文书档案管理专题培训

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1、文书档案管理培训,办公室,文书档案,总则,根据国家档案局归档文件整理规则和中国人民健康保险股份有限公司档案管理办法（人保健康办发2005110号）制定本办法。,文书档案,文书档案是公司在业务、行政管理和党、团、工会、综合事务等活动中形成的发文、收文、签报、传真、会议纪要、协议及合同、授权书以及其他反映公司发展和业务活动的重要文件（包括纸质、电子邮件、胶片、光盘等载体和实物形态）。 文书档案是公司发展过程中真实的历史记录，是保持公司持续发展必要条件，是维护公司权益的重要依据，各级机构要重视文书档案归档管理工作，任何人不得将公司文书档案据为己有。,归档范围和保管期限,第八条 公司形成的文件 （一）

2、公司董事会、监事会、股东大会及本公司召开各类会议的文件，重要会议的会议记录、纪要等； （二）公司印发的各类管理和业务文件，各项规章制度； （三）党、团、工会、综合事务等活动中形成的文件； （四）签报、传真、会议纪要、协议及合同、授权书以及其他反映公司发展和业务活动的重要文件和电子邮件； （五）公司各类业务规划、方案、工作计划、总结、报告； （六）公司各类统计报表和统计分析资料； （七）公司各项业务工作中形成的文件及其背景材料； （八）公司各类案件查处、审计监察调查形成的文件材料； （九）公司营业执照、经营保险业务许可证、企业机构代码证等资质证复印件； （十）来信来访处理形成的文件材料； （十一

3、）公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录等； （十二）各类简报、信息、动态等； （十三）本公司各类人员名册。,归档范围,第九条 上级单位的文件 （一）上级单位批复给我公司的文件； （二）上级单位发送我公司需要贯彻执行的文件； （三）上级单位针对我公司主管业务指导的文件； （四）上级单位检查的文件。 第十条 非隶属机构的文件 （一）非隶属机构与公司联系、协商工作形成的文件； （二）非隶属机构对公司工作检查、审计形成的相关文件； （三）非隶属机构抄送本公司的需要掌握或查考的文件； （四）商业咨询机构根据公司业务提供给我公司的文件。 第十一条 下级机构的文件 （一）下级机构报送的各类请示、报告

4、、备案性文件； （二）重要的工作总结、典型材料、统计报表等。,保管期限,第十二条 中国人民健康保险股份有限公司文书档案的保管期限划分为永久、长期（保存50年）、短期（保存15年）三种。 （一）凡是反映公司主要业务活动、重大历史事件和基本历史面貌,对于业务发展及其他各项工作具有永久依据、查考利用价值的档案,列为永久保管。 （二）凡是反映公司一般业务活动和工作,在相当长时间内需要查考、利用的档案,列为长期保管。 （三）凡是反映公司一般事务性活动和工作,短时间内需要查考、利用的档案,列为短期保管。,文书档案的分类,第十四条 文书档案按文件特性分为：发文、收文、签报、部门发文、会议纪要、协议及合同、授

5、权书、综合事务及电子邮件等综合类。会议文件、独立事件的文件按事件分类。 第十五条 归档的文件按年度分类，年度下按机构（主办部门），机构（主办部门）下按保管期限分类，即年度机构（或主办部门）保管期限。,发文,（一）归档的发文包括正文，签发稿纸、拟文稿纸、办文过程记录及会签意见单。正文要有发文单位的印章，签发稿纸上须有签发人签字并在签发处加盖发文单位印章。 （二）公司发文归档按文号（代字）或主办部门顺序排序， 部门发文按文号顺序排序。,发文,收文 签报,第十七条 收文 归档的收文包括正文和文件办理过程记录。 第十八条 签报 （一）归档的签报包括签报头（领导批示），办文过程记录、会签意见单及签报内容

6、。 （二）涉及财务费用的签报，原件存在财务会计档案内，复印件存入文书档案。 第十九条 公司合同及协议书必须用原件归档。,收文,签报,档案的整理,第二十条 文书档案的整理原则，遵循文件办理过程和形成规律，保持文件之间的有机联系，齐全完整，区分不同价值，便于保管和利用。 第二十一条 原则上归档的文件全部是原件，没有原件的须注明原件存放处。 第二十二条 OA系统分类归档的电子文件及其目录要与纸质文件及其目录相对应。 第二十三条 所有通过OA系统产生的发文、收文、签报以及其他重要的有价值的文件都要打印一整套纸质文件进行归档。,请示和批复,整理要求,（一）卷内文件的排列要充分考虑文件材料间的逻辑关系与时

