excel常用技巧培训教材.ppt

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1、,教 材,EXCEL学习介绍 EXCEL基本操作 EXCEL函数 (常用函数讲解),内容提纲,EXCEL学习介绍,EXCEL学习方法 1.循序渐进 从扫盲入手，学会EXCEL的基本操作，如数据输入、查找替换、单元格设置、排序等。 向中级用户进军：熟练EXCEL菜单命令、学会使用数据透视表、掌握常用函数使用和嵌套。 2.善用资源、学以致用 利用学过的东西尽可能解决问题 常用EXCEL帮助 学会利用互联网学习EXCEL,EXCEL基本操作,掌握EXCEL菜单命令用法 掌握常用快捷键 双手操作,EXCEL基本操作,单元格了解 主要了解单元格周围的小图标 鼠标放在单元格边框上可以拖动单元格，放在右下角

2、可以向上/下或者左/右复制单元格，放右下角按住CTRL可以实现数值累加，放在右下角按住SHIFT可以插入单元格。,EXCEL基本操作,EXCEL快捷键操作 工作簿操作,EXCEL基本操作,EXCEL快捷键操作 基本操作,EXCEL基本操作,EXCEL快捷键操作 工作表操作,EXCEL基本操作,EXCEL快捷键操作 选择操作,EXCEL基本操作,EXCEL快捷键操作 单元格操作1,EXCEL基本操作,EXCEL快捷键操作 单元格操作2,EXCEL基本操作,EXCEL快捷键操作 输入操作,EXCEL基本操作,EXCEL快捷键操作 其他操作,14,自 訂-工具列,綜上所述，看似很多繁雜的工具列，其實

3、，在日常工作中，我們最常使用的操作介面如下:,1,2,3,4,5,6,7,1、工作表功能表列 2、一般工具列 3、格式工具列 4、資料編輯列 5、視窗工作區 6、繪圖工具列 7、狀態列,15,編 輯,1、名詞解說：編輯功能表,剪下、複製、貼上、選擇性貼上、填滿、清除、刪除 刪除工作表、移動或複製工作表、尋找、取代,重點學習,單擊編輯菜 單或按Alt+E 快捷 鍵，即可打開編 輯菜單。 在編輯菜單 中有些選項為灰色, 有些選項前還帶有 一個小圖標。灰色 表示該命令目前無 法使用，小圖標是 表示與工具欄上的 某一個工具按鈕有 相同的功能。,16,剪下、複製、貼上,3-B-1 剪下、複製、貼上,在操

4、作Excel時，我們通常都會用到剪下、複製、貼上等功能，它可將剪下、 複製的資料貼至所需位置。 操作步驟：選定需要剪下&複製的儲存格範圍點選編輯剪下&複製然後貼至所需位置,此定義為快捷鍵，在鍵盤上同時按： Ctrl+X 將執行剪下操作 Ctrl+C 將執行複製操作 Ctrl+V 將執行貼上操作 快捷且靈活，大大提高我們的工作效率！,單擊工具欄中 相應的圖標，它 就將會執行相應 的工作，使操作 更加簡潔、效率 更高！,17,選 擇 性 貼 上,它為我們提供了一個廣闊的空間，可以根據需要來選擇自己想要複制的內容。它只需在執 行貼上操作時選擇選擇性貼上，然后在選擇性貼上對話框中選擇要貼上內容的相應選

5、項。,3-B-2 選擇性貼上,貼上選項：,全 部：貼上原有單元格中的所有內容，包 括文本、格式、公式和注解 公 式：僅貼上原有單元格中的公式 值 ：僅貼上原有單元格中的值，或經原 單元格公式計算出來的結果 格 式：僅貼上原有單元格中的格式 注 解：僅貼上原有單元格中的注解,18,選擇性貼上轉置,轉置 如何將輸入的縱向資料轉換成橫向資料呢? 操作步驟：選定縱向資料範圍複製選擇性貼上轉置,19,清 除、刪 除,3-B-4 清除全部、格式、內容、注解,3-B-5 刪除,操作步驟：選定需要清除的單元格區域點選編輯清除 根據擇需在4種清除方式中選擇一種,全部：清除選定單元格中的全部內容和格式 格式：只清

