《职场必知的电邮礼仪》由会员分享，可在线阅读，更多相关《职场必知的电邮礼仪（9页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、职场必知的电邮礼仪 TheaverageUSemployeespendsaboutaquarteroftheworkweekbingthroughthehundredsofemailsweallsendandreceiveeveryday. 美国的员工评价每周会花四分之一的时间来处理每天收发的成百上千封邮件。 Butdespitethefactthatweregluedtoourreplybuttons,careercoachBarbaraPachtersaysplentyofprofessionalsstilldontknowhowtouseemailappropriately. 然而，尽管
2、我们每天都在回复邮件，职业生涯指导师芭芭拉帕切特却表示，许多职业人士仍不知道如何恰当地使用邮件。 Infact,becauseofthesheervolumeofmessageswerereadingandwritingeachday,wemaybemorepronetomakingembarrassingerrorsandthosemistakescanhaveseriousprofessionalconsequences. 事实上，由于我们每天都会阅读和书写大量的信息，我们可能更容易犯下令人尴尬的错误，而这些错误会导致严重的职业后果。 Pachteroutlinesthebasicsofm
3、odernemailetiquetteinherbookTheEssentialsOfBusinessEtiquette.Wepulledoutthemostessentialrulesyouneedtoknow. 帕切特在她的商务礼仪要点一书中概述了现代电子邮件礼仪的基础知识。我们选取了你需要知道的那些最重要的规则。 1.Includeaclear,directsubjectline. 邮件要有清晰明了的主题 ExamplesofagoodsubjectlineincludeMeetingdatechanged,Quickquestionaboutyourpresentation,orSug
4、gestionsfortheproposal. 好的主题包括：“会议改期”“关于你简报的一些小问题”或“计划书建议”。 Peopleoftendecidewhethertoopenanemailbasedonthesubjectline,Pachtersays.Chooseonethatletsreadersknowyouareaddressingtheirconcernsorbusinessissues. 人们是否会打开一封邮件，通常取决于主题的内容，”帕切特说。“写标题时，要能让邮件接收者知道你的邮件是他们管鑫的问题，是和业务相关的事。” 2.Useaprofessionalemailad
5、dress. 使用一个专业的邮件地址 Ifyouworkforapany,youshoulduseyourpanyemailaddress.Butifyouuseapersonalemailaccountwhetheryouareself-employedorjustlikeusingitoccasionallyforwork-relatedcorrespondencesyoushouldbecarefulwhenchoosingthataddress,Pachtersays. 帕切特指出，如果你为公司工作，你应该使用公司的电子邮件地址。但如果你使用个人的邮件账户，无论你是个体经营者还是只是偶
6、尔使用它来处理工作相关的信件，在选择发送的邮件地址时应谨慎。 Youshouldalwayshaveanemailaddressthatconveysyournamesothattherecipientknowsexactlywhoissendingtheemail.Neveruseemailaddresses(perhapsremnantsofyourgrade-schooldays)thatarenotappropriateforuseintheworkplace,suchasbabygirl.orbeerlover.nomatterhowmuchyouloveacoldbrew. 你应该
7、有一个含有你名字的电子邮件地址，这样邮件接收者就可以知道是谁发来的邮件。无论你多么喜爱以前创建的电子邮件地址，千万不要使用不适宜工作场所使用的电子邮件地址(也许是小学一直用到现在的昵称)，如“babygirl.”“beerlover.”等，无论你有多喜欢喝啤酒，都不要用。 3.Thinktwicebeforehittingreplyall. 点“回复全部”前要三思 Noonewantstoreademailsfrom20peoplethathavenothingtodowiththem.Ignoringtheemailscanbedifficult,withmanypeoplegettingn
