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1、第二节 常用行政公文写作,一、报告,（一）报告的含义 报告是下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的一种报请性公文，是一种典型的上行文。,（二）报告的分类,按内容分：情况报告、工作报告、答复报告、建议报告等。 按性质分：综合报告、专题报告。 按行文目的分：呈转性、呈送性报告。,呈转性报告主要用于职能部门针对工作中存在的问题提出意见或建议，请求领导机关批转。如农牧渔业部向国务院建议要求各地加强农业技术培训工作，写出了关于迅速加强农业技术培训工作的报告，提出四条建议，末尾用呈转报告用语“以上报告如无不妥，请批转各地执行”。,呈转性报告，例如： 关于涪陵市、
2、渠县开展城镇 扶贫工作情况的报告 省政府： 根据省委、省政府领导同志的指示，我厅于去冬派人到涪陵市和渠县，与市、县的同志一道，对城镇贫困户的情况作了一些调查。涪陵市委、市政府和渠县县委、县政府对此十分重视，在调查研,究的基础上，立即采取措施，着手解决这一问题。现将两地城镇贫困户的情况及采取的措施报告如下： 涪陵市和渠县城镇居民，随着生产的发展和收入的增加，生活条件普遍改善，但目前仍有少数居民，家境贫寒，生活困难，温饱问题没有解决。涪陵市城区居民中人月平均收入在200元以下,的占居民总人数的 174。渠县城区渠江镇居民人月平均收入在 250元以下的占居民总人数的 48。上述贫困户中，不仅因家庭贫
3、困而经常发生吵嘴、打架、闹离婚和妇女弃家出走等情况，而且有的人甚至走上偷摸扒窃、赌博、卖淫等违法犯罪的道路。据涪陵市调查，社会违法青少年中，属贫困户的占 731。,导致城镇中少数居民贫困的主要原因是：（略） 通过调查，当地党政领导感到城镇贫困户问题确实严重，到了非解决不可的时候。他们结合当地情况，积极开展城镇扶贫工作。主要措施是：（略） 以上报告如无不妥，建议批转各地。 四川省民政厅 X X年 X月 X日 （公章）,呈送性报告，使用的范围较小，主要用于汇报工作、反映情况、总结推广经验、答复上级机关或上级领导同志的询问、报送材料物品等。,呈送性报告，例如： 关于报送2006年工作总结和2007年
4、工作要点的报告 XX管理局： 现将我处2006年工作总结和2007年工作要点报上，请审阅。 XX处 2006年X月X日 （公章）,（三）报告的写作,报告的写作一般由标题、主送机关、正文、落款和日期组成。,1、标题 报告的标题要完整规范，应由发文机关、事由、文种三要素组成，使用介词结构“关于的报告”。,例如： 重庆市万州区人民政府（发文机关）关于三峡工程移民安置情况（事由）的报告（文种）,标题有时可以省略发文机关。 例如： 关于检查中小学乱收费情况的报告 这种报告在落款时必须写明发文机关全称。,2、正文,报告的正文一般由报告缘由、报告事项、结束语三部分组成。 缘由为报告正文的开头部分。在以简明的
5、语言概括撰写报告的原因和基本情况后，常用“现将有关情况报告如下”引出下文的具体内容。,报告的内容是报告的主体，也是核心。一般情况下，这部分要写出四个方面的内容，即陈述基本情况、归纳主要经验、说明存在问题、提出今后措施。若是综合报告，要将内容正确地分类，有分析有综合，中心突出，点面结合；若是专题报告，要突出“专”字，内容单一。,结束语单列一行，如果是工作、情况报告，其结尾惯用语为“特此报告”；回复报告多用“专此报告”结尾；建议报告可用“以上报告如无不妥，请批转执行”结尾；呈送性报告常用“请审阅”、“请收阅”等作结语。最后落款署名发文机关和日期，并加盖公章。,写作训练： 请你代你校团委向市团委写一
