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1、99-3-16,组长级干部培训系列,组长级干部培训系列,档案管理,99-3-16,组长级干部培训系列,课程目标,使部门档案公有化，将要用的资料文件化，提高工作效率,99-3-16,组长级干部培训系列,在工作时常常会遇到的情况？,必要的资料忘记收到什么地方去了，不能立即调出来 文件柜内装满了旧资料，处理不了 相同的资料在同一文件柜内分好几处存放 由于主管资料的人缺席，他主管的文件不知收到哪里，以致影响了工作的进展 在进行业务交接时，不能顺利地进行工作交接,99-3-16,组长级干部培训系列,确立档案管理系统的关键,组织内部的各种文件资料不要放在个人手里,都能随时将他们所需要的任何文件调出来使用,
2、为此要遵循“三不原则” 不能(随便)做 不能(随便)发 不能(随便)拿,99-3-16,组长级干部培训系列,与文书各层次相使用的管理办法,文书的制作阶段-实施“源流管理” 文书的处理(复写、印刷等)-实施“分散、集中管理” 文书的保管-实施“分散整理、集中保存” 文书的废弃-采取“共同废弃”的形式,99-3-16,组长级干部培训系列,发挥讯息作用的三阶段,对原始讯息进行分析加工，把它们归纳成便于人们掌握的形式 在加工的基础上，产生某种新的想法、概念 判断这一想法、概念的对错及采用价值,99-3-16,组长级干部培训系列,摆脱“讯息祸”的方法,选择适合自己目标的讯息 接触种种讯息以扩大自己的视野
3、、眼界 不要企图把所有的讯息全看懂、看会，不要受 传统观念的约束 要站在自己的立场，即根据自己的要求选择讯息 将发挥不了作用的讯息资料处理掉 语言是一种“虚像”，而现实是“实像”我们要确认 “现实”这一“实像” 要凭自己的直觉、理解力，来找出必要的讯息 不要被你所收集到的讯息束缚住,99-3-16,组长级干部培训系列,摆脱“讯息祸”的方法,节省找资料的时间 使用方便的分类项目 当天的讯息要在当天整理出来 不要追求十全十美的分类 分类项目以少为佳 规划出“其他”项目栏，并发挥这一栏目的作用,99-3-16,组长级干部培训系列,摆脱“讯息祸”的方法,保持讯息的新颖度 与现实无关的资料没什么使用价值
4、 重新“评估”资料的工作，要经常进行，并不断地 补充不足的部分 不需要的资料要下决心处理掉 文件资料并不是收藏品,99-3-16,组长级干部培训系列,摆脱“讯息祸”的方法,提供适合于对方的资料、讯息 先确认对方是谁，然后在研究向对方提供什么讯 息 根据对方的具体情况做到“同步发信” 结论要放在前面，文章要简洁明了 量多并不意味着它就是好资料 列举的数字要对比、组合，尽可能以图表说明,99-3-16,组长级干部培训系列,文书管理存在的问题,状况,在各部门实 施着讯息的 重复性管理,没有采用长 期保存及防 灾措施,各部门无法形 成一个系统性 的管理体制,不能 正 确地把 握管理 资料的 内容,管理
5、困难，档案 管理系统处于混 乱状态,其他2.8%,8.8%,11.6%,13.6%,14.9%,19.9%,28.2%,没有管理场所 办公环境恶化,99-3-16,组长级干部培训系列,文书管理存在的问题,原因,其他,没有文书管 理规定,没有专职负责人,对文件资料的价 值观不正确,7.9%,11.9%,12.7%,18.3%,42.1%,每天文件资料 的产量过多,7.1%,没有采用档案管理系统,99-3-16,组长级干部培训系列,档案管理系统的特点,它是为使用文书、文件而制定的制度 而不是资料整理制度的善后处理 是提供全方位服务的制度 组织当中的任何人都可以使用这些资源 是一种便于实施的制度 是
6、一种能提高 办公效率的制度,99-3-16,组长级干部培训系列,文书主义和私有化的弊病,文书主义的弊端 公私不分 追究假公济私的行为 尽可能处理掉手头的文件,99-3-16,组长级干部培训系列,档案管理系统的编排,使用文件（未处理的悬案文件） 已处理文件,99-3-16,组长级干部培训系列,卧式档案管理,采用“垂直插入”的整理方法，如同对卡片进行分类时，把卡片垂直插入卡片箱那样。 适用于“使用文件”的整理,99-3-16,组长级干部培训系列,卧式档案管理的优点 （并列式整理法）,可以对文件进行有系统的分类、整理、保管 根据需要随时调出文件 收存不费时间 文件柜比其他保管容器占地少，节省空间,9