8、otificationsofnewmessagesontheirsmartphonesordistractingpop-upmessagesontheirputerscreens.Refrainfromhittingreplyallunlessyoureallythinkeveryoneonthelistneedstoreceivetheemail,Pachtersays. 帕切特说，没有人想要阅读20个与自己毫无相关的人发来的邮件。因为许多人的手机上都有新消息通知，电脑屏幕上也有弹出的消息提示，所以忽略这些邮件不太可能。尽量避使用免“回复全部”功能，除非你真的认为收件人列表里的每个人都需要接
9、收这封邮件。 4.Useprofessionalsalutations. 使用专业的正式称谓 Dontuselaid-back,colloquialexpressionslike,Heyyouguys,Yo,orHifolks. 不要使用懒散或者口语的表达，比如“嘿哥们儿”“哟”或者是“嗨伙计”。 Therelaxednatureofourwritingsshouldnotaffectthesalutationinanemail,shesays.Heyisaveryinformalsalutationandgenerallyitshouldnotbeusedintheworkplace.And
10、Yoisnotokayeither.UseHiorHelloinstead. 她说：“我们写作上轻松自然的语气不应该影响到一封邮件里的正式称谓。嘿(hey)是一个非常不正式的称谓，一般地，它不应该在工作场合使用。哟(Yo)也不可以。要使用嗨(Hi)或者哈罗(Hello)。” Shealsoadvisesagainstshorteninganyonesname.SayHiMichael,unlessyourecertainhepreferstobecalledMike. 她同时也建议不要缩写任何人的名字。一般应该说“嗨!Michael，”除非你确定他更喜欢被称呼为“Mike”。 5.Replyt
11、oyouremailseveniftheemailwasntintendedforyou. 要回复你收到的邮件，即使那封邮件不是写给你的。 Itsdifficulttoreplytoeveryemailmessageeversenttoyou,butyoushouldtryto,Pachtersays.Thisincludeswhentheemailwasaccidentallysenttoyou,especiallyifthesenderisexpectingareply.Areplyisntnecessarybutservesasgoodemailetiquette,especiallyi
12、fthispersonworksinthesamepanyorindustryasyou. 要回复所有收到的邮件有一定的困难，但你应该尝试这么做。要回复的邮件也包括那些错发给你的邮件，尤其是那些邮件发出者希望得到回复的邮件。回复邮件不是一件必要的事，但这表现出了自身良好的邮件礼仪，尤其是如果这个邮件发出者和你在同一家公司或者是同一行业工作。 Heresanexamplereply:Iknowyoureverybusy,butIdontthinkyoumeanttosendthisemailtome.AndIwantedtoletyouknowsoyoucansendittothecorrect
13、person. 可以依照这个范本回复：“我知道你非常忙，不过我觉得这封邮件并不是发给我的。写这个邮件给你是为了提醒你一下，好让你把邮件发给本该接收的那个人。” 6.Proofreadeverymessage. 复查每一条信息 Yourmistakeswontgounnoticedbytherecipientsofyouremail.And,dependingupontherecipient,youmaybejudgedformakingthem,Pachtersays. 邮件收件人会注意到你的错误。“而且，有些收件人会根据你犯的错误对你做出评价。” Dontrelyonspell-checke
14、rs.Readandre-readyouremailafewtimes,preferablyaloud,beforesendingitoff. 不要指望系统的拼写检查。在发送邮件之前，反复多读几次，最好是大声地读你的电子邮件。 OnesupervisorintendedtowriteSorryfortheinconvenience,Pachtersays.Buthereliedonhisspell-checkandendedupwritingSorryfortheincontinence. “一个主管本来想写造成不便深感抱歉(Sorryfortheinconvenience)，但他太相信他的拼
15、写检查程序，结果写成了尿失禁深感抱歉(Sorryfortheincontinence)。” 7.Addtheemailaddresslast. 最后添加(收件人)邮件地址 Youdontwanttosendanemailaccidentallybeforeyouhavefinishedwritingandproofingthemessage,Pachtersays.Evenwhenyouarereplyingtoamessage,itsagoodprecautiontodeletetherecipientsaddressandinsertitonlywhenyouaresurethemessageisreadytobesent. “在你完成邮件内容和校对信息之前，你肯定不想一不小心把邮件发送了出去。