7、间先后顺序排列。 （二）热敏型传真纸要经过复印，保存复印件。 （三）归档文件一律用A4纸，要求字迹清楚，无歧义。去掉无价值的小纸条，对重要内容的小纸条要经过复印或贴在A4纸上进行归档。 （四）去除易生锈的金属物，超大纸张要折叠（以A4纸张为标准）。破损文件要予以修复，字迹模糊的文件要及时进行复印，较厚的文件用不锈钢夹子固定。,装订,第二十五条 以件为单位，正本与定稿、原件与复印件、转发件与被转发件作为一件。报表、名册、图册等一册（本）为一件。 请示与批复按时间顺序相邻排序各算一件，并入发文序列。 第二十六条 以件为单位装订 （一）正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发件在前，被转发件在后

8、，结论性材料在前，依据性材料在后。 （二）采用左上角装订的，应将文件的左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将文件的左、下侧对齐。 第二十七条 按事由结合时间和重要程度排列。相同或相近事由的文件要排列在一起。,档号,第二十八条 档号 用10位阿拉伯数字代表，即年度（4位）+机构（2位）+保管期限（1位）+盒号（3位）； 如：2005011003 2005年度 01-部门代码 1-永久 001-盒号 第二十九条 每一份文件在盒内统一序号，并在文件首页右上端加盖归档章并填写相关内容。 归档章要素包括：机构、盒号、件号；文件页数。,装盒 目录,第二十九条 每一份文件在盒内统一序号，并在文件首页右上端加盖归

9、档章并填写相关内容。 第三十条 归档文件目录 （一）归档文件目录（附件5）要打印三份；盒内放一份，归档的单位留存一份，办公室存一份。 （二）归档文件目录的要素： 序号：在每盒文件的排列顺序，从“1”开始编制； 责任者：是指制发文件的组织或发文机关； 文号：文件的发文字号； 标题：直接表达文字内容和中心主题的题目； 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：2003-03-28； 页数：每一份文件为单位计算页数。,第三十条 归档文件目录,第三十条 归档文件目录 （一）归档文件目录（附件5）要打印三份；盒内放一份，归档的单位留存一份，办公室存一份。 （二）归档文件目录的要素： 序号：在

10、每盒文件的排列顺序，从“1”开始编制； 责任者：是指制发文件的组织或发文机关； 文号：文件的发文字号； 标题：直接表达文字内容和中心主题的题目； 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：2003-03-28； 页数：每一份文件为单位计算页数。,档案盒,第三十一条 每盒文件在最后放置备考表（附件8）。 备考表：说明（说明本盒档案的缺失、修改、补充和移出情况）、立卷人、检查人、立卷时间。 第三十二条 档案盒（附件9） （一）档案盒的外形尺寸长宽为310mm220mm，盒脊厚度根据需要设20毫米至60毫米。 （二）档案盒的材质应使用符合中华人民共和国国家标准（DA/T22-2000）无

11、酸纸制作。,移交归档,第三十三条 公司实行办公室和部门共同整理文书档案，办公室负责公司发文和外来文的整理；部门综合负责部门发文、部分外来文、签报等文件的整理，并于每年6月底将上年度的文件办公室移交。 第三十四条 文件整理完毕后，归档人员应填写档案移交清单一式两份（见附件4），连同归档文件目录一式三份（其中，档案盒内存放一份，移交部门和办公室各一份），由文件归档人、接收人和双方部门负责人签字。放一份，移交部门和办公室各一份），由文件归档人、接收人和双方部门负责人签字。,上架排列,第三十五条 同一年度的文书档案按机构/问题保管期限或按不同的保管期限从上到下、从左到右的顺序排列上架。 第三十六条 盒

12、号 以归档年度-部门-保管期限为单位排列顺序，从001开始顺序编写。,管理与借阅,第三十七条 员工因工作需要借阅文书档案，只限于本部门产生归档的档案，借阅其它部门产生的档案，经过档案的产生部门领导和办公室领导批准方可借阅。 第三十八条 借阅档案要填写借阅档案申请单，通过OA系统查询档案目录，发给部门领导审核，批准后由档案管理员提供借阅，涉密档案要由办公室领导核准后方可借阅。 借阅电子文件档案，档案室设定阅读期限，到期核销。 借阅纸质文件档案，利用完毕后及时归还，并注明归还日期。,档案借阅,第三十九条 外单位查阅公司档案要持单位介绍信并注明事由，经办公室领导批准方可提供借阅。 第四十条 管理、借阅档案要严格执行保密制度，不能泄露或丢失档案，不能涂改、伪造、擅自销毁、出卖档案，违者将视情节严肃处理，触犯法律的要追究相应的法律责任。 第四十一条 员工因工作调动、辞职时，将所借阅的档案全部归还，方可办理离开手续，员工未办理档案材料交接手续、未归还所借文书档案的不得办理调离手续。,