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1、时间管理与提高工作效率,问题提出,你是否同时进行着多项工作，但似乎无法全部完成？ 你是否每晚回家的时候累得精疲力竭，却又觉得好象有什么事没有做完？ 你是否觉得总是没有时间运动或休闲，甚至是随便玩玩也没空？ 心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能做！” 每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中。 常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性。,课程目标,了解什么是时间管理以及为何要时间管理。 学会对自己的时间运用状况进行分析。 能够找出自己浪费时间的因素，并运用适当的策略进行处理。 能够找出适合自己的时间安排模式。 学会制定高效率的时间安排计
2、划 。,一、时间管理的基本概念 二、时间管理的重要意义 三、时间管理的基本策略 四、时间管理的统筹技巧 五、管理技巧的具体应用,今日主题,小实验,道具： 铁桶一只，大石头两块，碎石若干， 细沙一堆，水一罐 方法：把以上物品装进铁桶。 提问：如果请你做这个实验，你将会按怎 样的顺序把以上物品装进铁桶？,启示：在这个实验中，铁桶象征着什么？细沙象征着什么？碎石象征着什么？大石头又象征着什么？水象征什么？这个实验又说明了什么？,什么是时间管理,一、时间管理的基本概念 二、时间管理的重要意义 三、时间管理的基本策略 四、时间管理的统筹技巧 五、管理技巧的具体应用,今日主题,时间管理的重要意义,1、个体
3、生命的有限性：生命只有一次（游戏） 生命留给我们的时间？我们如何控制它们的“流向”。 童年、少年、青年、中年、壮年、老年 2、速度竞争:时间创造财富、速度提升服务,鲁迅先生说：“时间是组成生命的材料，浪费别人的时 间是无异于谋财害命的。”管理时间就像管理生命一样重要。,过去是大鱼吃小鱼，现在是快鱼吃慢鱼的时代 速度竞争成为主导 信息大爆炸,一、时间管理的基本概念 二、时间管理的重要意义 三、时间管理的基本策略 四、时间管理的统筹技巧 五、管理技巧的具体应用,今日主题,练习： 假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：,你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 星期六是一个
4、好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡 你有好几个月没有回老家，也没有写信或打电话 有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花 1 小时 明晚 8 点有个 1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系 明晚有一场演唱会 你在图书馆借的书明天到期 外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李 你要在星期五交计划书之前把它复印一份 明天下午 2 点到 4 点有一个会议 你欠某人 200 元钱-他明天也将参加那个会议 你明天早上从 9 点到 11 点要听一场讲座,每天上班时间为 8 点-18 点（含往来交通时间，中午有 1 小时休息）,你的上级留下一张便条，要你尽快与他
5、见面 你没有干净的外套，一大堆脏衣服没有洗 你想好好洗个澡 你负责的项目小组将在明天下午 6 点钟开会，预计 1 小时 你身上只有 5 块钱，需要取钱 大家明天晚上聚餐 你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录 这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时 你收到一个朋友的信 1 个月了，没有回信，也没有打电话给他 星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费 15 个小时，而且 只能用业时间 你邀请女朋友后天晚上来你家吃烛光晚餐，但家里什么吃的也没有 下个星期二，你要参加一次业务考试,在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何对这些项目进行有效的时间
6、管理呢？ 把要做的事情全部看一遍，拟列一个时间表； 确定每件事情的重要等级和紧急程度； 根据重要程度把事情重新排序，列出任务完成计划。,把要做的事情全部看一遍，拟列一个时间表；,编好时间表后，再确定每件事情的重要等级和紧急程度,根据编好的时间表，考虑：,这件事如果不做，会有什么后果？如果认为不会有任何影响，那么这件事情便该立刻取消。,哪些事情可以放弃不做？为什么？,这件事可以由别人代做而又不影响效果？将不必亲自处理的事情清楚的交给别人去做。,哪些事情可以由别人代做？为什么？,哪些事情是非自己处理不可的要事，哪些是非自己处理不可的琐事，区别重要度，将自己处理的要事选取精神最好的时间处理，将自己处
7、理的琐事利用空档的时间处理。,哪些是自己需要处理的事情？为什么,列出任务执行计划，执行吧！,重要度是因人而异的，因此，任何有效的时间管理系统首先都必需要明确你的价值观,明确你的价值观 确定你的目标 对你的目标按优先级排序 明确你的任务 对任务按优先级排序 价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础， 也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。 什么对你而言是最重要的？家庭？工作？金钱？你首先要明确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能会到
8、达别的地方。,根据价值观的不同，将练习中的任务区别出来： 健康看牙医，洗澡，等等 （1、15） 家庭给家里打电话，等等 （3 、14 、17） 友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等 （2、8、11、18、21） 爱情准备烛光晚餐，等等（23） 工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等 （5、9、10、12、13、16、19、20、22、24） 金钱夜间兼职的面试，等等 （4） 兴趣看演唱会，等等（6、7） 考虑一下，你的价值观是什么？哪项任务对你是最重要的？,时间管理的效果是因人而异的，因此，任何有效的时间管理系统首先都必需要明确你的情绪焦点,明确你的情绪焦点 学会感性时间管理 明
