某公司采购工作流程.ppt

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1、DX通采购工作流程(分公司),采购流程目录,1直供机型的采购流程 2普通机型的采购流程 3资源机型的采购流程 4价保流程 5价格维护流程 6结算付款流程 7积压机处理流程 8退货流程 9换机中心流程 10、门店库房管理制度 11、新品采购流程 12、补货流程 13、调货流程 14、地市分公司发货流程,1 直供机型的采购流程 1.1 目的 规范产品合理的进货 1.2 范围 直供产品 1.3 职责 确保采购产品满足消费者的需求 1.4 流程,1. 4. 1 订货计划 141.1 周期：直供机每周一下未来14天的订单，直供机的安全库存量为14天销量。 141.2 确认：直供机采购员每周一确认当周到货

2、情况，根据每周实际到货数量，结合14天销售情况及门店数量增减情况，制定下周要货计划。 141.3 审核：直供机采购员确定采购计划，由采购部经理签字确认采购机型和数量，转交销售部经理确认签字，分管副总审核确认签字。 141.4 直供机采购员根据1.4.1.3复核,将定单提交总部。 1. 4. 2 货款支付 1. 4. 2.1 诺基亚：直供采购员以总部审核后的支出审批表为依据，制作支出凭证，交财务经理审核签字,报总经理审批后付款。 1. 4. 2.2 摩托罗拉：按采购订单付款。 1. 4. 3 到货跟踪 1. 4. 3.1 MOTO和NOKIA均为付款后两天到货（不可抗力除外）。 每周到货后将实际

3、到货情况登记，由总库签字确认后，传北京超迅发留档。,2 普通机型的采购流程 2 .1 目的 规范产品合理的进货。 2. 2 范围 公司经营产品 2. 3 职责 确保采购产品满足消费者的需求 2. 4 流程,241 采购部各品牌分管负责人在每周五根据本周销售情况，制 定下周采购计划。 采购计划量 = (本周销量 / 7 * 天 ) 现库存量 242 采购计划制定完成，提交给采购部经理审核，审核完毕后，经理于下周一回传给各品牌负责人。 243 品牌负责人按计划参照系统中的全国最低价询价，必须以不高于全国最低价采购。 244 品牌负责人与供应商沟通价格、数量及到货时间。 245 ORACLE进行系统

4、做单，上传到总部采购中心审批。如果是新品，并且是新的供应商，应填写（手机编码申请表见附件）和分公司（供应商编码申请表见附件）。 246 总部审批完成后，打印出采购合同，采购员签字并传送到供应商。 247 采购员根据订货计划结合E商采购分析跟踪到货情况，2天内到总库。（厂家无货或者货量不足除外） 248 2天内没有到货，各品牌分管负责人在第二天下午6点前向厂家落实未到原因，再确认新的到货时间，直至商品入库。,a1大公司5-7天，中型公司7-14天、小型公司14-30天,3 资源机的采购流程 3 . 1 目的 规范产品合理的进货。 3 . 2 范围 资源机要求,单台利润300以上 3 . 3 职责

5、 将缺货现象降到最小化。 3. 4 流程,34. 1 供应商提供资源机信息（款式功能价位付款方式等）给采购部品牌采购员。 34. 2 品牌采购员汇总资源机信息交采购经理,采购经理组织销售部经理、市场部经理、部分门店，确认其卖点、价格定位、销量预计，上报分管副总确认。 34. 3 采购经理组织品牌采购员与供应商沟通，确定采购量和采购价格、结算方式，上报分管副总确认。 34. 4 制定采购计划，须经过采购经理、销售经理、销售副总审批确认。采购量超正常情况时、预付货款须报总经理批准。 34. 5 采购计划审批通过后，通过ORACLE进行系统做单。 34. 6 总部审批完成后，打印出采购合同，采购员签

