公文写作技巧沟通讲义.ppt

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1、公文写作技巧沟通,浙江分公司 钟令华 2013年5月16日,概念沟通,“公文”也即公务文书，对人们通常所说的公务文书这个概念，有广义和狭义两种理解。 广义的公务文书是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料（包括法定公文、通用文书和专业文书）。 狭义的公文即法定公文（机关公文），是人们在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式。国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法列出的13类公文。命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函

2、、意见、会议纪要；本次讨论只限于企业常用公文文体，命令（令）、公告、通告、议案暂不讨论。 通用事务文书包括：计划、总结、调查报告、简报、述职报告等；经济文书包括：协议书、合同、经济预测报告、经济活动分析报告、市场调查报告等。 专业性文书是在不同的社会行业、专业领域或特定的场合专门应用的文书。如： 公安机关刑事法律文书、人民检察院法律文书、人民法院法律文书等。,第一章：公文写作知识 第二章：事务文书写作 第三章：写作技能积累,目 录,公文的一般格式： 一、眉首部分 1.发文机关标识，即红头 2.秘密等级：绝密、机密、秘密 3.发文字号：发文机关代字+年份+序号：如，生保浙发20131号、生保浙办

3、发20133号 4.签发人：主要负责人或主持工作的负责人 二、主体部分 1.标题：发文机关名称（可略）+主要内容+文种 例如：关于下发生命人寿浙江分公司机构个险星级管理暂行办法的通知 关于下发2013年业务计划的通知 注意：明确、简练、规范；除书名号外，不加标点符号 2.主送机关：下行文若干，上行文一个 3.正文,4.附件标注 5.成文时间：领导签发日期，汉字书写 6.公章 7.印发传达范围（可略） 三、版记部分 1.主题词：主要内容及文种，一般不超过5个 2.抄送机关：除主送机关外需阅知的部门 3.印制版记 印发机关：一般为办公室 印发时间：实际付印时间，不同于成文时间,公文的发文规范： 一

4、、拟稿基本要求 综合性或专业性公文，一般由办公室或职能部门拟稿，对政策性强、涉及面广、问题复杂、文字量大的公文可组成专门班子共同拟稿。 行文应当确有必要，注重效用。凡能通过当面协商、电话联系等方式解决的问题，不要行文。 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，逐级行文，一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级单位。 除办公室外，公司其他职能部门不得对下级公司和与公司不相隶属的单位行文，但可对下级公司对应的部门行文。 各级公司必须以单位的名义向上级公司报送文件，不得直接向上级公司各职能部门行文。各级公司的内设部门可向上级公司各职能部门行文，不得直接向上级公司行文。 任何人

5、不得越权签发公文；必须“先核后签”；联合发文，做好会签。 情况确实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 直述不曲 字词规范 标点正确 篇幅简短 人名、地名、数字、引文准确,二、公文语言规范 公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语。 需要特别提出公文结构用语。一是开头用语， 用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（

6、遵、依）照、据、查、奉、兹等。 二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。 三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。 四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。 五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。 三、公文行文要求 “请示”应当一文一事，请示事项必须明确。一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位。 “报告”不得夹带请示事项。 除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送请示、意见和报告。,转发上级公司

7、文件，除有特殊要求外，可不向上级公司抄送。向下级公司的重要行文，应当同时抄送直接上级公司。 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日，不能写“去年”、“今年”、“昨天”，也不能只写月、日不写年。年份要完整表述，如“1999”不能写成“99”。 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 公文草拟完成后，应按规定填写发文审批单。主批人要签署明确意见，并签

8、上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应视为同意。 公文应使用微机打印。核稿、审批和签发公文，一律用钢笔或毛笔，禁止用铅笔、圆珠笔等容易褪色、涂改的书写工具。书写要工整易认，不得在文稿装订线外书写。 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,主要公文的写作方法 一、决定 1.定义：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 2.特点：权威性、指挥性、全局性 3.分类：法规政策性决定、重要事项决定、奖惩决定 4.写法 A、标题：发文机关（可略）+主

9、要内容+文种 B、正文：开头、主体、结尾 开头一般写发布决定的背景、根据、目的、意义 主体撰写决定事项 结尾写执行要求或希望号召,【例文】 生命人寿浙江分公司关于授予*等七位同志 “销售能手”称号的决定 在浙江分公司“四五联动”业务竞赛月中，全体销售人员齐心协力，奋勇争先，取得了辉煌的业绩。尤其是*等五名同志， 经研究，浙江分公司决定授予*、*、 *、* 、* 五位同志“销售能手”称号，并希望全体销售人员向他们学习， *年*月*日,二、通知 1.定义：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 2.特点：功能的多

