秘书学概述2

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1、目 录,第三章 秘书机构 第一节 秘书机构的设置 第二节 秘书机构的地位与职能 第三节 秘书群体 结构的优化 第四章 秘书工作 第一节 秘书工作的特性 第二节 秘书工作的内容 第三节 秘书工作的改革与发展 第五章 秘书人员的素养 第一节 秘书的政治素养 第二节 秘书的智能结构 第四节 秘书的职业道德 第五节 秘书的人际关系,下一页,进入案例目录,第七章 信息处理 第一节 信息概述 第二节 秘书信息工作的主要责职 第三节 信息工作的原则 第四节 信息的收集和处理 第五节 秘书信息工作的要求 第八章 会议工作 第一节 会议的概念 第二节 务工作的内容与要求 第三节 会见与会谈 第四节 常见仪典筹划

2、与组织 第九章 信访工作 第一节 信访的涵义与特点 第二节 办理信访的程序与规则,上一页,下一页,进入案例目录,第十章 保密工作 第一节 保密工作概述 第二节 保密内容与纪律 第三节 新时期保密工作的特点 第四节 秘书工作与保密 第十一章 日常事务工作 第一节 日常事务管理的基本要求 第二节 值班事务 第三节 接待事务 第四节 印信管理,上一页,进入案例目录,案 例 目 录,案例 一 案例 二 案例 三 案例 四 案例 五 案例 六 案例 七 案例 八 案例 九 案例 十 案例 十一,案例 十二 案例 十三 案例 十四 案例 十五 案例 十六 案例 十七 案例 十八 案例 十九 案例 二十 案

3、例 二十一 案例 二十二,案例 二十三 案例 二十四 案例 二十五 案例 二十六 案例 二十七 案例 二十八 案例 二十九 案例 三十,到目录,第三章 秘书机构,第一节 秘书机构的设置,一、秘书机构的名称：,秘书机构,通称秘书部门。是指各级各类领导机关、企事业、单位中的秘书工作部门。 广义的秘书机构,指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查、事务管理等全部秘书工作的部门,一般冠以“办公”字样,如办公厅、办公室等。 狭义的秘书机构,指承担以办文办会为主的秘书业务工作部门,一般冠以“秘书”字样,如秘书局、秘书处、秘书科、秘书组等。 秘书学所指的秘书机构是指广义的秘书部门。,二、秘书机构设置的原

4、则：,1.适应性原则； 2.精简性原则； 3.高效性原则。,三、我国秘书机构的设置情况,进入目录 进入案例目录,1.中央机关的秘书机构 中央机关主要采用分理制和综理制的形式设置所属机构。,分理制,是采用部门办公的形式,这样,秘书机构便成为整个机关中的一个部门; 综理制,是采用不分部门办公的形式,由秘书机构综合管理领导机关的一切日常工作。 中共中央机关和国务院机关实行的是分理制。 办公厅相当于部委一级的机构,下设局级机构,如秘书局、机要局、信访局、警卫局、机关事务管理局等,局下高处。 全国人在常委会和僵政协常委会实行的是综理制。由秘书长领导办公厅,综合办理日常工作。办公厅下也分设局、处、室。,2

5、.省、市、县级的秘书机构 省市县级机关同样采取分理制和综理制的形式设置所属机构。 党政机关实行分理制,设办公厅(室),与各厅、委、局平行。办公厅(室)下设秘书处(科) 、机要处(科) 、文档处(科) 、行政处(科) 、信息处(科)等。 人大和政协实行综理制,由秘书长统辖所属各处(科),负责日常工作。,进入目录 进入案例目录,3.企业部门的秘书机构,企业的秘书机构有二种形式： 大型企业采用“三足鼎立”式，即按照企业党、政、群三大纵向系统分别设置秘书机构。一般分别称为党委办公室、厂长（经理）办公室和厂工会办公室。 一般企业采用联合式。即把党政群三合一，一个企业只设置一个秘书机构，一般称为办公室或综

6、合处。,下一节,进入目录 进入案例目录,第二节 秘书机构的地位与职能,一、地位： 秘书部门是行政总枢的辅助机构。它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。 1990年中共中央办公厅召开全国省、自治区、直辖市党委秘书长座谈会上，中央领导同志曾指出，秘书部门是领导的“左右手”。 为什么这样说呢？,这是因为： 一、秘书部门是领导的综合办事部门，许多信息许多事务都需要秘书部门处理和安排； 二、秘书部门是领导的参谋部门，其参谋作用体现在收集、加工、传输、贮存信息，为领导决策提供预案和协助领导与各方面的交往、联系； 三、秘书部门是领导的督促检查部门，它受领导之托，负责协调各种矛盾，督促检查政策、政令的

