教你在工作中管理时间.ppt

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1、,我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶；,教你在工作中管理时间 Time Management,什么是时间管理? 为什么要管理你的时间? 如何进行时间管理?,课程目标,时间的定义？,时间是人类用以描述物质运动过程或事件发生过程的一个参数 时间是事件发生到结束的时刻间隔 爱因斯坦说时间和空间是人们认知的一种错觉 大爆炸理论认为，宇宙从一个起点处开始，这也是时间的起点,时间是什么？,碎纸机闹钟 把人从美梦中吵醒的闹铃总是令人纠结，不过每天都听同样的铃声难免慢慢就会变得对铃声迟钝甚至充耳不闻。这款闹钟内置了一个小型碎纸机，临睡前您可以将钞票放入其中，如果闹铃响起您不马上清醒过来关闭闹钟的话，碎钞

2、机就会开始运作粉碎您的钞票。用如此残酷而又疯狂的方式开始一天的生活，保证您分秒也不想赖床，同时还可以深深体会到：时间就是金钱。,如果每天多出来一个小时，你会干什么？,如果一天有25小时,什么是时间管理,?,时间管理的本质一定时间内事件的分配,时间管理的原因,小 游 戏,赚多少钱才够用,努力地去工作吧，象这样认真地去工作你就永远不会缺钱花.,“优秀”员工,要想管理好你的生活:,请先管理好你的时间!,时间管理的原因,1、时间是企业和个人最稀缺的资源之一； 2、有效的时间管理能够帮助我们以最高的效率完成重要的事情，避免压力； 3、有效的时间管理可以减少加班时间，提高个人生活品质,如何进行时间管理,时

3、光大盗 四代时间管理方法 时间管理的核心理念 时间管理的点、线、面 时间管理模型,时 光 大 盗,拖延，犹豫不决,杂乱无章的办公桌， 个人的无序,大脑负担,静 扰,宜家广告,时 光 大 盗,动 扰,同事打扰 电话 会议 传真,电子邮件,管理时间：管好你自己 没有神奇的答案 !,四代时间管理方法,第一代：备忘录,第二代：时间进程表,一个价值2.5万美元的建议,第三代：轻重缓急,曾经有位效率研究专家艾伊贝李，他给当时的美国史卡鲁钢铁公司的总裁查鲁斯一个时间管理的建议，结果查鲁斯因为这个建议给了他一张价值2.5万美元的支票,第三代：轻重缓急,不要想把所有事情都做完,永远做重要而又不紧急的事,5到了晚

4、上，如果你列出的事情没有做完也没关系，因为你已经 把最重要的事情都做完了，剩下的事情明天再做,4第二天先做最重要的事情，不必去顾及其他事情,第一件事做完 后，再做第二件，依此类推,3每天晚上写出你明天必须做的事情，按照事情的重要性排列,2手边的事情并不一定是最重要的事情,第四代：个人管理,我不能因为事业而违背我的个人生活， 因为工作只是生活的一部分，而不是生活 的目标。如果将事业当成终极目标，没有 自我，这样的生活是不完整的。事业成功， 目的是为了给自己更多的生活选择，而不 是放弃属于自己的生活！,_,王石,价值管理 轻重缓急原则,时间管理的核心理念,8020法则,80的人,20的人,掌握世上

5、20的财富,掌握世上80的财富,80的人,20的人,用脖子以下赚钱,用脖子以上赚钱,80的人,20的人,负面思考者,正面思考者,80的人,20的人,知识就是力量,行动才有结果,80的价值,来自20的事物,来自80的事物,20的价值,价值管理原则,80/20法则！,集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要花费在对成功无益的事情上,冰箱设计的改善,轻重缓急原则,工作价值矩阵 工作价值矩阵事务分类表 工作价值矩阵结果 优先矩阵,“MBA”课堂,M2 高度重要 低度紧迫,M1 高度重要 高度紧迫,M4 低度重要 低度紧迫,M3 高度紧迫 低度重要,重要性,高,紧迫性,高,工作价值矩阵,M2 防患未然

