办公自动化与office2003的应用教材.ppt

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1、第四章 办公自动化及 Office2003的应用,教学重点:,1Word 2003的综合排版。 2Excel中对数据的分析处理。 3如何使用PowerPoint 2003制作演示文稿。,教学要求,1. 办公自动化概述。 一般了解 2. Office中文版的安装与启动。 掌握应用 3. Word的文字处理与格式编排。 掌握应用 4. Word的综合排版。 掌握应用 5. Excel 2003。 掌握应用 6. PowerPoint 2003。 熟悉理解,第四章 办公自动化及 Office2003的应用,4.1办公自动化概述及Office 2003介绍 4.2 Word 2003文字编辑 4.3

2、Word 2003的综合排版 4.4Word 2003的表格操作 4.5 Word 2003图片艺术字及图形的操作 4.6Excel电子表格 4.7PowerPoint 2003 4.8 Office整合应用,教学目标：,通过对Word2003的讲解，使学生能够熟练掌握Word2003的操作，能够完成利用Word2003完成对文档的编辑，排版。,教学安排：,理论学时：6学时 实验学时：6学时,Word 2003教学内容：,理论教学内容： 4.2 Word 2003文字编辑 4.2.1文档的输入 4.2.2文档的保存及保护 4.2.3字符格式的编排 4.2.4段落格式的编排 4.2.7查找与替换

3、 4.2.8特殊文字编排 4.3 Word 2003的综合排版 4.3.2页眉与页脚的设置 4.3.3 插入页码 4.3.4分栏排版 4.3.5项目符号与编号 4.3.6页面设置与打印,4.4Word 2003的表格操作 4.4.1创建表格 4.4.2内容的输入 4.4.3编辑表格 4.4.4表格中数据的排序与计算 4.5 Word 2003图片艺术字及图形的操作 4.5.1图片的插入 4.5.2艺术字的插入 4.5.3自选图形 实验教学内容详见实习指导书,4.1办公自动化概述及Office 2003介绍,办公自动化(简称为OA-Office Automation)，是一个不断成长的概念，是利

4、用先进的科学技术(主要是计算机技术)，使办公室部分工作逐步物化于各种现代化设备中，由办公室人员与设备共同构成服务于某种目标的人机信息处理系统；其目的是尽可能充分利用现代技术资源与信息资源，提高生产效率、工作效率和工作质量，辅助决策，以取得更好的效果。因此，我们日常工作学习的所有内容都可以归入OA的处理范围。 OA承载了很多内容，广义上讲，对于提高我们日常工作学习的软硬件系统，包括电话，打印机，传真机，复印机以及办公自动化软件都属于办公自动化系统。狭义上讲，办公自动化系统就是辅助管理，提高效率以及管理手段的系统 在我国，常用的办公自动化系统软件有微软公司出品的Microsoft Office软件

5、以及金山公司出品的WPS软件,4.2Word 2003的文字编辑,4.2.1文档的输入 4.2.2文档的保存及保护 4.2.3字符格式的编排 4.2.4段落格式的编排 4.2.5应用样式与模版 4.2.6批注与修订 4.2.7查找与替换 4.2.8特殊文字编排,4.2.1文档的输入,1.普通文本的输入 启动Word时隐含建立一个名称为“文档1”的空白文档，在编辑区中我们会看到一个垂直闪烁的光标。这个光标就是插入点，输入的字符总是放在插入点的位置上。输入的过程中，当文字碰到右边界时，插入电会自动折回倒下一行行首，一个自然段输入完成后按一下回车键，即一个段落。如果需要显示段落标记（回车换行符）可以

6、选择【视图】菜单中的【显示段落标记】命令。,2.特殊符号的输入 在输入文档的过程当中常会遇到一些特殊的符号，若使用键盘无法显示，我们可以点击【插入】菜单，选择【符号】/【特殊符号】命令来选择相应的符号。如图4.1所示。,同时我们还要注意一些快捷键的使用： 组合键CtrlSpace：中英文切换。 组合键CtrlShift： 中文输入发之间的切换。 组合键ShiftSpace：全/半脚之间的切换,3.日期的输入,在Word中可以直接插入系统的当前日期和时间，操作步骤如下： 选择插入点即将光标定为在要插入的位置。 单击【插入】菜单，选择【日期和时间】命令，弹出如图4.2所示对话框。 在弹出的对话框中

