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1、贵州台金农业技术开发有限责任公司,办公用品管理 流程设计,二零一二年十一月,办公用品管理流程设计,流程设计的目的 流程结构设计,办公用品流程设计的目的,企业行政办公用品包括笔、胶水、订书机、复写纸、复印纸、印泥、笔记本、档案袋、碳粉、墨盒、硒鼓、计算器等，它们与企业日常办公活动息息相关。 行政部办公用品管理流程的设计目的 明确职责分工，梳理、规范办公用品的各项日常操作步骤，有效管理和使用企业的办公用品 规范企业办公用品的采购、保管、发放、使用等工作，合理控制办公用品的使用、消耗和费用支出，降低企业的办公费用和经营成本 逐步实现企业管理的规范化、标准化和程序化，提高企业的管理水平和竞争力,办公用
2、品管理流程结构设计,办公用品管理 流程结构,办公用品日常管理流程 1、关键节点工作执行标准 2、流程执行工具 3、关键事项与考核指标,办公用品申购管理流程 1、关键节点工作执行标准 2、流程执行工具 3、关键事项与考核指标,办公用品采购管理流程 1、关键节点工作执行标准 2、流程执行工具 3、关键事项与考核指标,办公用品领用管理流程 1、关键节点工作执行标准 2、流程执行工具 3、关键事项与考核指标,办公用品比价管理流程 1、关键节点工作执行标准 2、流程执行工具 3、关键事项与考核指标,办公用品验收入库流程 1、关键节点工作执行标准 2、流程执行工具 3、关键事项与考核指标,办公用品管理流程
3、与工作标准,办公用品日常管理流程图 办公用品日常管理工作标准 流程关键事项与考核说明,主办部门,行政部,办公用品管理制度建设,各职能部门,审批,行政人员,流程名称,办公用品日常管理流程,总经理,行政经理,办 公 用 品 采 购,领 用 与 使 用,办公用品报废,办公用品报废申请,审核,审核,审批,开始,1、拟定办公用品日常管理制度,3、办公用品申购,4、办公用品采购,5、办公用品验收入库,6、领用审查,办公用品发放,7、监督办公用品的使用,办公用品使用,9、报废处理,8、报废审查,结束,领用申请,编修部门,签发人,签发日期,审批,采购？,是,否,2、统计办公用品库存,执行办公用品日常管理制度,
4、审批,权限内,权限外,办公用品需求,办公用品管理工作标准,办公用品管理制度建设 办公用品采购 领用与使用 办公用品报废,办公用品管理制度建设,行政人员调查、收集相关企业或优秀企业的办公用品日常管理制度 结合本企业的文化和实际情况，拟定适合本企业的办公用品日常管理制度 执行工具 办公用品日常管理制度 企业制度编写规范,办公用品采购,统计员工或部门的办公用品需求 盘点办公用品库存，统计需采购的办公用品 执行工具 企业内部采购管理制度 办公用品申购单 办公用品采购单 办公用品预算表 办公用品入库登记表 办公用品入库凭证,领用与使用,行政人员对办公用品领用申请进行审查 明确公共办公用品的保管人与责任人
5、 监督、调查的内容包括办公用品领用传票与办公用品台账、办公用品申请书与办公用品实际使用情况、办公用品领用登记表与实际用品登记表等 执行工具 办公用品台账 办公用品领用传票 办公用品领用登记表 实际用品登记表,办公用品报废,核对办公用品报废申请表的填写是否正确，是否已经主管领导审批 调查报废申请情况是否属实 检查办公用品报废申请单是否已经行政经理审批 对经过报废申请审批的办公用品进行出售或销毁处理 登记已经报废处理的办公用品的名称、编号、报废日期、处理方式等 执行工具 办公用品报废申请表 办公用品报废登记表 办公用品管理制度,流程关键事项与考核说明,办公用品日常管理制度拟定 办公用品库存统计 办
