办公室人员工作规范范本.ppt

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1、办公室人员工作规范,主要内容,第一专题 加强办公室的管理与建设 第二专题 办公室礼仪,3,第一专题 加强办公室建设与管理,一、办公室人员岗位认知与基本职责 二、加强办公室建设 三、办公室办会工作基本规范 四、办公室办文工作基本规范 五、加强办公室的日常管理,4,一、办公室人员岗位认知与基本职责,（一）办公室的地位与职能 重要地位： 中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、 会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。 枢纽：联结决策层与执行层的纽带。 联结各职能部门的纽带。 窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作 人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表 社会组织的形象。,职

2、能,中枢神经,输入,输出,收集重要情况,传达、传递重要指令,协调输入、输出过程中的问题， 确保准确、准时,协调,组织中枢,沟通桥梁,幕后英雄,职能定位： 行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助,7,一、办公室人员岗位认知与基本职责,（二）办公室工作内容与特点 工作内容： 按性质分： 程序性工作；智囊性工作；临时性工作。,按内容分：,工作内容举例：,1.负责做好行政事务性工作，包括考勤、人事管理、学生管理、财务、治安、卫生劳动、节假日值班安排以及办公用用品购置、报修等管理工作； 2.负责做好处内外各种会议的会务工作； 3.负责做好文件、公文、函件的接收、登记、保密、传递、保管、督办和文书归档工作

3、； 4.负责做好上情下达、下情上达的工作； 5.负责做好印章管理工作； 6.负责做好各种报告、文件的打印、复印工作； 7.负责做好来访人员及对外联络的服务工作； 8.完成领导交办的其它工作。,办公室工作流程举例,办公室工作特点,其他工作特点： 综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。,办公室在单位参与政务、管理事务、综合服务，集办文、办会、办事为一体，工作点多、线长、面广，可谓是千头万绪，纷繁庞杂。被动性、服务性是工作的本质，事务缠身、忙忙碌碌是它的特点，没有规律就是它的规律。,13,一、办公室人员岗位认知与基本职责,（三）办公室人员角色定位 办事员、领导助手、参谋智囊 （四）办公室工作对人员

4、的要求 1.要讲事业心和责任感； 2.要认真细致； 3.要讲究程序(不要打乱仗)； 4.要讲工作效率。,2019/8/23,14,（四）办公室工作对人员的要求,1、思想素养 热爱本职。干一行，爱一行，专一行。 政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题， 处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。 责任感强。将自己的工作职责与单位的发 展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的 一种表现。 踏实肯干。舍得为工作投入。,2019/8/23,15,（四）办公室工作对人员的要求,2、业务素养 具备较高的政策水平。 具有较强的综合分析能力。 调研能力 思维能力 表达能力 良好的协调能力。 较强的应变能力。,2

5、019/8/23,16,（四）办公室工作对人员的要求,3、心理素养 心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。 注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。 调控力(控制情绪的能力)。 意志力。,17,（四）办公室工作对人员的要求,4、角色意识 做好办公室工作，必须强化以下角色意识： 服从意识 全局意识 责任意识 创新意识 奉献意识 信息意识 程序意识 学习意识,18,二、加强办公室建设,（一）办公室建设方向 1、不断优化硬件和工作环境 2、积极推进建章立制工作 3、努力营造和谐人文氛围 4、大力倡导团队精神 （二）建设“形象工程”办公室常规 良好的礼仪形象 良好的电话形象

6、良好的文字形象 良好的语言形象,19,二、加强办公室建设,（三）人人争作办公室受欢迎的人员 1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作； 2、掌握自己的情绪，做情绪的主人； 3、把同事当作客人，尽力做到同事满意； 4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评； 5、随时让同事知道你对他的感激； 6、尊重个人隐私，公私之间分明； 7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐； 8、不居功自傲，有容人雅量。,20,三、办公室办会工作基本规范,（一）会议服务的基本内容 会前准备工作 1、设立会议承办部门和服务机构 2、协助领导确定会议目标和议题 3、拟订会议财务预算和会议方案,21,（一）会议服务的基本内容,会前准