7、，先选择语言为中国，然后在“可用格式”列表中选择需要的格式， 单击确定按钮。 若要插入当前时间。选中“自动更新”选项。,4.2.2文档的保存及保护,1.文档的保存 在文档的编辑当中我们要特别注意边编辑边保存，以免遇到停电或死机等现象使我们的工作付诸流水。保存文档有以下几种情况： A新文档和换名文档的保存 B旧文档的保存 C定时保存,4.2.2文档的保存及保护,2.文档的保护 保护文档主要时为了防止他人未经允许打开或修改文档。为文档假设密码步骤如下：首先点击【工具】菜单，选择【选项】命令，在弹出的选项卡中选中“安全性”标签，在这里面可以设置打开文件以及修改文件的密码，密码以“*”显示。若忘记密码

8、则无法进行操作。在这例还可以设置其他隐私选项。如图4.5所示。,4.2.3字符格式的编排,1.文本的选定 就像对文件或文件夹要进行复制、剪切等操作之前要先选中文件夹一样，对文本进行编排之前也要先选中要编排的对象。从要选中文本的起始点按下鼠标左键拖动至文本终点即可选中，选中的文本将以黑底白字的这种反白形式出现。 在Word中有几种常用的选定文本的方法，首先将鼠标移到文档左侧的空白处： 点击一下，选定一行文字。 点击两下，选定一段文字。 点击三下，选中整篇文档。,4.2.3字符格式的编排,2.视图 在讲解字符格式编排之前，我们先来看一下在Word中的几种视图显示方式： A普通视图：是输入、编辑文本

9、的标准视图，重点是文字，简化了页面的版面。 BWeb版式视图：在创建网页或浏览的文档不用自然纸张时，使用Web版式视图 C页面视图：精确的显示文本、图形及其他元素在最终的打印文档中的情形。 D大纲视图：在大纲试图中能够很清晰的看到文档的结构。 E阅读版式：Word2003新增功能，目的是为了便于文档的阅读和评论。 要使用这五种视图当中的一种可以点击【视图】菜单，选择相应的视图，也可以点击编辑区左下角的按钮来选择视图。如图4.6所示。,4.2.3字符格式的编排,3.字符格式的编排 A设置字体、颜色、字形和大小 1)使用格式栏中的按钮设置，参看图4.7。 2)使用菜单设置。 单击【格式】菜单，选择

10、【字体】菜单项，系统会弹出字体对话框，参看图4.8。在对话框中选择“字体”标签，在字体标签中单击“中文字体”或“英文字体”下拉按钮，打开下拉式列表框，再选择其中的某种字体，然后单击“确定”按钮 B突出显示文字,4.2.4段落格式的编排,1段落对齐方式 段落的对齐方式分为“水平对齐”和“垂直对齐”两种。 段落的“水平对齐”方式又分为5种： 左对齐：使所选段落所有行以页面左侧为基准对齐。 右对齐：使所选段落所有行以页面右侧为基准对齐。 居中：使所选段落所有行以页面中心为基准对齐。 两端对齐：使所选段落除最后一行外，其他行的左右 两端分别以文档的左右边界向 两端靠齐。 分散对齐：使所选段落所有行的左

11、右两端分别以文档的左右边界向两端靠齐，均匀分布。,4.2.4段落格式的编排,2段落的缩进 段落的缩进方式分为四种： 左缩进：段落左侧与页面左边的距离。 右缩进：段落右侧与页面右侧的距离。 首行缩进：段落的第一行由左缩进位置起向内缩进的距离。 悬挂缩进：段落除第一行以外的行由左缩进位置起向内缩进的距离。 我们可以通过如图4.9所示的段落对话框精确的设置所选段落的缩进方式和距离。在“特殊格式”下拉列表框中选择“首行缩进”和“悬挂缩进”。另外我们还可以通过标尺来设置缩进,4.2.4段落格式的编排,3段落间距与行间距（参看图4.9） “段落”对话框不仅可以设置所选段落与上一段之间的距离（段前间距）以及