6、能力提升 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲,M1 危机 急迫的问题 有期限压力的计划,M4 某些信件 浪费时间之事,M3 不速之客 某些电话 某些会议 某些信件与报告 必要而不重要的问题,重要性,高,紧迫性,高,工作价值矩阵事务分类表,重要性,高,紧迫性,高,工作矩阵结果,M3 缺乏自制力 短视近利 轻视目标与计划 危机处理,M4 无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生,M2 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机,M1 危机处理 压力 筋疲力尽 忙于收拾残局,重要 非紧急,重要 紧急,重要,紧急,M1,M2,M3,M4,非重要 非紧急,非重要 紧急,尽量避免扩大M1,尽量减少M3

7、事情,多投资时间在M2,尽量避免M4事情,优先矩阵,做一个富有成效的工作者,请优先关注M2 (重要但不紧急),时间管理的点,时间管理要做好,当然从自己做起,个人时间管理,强烈欲望,如果没有活出生命价值的强烈欲望， 那么时间管理将毫无意义； 成功=目标+行动 时间管理是一种人生管理，可以帮助 你完成人生目标，成为梦想实践家。,You can dream it.You can do it. Walt Disney,时间管理的线,人际时间管理,通过授权和寻求协助,可以借力使力,收事半功倍之效噢,向成功者学习,通常一个人要获取成功，最快的方法就是向一些成功者咨询，请他们给你一些回馈，请他们告诉你做对了

8、什么，做错了什么。 如果成功者都不能教会你成功，那么谁还能教会你成功？ 要善于学习成功者的经验！,“吸星大法”-多请教，多赞美，多感恩,运筹他人时间,良好沟通,有效授权,应对上司,协调同事,良好沟通,在职业生活中是否成功，85%决定于你如何有效地与别人沟通 工作中50%以上的障碍是无效沟通或不良沟通引起的,世界上最浪费时间的就是不良的人际关系,建立人际关系,利人利己创建和谐双赢 ； 设身处地的换位沟通 ； 集思广益的合作威力无比 ；,良好沟通,表达 倾听 反馈,有效授权,授权：就是通过赋予某个同事以权限和行为责任，把工作转交给他去做,有效授权,增加你的时间，缓解压力； 授权可以激励他人，树立信

9、心； 可以更好地利用他人的知识、学识和经验； 增加工作场所的透明度、沟通度、信息度和概览度,有效授权将使你、你的员工和你的机构都受益！,授权的好处,分享运筹时间的技巧； 咬定目标不放松； 协同共作； 鼓励发表意见,协调同事,应对上司,事先了解你上司对你的期望； 积极获取你上司的反馈； 慎重承诺，遵守承诺；,应对上司,你和你上司的关系； 你有赖于你的上司给你提供指示、反馈、支持; 你的上司有赖于你的新主意、辛勤工作、和协作来完成工作； 为了更好地给与取，你要了解你的上司和你自己的： 强项 弱处 沟通的风格 管理的风格 个人目标 职业目标 优先次序,能够团队合作, 你就能像飞机一样朝目标飞得又快又

10、远!,时间管理的面,团队时间管理,建立成功团队,有效团队的特征：,所有成员都认同的目标/计划 健全的游戏规则和工作方式 恰到好处的领导艺术 即合作又竞争 经常反问自己“我们应努力达到什么？” 为个人成长提供机遇 表现出巨大的精力和活力，充满笑声和幽默,团队越优秀，结果也越出色， 时间的赢得也就越多。,和你的团队一起成长,和你的团队一起边做边学！ 从错误和成功中学习 注意消除浪费时间和无效率的工作方式,设定目标,行动计划,实现与管理,检查,信息和 沟通,时间管理模型,时间计划,制定时间计划,制定时间计划,月历的使用（年、季、月、周） 待办单的使用（日计划） 两种类型的时间管理工具,人们往往对偶然

11、突发事件更加关注，但是对稳定、缓慢、必然的事件常常忽视 所以，内心渴望的、重要的事情，如果不列入时间计划中，将永无时间去做，也无法实现,智者名言,行事月历的使用,行事月历的价值： 合理进行时间规划； 重要工作项目的时间保证,行事月历制定方法,根据职责确定常规项目； 根据阶段目标制定行动计划； 确定私人重要事件； 将重要目标的行动计划填入； 常规事件和私人重要事件填入； 其他重要项目临时加入； 定期检查和填写（年、季、月、周）,行事月历制定练习,范 例,月历制定范例,运用待办单的原因： 1.作为检查 2.确定当日优先完成的事项 3.今天完不成的事情列入明天所 要完成的待办单 4.合理安排突发事件

