机关公文写作培训讲义

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1、机关公文写作讲义,第一讲 概 述,一、写作 应用写作 公文写作 机关公文 写作是思维的表达，写作是思维能力的表现 写作 表达 思维,思想有多远，你就能走多远,应用写作和文学写作,文学写作情感性、自发性、愉悦性形象思维 文学作品主要指其对生活反映的艺术虚构性，即用塑造典型的、概括虚构的方法来反映社会本质和客观事实。 （小说、散文、诗歌、剧本等 ） 应用写作理智性、被动性、功用性抽象思维 应用文章，凡是能达到某种实际目的，具有直接应用价值的文章都属于应用文。 （公务文体、私务文体、新闻文体等）,应用文的特点,实用性,从文本的社会功用的角度来讲 应用文是为“用”而作的，有其直接的目的性。所有的应用文

2、都有现实的功用 书信、邀请函、合同书、讲话稿、通报、调查报告、章程 文本写作服从“功用目的”。 格式、体式 行政公务、社交活动的重要手段和工具,程式性,从文本的体式特点来看 制作的程序性 有的是法定的，多数的习惯，约定俗成，在社会交往中形成的 文本体样的格式性 多数文本有固定写作格式，这是长期使用中形成的固有格式 格式是为了交流便捷高效 思路的层次性 语言的规范性,公文正文内在结构常用的组合方式,1.开头的写法 总说式 目的式 启发式 根据式 因果式,2.主体层次的安排方法,（1）并列式 （2）递进式 （3）总分式,(4）分总式,3.结尾的写法,总结式 呼吁式 希求式 强调式,公文的表述,（一

3、）叙述 作用：介绍 交代 陈述 人称：第一人称、第三人称 叙述方法：顺叙、倒叙、插叙,（二）说明,1.举例说明 5.状貌说明 2.分类说明 6.数字图表说明 3.比较说明 7.事理说明 4.诠释说明,（三）议论,议论三要素：论点、论据、论证 议论与主题的关系:主题是议论的主旨 议论与叙述的关系: 叙述是议论的铺垫 议论是叙述的概括总结,公文,广 义：公务文书，为公事所用文本。 次广义：是国家机关、社会组织和团体行使职权、办理 公务所使用的文书。 狭 义：特定公文（党政机关的公文） 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公

4、布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。 机关公文：党政机关公文活动所用的文书，主要包括：特定公文、事务公文、规约公文等,机关公文,1.作者的特定性 2.体式的规范性 3.制作的程序性 4.作用的权威性,一、公文的特点,1.作者的特定性,公文是机关的意志 作者是机关或机关领导人 撰稿人和作者不同 公文作者是法定的 我国刑法第一百六十七条规定：伪造、变造国家机关、企业、事业、人民团体的公文，“处三年以下有期徒刑、拘役、管制、或者剥夺政治权利；情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑。” 法定作者在职权范围制发公文,2.体式的规范性,公文体式包括：文体、结构和

5、格式 统一 规范 显著 红头文件 规范目的：便捷高效，体现公文的严肃性和权威性 公文体式由法定部门制定规范 中办、国办：党政机关公文处理工作条例2012.4 国家标准：党政机关公文格式GB/T9704-2012 全国人大：立法技术规范,3.制作的程序性,公文写作不同于一般写作，是集体制作 公文制作有严格法定的程序，否则没有效力,4.作用的权威性,公文是制发机关的权力和意志，是行政运行的工具。 国家机关公文代表国家机关的权力和意志，具有法定的强制力。 受文机关不执行，就违背管理规则，违反法律、法规。 公文作用的权威性受到职权范围、时间等因素的影响。,Page 21,公文的作用,领导、指导作用 在

6、公务活动中，上级机关对下级机关发布的公文，起着指导、管理的作用。 交流、沟通作用 公文是交流情况、沟通信息的一种书面工具，能协调各部门的信息传递的工作，有利于信息的正式交流。 宣传、教育作用 公文中经常号召向他人学习。告诫人们引教训为借鉴，或者介绍先进的经验等等，具有明显的宣传和教育作用。 依据、凭证作用 公文是以文字的形式把有关事项和发布规章制度记录下来，作为工作的依据。,第二讲 公文种类和格式,2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号） 公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报

7、、报告、请示、批复、议案、函、纪要。,与原条例和原办法的不同,注重继承保留，文种数量相对减少。原条例和原办法共18个文种；最终条例确定党政机关公文主要文种15个，去掉了“指示”、“条例”、“规定”。 原则上不区分党政机关文种适用对象。只有命令（令）、议案两个文种例外。 15个文种适用范围表述的变化。对决议、决定、命令（令）、公报、通告、通知、通报、报告、纪要等9个文种适用范围作出修改。,一、区分公文种类的功用,一是体现公文性质。 二是反映行文方向。 三是表达行文目的。 四是揭示公文特点。,决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。 决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或