6、字并传送到供应商。 34. 7 跟踪货品在下订单2日内到达。,4 价保流程 4 .1 目的 减少和避免跌价损失 4.2 范围 非买断产品 4 .3 职责 通过跟踪商品调价信息实现价保 提供商品价保周期信息，督促市场营销部确保在价保时限内销售完毕 4. 4 流程,44. 1 库存（盘实库）价保 按E商库存数据,给予调价保护。 44. 2 作业流程： 4. 4. 21品牌采购员接到供应商（分销商）的调价盘库函后,上报采购经理,通知各门店进行实地盘点，盘库内容包括当款手机的数量、串号、所在门店。 4. 4. 22 品牌采购员提供给供应商（分销商）上述数据,24小时内供应商确认盘库数量及新的供货价格（

7、特殊产品除外）。 4. 4. 23 品牌采购员按调价流程对考核价格进行调整。 4. 4. 24 品牌采购员计算出价保的金额，提交结款人员 计算公式：【（原价格-原返利）-（新价格-新返利）】*价保数量 =价保金额 4. 43 提货价保 厂家根据在最近某段时间内的提货量给予经销商的调价保护。 4431 作业流程： 4432 品牌采购员接到供应商（分销商）的调价盘库函后，按照定期内的提货数量与对方确认价保数量、最新供货价格。 4433 品牌采购员按调价流程对考核价格进行调整。 4434 计算出价保的金额，提交结款人员 计算公式：【（原价格-原返利）-（新价格-新返利）】*价保数量 =价保金额,5

8、价格维护流程 5 .1 目的 提高商品价格优势，促进销售 5. 2 范围 所有产品 5 .3 职责 收集商品价格信息，保持商品价格优势 5. 4 流程,541 厂家或供应商在商品调价时会将调价函以传真方式传到我公司采购部经理,厂家发完传真后立即与采购经理确认。 542 采购经理立即通知品牌采购员,品牌采购员收到调价函后先同oracle系统内的全国指导价格对比，如无问题同厂家或供应商回复确认。 543 品牌采购员将确认后的价格做价保确认单,并将新的价格在询价表上登记留存。 544 品牌采购员将确认后的价格填写在专用的调价本上,所有机型每次调价时必须写清价格、返利。 545 品牌采购员将新价格报到

9、销售部经理，一起制订考核价，并填写到调价本上,销售部经理确认签字。 546 品牌采购员将审批后的考核价上报ERP小组，填写考核价更改表并签字。 547 品牌采购员将考核价更改表交给运营商主管制订新的运营商套餐价格，然后由运营商主管交给ERP部门。,6 结算付款流程 6 .1 目的 确保付款按照公司政策执行 6. 2 范围 所有产品 6. 3 职责 确保付款准确无误 6. 4 流程,641 调出E商进销存汇总表 642 登陆Oracle结算系统模块 643 以系统显示未结算货款明细为准，根据销售及库存情况分析应付应收款 644 参照Oracle货款支付数据分析报表核实应付款 645 核实价保返利

10、市场费用 646 在付款管理模块进行应付款操作 647 填写支出凭单及扣款明细表，打印Oracle结算单 648 应付结算经理Oracle系统审批 649 部门负责人支出凭单签字确认 6410 每笔付款都要求售后经理审核、签字 6411 供应商到财务办理相关手续后领取支票,7 积压机处理流程 7. 1 目的 使库存商品合理周转 7. 2 范围 所有产品 7. 3 职责 防止跌价损失 7. 4 流程,品牌采购员每周一对所负责的品牌机型的库龄通过ORACLE系统导出到EXCLE表上，通过EXCLE的筛选功能，挑选出30天以上的机型，分析销售,月销量低于月平均库存50%的，对45天以上的机型（除直供

11、机、部分资源机）坚决退货。 退货程序： 7. 4. 1 品牌采购员与本部门结算员确认退货机型，所属供应商有足够的未结款额充抵此次的退货金额。 7. 4. 2 品牌采购员在E商公告栏上发布退货通知，要求门店3天内将商品（包括礼包）装箱退回总库，在包装箱上注明退供应商。 7. 4. 3 品牌采购员做好退货通知公函提出退货要求，要求供应商在一周内到总库取走货物。同时，所有货款暂停结算，直到货物取走为止。 7. 4. 4 品牌采购员做好退货确认书（注明要求供应商取货的时间），经采购经理和财务经理等的签名确认后，传真到总库。,8 退货流程 8. 1 目的 优化产品线，确保库存周转达标 8. 2 范围 所

