某公司采购业务运作精要_2

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1、1,公司采购业务运作精要,2,公司采购业务运作精要,采购基本知识 采购作业流程 采购需求描述 采购准备工作 采购实施作业,采购控制作业 供应商的管理 采购谈判技巧 采购品质管理 采购成本控制,3,公司采购业务运作精要,(一),4,采购基础知识,采购基础知识,5,采购基础知识,采购的含义 采购管理的内涵 采购的范围 采购的职能 采购人员的业务素质,采购基础知识,6,采购的含义(1),1、狭义的采购(Purchase) 是指限于“购买”(Buying)的方式，由买方支付对等的代价，向卖方换取物品的行为过程，亦即所谓的“一手交钱，一手交货”或“银货两讫”。 个人满足消费需求；公司满足生产需求 注意点

2、：在狭义的采购之下，买方一定要先具备支付能力，也就是要有“钱”才能换取他人的物品，未满足自己的需求。 “钱”-现金的价值与重要性,采购基础知识,7,采购的含义(2),采购基础知识,8,1、公司功能的内涵 适当的供应商（Right Vendor）.合格的供应商（Qualified Vendor) 关键点：建立平等互需的买卖机会，维持长期合作的交易关系 适当的品质（Right Quality） 关键点：品质以适合可用为原则 适当的时间（Right Time).JIT适时管理 关键点：适时采购，及时交货是最好的管理原则 适当的价格（Right Price) 关键点：“一分价钱一分货” 适当的数量（R

3、ight Quality) 关键点：避免“过与不及”,采购管理的内涵(1),采购基础知识,9,2、管理功能的内涵 事前规划（Planning)：组织建立&作业流程&预算 事中执行（Doing)：竞争策略&一般策略&行动计划 事后控制（Seeing)：采购人员行为规范&工作绩效评估&内、外关系协调.,采购基础知识,采购管理的内涵(2),10,有形的物品 1、原料：直接使用于生产之原料。 （举例：织布用的棉纱，生产电路所用的晶片，生产水泥所用的石灰石等） 2、副料：除了原料之外所耗用的材料。 （举例：化学催化剂；螺丝；锉刀；瓦斯；包装袋和打包带等） 3、半成品：已经过一次或多次处理并将在后面的阶段

4、进行深加工。 （举例：钢板，钢丝和塑料薄片等） 4、成品：包括被用来销售而采购的所有产品。 （举例：汽车，收音机等） 5、机具及设备：指制造产品的主要工具。 6、事务用品：办公室生产线人员在文书作业上所需的设施及夹具，纸张， 以及任何其它杂项购置。 （举例：桌椅，帐册，计算机，扫把和衣架等）,采购基础知识,采购的范围(1),11,无形的劳务 1、技术：取得正确操作或使用机器，设备，原料等的专业知识(Know how) 。 2、服务： 售前服务：指卖方在交易前提供产品的资讯。包括产品说明，操作示范制作过程或材料规范，参观设施等。 关键点: 此项服务要增加采购人员的产品的专业知识,对决策有帮助.

5、售后服务：指卖方提供机器，设备之安装或修护，操作或使用方法的教育训练，运送及退换货品等。 专业服务：指聘专家，管理顾问，律师等专业人员所提供的特殊服务。 勤务服务：指日常作业性质的服务，包括资讯传达，膳食服务，搬运，清洁，警卫等。 3、工程发包：包括厂房，办公室等建筑之营造与修缮。,采购基础知识,采购的范围(2),12,采购职能活动： 确定需要购买的商品和服务的规格（按照要求的质量和数量）； 选择最合适的供应商； 为制定协议做准备和实施与供应商的谈判； 将订单发给优先供应商； 订单的监督和支出控制； 后续工作和评估（解决索赔，产品和供应商档案的更新，供应商评级和分类） 附：采购职能不包括物资需