7、9-3-16,组长级干部培训系列,卧式档案管理的构成,预先将所有的文书文件，按照一定的分类基准加以整理 放在写有标题的文件夹中 把这些文件夹横放在整理箱（多层文件整理箱）的抽屉里 设立标题卡，将文件分门别类 采用便于随时调出的整理方法,99-3-16,组长级干部培训系列,卧式档案管理的整理,字母分类的整理法 数字分类的整理法 地区分类整理法 职业功能分类整理法 主题分类整理法,99-3-16,组长级干部培训系列,文书的使用频率,看文件的次数（使用频率） 以100为基数，其中的99 次是在半年之内，一年以 后调阅的次数不到一次,半年,1年,2年,3年,使 用 频 率,100%,99-3-16,组
8、长级干部培训系列,永久性保存的文书文件,公司的史料、章程、规划 公司的重要刊物、图画 重要的合同书、申请书、志愿书、申报书 官方认可的证件，如执照、许可证等 与注册在案、专利等相关的重要文件 与诉讼有管的文件 与礼仪、仪式、典礼相关的重要文件内 与“外部集团加入或退出本公司”相关的文件 股东总会、股东名册，以及其他与股份相关的重要文件 与公司资产、债权相关的文件,99-3-16,组长级干部培训系列,永久性保存的文书文件,关于负责人、干部的资料 传阅批审文件、裁决的重要文件 重要的统计文件 年度预算、决算文件 与土地、房地产（建筑物）、电话等相关的重要文件 与职工的履历、正本、保证书、任免书等相
9、关的资料，以及姓名册及其他的人事、保健、工资、津贴等资料 顾客名单 “制定计划书”、原图（设计图）、重要的试验、研究报告书及其他,99-3-16,组长级干部培训系列,保存十年的文书、文件,主管会议记录 与税务相关的重要资料 月结算文件、重要的商业帐簿 有关于材料、商品构入，和提取机械、零件的重要文件 有关股东过户（更换名义）的文件 宣传与促销相关的统计报告书,99-3-16,组长级干部培训系列,保存五年的文书、文件,买和卖等与贸易相关的帐簿及主要传票,99-3-16,组长级干部培训系列,保存三年的文书、文件,管理监督人员的会议记录、代理商会议记录、技术洽谈会记录 条文的“增订”和“修改”相关文
10、件 简易合同书类 与官方机构有关的简易认可书、申请书等资料 干部、职员任免资料 文件的收发登记本 对今后仍有参考价值的往返函件 工作日报 简易统计文件,99-3-16,组长级干部培训系列,保存三年的文书、文件,与附属设施相关的文书、文件，以及其他有关动产、不动产的简易文件 有关职员的调动、工资、津贴、劳基法、卫生、保健、健康保险等，暂时性权力和义务的文件、提案制度等资料 与经营管理相关的辅助性资料 简易税务文件 与宣传、市场调查、计划等相关的一般性材料 与购入物品的出纳、保管、移交等相关的文件 与制造技术相关的简易文件、资料,99-3-16,组长级干部培训系列,不要文件废弃处理标准,简记、追忆
11、类（已作废的） 已整理撰写过的原稿 已作出答复的、用完的文书 贺年片、慰问信、答谢信、日程安排 报纸 看过的杂志 已成为正式文件的复印件、报表等 作为参考用的报告书、通知、报表等 不属本科室工作范畴，但与业务相关并已由主管部门保管的文件类 还有其他当时认为有必要，但一直没用上的东西,99-3-16,组长级干部培训系列,档案管理的绩效,主管人员不在时也可将必要的文件调出来 有利于保存“必要的讯息记录” 可以大幅度地减少部门文件保管量，相对减少了购买文件柜等器材的数量，有效的节省了经费 不要的文件按计划作废了，办公室的文件只剩下1/3左右 办公室得到妥善的清理，变得明朗、整洁，空间也被有效的利用了 进行财务审查时，需要的文件可以马上调出来使用 随着文件处理手续的改进，办公室内有了良好的气氛。有助于提升员工士气、解决问题 能促进各类文化的规格化，促进事物工作的组织化，标准化 有助于改善公司内的讯息交流活动,
