计划和控制的定义与作用

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1、1,課級主管核心課程系列,計划與控制,2,計划的定義及其作用 計划的種類 計划的實施程序 控制的定義及其作用 控制的種類 如何有效實施控制作業,課目大綱,3,一.計划的定義及作用(1),1.含義 -計划是關於組織未來的藍圖,是對組織在未來一段時間內 的目標和實現目標途徑的策划與安排. 2.非正式計划和正式計划 -正式計划的製定是一個包括環境分析.目標確定.方案選 擇和計划文件編製等工作步聚的完整過程. 3.計划與決策的關系 -計划的製定過程以決策為核心,決策是計划的先期工作. 計划則是決策的落實,既具體可操作,又相互支持.彼此協 調.,4,一.計划的定義及作用(2),為組織穩定發展提供保証 明

2、確組織成員行動的方向和方式 為有效籌集和配置資源提供依據 為檢查.考核和控製組織活動奠定基礎,目標,若干計划,組織或個體,5,二.計划的種類(1),(一)戰略和戰術計划 1.戰略計划 -含義:關於企業活動總體目標和戰略方案的計划. -總戰略(發展戰略):穩定型.增長型.收縮型 -經營戰略(竟爭戰略):成本領先與差異化.集中一點戰略 -戰略計划的特點 -時間度長,涉及範圍廣; -內容抽象.概括,不具備直接可操作性; -不具有既定目標框架作為計划的著眼點和依據,因而設 立目標本身成為計划工作的一項主要任務;,6,-計划方案是一次性的,很少再次或重复使用; -計划的前提條件和執行結果具有高度不確定性

3、,計划製定者 必須具有較高的風險意識. 2.戰述計划 -含義:關於如何具體運作的計划,即業務活動開展作業計划. -戰計划的特點 -時間度小,覆蓋範圍窄; -內容具體.明確,具有可操作性; -計划製定的依據(企業總目標分解的具體行動目標)明確; -風險程度低.,二.計划的種類(2),7,二.計划的種類(3),8,二.計划的種類(4),其是目前時段應從事的活動及達到的水平. -短期計划的目的是對組織已形成的活動能力加以充分利 用,其執行結果影響組織活動的效率及組織的生存能力. 3.計划覆蓋時間間隔的決定因素 -計划前提條件在這段時期內的明確程度能否與計划內容所 要求的詳盡程度相吻合. -當前計划影

4、響到組織對未來許諾的程度. -問題:“長期計划就是戰略計划”,對不對. “戰略計划一般者是長期計划”,對不對; 組織對未來的承諾是什么含義.,9,(三)綜合性計划和專業性計划 1.綜合性計划 -對業務經營過程各方面所做的全面規划和安排. -綜合性計划既可能是長期計划(如戰略計划),也可能是短 期計划(如生產經營計划). 2.專業性計划 -是對某一專業領域職能工作所做的計划,通常是對綜合性 計划某一方面內容的分解和落實. -專業性計划既可能是短期的,也可能是長期的. -短期的專業性計划主要涉及業務活動的具體安排;長期的,二.計划的種類(5),10,二.計划的種類(6),專業性計划主要涉及該業務領

5、域的活動能力調整或業務規 模的發展. (四).指向性計划和具體計划 1.指向性計划 -只規定一些一般性方針,指出行動的重點但不限定具體目 標,也不規定特定的行動方案. -指向性計划適用於高度不確定性的環境.具有靈活性的优點. 2.具體計划 -具有明確規定的目標,不存在模棱兩可和容易引起誤解之處. -具體計划要求環境條件具有明確性或可預見性.,11,(五)決業兩種計划有效性的因素(權變原則) -組織規模和管理層次 -規模越大,層次越高,指向性計划越適用;反之,具體計划越適用. -所經營業務的產品壽命周期 -投入期:指向性計划 -成長期:短期具體計划 -成熟期:長期具體計划 -衰退期:短期指向性計