6、份开展XXXX活动的报告。要求说明为什么要开展这次活动，是怎样开展的，有什么收获。,二、请示,（一）请示的含义 请示是下级机关、企事业单位向上级机关或业务主管部门请求指示、批准、审核、答复有关事宜的报请性公文，也是典型的上行文。,（二）请示的分类 按请示的性质与功能来讲，可以把请示分为三种： 第一种：批准性请示 因情况特殊，或问题关系重大，行文机关按法定权限，提出处理意见，报请上级审批，再行办理。,第二种：答复性请示 请求指示工作中遇到的疑难问题，自己无权作主或自己拿不出主张，需上级指示或表态；或请上级对其制订的政令、法规、规章制度中个别条文作出解释。（这类请示多涉及政策上、认识上的问题。）,
7、第三种：裁决性请示 对一些有争议的事，需要上级裁决所写的请示，或请示上级领导帮助解决本单位的实际困难，特别是就人、财、物方面的问题提出解决办法，请领导审核批准。,（三）请示与报告的区别 请示与报告是两种截然不同的公文，其主要区别是： 1、行文目的不同。请示的目的在于请上级批准并给予明确的答复；报告只是让上级了解或掌握情况，不必作出答复。,2、行文时限有别。请示的事项是还没有进行，经上级批准后再实行，是事前行文；报告的事项是已经完成或正在进行之中，是事后行文或事项进行中行文。 3、内容要求不同。请示要求“一文一事”以便上级批准答复；报告的内容可一文多事。,（四）请示的写作,请示的写作一般由标题、
8、主送机关、正文、落款、日期、印章等组成。,请示的标题： 一般由发文机关名称、发文事由加文种三要素构成。 例如： 民政部、总政治部关于妥善解决未随军的军队干部家属住房困难问题的请示。,标题有时也可省略其中某一要素，即由发文机关名称加文种或发文事由加文种构成。在请示标题制作时要特别注意文种不能写成“请示报告”。,请示的主送机关： 主送机关是负责答复、批准请示事项和指示工作的上级机关或业务主管部门，是请示最直接的受文单位，因此，撰写请示要坚持谁负责主送给谁的原则，防止“多头主送”。,请示正文： 由请示缘由、请示事项、请示结语组成。,请示的缘由： 即请示的原因、理由或政策依据。这是上级机关作出批复的重
9、要依据，因此写作时既要情况真实，理由充分，又要开门见山，简明扼要，同时还要诉之以理，动之以情，善于用道理说服上级，以达到请示的目的。,请示事项： 是指要求上级指示或批准的具体问题，这部分明确陈述自己的观点，提出具体的解决问题的意见或建议。属于批准事项，需把处理问题的方案或预算附在后面。鉴于这部分是上级指示批复的直接依据，所以应写得明白流畅、具体恰当、切实可行。,结尾： 一般以征询期盼的口吻请求上级批复，常用 “妥否，请指示”、“特此请示，请审批”、“以上请示，请予批准”等。,请示的落款 格式与报告等公文相同，即将发文机关、单位写于正文末尾右下角。请示的日期是指发文的具体年、月、日，一般书写在落
10、款之下，并加盖公章。,（五）撰写请示应注意的问题： 1、坚持一文一事的原则，防止一文数事。 2、请示只有一个主送机关，不能多头主送。 3、要控制使用“请示”文种，当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决的问题，才可行文请示。,4、请示应逐级进行，不能越级请示。特殊情况必须越级请示时，应抄报被超越的上级机关。 5、请示语言要谦恭、肯定，切勿使用要挟性言辞。,XX市人民政府关于建立XX市 体育学校的请示 XX省人民政府： 近年来，我市体育事业在省委、省政府的关怀下，有了一定发展，在开展群众性体育活动，提高运动技术水平方面取得了一些成绩。但与兄弟地、市相比有下降趋势。其原因之一是我市体育师资严
11、重缺乏。全市有中小学5636所，有体育教师1600人，,其中学过体育专业的只有286人，这种状况已影响到基础训练。此外，我市重点业余体校毕业生的出路问题不能解决，不仅造成了体育人才的大量外流，而且严重影响了这所体校的招生，使重点业余体校日渐失去生机与活动。这些问题的存在，对全面提高我市的教育质量，为国家培养和输送优秀人才，产生了十分不利的影响。,鉴于上述情况，我们认为，我市急需建立一所以培养体育师资和优秀运动员为目标的体育学校，因此，拟将市重点业余体校改办成中等专业性质的体育学校。具体办学意见如下： 一、学校名称：（略） 二、学制及课程设置：（略） 三、招生对象及规模；（略）,四、场地设施：（