7、贯彻执行。,什么叫“职能”？ 现代汉语词典说：“职能，指人、事物、机构应有的作用”。可见，职能就是作用，所以这里阐述的秘书机构的职能，也就是指秘书机构的作用。 关于秘书机构的职能，用江泽民同志的话来说就是“一是参谋助手作用，二是督促检查作用，三是协调综合作用。”,二、秘书机构的职能：,进入目录 进入案例目录,（一）参谋助手职能：,1.参谋职能领导者的决策活动离不开辅助力量的谋划与支持。我国古代的谋土、谏官、幕僚，当代各国的智囊团、思想库等，都是决策的辅助力量。,案例一（汉武帝）,案例二（埃以和平）,2.助手作用 秘书部门与其他职能部门（如宣传、人事、财务等部门）对一个单位的行政首长来说，都是不

8、可缺少的助手，但比较而言，秘书部门比其他职能部门能起更为直接的作用。 秘书起草文件、组织会议、调查研究、提供信息、督促查办，帮助领导安排工作日程、传达指示、协调关系、办理事务等等，节约了领导的精力和时间，成为领导名副其实的“左右手”。,案例三(高士其的秘书),3.秘书在发挥参谋助手作用时应注意的几个问题 1) 把握好自己的位置。 2) 要把握好参谋的范围。 3）要把握好提出参谋性意见的方式和时机。,把握时机案例见“崔英事例”； 把握方式案例四：,进入目录 进入案例目录,（二）综合协调职能,1、秘书协调工作主要体现在四个方面： （1）协调领导成员之间的关系；案例五、 从秘书的角色意识的角度分析下

9、面的案例：案例六（夹缝中的秘书）,（2）协调领导与群众之间的关系： 领导与群众之间，由于职权范围不同，考虑与处理总是有立场、方法不同，在工作中出现某些分歧，是难免的、正常的。秘书部门要积极协调领导与群众之间产生的各种矛盾。案例七,（3）配合领导协调好各职能部门之间的关系： 秘书部门对各职能部门在工作中出现的矛盾，应从全局的高度，综合不同的意见，积极进行平衡协调，使之化解矛盾，统一认识，统一步调与行动，以保证单位工作的顺畅运转。案例八,（4）协调本单位与外界的关系。 任何一个单位，组织在其活动过程中都要与外界发生千丝万缕的联系。例如与新闻媒介、社区组织、政府组织、消费者、竞争对手等。这些外界组织

10、是本单位赖于生存的土壤和发展的依托。案例九,进入目录 进入案例目录,2协调工作的原则,（1）调查研究，准确反应实际情况的原则 （2）综合分析，反映事物本质的原则 （3） 服从全局，目标导向的原则 （4）协调处理，相互理解原则,三、协调的方式 在秘书从事协调工作中可以运用的方法很多，例如经济手段、行政手段、思想教育、目标管理等等。下面我们介绍的是能反映秘书协调工作特点的一些方法。,（1）事实充分交流法 在协调工作中，矛盾各方充分地交流相关的事实，以求得认识与行动的一致，即所谓协调工作的事实充分交流法。其实施步骤是： 第一步：充分明确各方争执问题的实质与集中的分歧点。 第二步：各方陈述与争执的、问

11、题相关的事实。 第三步：对各方陈述的事实进行辨析。 第四步：得出解决问题的结论，并予以确认。试看案例十 如案例八复印机问题的处理，就是采用了事实充分交流法。,进入目录 进入案例目录,（2）冷热处理法 冷处理就是遇到激烈的矛盾冲突时，先缓和紧张气氛，然后再作处理。热处理就是遇到矛盾冲突时，要趁热打铁，迅速作出处理。,（3）明暗处理法 明处理法就是将处理问题的目的、方式、过程公开化、群众化，一般涉及下属部门、人员实际利益问题宜用此法。暗处理法是将处理问题的时间、地点、参与人员予以严格选择，对相关信息的传播严格限定范围，不许外传。一般来说涉及人际关系方面的问题宜用此法。,（4）心理协调法。如谈心的方

