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1、办公文秘-秘书工作职责范围第一章 秘书工作概述学习目标：理解秘书的涵义，了解秘书部门是秘书工作的组织形式，担负着秘书人员的组织，协调和管理工作，是领导机关的综合性辅助部门。本章要求掌握秘书工作的性质、特点、作用以及原则，并结合实践理解秘书机构组织形式和基本职能。情景案例：2004年5月，为了了解企业秘书对秘书职业的认识和秘书工作的感受，人力资源杂志社记者在沈阳和上海等地采访了多家企业的秘书人员。下面是记者的采访侧记。 人物之一：付小秋，男，29岁，满族，毕业于沈阳大学冶金机械专业，英语四级，现就职于辽宁宏远商业(沈阳)有限公司，担任秘书科科长。 大学毕业后，付小秋曾经在质量技术监督局工作过五年
2、，后来应聘到宏远商业(沈阳)有限公司，担任管理干部，半年后被董事长看中，就开始了职业秘书生涯，目前在这个岗位工作了三年。 总结这几年做秘书的体会，小付觉得自己学到了很多东西，而且觉得做秘书是学无止境的。刚开始做秘书的时候很辛苦，因为大学所学的专业和秘书基本上不沾边，所以一时有点理不出头绪来，经过三年的锻炼，自己在各个方面都有了很大的提高，现在基本上已经能够得心应手了，平时除了管理一些文书和安排董事长日常工作外，经常要单独处理一些公司的对外事务。他说，做秘书服务意识一定要强，所谓想老板之所想、急老板之所急，把事情想周到、做周到。做秘书男性更有优势，因为老板大部分都是男性，那么陪老板出差和应酬，男
3、性更方便一些。尤其是现在社会上有些人对年轻、靓丽的女秘书有一些偏见，所以很多老板为了避嫌和工作方便更愿意选择男秘书。他认为，做秘书形象是很重要的，年龄并非很重要，因为秘书对外是代表公司形象的，不一定很漂亮，但是要求气质比较好，整洁、干练。人物之二：任晓晶，女，25岁，汉族，毕业于东北财经大学金融专业，英语四级，现就职于辽宁宏远商业(沈阳)有限公司，担任办公室负责人。她大学毕业后直接应聘到宏远商业(沈阳)有限公司，担任文秘，平时的主要工作是负责整理文件和档案管理，虽然这个工作很平凡，但是要非常认真，不能出一点差错。由于表现出色，现已被提升为董事长办公室负责人。她很喜欢这个职业，觉得自己的性格也非
4、常适合这个职业。做一名合格的秘书应该有很深的文化底蕴，要不断学习，更新思想，拓宽视点，要具备处理应急事件的能力。她认为，做秘书女性更有优势，因为女性感性思维比较强，做起事来更细心一些。做秘书年龄不是很重要，但是形象是很重要的，因为秘书是代表公司形象的。人物之三：丁霞，女，23岁，汉族，毕业于首都经贸大学公共管理专业，英语四级，现就职于上海某台资生物工程公司，任董事长秘书。 在读大学三年级时，她就开始在父亲的房地产公司帮忙，当父亲的助手。大学毕业后，只身闯荡上海，应聘到这家台资企业，目前已在这家公司工作了一年半。由于在父亲公司积累的工作经验，她很快便适应了新工作和新环境。她认为秘书是一个综合性比
5、较强的职业，外表不一定很重要，只要落落大方、衣着得体，实力才最重要。对于一个成功的秘书也没有年龄和性别的要求，做一名合格的秘书需要多方面的能力，如知识水平、社交能力、应变能力、承上启下的能力等。她说，关于人们对女秘书的偏见，的确有个别现象，尤其在外资企业，有的女秘书和老板关系暧昧。关键是秘书自己要摆正位置，坚持原则。眼下做秘书很锻炼人，也能学到很多东西，增长很多见识，可以丰富自己的人生经历。第一节 秘 书秘书与工人、农民、教师、工程师、律师等一样，已成为一种社会职业。所不同的是，秘书职业不是仅存在于某一个行业领域或某一类组织机构中，而是工农兵学商等各行各业，政治、经济、文化、科教等各类组织机构