6、划 -環境的不確定性 -高度不確定環境:短期指向性計划 -環境條件不變:具體計划,二.計划的種類(7),12,三.計划的程序,時 間 分 解 與 空 間 分 解,13,(一)收集資料.確定計划的基本前提條件,1.前提條件的分類 -外部和內部前提條件 -定量和定性前提條件 -可控和不可控前提條件 2.確定前提條件應注意的問題 -合理選擇關鍵性的前提條件 -提供多套備選的計划前提條件,和相應的應急計划. -保証計划前提條件的協調一致.,14,這一階段的計划工作實質是決策.分為以下步聚: -確定組織的目標. -確定計划的具體前提條件. -提出多種方案,並選擇最佳方案. 同時必須製定和選擇適應各種條件

7、變化的應急方案,保証 企業具有較強的應變能力.,(二)確定組織目標和總體行動計划,15,(三)分解目標.形成合理的目標結構,1.目標分解的內容 -延空間方向分解 -即分解到各個部門.環節直致個人,形成目標的空間結構. -延時間方向分解 -即將長期目標分解為各個階段分目標,形成目標的時間結構. 2.目標分解的作用 -保証組織內各方面行動和目標的一致性; -為動員和分配各種資源提供依據; -形成共通的思想狀態.組織氣氛和井井有條的工作秩序; -為組織成員指明工作努力的方向; -形成確定和控製活動成本.時間的詳細指標體系.,16,(四) 綜合平衡,1.任務的平衡 -具體包括時間平衡和空間平衡. 2.

8、資源供應的平衡 3.能力的平衡 -要注意留有余地,17,1.單一用途計划 -含義:只能用於指導未來某一次行動的具體計划,具體包括: -工作計划:針對特定行動製定的綜合性計划. -項目計划:針對特定課題製定的專一性更強的計划. -預算 2.常用計划 -含義:在多次行動中可重复使用的計划.具體包括: -政策:組織對成員作出決策或處理問題應遵循的行動方 針的一般規定.具有一定的穩定性. -程序:具體埸合和具體情況下,允許和不允許采取某種特 定行為的規定. .,(五)編制並下達執行計划,18,四.控制的概念及作用(1),-控製是監視組織各方面的活動,保証組織計划與實際運行 狀態適應的管理職能,作為一項

9、重要的管理職能,控制點工 作就是由管理人員對組織實際運行是否符合預業目標進行 測定並采取措施確保組織目標實現的過程. -控製與計划密不可分.計划是控製的依據和標準;控製時計 划得以順利實施的保証. -控製有狹義和廣義之分,狹義的控製是指“糾偏”,即根據計 划標準衡量計划的完成情況,針對偏差采取糾正措施,保証 計划順利實旋;廣義的控製除上述含義外,還包含著必要時 修改計划標準,以使計划更適應於實際情況的含義. -控製既是上一個管理過程的終點,又是下一個管理過程的 起點.,19,1.管理控制的目標 -限製差的累積. -適應環境的變化. 2.管理控制的特點 -目標性 -整體性 -動態性 -人性,四.

10、控制的概念及作用(2),20,1.前餽控製(預先控製.事先控製) -含義:前餽控製是指在工作開始之前對工作中可能產生的 偏差進行預測和估計並采取防範措施,將可能產生 的偏差消除於產生之前的控製措施. -优點 -防患於未然. -不針對具體人員,易於為員工接受和實施. -缺點 -前餽控製要求及時準確的信息,並要求管理人員充分了解 前餽控缺點因素與計划工作的影響關系,較難做到.,五.管理控制的基本類型(1),21,五.管理控制的基本類型(2),2.現場控制 -含義:是指工作正在進行中所實施的控製措施.包括監督和 指導兩方面職能. -优點:有利於提高工作人員的工作能力和自我控製能力.計 並采取防範措施

11、,將可能產生的偏差消除於產生之前 的控製措施. -缺點 -受到管理者的時間.精力和業務水平的製約. -應用範圍窄,只適用於便於計量的工作,對於難於計量的 工作,很難進行現埸控製. -容易傷害被控製者的積極性.,22,3.反餽控製(事後控製) -含義:指在工作結束或行為發生之後進行的控製. -优點 -在周期性重复活動中避免下次發生同一問題. -消除偏差對後續活動的影響. -有助於總結經驗教訓,了解工作失誤的原因,為下一輪工 作的正確開展提供依據. -缺點-亡羊補牢 思考題: 前餽控製.現埸控製和反餽控製的辨別和各自的特點.,五.管理控制的基本類型(3),23,五.如何有效實施控制作業,1.製定控

