秘书实务之文档管理

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1、第二章 文档管理,秘书实务,第一节 文档管理概述,一、文书与档案的基本知识 （一）文书工作的基本术语 1.文书、公文、文件 文书泛指社会组织及个人在社会活动中为记录情况、表达思想、传达意图、记载活动而形成的一切文字材料。 公文是国家机关或合法组织在公务活动中形成，按照规定程序来制发和办理，具有法定效力和规范体式的文书。 文件(狭义)是指组织在履行其法定职责或处理事务中形成的各种公文以及有名称或标题的内部文书。,一、文书与档案的基本知识 （一）文书工作的基本术语 2.文种、稿本 文种是按性质和用途确定的文件种类的名称。 公文文种可分为通用文种和专用文种两大类。 稿本包括文稿和文本。 文稿草稿、定

2、稿。 文本正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。,第一节 文档管理概述,一、文书与档案的基本知识 （一）文书工作的基本术语 3.公文体式 公文的整体结构形式文体、结构、格式 文体应用性文体。 结构公文的组织构造。 格式指公文各组成部分及各种标记在一定规格纸张上的规定位置。如下图：,第一节 文档管理概述,第一节 文档管理概述,一、文书与档案的基本知识 （二）档案工作的基本术语 1.档案、全宗、案卷、件 档案过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案三要素：原始记录

3、、物质形态、查考使用价值,第一节 文档管理概述,全宗一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 案卷由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 件 归档文件的整理单位。,一、文书与档案的基本知识 （二）档案工作的基本术语 2.档案室、档案馆 档案室是国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。 档案馆是集中管理特定范围档案的专门机构。,第一节 文档管理概述,一、文书与档案的基本知识 （二）档案工作的基本术语 3.档案的种类 机关档案室的档案通常划分为以下门类： 文书档案、科学技术档案、专业档案、声像档案,第一节 文档管理概述,二、文档管理工作的内容

4、 文书工作核心内容是公文办理。 档案工作 “秘书实务”中的档案工作特指组织内部档案室的档案管理工作。,第一节 文档管理概述,三、文档管理的基本要求 (一)文书工作的基本要求 及时、准确、安全,第一节 文档管理概述,三、文档管理的基本要求 (二)档案工作的基本要求 1.统一领导，分级管理 2.维护档案的完整与安全 3.便于社会各方面利用,第一节 文档管理概述,一、发文办理程序 草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。,第二节 文书办理与管理,二、收文办理程序 签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。,第二节 文书办理与管理,第二节 文书办理与管理,三、文书的保管 （一）保管工具 存

5、放工具、装订工具 （二）分类 分类整理、分类存放,第二节 文书办理与管理,四、文书立卷、归档、销毁和存查 （一）文书立卷 （二）文件归档 （三）文件的销毁和存查,第二节 文书办理与管理,一、机关档案工作的基本任务 (一)对本机关文书归档工作进行指导和监督。 (二)负责管理本机关的全部档案。 (三)制定制度，对所属地区或下级单位的档案工作指导、监督和检查。 (四)确保档案和档案机密的安全。,第三节 机关档案管理,二、机关档案管理工作程序 收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、移交,第三节 机关档案管理,二、机关档案管理工作程序 （一）档案的收集 档案的收集是机关档案工作的起点，和文书立卷工作是互相

6、衔接。,第三节 机关档案管理,二、机关档案管理工作程序 （二）档案的整理 整理工作主要内容是档案分类、编制案卷目录、填写档号。,第三节 机关档案管理,二、机关档案管理工作程序 （三）档案的鉴定 1.判定档案的价值和保管期限 2.档案的销毁,第三节 机关档案管理,二、机关档案管理工作程序 （四）档案的保管 档案的保管就是运用适当的设备和手段保存和保护档案,以维护档案的完整和安全,延长档案的使用寿命。,第三节 机关档案管理,二、机关档案管理工作程序 （五）档案的移交 把保存期满的档案,连同案卷目录和有关检索工具、参考资料一并向有关档案馆移交。,第三节 机关档案管理,二、机关档案管理工作程序 （六）

7、档案的统计,第三节 机关档案管理,档案数目与现状统计 档案变化的统计 档案利用的统计,三、档案的检索与利用 （一）档案的检索 档案检索工具有：目录、索引、指南。,第三节 机关档案管理,三、档案的检索与利用 （二）档案的利用 档案的利用是档案工作的最终目的。 机关档案室提供服务的方式有：档案查阅、暂时外借、档案证明、档案复制等。,第三节 机关档案管理,一、电子文件及归档电子文件 （一）电子文件 在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （二）归档电子文件 归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，

8、包括电子文件内容、背景信息、元数据。,第四节 电子文档处理,二、电子文档的处理程序和方法 （一）电子文件的收集与积累 收集 存储 登记,第四节 电子文档处理,二、电子文档的处理程序和方法 （二）电子文件的鉴定 1.确定归档电子文件的真实性、完整性、有效性。 2.划分归档电子文件的保管期限和密级。,第四节 电子文档处理,二、电子文档的处理程序和方法 （三）归档电子文件的整理 归档电子文件以“件”为单位整理。,第四节 电子文档处理,二、电子文档的处理程序和方法 （四）电子文件的归档 1.归档要求遵从归档电子文件格式标准 2.归档方式逻辑归档和物理归档 3.归档时间一般不超过3个月 4.归档份数二份,保存一份,借阅一份,第四节 电子文档处理,二、电子文档的处理程序和方法 （五）电子档案的保管 1对电子档案物质载体的保管 2对电子档案内容的有效性保管,第四节 电子文档处理,二、电子文档的处理程序和方法 （六）电子文档的利用 1.提供拷贝件 2.网络提供 3.直接利用 （七）归档电子文件的鉴定销毁、统计,第四节 电子文档处理,思 考 题,1. 简述收文和发文的办理程序。 2. 哪些文书需要立卷并归档？ 3. 机关档案工作的基本任务有哪些？ 4. 怎样进行归档文件整理? 5. 电子文档的保管有什么要求?,