6、求计划、原料的安排、存货管理、引入检查和质量控制方面的责任。,采购基础知识,采购的职能,13,国内采购界流传“一张嘴，两条腿，外带一付好下水” 采购人员的业务能力： 了解购买的物品和所在行业产品原理，性能要求。 了解市场行情，价格走势。 了解供应商供应商实力，报价的合理性。 供应保证实地考察供应商供应保证能力（质量标准，交货及时性等） 谈判能力和计划能力用来获取最低总价格。 产品成本分析能力 （举例：1999年IBM被美国采购协会评为全球最佳采购组织，IBM公司资深副总裁，首席采购官Gene Ritcher在获知识一消息之后，发表了热情洋溢的讲话“”),采购基础知识,采购人员的业务素质,14,

7、管理能力的发展则是对具有潜力的采购人员施以管理能力的训练，使他们在不久的将来可以进入管理阶层中，成为经理人才。,举例：采购管理人员的发展,采购基础知识,15,采购作业流程,采购作业流程,16,采购作业流程,采购作业流程基本步骤 流程控制手法 采购表单,采购作业流程,17,举例：某外资电子公司采购人员角色及训练,采购基础知识,18,采购作业流程基本步骤： 采购之来源国内采购，国外采购。 采购的方式议价，比价，招标。 作业细节上有差异 采购的对象物料，工程发包等。 流程大同小异,公司规模越大，采购金额偏高者，对程序的设计越为重要。,举例：介绍美国采购学者威斯订（J.H.Weting）采购作业步骤:

8、 一般采购作业流程设计关键点： （下页）,采购作业流程(1),采购作业流程,19,举例：介绍美国采购学者威斯订（J.H.Weting）采购作业步骤（1）,确认需求。即在采购之前，应先确定买哪些物料？买多少？何时买？由谁决定等？ 需求说明。即确认需求之后，对需求的细节如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均须加以明确说明，以便来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。 选择可能的供应来源。即就需求说明，从原有供应商中，选择实绩良好厂商，通知其报价。或以登报公告等方式，公开征求。 合宜价格决定。即决定可能的供应商后，进行价格谈判。 订单安排。即于价格谈妥后，应办理订货签约手续。订单或合约，均属具有法

9、律效力的书面文件，对买卖双方的要求及权利义务，须予列明。,采购作业流程,20,订单追踪与稽核。即签约订货之后，为求销售厂商之如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促厂商按规定交运，并予严格检查收入库。 核对发票。厂商交货验收合格后，随即开具发票，要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对，财务部门才能 办理付款。 不符与退货处理。即凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依照合约规定退货。并立即办理重购，予以结案。 结案。即凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失，绩效好坏等，签报高阶层管理或权责部门核阅批示。 记录与档案维护。即凡经

10、结案批示后之购案，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备参阅或事后发生问题之查考。档案都有一定保管期限之规定。,举例：介绍美国采购学者威斯订（J.H.Weting）采购作业步骤（2）,采购作业流程,21,一般采购作业流程设计的关键点: 注意先后顺序及时控制。即应注意其流畅性与一致性，并考虑作业流程所需时限。譬如，避免同一主管对同一采购案件，做数次的签核；避免同一采购案件，在不同部门有不同的作业方式；避免一个采购案会签部门太多，影响作业时效。 注意关键点之设置。即为便于控制，使各项在处理中的采购作业，在各阶段均能追踪管制。如：国外采购，从询价，报价、申请输入许可证、开信用状、装船、报关、提货等均

11、有管制要领或办理时限。 注意划分权责或任务。即各项作业手续及查核责任，应有明确权责规定及查核办法。如：请购、采购、验收、付款等权责均应予区分，并指定主办单位。 避免作业过程中发生摩擦、重复与混乱。即注意变化性或弹性范围以及偶发事件之因应法则，譬如“紧急采购”及“外部授权”，系有权宜办法或流程来特别处理。,采购作业流程(2),采购作业流程,22,5. 程序繁简或被重视的程度,应与所处理业务或采购项目的重要性或价值的大小相适应。即凡涉及数量较大，价值较高或易发生舞弊之作业，应有较严密之处理监督。反之，则可略予放宽，以求提高工作效率。 处理程序应合时宜。即应注意程序的及时改进，早期设计的处理程序和流