8、者撤销下级机关不适当的决定事项。 命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 公报：适用于公布重要决定或者重大事项。,二、公文种类,公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。,二、公文种类,报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

9、批复：适用于答复下级机关请示事项。 议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。,二、公文种类,函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。,二、公文种类,党的机关公文与国家行政机关公文比较（已废除）,文种适用范围表述主要变化对照表,三、近似文种异同辨析,决议与决定：主要区别是是否经过会议集体讨论并表决通过。 决定与命令：使用权限、使用和表达上有区别。 公告与公报：公告多用于宣布重大消息，内容简要，公报较具体。,三、近似文种异同辨析,公告与通告：使用者、发布内容、公布范围

10、上有区别。 通知与通告：主要是适用对象有区别。 通知与通报：内容的侧重点不同。 意见与报告：行文方向和内容有区别。 意见与请示：行为方向和内容上有区别。,三、近似文种异同辨析,请示与报告：对上级要求、行文时间、文种性质和行文目的不同。 请示与函：行文时间、方向、功能、结果上有区别。 纪要与决定：适用对象、表达等方面有区别。 决定、命令（令）通报： 适用范围和程度不同。,一、缺少文种 二、使用非法定文种 三、文种重叠 四、生造文种 五、文种作为公文标题 六、文种混用 七、同类公文使用不同文种 八、错用文种,四、文种选用常见问题,主要表现在报告和请示的错用 报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的

11、两类文种。 1.行文目的不同。报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。 2.公文内容不同。请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。,公文的结构，总的来看包括以下两个部分：,公文的外部形式： 格式，即国家标准规定的固定格式。 公文的内部组织： 内容，即公文的主体部分。,公文格式,依据： 1、中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）； 2、中华人民共和国国家标准党政机关公文格式（GB/T 9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。

12、,一、公文格式要素划分,版头：公文首页红色分隔线以上的部分。包括： 份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标志、发文字号、签发人、 版头中的分隔线,密级,份号,紧急程度,保密期限,发文机关标志,发文字号,标题,分隔线,主送机关,正文,联合发文的版头,签发人,发文字号,份号,如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字。如“000015” 。,由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机

13、关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。,发文机关标志,发文机关标志 大版头 机关全称或规范性简称文件 中版头（废止） 机关（文种） 小版头 机关全称或规范性简称 首页必须显示正文。,2. 3.密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。 绝密30年，机密 20年，秘密 10年。,（一）版头部分,一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下方。 紧急公文标注特急、加急；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。,紧急程度,发文字号,由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。 标注于版头下

14、方居中或左下方（上行文时居左空一字编排）。 文字采用3号仿宋_GB2312，发文年度、发文顺序号用阿拉伯数字书写排印，发文年度用中文六角括号“”括起。,发文字号,发文机关代字+年份+序号 冀政201351号 指河北省人民政府在2013年所发的第51号文件 标识位置在发文机关标识下空2行处 用3号仿宋体字，居中排布； 年份、序号用阿拉伯数码标识； 年代应用全称，用六角括号“”括入； 序号不编虚位，即不编为001，不加“第“字。,公文标题 发文机关名称 + 事由（主要内容概括） + 文种 河北省人民政府关于实行省直管县财政体制的通知 公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括。 书写时

15、要居中书写，用2号小标宋体字。 回行时，要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。 除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。,成文日期 以负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准 电报以发出日期为准 成文日期需要完整写出年、月、日，用阿拉伯数字。 2013年11月24日 成文时间标识时，右边要空4字。,上报公文应在发文字号右侧标注签发人（居右空一字编排） “签发人”三字用3号仿宋体字，签发人后面标注姓名，文字采用3号楷体字。 联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签发人。,签发人,份号：顶格标注在版心左上角第一行。 密级：

16、用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），两字之间空1个字。 紧急程度：用3号黑体，标注于公文首页左上角，密级下方。 发文字号：用3号仿宋_GB2312。 签发人：只有上行文才需注明签发人， “签发人”用3号仿宋 。发文字号居左空一字。签发人姓名使用3号楷体。,No 000001 秘密10年 特急,x委2012x号,签发人：xxx,版头要素标注位置,签发人： 张三 李四 王五 赵六,签发人： 张三 李四 王五,公文的主体，是公文最主要的部分。 首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。包括： 标题、主送机关、正文、 附件说明、发文机关署名、 成文日期、印章、附注、附件,（二）主体部分,7.标题 一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位