12、,待办单的使用,待办单制定和使用方法,1、列出当天所有任务 月历或计划中的事项、前一日的转移任务、新的日常工作、需应付的约会（会议、交流、电话） 2、估计各项工作时间（保留弹性 6040规划） 3、确定工作事件重要性和紧迫性 4、排定时间 5、抓住正在做的工作 6、完成后划掉，盯住下一个目标 7、临时插入的工作，先记录、评估，然后安排时间,待办单制定常识,1、60时间安排计划好的事，20时间为未计划好的事预留，20时间安排突发事件 2、上午810点是人头脑最清醒时间，一般安排最重要的事 3、一般人工作1小时效率就会大幅度降低，建议做几分钟的休息（如喝水、上卫生间、运动、工作交流等）,确定重要度

13、,A、极其重要，数量少15价值高65 B、一般重要，数量20价值20 C、不太重要，数量65价值15,确定时间优先顺序,1、今天必须完成 2、2天内完成 3、几天内完成,待办单制定练习,代办单制定范例,1、每天在同一时间制定， 建议在下班前； 2、只定一个； 3、规划出干扰时间； 4、要有弹性； 5、要长期坚持，养成习惯。,有效制定待办单的几点建议:,两种类型的时间管理工具,1、电子日历 2、书面日历,设定目标,行动计划,时间计划,实现与管理,检查,信息和沟通,时间管理模型,时间计划实现与管理,工作开始 工作进程 工作结束,工作开始的规则,你能够做到快乐工作吗？,今天你正用哪一张面孔在面对工作

14、？,以积极姿态开始每一天,2、享用早餐、从容上班,3、定时开始工作 4、首先解决当日重点任务 5、缩短投入工作时间,工作进程的规则,1、充分工作准备 2、做一件事要一气呵成做完，不做“工作跳蚤” 3、适当工作速度、定时休息 4、集中处理较小的同类任务（批处理） 5、利用零星时间（准备、计划、事务性工作） 6、安排无干扰时间（安静时间）,工作结束的规则,了结当日琐碎工作（邮件、信函、文档等） 结果检查 明日时间计划 每日都有成功的感觉,轻松愉快回家 -不要把工作和烦恼带回家、安排一些体育活动,设定目标,行动计划,时间计划,实现与管理,检查,信息和沟通,时间管理模型,结果检查： 目标完成情况，优缺

15、点、原因分析 过程检查： 时间安排和事件重要性的匹配情况 是否先处理重要任务 按规定时间完成任务的情况 小事批处理 克服干扰因素 改进计划,检查与总结,设定目标,行动计划,时间计划,实现与管理,检查,信息和沟通,时间管理模型,我把的时间用于沟通,GE（通用电气）史上最年轻的董事长和CEO,管理信息，加强沟通,1、高层经理7080时间在沟通 2、中层经理4050时间在沟通 3、一般职员2030时间在沟通,改善要求,1、提高阅读速度 2、提高会议效率 3、提高会谈技巧 4、提高电话技巧 5、合理处理信函和MAIL,提高效率的具体方法,1、保持桌面整洁 2、批处理 3、善用等候与空档时间 4、避免拖

16、延 5、常规工作流程化、标准化,保持桌面整洁 建立文件处置系统 建立文件处理原则 建立物品摆放原则 每天下班前将办公桌、椅整理归位 物尽其所，物归原处,时间管理锦囊之一,睡觉 21年 工作 14年 个人卫生 7年 吃饭 6年 旅行 6年! 排队 6年! 学习 4年 开会 3年 打电话 2年 找东西 1年 其它 2年,一个活到72岁的美国人时间是怎么花的?,统计报告,批处理原则,地理经济 整批处理,时间管理锦囊之二,善用等候与空档的时间 工作准备、制订计划、事务性工作处理,不管你多么有效率，总是有人会让你等待。,时间管理锦囊之三,避免拖延,时间管理锦囊之四,大块工作分成小部分 先做对，再做好，克服细节完美主义