6、中，大多都有秘书，都需要秘书工作。一、秘书的涵义辞海中，秘书有五种涵义：一是指职务名称之一，是领导的助手。二指官名。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职。掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍、皇帝宣布命令的宣示以及宫禁的图书等工作。三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员。分一等秘书、二等秘书和三等秘书。受使馆馆长之命进行工作，享有外交特权与豁免权。四指宫禁里的藏书。汉书刘向传：“诏向领校中五经秘书”。五指谶纬图箓等书。谶纬，指汉代流行的宗教迷信。“谶”是巫师或方士制作的一种隐语或预言，作为吉凶的符验或征兆。“纬”对经而言，是方士化的儒生编集起来附会儒家经典的各种
7、著作。“图箓”即谶书。关于现秘书的涵义，仍在不断地探讨和争论之中，比较有代表性的大致有以下几种：1997年12月中华人民共和国劳动部 秘书职业技能标准中指出“秘书：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员”。 1997年12月常崇宜主编秘书工作概要“秘书是位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务、办理文书、联系各方，保证领导工作的正常运转，直接为领导工作服务并为各方面服务的领导的事务与信息助手。”傅西璐先生提出：“秘书是为领导工作服务的办公室人员，是领导的参谋和助手”。秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策、综合协
8、调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。国际秘书联合会对“秘书”下的定义是：“秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。”“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”（杨永清：领导秘书智囊，华中师范大学学报（哲学社会科学版）1986年第2期）“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员”。（史玉峤、陶菊怀主编：现代秘书学）这些看法，各有道理。形式逻辑定义的方法是把某一概念包含在它的属概念中，并揭示
9、它与同一个属概念下的其他种概念之间的差别，即“种差”。定义的公式是：被定义概念=属+种差。在给秘书下定义的时候，容易出现的以下几个误区：第一，外延过宽。如说秘书是“职务的名称之一，是领导助手”。殊不知领导机关的各个部门的工作人员无不是领导助手。第二，内涵过窄。如说秘书应以从事文字性、文牍性类工作的人员为主（“秀才”、“笔杆子”）。第三，对秘书的要求与估价过高或过低。前者如将秘书称为“辅佐”、“智囊”、“高参”；后者如将秘书说成专事“三办”（办事、办文、办会）的人员。这里，我们采用的定义：秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。原因在于：把“人员”确定为秘书的属概念
10、，比“国家工作人员”、“公务服务人员”、“助手”更符合秘书个人的身份。把种差确定为“辅助管理、综合服务”，是从秘书的服务对象和职能两方面揭示它的本质属性，并把它和其他人员区别开来。二、秘书的分类1、横向分类，就是秘书的类别。从服务对象和经济来源分，分为公务秘书和私人秘书两类。从所属部门分，可分为党务、行政、军事、司法、经济和文化秘书等，其中可细分为若干小类。如在经济部门可分为工业、农业、商业秘书等；在文化部门，可分为教育、卫生、体育、宣传、文艺、科研秘书等。从具体工作分，可分为文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、外交秘书、生活秘书、教学秘书、法律秘书等。2、纵向上分类，即秘书的层
11、次。指两方面内容：一方面，秘书人员所在的机关、单位，其级别有高有低，可分为中央、省市和基层三个层次（也有人分为中央、省市、县、基层四个层次），因而相应地有三个层次的秘书。另一方面，在同一机关、单位，秘书人员的职位也有高低之分，以一个省市级政府机关为例，高级秘书指秘书长、办公厅（室）主任，他们参政议政，深入到决策的全过程，是领导的重要助手，有的人本身就是领导成员。中级秘书一般指文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等工作，其工作成效，对领导决策起重要作用。初级秘书指从事一般日常工作的秘书，如接待、联络、会务、印校、收发及财务等。须明确，高级、中级、初级之分只是相对的。国外秘书人
