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1、江西省人之初集团科技有限公司GMP文件题 目人事合同档案管理制度共 5 页编码：SMP-RS-RS-009-01制 定邱朝华审 核李国勇批 准李国勇制定日期2013-08-01审核日期2013-07-30批准日期2013-08-01颁发部门总裁办颁发数量6份生效日期2013-08-01分发单位集团总裁办及各分公司负责人、人事行政部一. 目 的 为规范员工合同和协议的管理，保护公司与员工的合法权益；同时为使公司人事档案管理工作规范化、合理化、高效化，促使人事档案作业流畅并利于使用，特制订本管理制度。二. 适用范围人事行政部管理人员三. 权责单位由人事部负责制订相关内容。四. 定 义人事档案：由人
2、事部负责自员工入职即建立的记载和叙述关于员工本人经历以及反映任职期间有关人事方面信息的资料。五. 内 容1. 作业内容1.1 合同/协议类型分类名称类别适用对象适用范围劳动合同/协议劳动合同所有正式工集团总部及各分公司、外埠销售公司实习协议全日制统招学生，在实习或见习期间者聘用协议人事/保险关系在入职前公司或持退休证的员工劳动合同补充协议保密协议从事岗位有保密信息的员工培训协议培训制度中规定人员竞业限制协议待定劳动合同解除/终止协议劳动合同解除/终止协议离职员工按离职情形相应使用1.2 合同/协议作业内容1.2.1 主体审查在与员工订立合同/协议前，应预先审查员工主体资格和履约能力，包括：身份
3、证、原单位离职证明、学历证明、职称证明（或职业技能培训证明）、健康证（岗位要求的）、担保书（有相关要求的岗位）、社会保险和住房公积金缴纳情况证明、特殊岗位历史背景调查（如：保安人员无犯罪记录证明）等信息。1.2.2 新进员工的合同/协议签订：1.2.2.1 人事部应于员工入职当日完成相关合同/协议的签订。1.2.2.2 如员工拒绝签订，原则上应在5个工作日内发放书面通知函，通知员工签订合同/协议，并保留签收记录；若员工仍拒签，则应在员工入职之日起一个月内完成终止劳动关系流程。1.2.2.3 新进正式工第一次与公司签订的劳动合同期限以三年为原则（各单位视管理需求，劳动合同的终止日期可延长至月末或
4、季末、年末），试用期为3个月，试用期包含在劳动合同期限内。1.2.2.4 新进聘用人员第一次与公司签订的聘用协议期限为1年。1.2.2.5 新进实习生与公司签订的实习协议的期限可双方约定，但时限不得超过其领取毕业证的时间。1.2.3 员工合同/协议的续签流程和期限1.2.3.1 续签流程：l 员工合同/协议期满前45日，由人事部发合同/协议期满通知单，至用人部门。l 用人部门自收到通知单之日起，5个工作日内书面回复人事部，确认是否续签。l 如不续签，则按本管理制度第 条执行。l 如续签： 人事部应在员工合同/协议期满前30日，发合同/协议期满通知单，至员工本人，征询员工本人意见。 员工自收到通
5、知单之日起，5个工作日内书面回复人事部，确认是否与公司续签。 如员工确认不与公司续签，应按离职管理制度办理离职手续。 如员工确认与公司续签，则人事部应在员工合同/协议到期前5个工作日内，完成续签工作。 员工合同/协议续签完毕后，应及时更新员工档案（电子档案和文本档案）中有关合同/协议内容和期限的信息。1.2.3.2 续签期限l 第二次劳动合同续签期限为：5年，第三次起即续签无固定期限劳动合同。l 聘用协议的续签期限为1年。l 实习协议不予续签。1.2.4 员工合同/协议的用印、签收和保管1.2.4.1 员工合同/协议签订完毕后，人事部向印章管理部门申请用印，具体用印申请按照印章管理制度中的要求
6、执行。1.2.4.2 合同/协议用印完毕后，人事部制作合同签收登记表，通知员工本人到人事部签收合同。1.2.4.3 人事部将签订完毕的合同/协议（一式两份）交员工本人审阅，无异议后，由员工本人保管一份，并在合同签收登记表上签字确认，另一份由公司保管。1.2.5 合同/协议内容变更在合同/协议存续期间，由于客观条件发生变化导致合同内容需要进行变更的，应由用人部门在OA上申请，人事部审核，总经理核准后，可进行相应的变更并存档。1.2.6 公司合同/协议解除和终止1.2.6.1 公司合同/协议解除和终止流程按照离职管理制度办理。1.3 档案管理要求1.3.1 人事档案管理员须严格遵守保密制度，未经许
7、可，不得随意提供、散播员工档案信息。1.3.2 所有人事档案应按“在职类”与“离职类”简历档案目录，由人事专员按目录等级建档，做到账物相符。1.3.3 建档规范1.3.3.1 人事档案归类应以管理有效、查找方便快捷为分类原则，以部门进行分类。1.3.3.2 档案柜内应用标签对应分类，一遍查阅。1.3.4 维护规范1.3.4.1 员工基本信息的电子档维护，应在变更、增加时每日进行更新、维护。1.3.4.2 人事档案之文本档与电子档存档信息必须完整、一致。1.3.5 查阅/借阅信息提供规范1.3.5.1 查阅l 部门经理只可查阅直属下级的相关资料，不可查阅其他人员的资料。l 任何人查阅档案都不得将
8、档案带出档案室，不得复印/拍照/记录等，除非集团总经理授权。l 查阅人事档案，须填写人事档案借阅登记表，经人事部主管同意后方可查阅，但不得携带出部门。l 集团总经理批准之人员和稽查人员可以查阅员工人事档案。l 擅自提供员工信息者，依奖惩管理制度相关规定惩处。1.3.6 档案移交规范1.3.6.1 员工在集团总部、分公司、外埠销售单位之间调任，档案应由原所属地人事部移交至其归属单位人事部。1.3.6.2 档案移交时，交接方应在传递人事档案通知单上签字确认。1.3.7保存及销毁规范1.3.7.1 保存期限序号档案名称存档方式保管期限1在职员工人事档案文本及电子档永久保存2离职员工人事档案文本档5年3考勤资料文本档2年1.3.7.2 档案的销毁l 超过规定保管期限的档案，经总经理核准后，以焚烧或碎纸的方式销毁，销毁时至少安排三人一起执行。五、 附件1、 表格：1.1 人事档案台帐1.2 档案借阅申请表1.3传递人事档案通知单2、工作流程2.1 人事合同作业流程图2.2 人事档案作业流程图2.3 奖惩管理制度6.1 人事合同作业流程图6.2 人事档案作业流程图- 229 -
