顺序排号，场地上物资设立区位号，账管员相应在库存系统内录入相关信息，日常管理或盘点抽查时可以按照货架和区位为单位，分区域层层推进轮番进行。为了避免物料的型号规格混淆不清，仓管员应加强有关物料知识的学习与判定，对所管物料应做到心中有数，以提高自身现场管理的能力。三、单据管理的要求因所有的业务流程和价值流以单据为载体，所以对单据有统一要求；各种单据必须书写清楚规范、内容完整、联次齐全、手续齐备，杜绝无单据领用、空白领料
5、单领用、无手续借用、先领后补单据、先送货后补单据以及提前签单据等情况，必须保证物流与价值流同步；严禁单据涂改、填写不清、内容不完整和规格写法不规范以及无相应领用和审批手续等现象。单据的管理对于存货管理极为重要，如果单据不统一不规范不清楚容易造成混乱，不利于仓管员记录和跟踪以及车间备查，更直接影响到账管员进行帐务处理，进而影响到财务存货数据的准确性。另外，单据应连号登记使用，再次领用时以旧换新，并确保可以追溯。如单据管理不善，造成丢失等问题，则应对责任人进行考核。四、仓库管理职能分工与协作仓管员主要对所管的物资负责，确保现场管理条理有序、库容库貌整齐规范；确保实物标签清晰明确、型号规格科学规范；
6、确保单据及时、内容完整、手续齐全；确保收发准确规范、记录清楚完整；定期盘点确保“帐实相符”或“卡物相符” 。账管员主要对系统记录负责，根据电算化程序规定进行审核、记帐、数据传送，对各种存货的变动情况进行分析和检查，重点关注不符合生产计划管理的存货，以及长期积压或超过储备定额的存货，并定期书面上报部门领导；监督并指导仓管员进行具体业务操作；监督抽查物资确保“帐实相符” 。账管员与仓管员必须具有高度的责任心，严格遵守公司的各项规章制度与管理规定，共同做好每一笔业务的衔接和信息反馈，发现问题及时沟通协商解决，双方共同确保“帐” 、 “卡” 、 “物”三相符。第三部分 存货管理实施细则一、订货和送货外
7、协或采购业务员根据销售订单和采购申请单向供应商发出订单，内容应该包含：供应商全称、部件或材料名称、规格（图号、加工工序） 、数量、不含税单价、交货日期及其他要求；每一份订单的编号是唯一性的，订单经采购业务部门主管领导审核后向供应商发出，重要合同或订单需要经过询价和评审，发出的同时将订单复印件或电子数据传递至仓库，以便于仓库按计划收料和计划核销。由于客户撤单、质量、交货期等多种原因需要撤销订单的，应及时冲销订单，并将撤销的订单传送至供应商和仓库。供应商交货时使用本公司指定的单据，应在收料单上正确规范清楚地写明送货的名称规格（要与发票一致） 、存货代码或图号、数量、不含税单价、送货日期、订单编号，
8、还必须申明已完工工序和应完工而未完工工序的名称（与正常已完工的分开单据填写） ，如果发现应申明而未申明而且开票时未扣减相应工序金额的，本公司将对供应商进行考核。供应商送货时，外协或采购业务员应首先仔细核对是否按订单送货和是否完成全部工序，符合要求的签字确认后入库见证手续。供应商送货时必须定置定位、归类有序堆放，符合 5S 管理要求。二、入库和检验 所有的存货必须由仓库统一轧口，仓管员根据采购或外协业务员签字认可的收料单，实物送达仓库指定地点后，办理入库见证和交接手续，仓管员应首先核对是否符合计划管理要求，如无计划、超计划或计划提前 3 天以上无正当理由的，仓库应拒绝收料；符合计划管理要求的，仓
9、管员根据收料单上列明的规格型号、数量和完成工序情况，按实收数量在收料单上填写见证数并签字确认。之后，采购或外协业务员办理送检手续，检验员应检查三类标识、出厂地、商标等信息，进行表观性检查、性能符合性检查，及时检验，如涉及未加工完毕的部件，需要再由公司内部生产车间完成后续工序或继续发往其他外协单位加工的，收货时收料单应和其他已全部完工工序的规格分开填写，不可合并成一张单据，仔细核对收料单上的已加工工序与应完工而未完工工序与实物是否相符，不一致的在收货单备注栏内注明未完成工序，检验记录填写规范准确。完成检验程序后及时传递至仓库，同时通知采购或外协业务员办理正式入库或退库手续。仓管员根据检验信息，符
10、合要求的办理正式入库手续，进行必要的登记或记录后，传递至账管员处进行数据处理；如存在质量或计划等问题的，存货及时组织隔离，并提醒采购或外协业务员办理退货手续。检验结果判定后，采购业务部门及时传递至供应商，如质量不合格品供应商应在规定的时间内办理退货手续，本地供应商要求 3 天内，外地供应商 7 天内，超过 2 周视为自动放弃该物料的所有权，本公司可自行处理。账管员记录前必须对每一份收料单进行审核，查看流程是否走完，手续是否齐全，货物比较贵重的或认为有必要查看实物的，应该查看实物。三、建立帐卡物资卡是帐簿与物料的桥梁与纽带，可以方便物料信息的查询与反馈，料上有帐，帐上有料，相互对应、一目了然，既