6、除選定單元格中的格式，單元格的內容不變 內容：只清除選定單元格中的內容，不改變單元格的格式 注解：只清除選定單元格中的注解，單元格的內容和格式均不變,清除內容時可 直接按“Del”鍵,它與清除作用不同，刪除是指將選定的單元格從工作表中刪除，並用周圍的其他單元格來 填補留下的空白。 操作步驟：選定需要刪除的單元格區域點選編輯刪除 在刪除對話框中點選你所需之方式，按確定按鈕就OK了！,右側儲存格左移：刪除當前之儲存格，則右側之資料向左移動 下方儲存格上移：刪除當前之儲存格，則下方之資料往上移動 整列：刪除當前之整列或選定之整列 整欄：刪除當前之整欄或選定之整欄,20,刪 除 工 作 表,21,移動

7、或複製工作表,在平時工作當中，為了便於對工作表的管理，我們常常需要用到移動或複制工作表之動作， 利用此命令，可在一個或多個工作簿中移動或複製工作表。 若在不同的工作簿中移動工作表，這些工作簿必須都是打開的。,3-B-7 移動或複製工作表,有兩種方法，其具體操作步驟如下： 一、 1. 選擇需移動或複製的工作表標簽 2. 點選編輯移動或複製工作表 彈出 移動或複製對話框 3. 在對話框中選擇要移動或複製的活頁簿和插入位置 4. 複製工作表需選中建立副本複選框 5. 單擊確定，即可實現工作表的移動或複製。 二、 在同一個工作簿中移動或複製工作表，首先點選要移 動或複製工作表標簽，將它拖到所希望的位置

8、(若複製 工作表需同時按住Ctrl鍵)，然後釋放鼠標左鍵，工作 表即被移動或複製到新的位置。,倘若不勾選建立副本則為移動工作表,22,尋 找,使用尋找與取代功能可以在工作表中快速定位我們要找的信息，並且可以有選擇地用其他 值代替它們。在Excel中，我們既可以在一個工作表中進行尋找與取代，也可以在多個工作表中進 行尋找與取代。 在進行尋找、取代操作之前，需先選定一個搜索區域(可以是單元格、整個工作表或多個工 表)，搜索區域選好了，就可以進行尋找、取代操作了。,3-B-8 尋找、取代,3-B-8-1 尋找,操作步驟： 1. 首先選定搜索區域， 點選編輯菜單中 的尋找選項或按 Ctrl+F快捷鍵，

9、彈出 尋找對話框；,23,尋 找,2. 在尋找文本框中輸入要尋找的信息； 3. 單擊找下一筆按鈕，則尋找下一個符合搜索條件的單元格。,24,取 代,在取代成文本框中輸入要取代的內容；,根據需要單 擊取代或全 部取代即可,25,取 代,單擊取代，則取代查找到的單元格內容；單擊全部取代，則取代選定區域中所有 符合搜索條件的單元格內容，並同時關閉取代對話框。, 以進行尋找和取代時，如果不能確定完整的搜索信息，可以使用通配符*和?代替不能確定 的部份信息。 * 代表一個字符，? 代表一個或多個字符。,26,插 入,列 欄 工作表 插入活頁簿 圖表 建立圖表,重點學習,操作路徑：點選插入列、欄、工作表、

10、圖片,3-D 名詞解說：插入功能表,27,完整的表單已經做好了，但突然想增加一個項目的資料（橫的縱的），該如何處理呢？ 操作路徑：點選插入列,3-D-1列,插入前,插入后,插 入列,28,操作路徑：點選插入欄,3-D-2欄,插入前,插入后,插 入欄,29,插 入工作表,3-D-5 工作表 EXCEL在默認情況下只顯示3個工作表，有時需要處理的工作表不只3個，如果另建工作簿，顯然不方便，也不便於統一管理，這時就可以在該工作簿中插入兩個新工作表。 3-D-5-1 工作表(插 入) 操作路徑：點選插入工作表命令， EXCEL就會在當前工作表的前面插入一個新的工作表。 3-D-5-2 工作表(刪 除)