10、样性、运用的广泛性、一定的指导性、较强的时效性 3.分类：发布指示的通知、颁发规章的通知、批转转发文件的通知、晓谕性通知、任免通知、会议通知 4.写法（基本写法） A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种 B、主送机关 C、正文：缘由、通知事项、执行要求,【例文】 关于劳动节期间工作安排的通知 各中心支公司、营销杭州本部、银代杭州本部、分公司各部门： 根据总公司要求，结合分公司工作需要，经研究，现将浙江分公司2013年五一劳动节期间工作安排通知如下： 一、放假时间为4月29日（周一）-5月1日（周三），5月2日（周四）正式上班，共三天。4月27日(周六)、4月28日(周日)正常上班。 二、各

11、单位可根据实际情况，安排本单位放假期间的培训、展业活动。 三、做好劳动节期间的安全保卫工作，请各中心支公司将值班表上报；分公司办公室，分公司有关领导将进行抽查。 四、财务人员应按照财务制度的要求，做好财务盘点、有价证券、帐册入柜等工作，并在确保保险柜锁好的情况下贴上封条，确保万无一失。 五、4月28日下班前，各部门负责人须检查本部门区域、房间电源、电脑、空调和门窗的关闭情况，确保安全。 六、各部门、各机构负责人在节日期间应保证电话24 小时处于开机状态，确保上下信息畅通，遇有突发事件，请及时联系总值班人员。 二一三年四月二十二日,三、通报 1.定义：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情

12、况。 2.特点：题材的典型性、思想的引导性、制发的时效性 3.分类和写法 发文机关（可略）+主要内容+文种 A、表彰通报：介绍先进事迹、先进事迹的性质和意义、表彰决定、希望号召 B、批评通报：错误事实或现象、错误性质或危害性的分析、惩罚决定或治理措施、提出希望要求 C、情况通知：缘由与目的、情况与信息、希望与要求,【例文】 关于重筹机构筹建进度周报表上交情况的通报 根据总公司企划部要求，各重筹四级机构自接到重筹批复起，每周要按照标准格式上报机构筹建进度情况。为此，浙江分公司要求各重筹四级机构必须在每周五上午12：00前按要求提交机构筹建汇报表。现将前一阶段有关落实情况通报如下： 截至6月20日

13、上午12点， 2013年分公司经营主题是“价值、品质、提升”，鉴于此，分公司决定，对通报批评，对口头批评，同时， 希望全体员工引以为戒，进一步提高对严格管理重要性的认识，从自身做起，严格落实公司政策、文件和会议要求，加大工作执行力度，不断增强工作的严肃性、自觉性和主动性，共同为达成全年计划目标、实现三年梦想而奋斗。 二一三年六月二十一日,四、报告 1.定义：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 2.特点：行文的单向性（上行）、内容的陈述性 3.分类：工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告 4.写法 A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种 B、主送机关 C、正文

14、 导语：背景式、根据式、叙事式、目的式 主体：总结式（主要用于工作报告）、“情况-原因-教训-措施”四步写法（主要用于情况报告）、建议式（主要用于建议报告） 结语 5.特别注意：不得夹带请示事项,五、请示 1.定义：适用于向上级机关请求指示、批准。 2.特点：期复性、单一性、针对性、时效性 3.分类： A、请求指示的请示：遇到新情况需指示、有疑问需解释、有分歧需裁决 B、请求批准的请示：请求批准、请求审批、请求批转 4.写法 A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种 B、主送机关：只能有一个、不能送领导者个人、不能越级 C、正文：开头、主体、结语,报告与请示的异同： 相同之处： 1.都是上行

15、文。 2.都有陈述意见，反映情况的内容。 不同之处： 1.时间有别。请示需事先行文，不能“先斩后奏”；报告在事中事后均可行文。 2.事件有别。请示只能一文一事；报告可一文一事，也可一文多事。 3.处理有别。请示要求上级必须回复；报告则不必，只供上级参考或阅知。 例如：关于XXX营销服务部补办经营保险业务许可证的请示 关于XXX营销服务部经营保险业务许可证遗失的报告,六、批复 1.定义：适用于答复下级机关的请示事项。 2.特点：答复性、针对性、集中性、明确性、政策性 3.写法 A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种 B、主送机关：一般只有一个，即发出请示的下级机关 C、正文：批复依据、批复事

16、项、执行要求 态度明确（YES OR NO）、迅速及时,【例文】 单位关于的批复 ： 你单位 的请示收悉，经研究，现批复如下： （对请求事项的答复；对工作的指示） 特此批复/此复 落款 日期,七、意见 1.定义：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 2.特点：指导性、针对性、原则性 3.分类：规划性意见、实施意见、具体工作意见 4.写法 A、标题：发文机关（可略）+主要内容+文种 B、正文：发文缘由、意见条文、执行要求,【例文】 关于执行聘才计划的若干意见 各中心支公司： 经研究，现就执行聘才计划提出如下意见： 一、*年*月*日为聘才计划支持招募营销主管、搭建营销队伍的截至日期，在此日期以前； 二、自*年*月*日起，； 三、。 请遵照执行。 二一三年五月十日,八、函 1.