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1、生命科学与化学工程系,学生干部公文写作培训 主讲人：寻烁青,生命科学与化学工程系,公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。,什么是公文？,生命科学与化学工程系,按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文。 规范性公文有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,公文写作的分类,生命科学与化学工程系,1规范性公文的含义 规范性公文是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中所形成
2、的有法定效力和规范体系的公文，是为管理和开展各项行政工作而制定，带有规章制度性，它为行政工作提供了标准和范式。 特点 (1)公文内容的强制性。规范性公文内容是作者单方面意志的表示，其规范作用的成立与实现不以对方是否同意为前提，具有极强的约束力。 (2)公文所针对的问题的普遍性。规范性公文所针对的问题是反复多次适用的，涉及多数人的而非特定人的一般的普遍性的问题。 (3)公文生效程序的严格性。规范性公文在审批和正式公布程序方面非常严格，审批过程的参加人数多、次数多。大多以会议的形式正式确认，公布也需在一定范围内正式公布。 (4)公文语言运用的规范性。 (5)公文效用的独立性。规范性公文在效用方面均
3、实行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原则。,生命科学与化学工程系,常用的非规范性通用公文：调查报告、工作计划类、工作总结类、讲话稿 、简报信息、书信类、启事类、大事记等等。 常见的学生干部公文包括工作计划、工作总结、活动方案、新闻稿、通知、公/通告、邀请函和讲话稿等。,生命科学与化学工程系,公文的特点,公文的特点,权威性,时效性,规范性,模式性,法定性,法定的作者、法定的职权范围和规定程序,强制阅读、强制办理或强制复文等执行效力,内容符合法律法规政策；格式/行文程序规范,公文的体裁必须遵循规范的模式,时代性、及时性、效用时间的有限性,生命科学与化学工程系,课程内容,一、常用公文撰拟要点 二、学
4、生干部处理关系技巧与应有 的技巧,生命科学与化学工程系,学生干部文书写作常见错误,生命科学与化学工程系,学生干部文书写作常见错误,生命科学与化学工程系,1.标题:关于XX的通知或通知 2.正文:要有受文单位 目的（为了本着因） 出席人员（请以下希望各班） 时间（将于计划在） 地点（在将会在） 内容（召开关于讨论有关）,通知,notice,生命科学与化学工程系,通知适用于批转下级机关公文， 转发上级机关和不相隶属机关 的公文； 发布规章； 传达要求下级机关办理和有关 单位需要周知或者共同执行的 事项,生命科学与化学工程系,3.落款:要用全称 如:生命科学与化学工程系 分团委 办公室 二一三年十月
5、八日 4.盖章: 中章位于单位与日期中间 正章的整体要正 清整个红印要清晰,生命科学与化学工程系,手机短信的通知,通知：*你好！我是*的*请于今天下午6:00在逸夫楼519召开团支书会议，会议重要，请务必准时参加，收到请回，谢谢！ 分团委 办公室 2013年10月9日,生命科学与化学工程系,通讯礼仪,电话 接听时：礼貌问候，文明用 语，注意语速 通话结束时：待对方先挂机 短信 忌：滥发短信，不回短信， 不分时间场合发短信 宜：注意礼貌，信息传达准确，确定所有被通知的人都已收到。 邮件 措辞得当，发送后通知收件 人，收到后及时回复,生命科学与化学工程系,通报,通报的概念： 通报是国家机关、社会团
6、体、企事业单位用以表彰先进、批评错误，传达重要精神或通报有关情况的公文。,生命科学与化学工程系,通报的分类:根据内容不同,通报可以分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。第一表彰性通报。是用来表彰先进单位和个人,介绍先进经验或事迹,树立典型,号召大家学习的通报。第二批评性通报。是用来批评、处分错误,以示警戒，要求被通报者和大家吸取教训的通报。第三情况通报。是在一定范围内传达重要情况和动向,以指导面上工作为目的的通报。,生命科学与化学工程系,通报的写法: 通报一般由标题、正文和落款三部分组成。正文。通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报
7、的希望和要求。不同类别的通报，其内容和写法有所不同,生命科学与化学工程系,表扬性通报：一般在开头部分概述事件情况，说明通报缘由。由于它是作出通报的依据，因此要求把表扬对象的先进事迹交代清楚。如果属于对一贯表现好的单位或个人进行表彰，事实叙述不但要清楚明白，而且要注意详略得当、重点突击。主体部分通过对先进事迹的客观分析，在阐明所述事件的性质和意义的基础上，写明通报决定。结尾部分明确提出希望和要求，号召大家向先进学习。,生命科学与化学工程系,批评性通报：在机关工作中使用的比较多，对一些倾向性问题具有引导、纠正的作用。批评性通报又分两种情况。一种是对个人的通报批评，其写法和表扬性通报基本一样，要求先
8、写出事实，然后在分析评论的基础上叙写通报决定，最后提出希望和要求，让大家吸取教训，引以为戒。另一种是对国家机关或集体的批评通报。这种通报旨在通过恶性事故的性质、后果，特别是酿成事故的原因的分析，总结教训，从而达到指导面上工作的目的，所以写法和表扬性通报略有不同。其正文主要包括叙写事实、分析原因、提出要求和改进措施等项内容。,生命科学与化学工程系,关于X X学院X X系X X级同学晚归问题的通报 时间， x x系x x级同学在上完晚自习后，又在运动场及学院草坪两处自发聚谈，超过学校规定晚归时间半个小时后才陆续回宿舍就寝。其中x x、 x x x、 x x x、x x x四位同学在23，点30，