7、备工作 4、确定会议的议程、日程和程序 5、分工撰写会议文件 6、确定与会人员名单以及会议编组方案 7、会场的布置工作 营造会议气氛 会场格局与座次 主席台的布置 悬挂会标 设施准备 8、食宿、交通、医疗、保健等准备。,22,（一）会议服务的基本内容,会中服务工作 1、报到与接待工作 2、会议签到 3、会场服务与管理 会前检查会场 引导座位、维护秩序 做好会场事务工作 会后检查会场 4、做好会议记录 5、编写会议简报 6、安全保密工作,23,（一）会议服务的基本内容,会议善后工作 1、做好相关文字工作 整理会议记录 编写会议纪要、简报 会议文件制发 文件整理与保管 2、认真做好会议总结 3、做

8、好会议的宣传报道工作 4、会议决定事项的催办工作 5、会议收尾工作,24,（三）会议服务与管理要求,服务要求 1准备工作要细致充分 2组织工作要严密协调 3服务工作要周到热情 4善后工作要及时稳妥 管理要求 1要精简可开可不开的会议 2要提高会议效益与效率 3要努力改变会议作风 4要努力降低会议成本,25,四、办公室办文工作基本规范,（一）认识公文写作的特点 公文写作的根本特点：规范性强 目的：为处理公务服务，排斥个性化写作。 内容：真实地反映事实，排斥文学手法。 格式：具有规范体式，符合公文格式标准。 表达：采用应用文体，恰当运用公文术语。 时限：在领导规定的时间内完成任务。,26,（二）遵

9、循公文格式规范,依据国家机关公文格式标准（GB/T9704-1999) 眉首：发文机关标识；发文字号；密级与保密 期限；缓急时限；签发人标识；份号。 主体：标题；主送机关；正文；附件；生效标 识；成文日期；附注。 版记：主题词；抄送机关；印发机关；印发日 期；印数。,27,（三）公文写作基本步骤与方法,1.做好准备工作 思想准备：接受拟稿任务后，拟稿人要明确行 文目的、主题、文种、公文重点 材料准备：围绕主题收集材料 方案准备：总体构思，确定篇章形式与表达方 式，拟制提纲，确定各部分的基本 框架,28,2.正式起草阶段（操作要领） 拟写规范标题； 设计好开头和结尾； 安排主体结构； 确定表达方

10、式。 注意事项： （1）接受任务后抓紧办理。 （2）根据提纲有条理地写作。 （3）联合发文做好协商工作。 （4）处理好材料和观点的关系。 （5）遵循公文格式规范。 （6）符合文字表达规范。,29,3.加工修改阶段 作用：保障文稿更加准确、鲜明、简练。 范围： 审读内容：主题、观点、材料、数据等。 推敲文字：字、词、句、段的讹、夺、衍、倒 方法： 拟稿人读改法； 请人代改法； 集体讨论法； 冷处理法。,30,（四）公文写作的基本要求,1.目的明确，行文有据，主旨单一。 2.内容合法、务实、符合领导意图。 3.文字表达准确、鲜明、简练、得体。 4.合理组织语言。,2019/8/23,31,（五）把

11、握公文写作的基本规律,1.提高逻辑思维水平。 常用思维方法如下： 模式化思维（从不同文种角度思考） 对象化思维（从收文机关角度思考） 辩证思维（全面、发展、变化地思考） 散点思维（多角度地思考） 求同存异思维（思维与领导趋同）,32,2.找好角色定位与行文角度 总原则：受领导之命，代机关立言。 代拟文稿：要认准领导身份和职位特征； 对外发文：要考虑收发文机关的地位特征； 区别文稿应用范围，内外、上下有别。,33,3.符合行文的逻辑（严谨性）要求 题文相符，首尾呼应，前后贯通 横向（并列）结构 没有严格的顺序要求，重要内容前排。 纵向（递进）结构 务虚到务实 或 务实到务虚 提出问题分析问题解决