12、员，根据各人承担责任的大小和资历等方面条件的不同，也分不同的层次，如英国，把属于政府文官系统的秘书，分为行政级、执行级、文书级、助理文书级四个层次；日本企业界的秘书，则分为见习秘书、初级秘书、中级秘书、高级秘书四个层次。第二节 秘书工作一、秘书工作的内容秘书工作千头万绪，包罗万象。就其具体的工作内容来看，在各级各层、各行各业因层次不同专业不同而表现出很大的差异。但就其基本的工作性质来看，不外乎都担负着协助领导加工信息，综合情况，研究决策，协调关系，办理文书档案，处理来信来访，管理机关事务这样一些任务。这些任务有一个共同的特点，可以概括为“辅助管理，综合服务”。美国把秘书工作用“文书、事务、一般
13、管理”三个词来概括，有一定代表性。结合我国的实际情况，我国政府机关和企事业单位的秘书工作大致有以下15项内容：文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理、会议组织、调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项。这15项工作是就秘书整体而言，当然不是说每一个秘书人员都要做这此。一般来说，机关、单位层次高、规模大，秘书人员多，分工也就细一些。每位秘书担任的工作项目少一些，但单项技术要求要高一些，反之，基层单位秘书工作项目多，任务也就更重。二、秘书工作的性质关于秘书工作的性质，秘书学专家有不同的概括，其中比较有代表性的有如下几种：王千弓
14、把秘书工作的性质概括为“五个对立统一”：被动性与主动性的统一；事务性与思想性的统一；机要性与群众性的统一；经常性与突击性的统一；综合性与专业性的统一。上海、武汉秘书学者概括为“两性”，即1、辅助性：指秘书从属、接近领导，而不担任领导工作。 秘书只是辅助领导工作，而没有决策权。主要从3个方面发挥作用：一是为领导决策提供文件、资料、情报、建议、意见；二是为领导的组织和指挥起传达、检查、督促作用；三是处理日常事务并提供文字和物资方面的条件。2、综合性：指秘书一般不承担机关或企事业单位内某一部门的工作，而要全面了解、联系和沟通各个部门的工作。主要是了解与掌握情况，传递信息，辅助领导。常崇宜先生把秘书工
15、作性质概括为4点：1、智力与非智力性；（领导的助手、“耳目”和参谋）2、同领导的高度一致性；（最佳状态与领导达到“默契”的程度）3、工作内容的广泛性；（“不管部”）4、秘书应是“杂家”基础上的专才。（素质要求上的“杂”“专”结合）李欣归纳为4点：从属性；政治性（含政策性）； 事务性；被动性。傅西璐先生关于秘书本质特性的观点：“综合辅助性”。一是贴近领导核心，辅助领导工作；二是不在领导职位，参谋领导之政；三是没有领导权力，隐含领导权力；四是贯彻领导意图，反映群众利益。学术界对秘书工作性质的看法还可归纳为“七性”：一是工作位置的政治性（公务秘书工作的政治性更加明显）;二是工作地位的从属性（与生俱来
16、不可改变）;三是工作作用的辅助性（宗旨是三服务，其核心是为本级领导服务）;四是工作内容的综合性（凡领导工作涉及的领域秘书工作均可涉及）;五是工作效果的潜隐性;六是工作方式的被动性;七是工作范围的赋予性。上述见解，仁者见仁，智者见智，互有交叉，提法不一。但经过实践的检验，其基本精神至今仍是正确的。笔者认为，辅助性和服务性就是秘书工作区别于其它部门工作的特殊之点，是秘书工作最基本的性质。要揭示秘书工作的基本性质，就要深入研究秘书工作的辅助性和服务性。1、辅助性。这是秘书工作最根本的属性，这是由秘书部门对领导部门的从属关系所决定的。 所有秘书工作都要围绕领导工作展开。领导工作涉及到哪里，它的工作范围就要扩大或延伸那里。 能参加领导班子的各种会议并共同研究问