9、x X、 X X、x X X、 x x四位同学在次日零点整、 x x、 X X x两位同学在零点20分才回寝。这十一位同学违反了学生宿舍管理规定及有关规章制度，严重影响了学生宿舍其他同学的休息。经研究，对以上十一位同学违规晚归提出通报批评。 希本系学生引以为戒， 自觉遵守学校的各项规章制度。 落款,生命科学与化学工程系,3.内容： 目的 申请用途、时间 归还日期 问式语言和恳切式语言 此致敬礼 附联系人方式,生命科学与化学工程系,1.标题： 关于XX的申请书或申请书 2.称呼： 注意尊称，称呼要正确,申请书,application,生命科学与化学工程系,4.落款：1.组织名称或本人名称 2.日
10、期 注意:（1）坚持实事求是、 客观认 真的原则； (2）申请理由及原因要写清楚； （3）语言应精炼、简洁； （4）语气要谦虚。,生命科学与化学工程系,不规范示例 申请书 尊敬的土建系领导： 由于会议需要，现需申请借用逸夫楼424教室，借用时间为2013年10月15日。 生化系分团委办公室 二一三年十月十五日,生命科学与化学工程系,不规范示例修改点 申请书 尊敬的土建系领导： (问候语) （事由）由于会议需要，现需申请借用逸夫楼101 教室，借用时间为2013年10月15日（具体时间）。（ 增加归还日期、问式语言和恳切式语言。） 此致 敬礼 生化系 分团委 办公室 二一三年十月十五日,生命科学
11、与化学工程系,申请书 尊敬的土建系领导： 您好！ 为了使新招干事对分团委、学生会的工作更加了解，能更有效地开展 学生工作，生命科学与化学工程系将于10月15日举行团学干部见面会。由 于会议需要，现需申请借用贵系逸夫楼101教室，借用时间为2013年10月 15日17：30-19：00，我们保证在借用期间妥善保护会议厅相关设备，并在会 议结束后立即归还。（以上申请妥否？） 恳请领导批准！ 此致 敬礼！ 联系人： 寻烁青 联系方式：18307460008 生命科学与化学工程系 二一三年十月十五日,生命科学与化学工程系,1.称呼：注意使用尊称 2.内容：务必使邀请函的邀请对象对活动的举行细节了解清楚
12、，包括时间、地点、活动内容、活动意义、活动流程等等。 （使用礼节性语言如“诚挚邀请您出席”、“莅临指导”、“如蒙应允，不胜荣幸”等）,邀请函,Invitation(letter),生命科学与化学工程系,注意： （1）标题、称谓、正文、结语、落款 缺一不可（盖章）； （2）用词文雅，文字精美，明白无误，让人一目了然； （3）邀请校外领导参加，应附上接送车辆的时间、乘车地点或本校交通指导。,生命科学与化学工程系,基艳老师: 你好!分团委与学生会定于二零一三年十月十二日（星期五）下午四点至五点在逸夫楼522教室举行团学干部见面会。请你到时务必参加. 分团委 2013年10月,邀请函（有误）,生命科学
13、与化学工程系,邀请函,基艳老师: (尊敬的XX老师:) 你好!(您好) (说明活动内容,意义),分团委与学生会定于二零一一年十月十二日(2011年10月12日)（星期五）下午四点至五点(16:00-17:00)在逸夫楼522教室举行团学干部见面会。请你到时务必参加.(届时诚邀您莅临指导！) (加上此致,敬礼) 分团委(全称) 2011年10月(具体到日),生命科学与化学工程系,邀请函,尊敬的_： 您好! 为了使我系新招干事对分团委、学生会的工作更加了解，能更有效地开展学生工作，分团委与学生会一致决定定于2013年10月12日（星期五）16:00-17:00在逸夫楼522教室举行团学干部见面会，
14、届时诚邀您莅临指导！ 此致 敬礼 生命科学与化学工程系分团委 二一三年十月十二日,生命科学与化学工程系,亲爱的毕业生家长、各界朋友、全校师生： 四年，他们从懵懂稚嫩到睿智成熟，从青涩羞怯到自信坚强，一路走来，也许一直都有您默默的关怀：因您的呵护而荫蔽风雨，因您的资助而学途坦荡，因您的教诲而破茧成蝶如今，他们即将身披学士服，接受隆重的学位授予，从大学殿堂扬帆启航，怀感恩之心，承责任之重，以激情之志，寻梦想之途。诚邀您共同参加我校_届本科生毕业典礼，见证这一庄重的盛大仪式，分享他们人生中的珍贵时刻，定格为永恒的美好记忆。 一段难忘的岁月，一份难舍的情怀，一场难得的相聚，让我们共同祝福：_届校友，前
15、程似锦！ 时间：_ 地点：_ 附：1、毕业典礼会场交通路线图 2、参会嘉宾观礼席位置安排,生命科学与化学工程系,先生： 我院定于二0 年月日上午九时在本校体育馆举行建校七十周年校庆纪念日活动。敬请光临。接待地点在本校行政大楼会议室一室。 学院（公章） 年月日 联系人：高,请 柬（封面是图案）,正面,反面,请柬,生命科学与化学工程系,（一）计划分为工作计划和活动方案 1.工作计划 （1）标题：常规是由计划单位名称和计划时间两个要素构成。 如：湖南科技学院生命科学与化学工程系 分团委2013年下学期工作计划。” （2）正文：前言一般用一两个自然段即可；主体一一列出步骤、方法、措施、要求等； （3）结尾应提出希望，发出号召，也可不写。,计划,plan,生命科学与化学工程系,2.活动方案 标题：由活动的名称组成。 正文：活动目的、主办单位、参加人员、 活动时间、活动地点、活动流程； 组织人员的安排； 经费预算； 可加上活动预期效果。,生命科学与化学工程系,1.基本情况：主要是对工作的主客观条件、 有利
