excel操作技能培训教材.ppt

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1、Excel操作技能培训,培训要求,了解 1. 能够正确地启动Excel 2003，认识Excel 2003的界面风格，了解Excel2003工作窗口中各种项目栏的使用方法，并学会如何使用助手来寻求使用Excel 2003的帮助。 2. 了解Excel 2003的几种启动方法；Excel 2003中文版界面的各个组成部分，包括标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、水平滚动栏及状态栏、拆分框；Excel 2003帮助系统的使用方法。 3. 熟悉Excel 2003的打印环境,能够根据需要进行打印前的设置工作,打印出完美的工作表。 4能够成批的查找和替换数据。,培训要求,掌握 1.单元格的编辑 （1）能够

2、掌握选取单元格的方法（其中包括选取单个单元格、多个连续单元格、多个不连续单元格或区域）。 （2）插入单元格、行、列。 （3）删除单元格、行、列。 （4）单元格中数据的移动、复制、修改、删除。 2. 输入数据 掌握在单元格中正确输入文本、数字、日期、时间及其它特殊数据的方法。 掌握使用自动填充、特别的自动填充或序列填充快速输入数据。以提高输入数据的效率。 学会设制输入数据的有效性，并能够在输入错误或超出范围的数据时显示错误信息。 学会为单元格或区域定义名字和添加批注。 3. 文件的基本操作 能够熟练的建立工作薄。 学会打开已经存在的Excel文档。 能够正确地保存工作薄，并能够在保存时配置各种选

3、项。,培训要求,掌握 4. 工作表的编辑及格式化 （1）工作表的选取、插入、删除和重命名。 （2）工作表的复制和移动。 （3）了解各种格式化工作表的工具，学习这些的使用方法。能够独立的修饰工作表，从而使经过格式化的工作表更加美观、规范、实用。这包括设置数字格式、设置对齐格式、设置字体、设置边框线与底纹等。 （4）改变工作表的行高列宽。 （5）掌握条件格式的设置。 （6）使用样式或自动套用格式快速格式化工作表。 5. 工作表的计算 掌据工作表计算的基本知识。 能够使用公式进行工作表中数据的计算。 能够使用函数进行工作表中数据的计算。 6. 图表的使用 能够独立进行图表的创建。 图表的编辑。 掌握

4、包括图表及图表中各个对象的编辑，包括数据的增加、删除、图表类型的更改、数据格式化等。 图表的格式化。 掌握对图表各个对象的格式设置，包括文字和数值的格式、颜色、外观等。 7. 数据管理 数据排序功能的使用。 数据筛选功能的使用。 数据分类汇总功能的使用。,培训要点,Excel的基本功能,1.数据分析功能 EXCEL提供了常规的计算功能，还提供了多种类型的函数以完成数字、财务、字符串等操作，及各种工程上的分析和计算。 图表功能 在EXCEL2003中，可以利用工作表数据创建格式各异的图表。 数据链接功能 如果某些数据在多个工作簿中都用到，可以利用EXCEL2003提供的数据链接功能，使依赖源工作

5、簿数据的工作簿能随源工作簿数据的变化而自动更新。,EXCEL工作窗口,EXCEL工作窗口,Excel常用功能概述,数据的查找 EXCEL中数据的查找方法与在WORD中有些相似，数据的查找方法如下： 选择【编辑】菜单中的【查找】命令或Ctrl+F，以打开“查找”对话框（如下图所示）：,Excel常用功能概述,数据替换的方法是： 选择【编辑】菜单中【替换】命令，弹出“替换”对话框或Ctrl+H； 在“查找内容”文本框中输入要查找的数据，在“替换值”文本框中输入要替换的数据； 单击【查找下一个】按钮开始查找，并定位到查找到的单元格。 单击【替换】按钮，进行替换，若单击【全部替换】按钮，系统将自动把查