12、式、疏通的方式、说服的方式、相助的方式等。,案例11（相助式心理协调）,案例12（疏通式心理协调）,案例13（谦让）,案例11、12、13的分析,以上讲了秘书的协调工作，下面再讨论案例14,（三）检查督办职能,1.督查的涵义 督查，是为确保决策落实所采取的一种重要手段，是一个重要的领导环节和领导方法。 这里有两层意思:一层是督查是一种领导行为，即领导机关及其领导人为促进、推动、确保决策落实所采用的一种方法;一层是督查只是一种手段，而不是目的，手段为目的服务，督查的目的就是保证决策的落实。,进入目录 进入案例目录,2秘书部门督查工作的特点,一是间接性。秘书部门的督查工作一般不直接参与办案，不直接

13、处理问题，更不能代替职能部门工作，主要是通过转办、催办和实地查办等方式，督促下级有关地区和单位负责承办，具体落实，具有明显的间接性。,二是综合性。秘书部门的督查工作主要是协助领导开展的，而领导机关的工作范围广，涉及面宽，综合性强，这就决定了秘书部门的督查工作也具有综合性特点。,三是权威性。秘书部门的督查都是出领导机关或领导同志决定的，是奉命行事，具有很强的指令性。对执行单位具有较强的约束力，因而具有较强的权威性。,四是实效性。督查工作是为了改变“布置多、捡查少”或“有布置无检查”，决策不落实的状况，本身是一项抓落实的工作，因而必须十分注重实效。,3督查的内容和方式 检查督办就是为了保证领导的决

14、策指令能够及时、完整地贯彻实施。因此，检查督办是秘书的一项重要工作。,进入目录 进入案例目录,检查督办的内容：,（1）上级领导部门制定的方针政策、重要文件、重要会议精神贯彻落实情况进行督查。 （2）重要工作部署、重要决定事项的落实情况。 （3）领导同志的重要批示和交办事项落实情况。 （4）本级领导机关制发的文件、制度落实情况。 （5）领导同志认为必须督促检查的其它重要事项。,督查工作的主要方式：催报督促。在交办时规定的上报期限内，要定期或不定期地进行仙报。督促承办单位抓紧输按照所提出的有关要求，按质如期办结，并写出责任报告。 组织督查小组，在采用文电或上门催办的同时，对一些重大决策和重要工作部

15、署，还可以组织督查小组 ，深入下去进行督促检查。这种活动一般由领导带队，专项进行。组织督查小组声势大，影响大，效果好，但因牵扯领导力量，帮应慎重。,下一节,进入目录 进入案例目录,第三节 秘书群体 结构的优化,一、要有梯形的年龄结构 二、要有多元的知识结构 三、要有互补的智能结构 四、要有协调的气质结构,进入目录 进入案例目录,第四章 秘书工作,第一节 秘书工作的特性,一、辅助性 辅助性主要体现在地位的从属性和工作的被动性两个方面。,1地位的从属性 首先，秘书工作是伴随着领导活动而产生的。是依照领导活动的发展变化而发展变化的。因此，秘书部门随着领导机构的出现而产生，也随着领导机构的撤销而消失。

16、可以说，没有领导就不存在秘书，也就没有什么秘书部门和具体工作。 其次，在领导活动中，决策是领导者的职责，是领导者权力的象征。在决策过程中，领导者是此过程的主导，秘书部门只能通过开展调查研究，提供信息资料、设计实施方案等一系列工作起到辅助领导决策的作用。说穿一点，秘书只是为领导的决策提供服务而已。 案例15 从杨修之死谈秘书的越位,2工作的被动性,进入目录 进入案例目录,二、政治性,秘书工作从属于领导工作，领导工作的政治性决定了秘书工作的政治性。主要体现在三个方面： 1、阶级性。 2、政策性。 3、机要性。 案例 16,三、综合性 秘书工作的综合性具体表现在三个方面： 首先，秘书工作的内容涉及到本单位的全部工作。 其次，秘书的活动范围是全面的。 再次，秘书工作随时密切联系着各方，沟通信息，协调步伐，促进整体功能的最优发挥。,下一节,进入目录 进入案例目录,第二节 秘书工作的内容,1、文书工作 2、档案管理 3、事务管理 4、调查研究 5、协调工作 6、督查工作 7、会议工作 8、信息工作 9、信访工作 10、保密工作,主要有十大方面,下一节,