6、公用品使用监督 办公用品报废审查 办公用品报废处理 费用控制,办公用品日常管理制度拟定 制度拟定及时率，目标值为100% 制度拟定一次性通过率，目标值为100% 制度拟定合理性，拟定的制度内容符合实际,办公用品库存统计 统计及时率，目标值为100% 统计准确率，目标值为100%,办公用品使用监督 监督及时率，目标值为100% 监督公平性，监督过程中无徇私行为，监督标准统一,办公用品报废审查 审查及时率，目标值为100% 审查出错次数，目标值为0次,办公用品报废处理 报废处理登记准确率，各项信息登记准确、无错漏登记 报废处理准确性，报废用品价值评估准确，出售或销毁工作符合规定,费用控制 办公用品
7、日常管理费用节省率，目标值在_%以上 办公用品采购预算空置率，采购费用控制在预算范围内,办公用品申购 管理流程与工作标准,办公用品申购管理流程图 办公用品申购管理工作标准 流程关键事项与考核说明,主办部门,行政部,办公用品需求统计,员工,财务部,流程名称,办公用品申购管理流程,行政经理,行政人员,采购申请,费用预算与审批,开始,3、递交办公用品清单,1、填写办公用品需求单,6、核准费用预算,结束,编修部门,签发人,签发日期,7、采购所需办公用品,办公用品采购,2、统计办公用品采购需求,审核,审批,办公用品申购管理流程图,4、市场询价,5、统计费用预算,办公用品申购管理工作标准,办公用品需求统计
8、 采购申请 费用预算与审批 办公用品采购,办公用品需求统计,各部门员工填写并提交办公用品需求单 行政人员统计办公用品采购需求 对库存办公用品进行统计，结合需求，确定需采购办公用品的类别、数量 执行工具 办公用品需求单 办公用品库存单,根据采购需求统计结果，填写办公用品采购清单 将办公用品采购清单递交行政经理审批 执行工具 办公用品采购清单 办公用品管理制度,采购申请,费用预算与审批,根据行政经理审批确认的办公用品采购清单，对各类办公用品进行市场询价 至少确定三家供应商，对供应商的价格进行对比分析 根据各供应商报价统计费用预算 编制详细的办公用品费用预算表，内容包括品名、单价、数量、总额等 财务
9、部核对各项办公用品的数量是否符合实际 对行政部提交的预算表进行审核，确认数据无误 执行工具 办公用品预算管理制度 办公用品预算表,办公用品采购,行政人员根据审核通过的办公用品采购清单及预算表，将采购任务分配给想要的采购部门或人员 执行工具 办公用品采购清单 办公用品预算表 企业内部采购管理制度,流程关键事项与考核说明,办公用品采购需求统计 统计及时率，目标值为100% 统计准确率，需采购办公用品的类别、数量统计准确 办公用品市场询价 询价及时率，目标值为100% 价格对比度，至少确定3家供应商，找到价廉物美的供应商 办公用品采购预算 预算合理性，办公用品预算符合实际情况，预算合理 预算准确度，
10、预算准确，误差控制在_%_%以内,办公用品采购管理流程与工作标准,办公用品采购管理流程图 办公用品采购管理工作标准 流程关键事项与考核说明,主办部门,行政部,制定采购计划,行政部,财务部,流程名称,办公用品申购管理流程,行政经理,选购办公用品,洽 谈 价 格,开始,2、制定办公用品采购计划,3、参与比价及筛选供应商,4、协助洽谈价格,结束,编修部门,签发人,签发日期,5、配合提货,办公用品验收入库,1、统计办公用品采购需求,审批,审批,办公用品采购管理流程图,选购物品,支付货款,6、验收办公用品,7、入库登记,办公用品采购管理工作标准,制定采购计划 选购办公用品 洽谈价格 办公用品验收入库,制