12、略） 五、师资；（略） 六、经费：（略） 以上报告妥否，请批示。 XX市人民政府 20 X X年 X月 X日,三、通知,（一）通知的含义： 通知是使用频率最高、范围最广的公文文种。可适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关和有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部等。,通知的使用权限不受任何限制，党政机关、社会团体、企事业单位都可使用。,（二）通知的分类：,将通知按内容和作用划分，可分为指示性通知，发布性通知，事项性通知和批示性通知。,指示性通知：是上级机关用来对下级作出某项指示或布置工作的公文。 例如： 教育部关于在小学减轻学生过重负担的紧
13、急通知,发布性通知：是专门用来发布行政规章的公文，包括发布、颁布已制定的规章或对有关事项作出具体规定。 例如： 关于印发高等学校仪器设备管理办法的通知,事项性通知：是用于告知有关单位和人员需要办理或周知的事务的公文。如召开会议、人事任免、更换单位印章、修改或补充行政法规制度等事项。 例如： 包头市教委关于召开2007年中小学招生工作会议的通知,批示性通知：是转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的文件或批转下级机关文件的公文。 例如： XX省教委关于转发教育部高等学校仪器设备管理办法的通知,（三）通知的写作,通知的写作分标题、正文和落款三部分： 1、标题：有三种常见的构成形式： 一是由发文机关、
14、事由和文种构成的完全式标题。 例如： 国务院关于认真解决商品搭售问题的通知,二是由事由和文种两要素构成。例如： 关于召开全省农村工作会议的通知 三是只有文种“通知”两个字。根据需要有时应标明“紧急通知”、“联合通知”、“补充通知”等。,2、正文： 正文写作由事情缘由和通知事项组成，应根据不同内容提出相应的要求。语言力求通俗易懂、简洁明了。最后一般用“特此通知”、“请贯彻执行”等作为结语。,关于印发高等学校仪器设备 管理办法的通知 各省、自治区、直辖市教委（教育厅）、部署各院校： 为进一步加强对高校仪器设备的管理，提高使用效益，使其更好地为教学、科研服务，我部在广泛征求意见的基础上组织了对198
15、4年原国家教委颁布的高等学校仪器设备管理办法的修改工作。,现将修改后的高等学校仪器设备管理办法印发给你们，请遵照执行，并请将实施过程中出现的问题及意见及时反馈给我部高教司。 附件： 高等学校仪器设备管理办法 中华人民共和国教育部 2000年9月1日 （公章）,写作练习： 以评选我校校级三好生为内容，为我校团委、学生会拟写一份通知。,四、会议纪要,（一）会议纪要的含义 会议纪要是记录和传达会议情况和议定事项的公文，属于记录性公文。它是会议的产物，是对会议成果的如实记录和集中整理。,（二）会议纪要的特点： 1、提要性：纪要不是记录，不要有闻必录。应摘其要而记，根据会议精神或宗旨，对会议内容进行综合
16、、概括，从中提炼出主要精神，归纳出主要问题。,会议纪要是在会议记录的基础上整理加工而成的。会议纪要和会议记录，两者虽然都是会议的产物，都能记载会议情况和会议议定事项，但两者在性质、内容、形式和发布方式上有很大不同。在性质上，会议纪要是法定行政公文；会议记录是机关、单位内部用于记录会议发言的事务文书，属于记载性的文字资料。,在内容上，会议纪要是经过整理加工的会议上达成一致的认识，是会议内容的要点；会议记录是会议发言的原始记录，基本上要做到有言必录。在形式上，会议纪要是行政公文，它的规范格式与其他行政公文略有不同，国家行政机关公文格式规定，“会议纪要标识由XXXX会议纪要组成”。会议纪要不带“文件” 字样，“不加盖公章”；会议记录没有统一格式，由各单位自定。,在发布方式上，会议纪要按公文发文程序发，但它没有主送机关和抄送机关，只在抄送栏下有“发”字，发向机关内部的各处、部、科室及其他直属部门，如要下发，按“通知”走，标题为关于下发XXXX会议纪要的通知，会议记录仅作为内部资料保存，