11、方便物料的收发，也方便盘点，是物料日常管理重要的手段。所有库存物资必须建立物资卡或实物台帐，实行物资卡管理的物资应卡物对应，实行台帐管理的物资应明确标有实物标签，以便于日常管理和盘点抽查；物资卡与台帐的型号规格名称应明确、清晰、规范，并确保唯一性便于管理。物资卡和台帐的记录必须完整、清楚，如实反映实物的增减变动和结存情况，是我们进行日常管理、盘点抽查和追溯差异原因等方面重要的原始依据。账管员与财务会计建立存货明细帐与存货总帐可以有效地对卡、物进行反映与监督；账管员及时准确地填制和审核原始凭证，确保业务合法、内容完整、手续齐备；准确运用存货编码录入原始数据。账管员和仓管员密切配合，在数据处理过程
12、中可以与原始收发单据上记录的现存量进行逐笔核对，如果两者存在差额可以通过对帐等手段及时查明原因，差错方及时更正，这样能够从技术层面上保证“帐” 、 “卡”相符。四、领料、发料与退货企业内部生产领用由领用部门填制领料单；外协发料和退货的由采购业务部门填制外协发料单，成品发运由仓库填制成品运单，该类单据必须经审批或核准后方可执行，仓管员检查上述单据是否符合符合手续，符合手续的核实实物后遵循“先进先出”和“限额或计划发料”的原则发货，并在领料单、发料单、运单上填写实发数量，上交财务的联次同时要注明最新现存量，单据经账管员审核后，输入系统生成出库单。采购业务部门委托发出材料或部件应建立备忘帐进行相应的
13、核销，并与外协单位和财务部门定期核对，以确保外发资产的安全和完整。所有材料物资的出库减少都以正式合法的单据为准，不允许以借条等非法凭证发出材料或部件；各种休假日及工作时段以外的收货发货，经部门安排仓管员应当以公司利益为重积极配合，经登记确认后事后补办相关手续，如果正式手续不到位、不及时由仓管员负责跟踪与催讨，存在问题报部门协调处理，以保证财务数据的及时性与有效性。供应商因质量问题、规格送错或计划管理等原因需要退货，为了确保每笔退货都能得到及时核销，账管员建立退货跟踪台帐进行控制。根据实际情况采取不同的处理方法：如果供应商在收料单中已经扣除了，收料单中必须显示扣减过程和注明退货单号码，退货单上也
14、要注明已经扣减的收料单的号码以便于后继的跟踪和核销，扣减完毕账管员无需进行帐务处理；否则进行帐务处理并要求供应商在开票时扣减。账管员应定期对退货台帐进行检查，使退货追偿真正得到落实。五、生产制造和内部流转生产车间领料后在组织生产过程中，对于主要部件在各主要工序转移过程中应办理相关手续，填制内部转移单，经检验员确认后流入下一道工序，同时应建立在制品台账进行管理，由财务部门进行业务指导和监督检查。生产过程必须严格受控，确保物资畅通、过程清晰、记录完整，避免物资积压和浪费。车间生产完工后必须由专人办理入库移交手续，如入库单电脑打印，必须详细注明单据号码、合同号、存货名称、型号规格等基本信息，仓库现场
15、清点接收确认，纳入成品存货管理系统；六、库存管理为了及时有效地反映存货增减变动与结存情况，为相关部门与领导提供决策依据，必须保证“帐、卡、物”三相符，及时提供库存信息日报，同时针对低于最低库存量和积压呆滞物资及时发出预警。为了保障材料物资的安全与完整，确保公司资产保值、增值必须对仓库定期盘点。价值量较大物资重点清查，其他物资应分区域轮番核对清查逐步推进，盘点工作必须制度化、经常化、规范化。如果发现“帐” 、 “卡” 、 “物”不相符账管员与仓管员应共同查明原因，如“卡” 、 “物”不符无法查明原因应编制盘点报告经审批后方可调节，不得私自人工调节。盘点报告经财务提出，需要说明造成差错的原因、今后
16、的防范措施等内容，经批准后账管员方可进行调整处理。批准后的调整报告应作为账管员系统处理的依据附在系统调整单之后。七、存货核算供应商应及时开票，经常性或业务量较大的单位应每月开票二次，一般性单位应于每月 25 号前开清，送货时点应与开票时点保持一致，即每月 25 号之前（包括 25 号）的送货应于 26 号前开清。开票以收料单结算联为依据，应按送货时间及收料单顺序逐笔逐条开具发票。原则上应在发票备注栏内依次详细填写收料单号码，外协单位未加工完毕开票时在相应的规格中详细注明应完成而未完成工序，不能和完成全部工序的数量合并在一起，否则财务部将进行退票处理。接到发票后，外协或采购业务员首先核对自己的订单、收货记录，结合价格、收料单等方面进行初步核对，核对无误的签字确认交账管员进行数量核销和发票核对。核对无误后及时传递至财务部门进行审计程序，不得积压发票。核对有误差的应在第一时间通知供货厂家进行退票、换票。财务部门按程序审核后，有问题的退回上一道程序（外协或采购业务员） ，如供应商收料单和发票填写不规范，采购业务部门和财务部门应拒绝接收
