关于时间管理的探讨.ppt

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1、时间管理,很多人的生活状态,问题提出：你是否已经被时间大盗俘虏了？,你是否忙完了一件事才有心思去忙下一件，无法同时开展工作？ 你是否要别人提醒你或者有突发事件的时候，才知道要做什么，很少能预计要做什么而先行准备？ 你是否每天忙于杂事、琐事，而真正重要有价值的工作却没有时间去做？ 心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能做！” 每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中。 你是否常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性。,生活的艺术,和 谐 生 活 时 间 来 平 衡,解决之道,今日共同探讨主题,认识时间管理的重要性（为什么要进行时间管理）

2、识别导致时间浪费的因素（找出浪费时间的根源） 掌握时间管理的要诀（原则、方法、实用技巧）,一、时间与时间管理,时间的特点？,时间毫无弹性 时间无法取代 时间无法蓄积 时间无法失而复得,什么是时间管理？,时间管理 不是指以时间为对象而进行的管理； 它是指面对时间而进行的“个人的自我管理”。如工作态度，工作习惯和生活习惯、生活方式等等,什么是时间管理?,一、时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。,时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做。,二、时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。,时间管理最重要的功能是透过事先的规划，作为一种提醒与

3、指引。,时间管理的重要意义,1、个体生命的有限性：生命只有一次 生命留给我们的时间？我们如何控制它们的“流向”。 童年、少年、青年、中年、壮年、老年 2、速度竞争:时间创造财富、速度提升服务,成功和不成功的人一样，一天都只有24小时， 但他们如何利用这所拥有的24小时，则完全不同,过去是大鱼吃小鱼，现在是快鱼吃慢鱼的时代 速度竞争成为主导,平均80岁寿命,我们只有3年多的时间去创造价值,我们如何管理它？,一寸光阴一寸金,1-20岁、60-80岁忽略不计，余40年 项目 每天耗时 40年耗时 结余,睡眠 8小时 13.3年 26.7,一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5,交通 1.5小时 2

4、.5年 20,电话 1小时 1.7年 18.3,看电视、上网 3小时 5年 13.3,聊天、聚会 3小时 5年 8.3,刷牙洗脸化妆洗澡 1小时 1.7年 6.6,3.3,二、浪费时间的因素分析,时间浪费分析,哪些是外在（别人、环境）造成的？ 哪些是内在（你）造成的？ 哪些外在因素是你可控制的？ 哪些内在因素是你可消灭的？,【案例】人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的工作： 8: 30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。 10:00正准备工作，又有电话询问有关员工薪资的问题，解释了2

5、0分钟。 10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。 11:00处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。 吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。 14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。 16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。 16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结

6、已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到17:00。 已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和要处理的文件带回家。晚上又得加班了。,大家一起分析下，任经理的时间为什么不够用？,电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，是财务经理的职责。 会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。 上司不定期召见使时间具有很大的随意性。 喜欢下属事事请示汇报的作风，浪费了许多时间。 对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。 事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。 工作没有目标和程序，就没有主动性。 没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。 不

7、会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。 乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。,时间浪费的主要因素-外在的,电话打断 不速之客拜访，来访客人太多 无效率的会议，临时会议 过多的文件，繁琐的程序，机械工作太多 别人的打断干扰，同事的拖延，领导决定拖延 嘈杂的工作环境 信息不足 沟通有去无回 大家讲关系，不能就事论事 办公室士气低 要找人时找不到 找我帮忙的人太多,时间浪费的主要因素-自我的,企图做的太多，同时有太多目标，但没有工作焦点 缺乏计划，计划或者不明确，或者缺乏优先处理顺序 做事经常拖延，犹豫不决 缺乏进度控制 个性无法拒绝别人 无危机管理意识，需要救

8、火的太多 做决定太仓促，经常变来变去，返工太多 常犯错，常犯一样的错 文件，档案管理差 缺乏自我约束能力，比如容易发火，争吵，太喜欢说话。 压力、紧张，疲劳,三、时间管理的要诀 1、原则 2、方法 3、技巧,目标牵引（目标导向）原则,时间管理的首要原则,哈佛调查,哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查，对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人，调查结果如下：,3%,10%,60%,27%,有清晰且长期 的目标,有清晰但短期 的目标,有较模糊目标,无目标,60%,27%,二十五年后：,25年来几乎都不曾更改过自己的人生目标。他们都朝着同一个方向不懈地努力，现在，他们几乎都成

9、了社会各界的顶尖成功人士，他们中不乏白手创业者、行业领袖、社会精英,大都生活在社会的中上层。他们的共同特点是，那些短期目标不断被达成，生活状态稳步上升，成为各行各业的不可或缺的专业人士。如医生、律师、工程师、高级主管等等,几乎都生活在社会的中下层面，他们能安稳地生活与工作，但都没有什么特别的成绩,几乎都生活在社会的最底层，他们的生活都过得很不如意，常常失业。靠社会救济，并且常常都在抱怨他人，抱怨社会，抱怨世界,10%,3%,为什么要设立目标？,案例1：三个砌墙的人 案例2：看不到前方的失败,如何制定目标？,制订目标的SMART原则: S：具体的（Specific） 指导计划的执行，最好是明确的