12、有产品 8. 3 职责 确保退货按时进行，同时不影响门店销售。 8. 4 流程,84. 1 品牌负责人确认退货产品。 84. 2 品牌负责人沟通供应商洽谈退货事宜。 84. 3 沟通确认后，品牌负责人在E商上发布通知，通知门店在规定时间内将退货机型退回总库。 84. 4 品牌负责人制做退货确认单，由经办人、结算人员、采购经理、销售经理、财务经理、分管副总签字确认。 84. 5 品牌负责人将签字确认后的退货确认单传真给供应商和总库。 84. 6 品牌负责人检查此退货手机是否已按退货要求退到总库，如有部分手机未退，采购部品牌负责人电话通知相应门店，立即派人送至总库，并按公司规定对未退的门店进行考核

13、（纳入当月的KPI考核中）。 84. 7 待退货手机全部退到总库后，品牌负责人通知供应商去总库取货，取货时供应商必须携着我司的退货确认单。 84. 8 总库接到供应商的退货确认单，在系统中做退货处理，待供应商验货完毕后，总库要求供应商在本公司的E商退货单上签名后，才可将货物取走。,9 换机中心流程 91 目的 加快售后机的处理 9 2 范围 所有产品 93 职责 将维修机数量控制到最小化 94 流程,94. 1 每天各门店通过E商（分公司门店去维修部在途库）调出维修机到维修换机中心。 94.2 换机中心人员对维修机进行检查并将在途库的机器对单接进库。 94.3 不符合要求的维修机 94.3.1

14、 将机器接入待修库，并同时与门店取得联系详细说明问题所在应如何处理，再从“去门店在途库分公司_库”退回门店解决。 94.3.2 对于门店自行无法解决的问题机先接入待修库，找出责任人，上报主管和采购部，与供应商联系协商解决。 94.4 符合要求的维修机 94.4.1 对有检测工单的机器进行各品牌各型号的分类，联系供应商前来换机或由换机组人员送至供应商售后处换新机，同时在E商中做“从分公司待修库 调入送厂商库”调拨。 94.4.2 外勤将机器送到供应商售后处,由对方工程师当场拆机检验,并填写换机工单,由工程师签字确认,七天后凭此工单换取新机。 94.4.3 由于供应商换机时要求数量和型号上的准确，

15、制定送修单,有取机人签字,并要求供应商在七天内将新机换回。 94.4.4 对没有检测工单的机器也进行各品牌各型号的分配，由采购部事先与供应商讲明可做开箱损的写明故障原因，统一登记上E商送厂商库，通知供应商前来换机或由换机中心外勤人员送至供应商换新机。,10 门店库房管理 10 1 目的 保证门店的商品安全，做好门店的货品保证 10 2 范围 所有门店库房人员 10 3 流程：,1033 物品的存放： 门店所有物品必须上架或存放于铁皮柜内，禁止落地。手机或配件的摆放要按品牌按机型整齐存放于定位标识处，同时将对应的礼包一同摆放，并注意手机的同层叠放时以不超过6台为安全基数，以保证最下一层手机的存放安全；将各种卡类和相应的资料配对存放，并集中管理。同时保持所有物品的清洁完好。 1034 借还机： 10341 监督并督促营业员认真正确清晰填写借机单。 填写借机单必须严格按商品名称完整书写，无遗漏。借出的手机必须注明手机串号（至少末四位号码）。营业员不正确、不完整书写借机单的，不以正楷签全名的，库房人员有权拒绝借出手机。否则，发生问题，由库房借出人员全权承担。,10342 收到营业员未销售归还的手机，必须当面核验手机的串号是否与外包装上的串号一致，手机的外观是否完好，物品是否完整