11、定采购计划,根据各部门办公用品需求表，统计办公用品采购需求 编制办公用品采购需求表 本剧办公用品需求表，制定办公用品采购计划 采购计划的内容包括供应商信息调查、采购时间、采购人员、采购方式、采购预算等,执行工具,办公用品采购需求表 办公用品采购计划表,选购办公用品,根据审批通过的采购计划，参与比较与筛选供应商 比价管理流程参照“办公用品比价管理流程与工作标准”,执行工具,办公用品采购计划表 企业内部采购管理制度,洽谈价格,根据供应商报价，结合以往采购价格，协助进行价格洽谈 确定各项需采购办公用品的价格,执行工具,办公用品预算表,办公用品验收入库,配合相关部门在规定时间内提货 保证办公用品及时送
12、达 检查所采购办公用品的质量，及时发现质量问题 对无质量问题的办公用品进行统计 办公用品验收入库流程参照“办公用品验收入库流程与工作标准” 核对确认待入库办公用品的数量、种类，及时记录多购或少购的情况，并进行处理 登记办公用品的实际入库数量、入库时间、入库经办人等信息,执行工具,办公用品采购计划表 办公用品验收报告 办公用品入库清单,流程关键事项与考核说明,办公用品采购计划制定 价格洽谈 办公用品提货 办公用品检查验收 办公用品入库登记,办公用品采购计划制订,采购计划制订及时率，目标值为100% 采购计划可操作性，计划制订符合实际，具有可操作性 采购预算合理性，采购预算合理，符合实际,价格洽谈
13、,采购成本节约率，目标值为_%以上,办公用品提货,提货及时率，目标值为100% 采购按时完成率，目标值为100% 提货过程损耗率，提货过程的办公用品损耗率控制在_%以内,办公用品检查验收 检查验收细致度，检查验收工作细致，能及时发现所采购办公用品存在的问题 验收及时率，目标值为100%,办公用品入库登记,入库登记及时率，目标值为100% 入库登记准确率，入库信心登记准确，无差错,办公用品比价管理流程与工作标准,办公用品比价管理流程图 办公用品比价管理工作标准 流程关键事项与考核说明,主办部门,行政部,收集价格信息,行政部,采购人员,流程名称,办公用品比价管理流程,行政经理,产 品 及 价 格
14、比 较,开始,2、筛选供应商,3、比较产品,5、洽谈价格,结束,编修部门,签发人,签发日期,6、确定候选供应商,洽 谈 并 确 定 价 格 与 供 应 商,1、收集供应商价格信息,审批,未通过,4、比较价格,采购办公用品,7、确定采购供应商,通过,配合,提供信息,办公用品比价管理工作标准,收集价格信息 产品及价格比较 洽谈并确定价格与供应商,收集供应商价格信息 确定供应商的资质与信誉 根据所收集供应商的信息及采购人员提供的信息，初步筛选信誉良好、价格合理的供应商 执行工具 办公用品管理制度,收集价格信息工作执行标准,对初步筛选的供应商的产品进行质量、规格方面的比较，如将同一价格范围的办公用品的
15、质量进行比较 对不同供应商同一质量或规格的办公用品进行价格对比，将各供应商按价格高低顺序进行排序 执行工具 办公用品管理制度 办公用品预算表,产品及价格比较工作执行标准,流程关键事项与考核说明,会场整理与清扫 会场整洁度，会场感觉、整洁、无卫生死角 会场整理及时率，目标值为100% 会议文件编制 会议文件编制及时率，目标值为100% 会议文件编制准确度，目标位文件符合企业文件编制要求，内容符合实际、无错漏 会议决议发布与督办 决议发布及时率，目标值为100% 决议督办及时率，目标值为100% 会务工作改进 会务工作改进措施执行率，目标值为100% 会务改进工作目标达成了，目标值为_%,洽谈并确定价格与供应商 工作执行标准,根据各供应商的信誉、质量与报价，结合企业采购预算，在采购人员的协助配合下与供应商洽谈价格 根据洽谈结果，确定物美价廉的候选供应商 将候选供应商及报价交行政经理审批 经行政经理审批，确定采购供应商 执行工具 办公用品管理制度 企业内部采购管理制度,流程关键事项与考核说明,供应商价格信息收集 价格信息收集及时率，目标值为100% 价格信息收集准确率，目标值为100% 价格比较 价格比较合理性，价格比较符合实际、工作、合理 价格洽谈 价格洽谈有效性，价格洽