12、製目標,建立控製標準. 2.衡量實際工作,獲取偏差信息. 3.分析偏差原因,采取矯正措施.,24,(一)制定控制標準(1),1.控制標準的實質 -標準是一種作為規範而建立起來的測量標尺或尺度.控帽 標準是控製目標的表現形式,是測定實際工作績效的基礎. 製定控製標準是控製工作的起點. 2.有效控製標準應達到的要求 -簡明性 -適用性 -一致性 -可行性 -可操作性 -相對穩定性 -前瞻性,25,3.確立控制對象 -組織活動的成果應成為管理控製工作必須考慮的重點. -影響組織目標成果實現主要因素包括: -環境特點及其發展趨勢 -資源投入 -活動過程 -在以上各因素中,那些是控製的重點必須依具體情況

13、而定. 在工作成果較能衡量而工作過程也難以標準化的高層管理 和創新活動中,工作者的素質和技能是主要的控製對象.而 在工作方法或程序與預期工作成果之間有比較明確或固定 關系的常規活動中,工作過程本身就是主要的控製對象.,(一)制定控制標準(2),26,(一)制定控制標準(3),4.選擇關鍵控制點 -對關鍵控製點的選擇應考慮三個因素: -會影響整個工作運行過程的重要操作與事項. -能在重大損失出現之前顯示出差異的事項. -基能反映組織主要績效水平的時間與空間分布均衡製的 控製點. 5.製定控製標準 -定量標準和定性標準 -製定控製標準的方法 -統計計算法-統計標準 -經驗估計法-經驗標準 -工程方

14、法-工程標準,27,(二)衡量實際工作(1),1.確定衡量的項目 2.選擇衡量的方法 -具體可采用觀察.利用報表和報告.抽樣調查.召開會議. 現象推斷等方法. 3.確定衡量的頻度 -衡量頻度取決於被控製活動的性質.控製活動的要求. 4.衡量的主體的選擇,28,-建立有效的信息反餽系統,目的是得到符合控製工作要求 的信息,這種要求包括: -信息的及時性 -信息的可靠性 -信息的適用性,(二)衡量實際工作(2),29,(三)鑒定偏差並采取矯正措施(1),1.分析偏差產生原因 -評估和分析偏差信息時,首先要判別偏差的嚴重程度,判斷 是否會對組織活動的效率或效果產生影響,其次要探討導 致偏差產生的主要

15、原因.,30,(三)鑒定偏差並采取矯正措施(2),2.確定矯正措施實施對象 -在管理控製過程中,需要矯正的可能不權是企業的實際活 動,也可能包括指導這些活動的計划或事先確定的衡量標 準. -導致計划目標或標準調整的原因主要有: -原先製定的計划或標準不科學,在執行中發現了問題; -由於客觀環境發生了預料不到的變化,原來被認為正確 的計划不再適應新形式的需要.,31,3.矯正措施的類型 -糾偏:適用於工作失誤造成的問題.即通過加強管理和監 督,確保工作與目標的接近和吻合 -調適:適用於兩種情況,一是計划目標或標準不切合實際, 控製工作主要是按實際情況修改計划或標準.二是 組織運行環境發生了重大變

16、化,相應的控製措施就 是啟動備用計划或重新製業新計划. 4.控製措施的選擇和實施中應注意的問題 -保証矯正措施的雙重优化 -經濟性:矯正措施的實施成本小於偏差成本. -多個矯正措施方案中選擇最优方案. -充分考慮原有計划實施的影響 -注意消除組織成員對矯正措施的疑惑,(三)鑒定偏差並采取矯正措施(3),32,(四)有效控制的原則(1),1.控製應與計划和組織相適應 -控製工作要充分考慮各種計划的特點. -控製應當反映組織結構的類型和特征,有效的管理控製必 須要能夠反映組織的結構並通過健全的組織結構來保証. 健全的組織結構是指: -信息傳遞通暢不失真; -責權分明. 2.控製應突出重點.強調例外 3.控製應具有靈活性.及時性.經濟性的特點,33,4.控製過程應避免目標扭曲問題 -即要注意次一級控製標準的從性和服務性地位 5.控製工作應注重培養組織成員的自我控製能力 -自的控製的优點在於: -有助於發揮員工的積極性.主 動性.創造性; -減輕管理人員的負擔和控制費用; -有助提高控制及時 性和準確性