12、该段与下一段落之间的距离（段后间距），而且还能让用户控制行距(两行之间的间距)。共有六个选项供用户选择： 单倍行距 15倍行距 2倍行距 最小值： 固定值 多倍行距：,4.2.5应用样式与模版,样式与模板是Word中非常重要的内容，熟练掌握使用这两个工具可以简化对格式的操作，提高排版的质量和速度。 什么是样式？样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改变文档的外观。当应用样式时，可以在一个简单的任务中应用一组格式 什么是模板？模板是一种预先设定好的特殊文档，能够提供多个不同的样式。对于某些格式相同的文档的排版、录入等工作，模板是不可缺少的工具。在Word中模板文件的扩展名

13、为：“.dot”。Word为许多常用的文档类型提供了模板，有信函、传真、网页等。,4.2.6批注与修订,什么是批注？批注是作者或审阅者为文档添加的注释性信息。我们在日常的学习工作生活中阅读书报时，常常会在书报上做一些记号注释等，或用彩色笔、或用便签纸。在Word当中“批注”就取代了上述的工具。 什么时修订？修订是显示文档中所做的诸如删除、插入或其他编辑修改的位置标记。修订的好处是作者可以很直观的查看到审阅者的修改意见，并根据需要选择接受或拒绝修改意见。,4.2.6批注与修订,1插入文字批注 选择要插入批注的文字然后点击【插入】菜单，选择【批注】命令，或点击工具栏上的【插入批注】按钮。审阅窗口就

14、会出现在窗口底部，我们就可以键入批注内容。加批注的文字使用一对红色的括号括起来的，批注内容显示在空白的页面边上,4.2.6批注与修订,2修订 当审阅者对文章进行修改后，作者就需要知道，他在什么位置，什么时间做了什么样的修改。从而决定要不要接受修改。 我们进行如下操作来跟踪编辑过程中的修改。点击审阅工具栏上的修订按钮，然后对文档进行修改，那么，Word就会记录下所做的修改 。,4.2.7查找与替换,1查找 利用查找功能可以方便迅速的在文档中找到指定的字符串。点击【编辑】菜单，选择【查找】命令,4.2.7查找与替换,点击查找对话框的“高级”按钮，会有更多的查找功能的选项： 区分大小写：选中这一项可

15、以确保使用查找功能找到的字母与键入的字母大小写情况一致。 全字匹配：它把搜索字符作为一个完整的词，加入搜索的字符有可能作为其他单词的一部分而被找到，此选项就非常重要。 使用通配符：通过插入星号来表示不确定的查找内容。如：输入“计*”就会找到所有以“计”开头的字符串，“计算”、“计算机”、“计算中心”等。 格式：如果查找的内容带有格式，那么用户除了在“查找内容”框中输入文字以外，还要设定格式。比如：我们要查找字体是黑体，字符颜色是红色并带有下划线的词“计算机”，则用户就要在“查找内容”框中输入“计算机”；点击“格式”按钮，选择“字体”命令来设置,2替换,“替换”是在“查找”的基础上进行的，可以将

16、“查找”和“替换”同时进行。点击【编辑】菜单，选择【替换】命令。 可以在查找内容中输入要查找的文本如“星星”，然后在“替换为”文本框中输入要替换的文本如“月亮”，最后根据情况选择一次替换还是全部替换。“高级”中的内容与“查找”对话框中的类似。,4.2.8特殊文字编排,1.文字竖排版 2.给中文加拼音 3.首字下沉,4.3 Word 2003的综合排版,4.3.1边框和底纹 4.3.2页眉与页脚的设置 4.3.3 插入页码 4.3.4分栏排版 4.3.5项目符号与编号 4.3.6页面设置与打印 4.3.7Word 2003高级功能,4.3.1边框和底纹,边框、底纹能增加对文档不同部分的兴趣和注意程度。 可以把边框加到页面、文本、表格和表格的单元格、图形对象、图片和 Web 框架中。可以为段落和文本添加底纹,1添加文字边框,可以为一段文字添加边框使其更突出，以区别于其他文字。 点击【格式】菜单，选择【边