6、找到的内容全部进行替换。,Excel常用功能概述,数字、日期及时间的格式可以根据用户的需要重新设置，方法如下： 选定需要重新设置格式的单元格或单元格区域； 打开【格式】菜单，单击【单元格】选项，在“单元格格式”对话框中选定“数字”选项卡（如下图右侧格式框中选择适当的数字格式）； 单击【确定】按钮，完成数字格式的设置。 如果涉及到特殊的数字格式，用户可以选择“自定义”项设置一些特定的数字格式。对于邮政编码、电话号码和身份证号码等数字的格式，可选分类栏中（特殊）项进行格式设置。（如下图所示）,Excel单元格自定义介绍,一、正负分明 如果要求Excel工作表中正数用“蓝色”显示，负数用“红色”显示

7、，可以这么实现：选中所需的单元格区域，然后打开“单元格格式”对话框（点击“格式单元格”菜单），单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，在“类型”框中键入“蓝色0；红色0”，单击“确定”按钮。现在，Excel就给数字加上不同的颜色了。 二、巧加单位 在Excel工作表中，当你需要给数字加上金额单位（如“万元”）时，选中所需的单元格区域，然后打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，在“类型”列表框中键入“#”万元“”，单击“确定”按钮。 三、输入提速 1、隐藏数据：格式; *;*;*。 2、将数据直接变成万为单位：也有两种，保留1位与4位数 #!.0,

8、“万元“ #!.0000“万元“ 3、按小数点对齐。#.?其中几个?即几位。 4、按条件颜色。格式绿色=60G/通用格式;红色G/通用格式 即大于等于60为绿小于为红，可以为条件格式的一个补充（条件格式只能有三种）,输入提速 在你编辑Excel工作表时，可能会遇到大量重复数据需要录入的情况。我们可以这么做：选择需要的单元格区域，然后打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，在“类型”框中输入“炒肉”（“”是半角字符），单击“确定”按钮。现在，单击刚才选中的单元格区域中一个单元格，并在其中输入“芹菜”二字，按下回车键后，你会惊喜地发现，这个单元格中出现的是“芹菜

9、炒肉”。,快速删除空行 有时为了删除Excel工作薄中的空行，你可能会将空行一一找出然后删除，这样做非常不方便。你可以利用“自动筛选”功能来简单实现。先在表中插入新的一行(全空)，然后选择表中所有的行，选择“数据”/“筛选”/“自动筛选”。在每一列的顶部，从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下，选择“编辑”/“删除行”，然后按“确定”即可。所有的空行将被删去。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。,Excel自定义格式参数涵义 “G/通用格式”：以常规的数字显示，相当于“分类”列表中的“常规”选项。 例：代码：“G/通用格式”。10显示为10；10.1显示为10.1。 “0”：数

10、字占位符。如果单元格的内容大于占位符，则显示实际数字，如果小于点位符的数量，则用0补足。 例：代码：“00000”。1234567显示为1234567；123显示为00123 代码：“00.000”。100.14显示为100.140；1.1显示为01.100 “#”：数字占位符。只显有意义的零而不显示无意义的零。小数点后数字如大于“#”的数量，则按“#” 的位数四舍五入。 例：代码：“#.#”,12.1显示为12.10;12.1263显示为：12.13 “？”：数字占位符。在小数点两边为无意义的零添加空格，以便当按固定宽度时，小数点可对齐，另外还用于对不等到长数字的分数 例：分别设置单元格格式

11、为“?.?“和“?.?”,对齐结果如下： 例：设置单元格自定义格式“# ?/?”。“1.25”显示为“1 1/4” “.”：小数点。如果外加双引号则为字符。 例：代码“0.#”。“11.23”显示为“11.2” “%”：百分比。 例：代码“#%”。“0.1”显示为“10%” “，”：千位分隔符。数字使用千位分隔符。如时在代码中“，”后空，则把原来的数字缩小1000倍。 例：代码：“#，#”。“10000”显示为“10，000” 代码：“#，”。10000显示为10。 代码：“#，”。“1000000”显示为“1”。 “/”：显示下一个字符。和“”用途相同都是显是输入的文本，且输入后会自动转变为