9、确你的任务 对任务按优先级排序,情绪是不自主的思维，情绪的焦点决定了我们如何安排一天的时间。 感性时间管理关键是情绪管理，情绪决定了我们的焦点在哪里，而焦点决定了我们 的时间用在哪里，是否有利于我们快速达成目标。很多表面看来是销售人员时间管理的问题，实际上却是销售人员情绪管理能力问题。,一、时间管理的基本概念 二、时间管理的重要意义 三、时间管理的基本策略 四、时间管理的统筹技巧 五、管理技巧的具体应用,今日主题,【案例】,人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动： 8: 30上司找任经理谈有关公司人力资源
10、规划的问题，一直到10:00。 10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。 10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。 11:00处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。 吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。 14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。 16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来
11、请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。 16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到17:00。 已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班了。,仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？,电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。 会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。 上司不定期召见使时间具有很大的随意性。 喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。 对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。 事必躬亲，为许多不需要处
12、理的文件而耽误时间。 工作没有目标和程序，就没有主动性。 没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。 不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。 乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。,我们的时间管理问题在哪里,多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直就是“忙碌”二字的化身。 由于职业经理的多维角色，他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。 有没有方法提高时间的利用率，有尽可能多的时间去陪陪家人？下面就来分析职业经理之所以忙乱的原因 透过现象看本质 部分经理人员的三个字特征 时间管理失序 做事缺乏计划性 做事分不清主次 不善于说“不
13、” 无法恰当处理外部的干扰,我们的时间管理问题在哪里（续）,时间的浪费 电话干扰，陪同煲粥 不速之客，礼节陪聊 习惯拖延，超出期限 会而不议，议而不决 无视重点，做事低效 不良授权，权责不清 外部客观的低效率，如： A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等） B、餐饮服务 （供餐窗口少、菜品少、座位少等） C、信息化程度,被干扰,干扰因素分析表,干扰者：可能是自己、朋友、客户、上司、下属、家人。,时间处理原则,轻重缓急：重要的事情往往不紧急，紧急的事情往往不重要； 一次结清，同一类的事情最好一次把它做完； 实际花费的时间总比预计的长；（墨菲定律） 凡是可能出错的都会出错； 每次出错的时候，总是在
14、最不可能出错的地方； 为突发事件预留时间； 日常性事务维护原则； 做好数据库清理与更新等基础工作 要和你的价值观相吻合，不可以互相矛盾； 每一分钟每一秒做最有效率的事情； 遵守20：80定律； 时间被占用说“不”原则； 有效授权并权责分明；,一、时间管理的基本概念 二、时间管理的重要意义 三、时间管理的基本策略 四、时间管理的统筹技巧 五、管理技巧的具体应用,今日主题,一、树立正确的时间价值观,首先解决思想认识问题 人的行动是受思想支配的 思想方法决定行为模式 牢固树立时间的价值观 时间就是效益 时间就是金钱 时间就是生命,你的时间（单位可以是小时，也可以是天）值多少钱？进行时间价值的计算，可
15、以帮助你理解时间意味着什么？,时间价值的计算,（1）每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值 时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加了成本，减少利润。浪费的时间，无论如何也弥补不了。 （2）钱是一分一分挣来的 钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的。一天浪费（不管什么原因）12小时，意味着在其他时间中挣钱的效率要提高1030%，显然，这是十分困难的。 （3）时间需要规划 规划时间，以便使宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动上。,二、做好时间管理的长短期准备,长期准备 购买工具书/增加知识储备/提高能力 训练你的快速阅读能力 把常用的文件/文具放好 养成存放思想档案和作记录的习惯
16、 临时准备 明天的工作前晚进行优先级排序 将相关的工作列在一起 把工作计划放到随时可见的地方 每天早晨比规定时间起早十分钟 做好正式工作前的准备工作,三、为高效的时间管理，培养良好习惯,要培养的好习惯 利用各种装备如电话/信件等节省时间 把最困难的事放在效率最高的时候 利用零碎时间处理例行性事务 午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会 休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料 每晚沉思片刻/回顾与总结,四、培养与外部产生联系时的应变能力,与外部产生联系时的应变能力 站着接待一向健谈的来访者 从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者 管理电话 如遇琐事缠身能快速摆脱,五、明确目标，做好计划,明确目标 你为什么工作 你要达到什么目的 避免 工作千头万绪 眉毛胡子一把抓 被动工作 跟着感觉走,哈佛的调查,哈佛大学有一个非