11、 操作路徑：單擊要刪除的工作標簽；選擇編 輯菜單中的刪除工作表命令。 亦可直接按Mouse右鍵中刪除工作表,插入前,插入后,30,3-D-6 圖表建立圖表 為了能更簡易明了地表達一份資料各項之間的差異，用圖表是我們的最好選擇 操作路徑:點選插入圖表 資料來源：指定一工作表之資料，如： 圖 表：插入圖表,電腦自動進入標準類型,也可根據資料自訂圖表類型,選好圖表類型及副類型后，按住此鈕即可預覽繪製的圖表,此處會說明選取的副圖表類型名稱及作用,插 入圖表,31,欄與列的合理運用,這麼少的資料需要用凍結視窗嗎?,可設定在頁首內,節約檢視空間,直接Del,合理運用即是什麼功能用在什麼地方比較佳，不合理的

12、運用往往會得到事得其反的效果 如果要列印的話，可以在版面設定里的縮放比例來適當選擇。,不用那麼胖吧!,32,儲存格-數字,操作路徑:格式或按右鍵儲存格式數字自訂 日期 例：在儲存格內輸入 04/7/8，經設定表示法后如下圖範例所示。,EXCEL其它操作,常用功能 1.冻结窗口 光标放在我们需要固定范围旁边的单元格上，选择菜单“窗口”-“冻结窗口”。 2.插入对象 选择“插入”-“对象” 3.分列 分列就是将一个单元格的内容分几个单元格显示，先选中你要分列的单元格，选择“数据”-“分列”，设置好分隔符。 4.下拉菜单制作 点到你要制作下拉菜单的单元格，选择“数据”-“有效性”，在允许框中选“序列

13、”，在来源框中选择数据范围或者直接输入值，主要在直接输入值时要用“，”隔开。 5.格式刷使用：双击格式刷：首先选择某种格式，双击格式刷，然后单击选择你想格式的某个内容，则两者格式完全相同，单击完成之后格式刷依然存在，可以继续单击选择你想保持格式一样的内容，直到单击格式刷图标鼠标恢复正常形状,EXCEL其它操作,数据录入 1.批量录入相同数据（ctrl+enter） 2.身份证号码输入（设置单元格属性为“文本”或者前面加 ） 3.分数输入（直接输1/3EXCEL默认为1月3日，应该写成0空格 1/3） 4.平方、立方的输入(右键选择单元格格式，选上标、下标) 5.单元格里回车（alt+enter

14、）,交流时间,调整休息 15分钟!,EXCEL函数,公式中的运算符 算术运算符,EXCEL函数,公式中的运算符 2. 文本运算符 “&”号,可以将文本连接起来. 3. 比较运算符,EXCEL函数,公式中的运算符 4. 引用运算符,例:A4=B4+C4+C4+E4+F4,可写为: A4=SUM(B4:F4),EXCEL函数,公式中的运算顺序 如果在公式中要同时使用多个运算符,则应该了解运算符的优先级.算术运算符的优先级是先乘幂运算,再乘、除运算,最后为加、减运算。相同优先级的运算符按从左到右的次序进行运算。 公式中出现不同类型的运算符混用时,运算次序是：引用运算符算术运算符文本运算符。如果需要改

15、变次序,可将先要计算的部分括上圆括号。,EXCEL函数,常用函数 SUM，MAX， VERAGE ， COUNT /COUNTA/COUNTIF ， ROUND/ROUNDUP/ROUNDDOWN， LED，LEFT，RIGHT，MID ，SUBSTITUTE， VLOOKUP ，IF ， SUMIF，SUMPRODUCT,EXCEL函数,SUM 用途：返回某一单元格区域中所有数字之和。 语法：SUM(number1，number2，.)。 参数：Number1，number2，.为1到N个需要求和的数值。 用法举例：,EXCEL函数,VERAGE 用途：返回参数的平均值（算术平均值）。 语法：AVERAGE(number1,number2,.) 参数： Number1, number2, . 为需要计算平均值的 1 到 N个参数。 用法举例：A1为10，A2为12，A3为14，A4为12，则AVERAGE(A1:A4)=12,EXCEL函数,函数的易失性 易失性函数最最简单的理解就是不论表格中的数据或者是公式中的参数、引用的数据区域是否有更新动作，易失性函数都会进行重算。过多的使用会影响用户的操作响应速度。 易失性函数：INDEX函