12、双引号表达。不同的“/”是显后面的文本，双引号是显示双引中间的文本。,Excel工作表巧操作 默认状况下，一个Excel文件里面包含有三个工作表，分别为Sheet1、Seet2和Sheet3，可对于一些高级用户或有特殊需要的用户，往往还有更多更高的要求。 1、建立多张工作表 通过单击“插入/工作表”，或在工作表底部右击鼠标在弹出菜单中进行选择，均可以插入一张新的工作表，但这只能应付少量的需求，一次操作只能建立一张工作表，如果在一个文件里需要上十张的工作表，可以单击“工具/选项”，选择“常规”，在“新工作簿内的工具表数”一项即可进行调节。这里有两点要注意： (1)在建立所需的文件后，记得将更改的

13、地方改回系统默认值，否则下次新建的每一个Excel文件都会包含多个工作表； (2)一个Excel文件可包含的工作表数有个上限，为255张。 2、对多张工作表进行操作 在选定多张工作表时，分两种情况，一种是全部工作表，一种是部分工作表。前一种情况，在工作表底部右击鼠标，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”；后一种情况，通过按住“Shift”键再用鼠标选定相邻的多个工作表或者按住“Ctrl”键再用鼠标选定不相邻的多个工作表来实现。选定之后，就可以对页面设置、格式等统一操作，而不必逐张逐张进行，也可以在多张工作表内执行查找和替换操作。,Excel常用功能概述,设置边框 EXCEL中缺省显示的灰色网格

14、线并不是用户需要的表格实线，若在“选项”对话框的“视图 ”选项卡中不选“网格线”一项，则经过实线处理的表格线才会显示或打印出来。 对单元格进行实线处理就是设置边框格式。对选取的单元格或单元格区域，直接从格式工具栏的【边框】子菜单中选择所需的边框形式即可。 此外，还可以在“单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡（如下图所示），从中设置边框的线型和颜色，以及边框的样式（若取消边框则选择“预置”框中“无”按钮）。若要为选定的单元格加上斜线，则可在“边框”选项卡中单击相应的“斜线”边框样式。,EXCEL“格式”菜单下的“条件格式”介绍（现场演练） EXCEL“数据”菜单下的“有效性”介绍（现场演练）

15、EXCEL单元格保护锁定介绍（现场演练）,Excel常用功能概述设置底纹和背景,设置底纹和背景 为了突出某些单元格或单元格区域的显示效果，可以为它们加上不同的底纹，也可以为整张工作表设置一个背景。 471 设置单元格底纹 选择要设置底纹的单元格或单元格区域，在“单元格格式”对话框中选择“图案”选项卡，从中选择图案的色彩和图案的样式。 若选择“无颜色”项，即可取消已选取的单元格或单元格区域的底纹。 472 设置工作表背景 为工作表设置背景的方法是在【格式】菜单的【工作表】级联菜单中选择【背景】命令，在类似于“打开”对话框的“工作背景“对话框中选定一个图片文件，单击【打开】按钮，（或双击该图片文件

16、名）后，即为工作表设置一种背景。在MICROSOFT OFFICE、CLIPART文件夹中包含有多个存放图片文件的子文件夹（例如BACKGROUNDS、BULLETS、LINES、POPULAR等，）从中可以选择合适的图片作为工作表的背景。 若要删除已设置的工作表背景，则从【格式】菜单的【工作表】级联菜单中选择【删除背景】命令即可。,Excel常用功能概述工作簿的简单操作,选定工作表 一个工作簿中最多可以包含255张工作表，常用选定工作表的方法如下： 选定一张工作表；用鼠标左键单击该工作表标签（工作表标签变为白底黑字显示）。 该工作表即为当前的活动工作表，也可以按CTRL+PGUP或CTRL+PGDN键切换当前工作表）即选定另一张工作表）。 选择连续的多张工作表；单击第一张工作表标签；按SHIFT键的同时单击最后一张工作表标签。 选择非连续的多张工作表；单击一张工和表标签；按CTRL键的同时逐个单击其它工作表标签。 多个被选