12、问题 为什么干什么怎样干 纵横结合结构（总结、领导讲话稿） 因果结构（查清问题的调查报告） 总分结构（外在的表达形式）,34,五、加强办公室的日常管理,（一）办公室管理的三维空间 办公室管理的实施环节 办公室管理的基本方式 办公室管理的条件保障 改进和完善办公室的管理，提高办公室管理水平，必须围绕上述三个维度思考和实践。,35,四、加强办公室的日常管理,（二）严格按照领导意图办事 1、领导意图的含义 领导意图：领导在布置工作、下达任务、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。 2、获取领导意图的途径 从主动询问中获得； 从领导批示中领会； 从平时言谈中捕捉； 从讲话材料中把握； 从积零为整中

13、综合。 3、明确领导对于办公室人员的期待,2019/8/23,36,四、加强办公室的日常管理,（三）处理与领导关系的原则、方法与艺术 办公室人员既要为领导者服务，也要为领导集体服务。他们与领导者形成了一种特定的人际关系。要为领导提供满意的服务，就必须善于处理与领导关系。要讲究的方法与要领： 了解上级领导 适应上级领导 尊重上级领导 支持上级领导,37,四、加强办公室的日常管理,（四）加强机要管理，保证安全运转 （五）加强时间管理，实现双效合一 （六）办公室工作的基本规则 准确 迅速 严谨 保密,办公室工作几点实用技巧： 1.面对领导：一要尊重，二要给力，三要学习，四要影响。 一不讨巧，二不拍马

14、，三不敷衍，四不顶牛。 2.面对部门下属：抬轿子、吹号子，成就下属就是成就自己。 3.面对来访记者：说实在的话，说有利的话， 说熟悉的事情，回避敏感的话题。 4.面对办事人员： 该办的事情立即办，不能办的事情讲原则， 拿不准的事情请示再办，所有事情留有余地。 5.面对上访人员：反复讲道理，态度要客气， 最好能摆平，少给领导推。 6.面对外来检查：态度上热情配合，行动上积极保留。,第二专题办公室礼仪,一、服饰、仪容、举止要求 二、沟通礼仪 三、应用社交礼仪 四、办公室礼仪,服饰、仪容,（1）着装：任何服装，首先应清洁整齐，样式庄重，颜色淡雅大方。 （2）领带：在正式场合出现时应配戴领带，颜色不宜

15、过分鲜艳，并注意与西装、衬衫颜色搭配。领带应保持洁净，不能破损或歪斜松驰，领带夹须夹在衬衣第三、四个扣子中间位置，领带下摆到腰带扣位置。,服饰、仪容,（3）鞋子：应保持清洁，不得穿带钉子的鞋，上班不得穿拖鞋。 （4）饰物：饰物应得体大方，不应过分追求新潮,（5）发型：要求整齐干练，不应染彩色头发，男士不得留披肩发，剃光头或留怪异发型,服饰、仪容,（6）手：要求洁净利落，不得留长指甲 （7）工作妆：要求自然、优美、洒脱，妆不应厚，色不应浓，务求清雅自然 （8）面部：注意经常修边幅胡须，保持精神饱满，精力充沛 （9）身体：不应在身体任何部位刻字、留纹身,服饰、仪容,举止要求,（1）站要挺拔，坐要端

16、正，脚不能放在桌子和 椅架上。 （2）行要平稳轻快，不应左摇右晃或声响过大。 （3）讲话不应高声，吐字清晰，用语文雅大方。 （4）手势应简单适度，不应举止张扬。 （5）谈话时应专注和蔼，不应东张西望，心不 在焉。,举止要求,（6）出入：进入房间或办公室，要先轻轻敲门三声，听到应答再进入。进入后，应随手关门，不能大力、粗暴。 进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话。 参会人员或接待人员进入公共会议室或活动室一般不用敲门，以减少对正在进行的活动的影响。但如有秘密谈话不应擅自进入。,举止要求,（7）递交文件，要把正面、文字对着对方递上去， 如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着 （8）走通道、走廊时要放轻脚步。无论在自己的公司，还是对访问的公司，在通道或走廊不能边走边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。 在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行,沟通礼仪,微笑的魅力,微笑是赢得友谊的最佳途径！,迷人的笑容来自刻苦的训练哟！,先要放松自己的面部肌肉，然