12、程，经过若干时日后，应加以检讨，不断改进，以因应组织的变更，或作业上的实际需求。 配合作业方式的改善。譬如手工的作业方式改变为电脑化作业，因此流程与表单需作相当程度的调整或重新设计。,采购作业流程(3),一般采购作业流程设计的关键点:,采购作业流程,案例,23,流程是指使用资源将输入转化为输出的活动或一组活动。 流程控制是指系统的识别和管理组织内所应用的流程，特别是这些流程之间的相互作用。 流程控制力求实现持续改进的动态循环，使组织获得可观的收益，典型表现在产品，业绩，有效性，效率和成本方面。,手法: PDCA（策划-做-检查-行动),P(策划):根据顾客的要求和组织的方针为提供结果建立必要的

13、目标和流程. D(做):实施流程. C(检查):根据方针,目标和产品要求,对流程和产品进行监视和测量,并报告结果. A(行动):采取措施,以持续改进流程业绩.,流程控制手法,采购作业流程,24,采购作业流程以采购表单进行其实际申请及承办手续。 采购表单设计 采用一次自动套写（One writing system) 采用单一功能（Multi-Function or Users) 1、请购单（Purchase Requisition_ PR) 2、订购单（Purchase Order _ PO),采购表单,案例,采购作业流程,25,采购需求描述,采购需求描述,26,采购需求描述,采购的核心工作 采

14、购规格 其他采购说明 如何选择正确的方法描述采购需求,采购需求描述,27,采购的核心工作： 采购描述（Purchase Description),采购的核心工作(1),采购需求描述,28,采购描述直接影响了采购商品的品质、功能与价款价格。 采购描述要提供下述几个目标。 所欲购买的产品为何？ 采购订单主要内容。 建立验收，测试与品质检查的标准。 采购说明可分为两大类： 详细式的规格 其他采购说明,采购的核心工作(2),采购需求描述,29,产品制作规格包含四要素： 基本功能的设计要素； 消费者可接受程度的行销要素； 符合经济效益的制造要素； 市场，原料之取得，供应商能力及成本的采购； 如何设计合适

15、的规格: 采购早期介入 正式委员会 非正式组织 采购协调者,采购规格(1),采购需求描述,30,撰写规格 为了设计与行销所需的功能性特质、化学属性、尺寸、外观等。 为了制造所需的材料之操作性。 为了检验所需可以测试材料是否符合规格。 为了仓储所需而能有效率的收料、储存及发料。 为了生产控制所需而能有效率地规划材料的使用。 具备获取材料的采购能力且供应来源有充分的竞争性。 必要时，生产控制部门及采购部门皆有能力取得材料替代品。 使厂商能以最低的总成本取得适当品质的需求。 使厂商使用商业或工业标准材料之需求。当经常使用非标准化的材料时亦能建立公司的标准。,采购规格(2),采购需求描述,31,规格的种类 商业标准 设计规格 工程设计图 原料及制造方法的规格,采购规格(3),采购需求描述,32,功能性的规格 （举例：电线的功能性的规格，-耐热程度，电阻等导电能力） 功能及适当规格 品牌或商标 样品 市场等级 经认证的产品 混合法 实际状况,方法 采购项目（%） 品牌 25 商业标准 26 规格 31 混合法 8 其他 10 100,此表根据史丹福大学商研所针对168家制造业的调查,其它采购说明,采购需求摘述方法,注意点: 无论使用何种方法描述采购需求, 让产品执行其功能的最低品质需求必须加以规定.,采购需求描述,33,如何选择正确的方法描述采