10、、固定的。 M：可衡量的（Measurable） 作为评价的依据，计划的完成情况要进行测评 A：可达到的（Attainable） 可达成性和挑战性并存，跳一跳，够得到。 R：相关的（Relevant） 本着现状，跟组织的目标一致，设立和理解目标 T：基于时间的（Time-based） 以时间为横轴，有时限的,如何制定目标？,制定目标的方法：香肠切片法 【原理】 将整个工序进行切割，每次只做完其中一小部分，就像吃香肠一样，一片片的吃。 【优势】 明确了完成任务的各个步骤，只要循序渐进完成各个小块就能成功，畏难情绪会减轻，可以降低心里抗拒感； 把任务拆分为若干块，可以使得进度更显著，能多次体会到达

11、成目标的喜悦； 较小的任务段易于估计时间，从而加强对完成时间的控制。,【案例1】马拉松比赛,一个马拉松运动员，跑得很快，很轻松就完成了比赛，成了世界冠军。比赛结束后有记者采访他，问他是不是有什么特殊的技能，为什么能表现得这么好，拿到冠军。这个马拉松运动员回答，“我已经提前一个礼拜到比赛场地来了，我每天都要去跑几圈，我把42公里多的里程，按照45公里找一个小目标，或者是一个建筑物，或者是一颗树，或者是别的标志物的东西，把这些小目标作为我的一个个具体目标，就可以把整个里程给分成十几个小目标，然后，发令枪一响，我就向我的第一个目标冲去，冲完以后，我就完成了第一个小目标，然后我再向第二个目标冲去，当我

12、的十几个小目标都完成的时候，整个马拉松赛程也就跑完了。”,【案例2】目标管理的虚与实,在目标管理课程上，有个同学举手问老师：“老师，我的目标是想在一年内赚100万！请问我应该如何计划我的目标呢？“ 老师便问他：“你相不相信你能达成？”他说：“我相信！”老师又问：“那你知不知到要通过哪行业来达成？”他说：“我现在从事保险行业。”老师接着又问他：“你认为保险业能不能帮你达成这个目标？“他说：“只要我努力，就一定能达成。“ “我们来看看，你要为自己的目标做出多大的努力： 根据我们的提成比例,100万的佣金大概要做300万的业绩。 一年：300万业绩。一个月：25万业绩。每一天：8300元业绩。“我说

13、。 ”每一天：8300元业绩。大既要拜访多少客户？老师接着问他：“大概要50个人。”，“那么一天要50人：一个月要1500人；一年呢？就需要拜访18000个客户。“ 这时老师又问他：“请问你现在有没有18000个A类客户？”他说没有。“如果没有的话，就要靠陌生拜访。你平均一个人要谈上多长时间呢？”他说：“至少20分钟。”我说“每个人要谈20分钟，一天要谈50个人，也就是说你每天要花16个多小时在与客户交谈上，还不算路途时间。请问你能不能做到？”他说：“不能。老师，我懂了。这个目标不是凭空想象的，是需要凭着一个能达成的计划而定的。”,目标制定偏低的原因,员工业绩考核体系不合理、奖惩不科学 对失败

14、的恐惧 不能发现完成目标的方法或手段 过多的将注意力集中在现有的资源能力 经验性思维 上司没有鼓舞起员工的士气,如何应对低目标？,我做不到,用现在的方法,主管要求的期限,一个人完成,现有的资源和的成本标准,全部完成,运用什么方法可以完成？,你认为什么时间可以完成？,需要哪些部门或岗位的协助？,需要投入哪些资源？,哪些可以保证完成？那些能部分完成？,我原来是可以做到的！,作为主管，不可为员工的拒绝态度吓倒，而应通过沟通转变员工的思维习惯！鼓励员工寻找实现目标的方法，而不应该就目标值本身的高低讨价还价！ 对心态消极、承诺目标与上绩期望目标差距太大而有拒不转变观念、不去动脑筋想办法，而是挖空心思想借

15、口的个别员工，只能不换脑筋就换人！,80/20原则,时间管理的第二个原则,80/20原则,巴雷德“80/20”定理 你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间内达到要的成果 如果你还没有完成那20%的高价值工作，就坚决不要动手去做那80%低价值的工作，除非条件不允许。 博恩崔西 最糟糕的处理时间方式：花很多的时间去将毫无意义的事情做得很圆满。,普通人的时间分配,80%最佳 效果的工作,20%较为 次要的工作,80%的时间,20%的时间,来自,花去,高效率人时间分配,80%最佳效 果的工作,20%较为 次要的工作,80%的时间,20

16、%的时间,80/20原则给我们的启示,去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域 集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题 在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作 重视你生活中重要的人和事 扔掉不必要的东西 逆势操作 治理文山会海,要事第一（轻重缓急）原则,时间管理第三个原则,打油小诗：忙人的告白,因为我们不知道， 究竟什么对我们最重要， 所以每件事好像都很重要。 因为每件事好像都很重要， 所以我们不得不每件事都做。 有些人看到我们每件事都做， 所以他们期望我们什么都做。 每件事都做让我们非常忙碌， 所以我们没有时间去考虑， 究竟什么对我们最重要。,重要：你个人觉得有价值及对你的使命、 价值观及优先目标具有贡献的活动(价值） 紧急：你或别人认