管房管理系统操作手册.doc

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1、管房管理系统操作手册1. 操作说明约定1.1. 相关概念 散 客：是一般零星客人的总称。 会 员：在宾馆的入住频率较高的客人，一般可以享有宾馆规定的各种优惠。 协议单位：指跟宾馆签订价格和服务协议的单位，协议单位宾客入住宾馆按照协议价格进行结算。一般不交押金，由财务收款。 联 房：联房主要用于团队和同时开多间房。 钟 点 房：酒店在白天临时提供给客人休息,不过夜的情况。可以定义钟点房房价。 凌 晨 房：宾客凌晨入住宾馆,相对天房房费较为便宜。可以定义凌晨房房价和生效时间段。 宾客续住：即补交押金，押金不足和延长客人预离酒店的时间等情况都适合这类操作。 冲 账：处理或检查账务处理的过程中，发现处

2、理过的业务中由于某一笔会计分录处理不恰当，需要进行更正，为保持调账的完整性，将此笔会计分录用红字原封不动的进行更正冲回，再重新进行正确的账务处理。1.2. 软件界面说明2. 基本操作2.1. 进入客房 管理系统双击桌面上的 即可打开宾馆管理系统客户端，出现对话框（如图 1） ，正确输入【用户名称】和【用户密码】这两项信息后，单击 确 定 即可进入宾馆管理系统。首次进入系统前，用户需校正电脑操作系统的时间；正常使用后严禁更改操作系统的时间。确保客户端运行时，客户端正常运行首次进入系统时，用户名为 admin，密码为 8888。2 2. 退出客房管理系统宾馆管理系统支持多种不同的退出方式，常用的有

3、以下两种：（1）执行 系统中 退出 系统，系统提示“您确定要退出系统吗？” ，单击确定即可退出。（2）单击系统右上角的X按钮，系统提示同样的信息，单击确定即可。（3）也可以执行 系统中 锁定系统 暂时中止系统操作。3. 系统设置3.1. 菜单位置在系统窗口的菜单栏中找到 （如图 2）（图 2）3.2. 用户单位设置执行 系统设置 系统选项 弹出设置的对话框 （如图 3） ， 用户单位信息包括： 【酒店名称】 ，【电话号码】 ， 【传真号码】 ， 【酒店代码】 【单位地址】等酒店信息单击 确 定 即可保存设置，用户单位信息可以根据我们的需要在打印表单时提示出来（图 3）3.3. 系统设置执行 系

4、统设置 系统设置，弹出系统设置的对话框， （如图 4）在 系统设置中可对以下内容进行设置：(1)预定管理设置： 可以设置默认到店时间， 住店时间， 预定保留时间， 预定启用时间，预定过时取消方式（如图 4）注： 表示该选项被选择，反之则不选(2)前台设置a. 默认住店时间设置b. 登记入住单的打印设置c. 不同双击房态图的设置d. 入住单的说明设置如下图：（3）收银管理设置：押金单打印方式和格式，结帐单打印方式和格式，自动夜审，欠费条件，交班模式等设置。如下图：(4) 门锁设置: 如果您的酒店已经装了智能门锁系统， 我们的软件和酒店门锁系统进行联动，在客人入住酒店时能在酒店管理软件中制作房卡，

5、减少收银人员的工作强度同时，加强了酒店的管理，但需要酒店方提供相应的房门接口参数给我们才可以实现。3.4. 用户角色设置 ：3.4.1 角 色 设 置 ： ： 点 击 用 户 管 理 新 增 增 加 组 ， 如 图 下 ：3.4.2.人员设置，如下图：3.4.3.权限设置：如下图：3.5. 数据管理3.5. .1 1 备份数据库 ： 执行 系统设置 数据库备份 ， 弹出备份数据库对话框 ， 选择默认的或者想要份到的文件夹 ， 既可进行数据库备份 实现功能: 可以将软件之前的营业数据以备份的形式保存下来,可以避免营业数据因为意外情况丢失.如下图：3.5. .1 1 还原数据库执行 系统设置 数据

6、库还原 ，弹出备份数据库对话框，找到想要还原的数据文件（.bak文件）即之前“备份数据库得”到的文件，然后单击 还原 按钮，即可进行数据库还原。 如下图：3.5. .2 2 系统初 始化在安装完本软件时， 您可以通过系统初始化来清除软件自代的相关数据， 自己建立与酒店相应的数据方便以后的使用。如下图：3.5. .3 3 删除营业数据执行 系统设置 删除营业数据， 本功能是为了让清除一下不需要的数据， 如试营业数据和很久以前的数据还有酒店不想要的数据，操作如下图：4 4. . 基础数据 维护4.1. 房态类型设置执行 基础数据 维护 房态类型设置， ， 弹出 房态类型设置对话框， 这些类型是系统

7、默认的不允修改和删除。如下图：4.2. 房态图设置：执行 基础数据 房态图设置 ，可以根据酒店的情况进行设置，如下图：4.3. 楼层区域设置 ：执行 基础数据 维护 楼层区域设置， 可以根据酒店实际添加相应楼层， 单击新增后依次增加楼层，新增完后，再单击保存即可。如下图：4.4.房间类型设置：执行 基础数据 维护 房间类型设置， ， 可以对宾馆中的房间类型进行新增编辑等操作， 如要新增类型：单击新增，然后依次填入编码，名称，床位数量，标准房价，说明，再单击保存即可。如下图：4.5. 房 间信息设置 ：执行 基础数据 房间信息设置 ， 方式一 ： 单间新增 ： 单击新增，然后依次添入房间号，所在

8、区域，电话号码，其它属性等，再单击保存完成设置。方式二 ： 批量新增 ： 单击批量新增，然后依次添入开始房间号，结束房间号码，所在区域，其它属性等，再单击保存完成设置。如下图：4.6. 特要说明设置 ：执行 基础数据 特要说明设置，可以进行客人特需要求进行说明。添加：单击新增，输入名称，再单击保存即可。编辑或者删除：先选中要编辑或修改的信息，再进行操作即可。如下图：4.7. 消费项目设置 ：执行 基础数据 维护 消费项目设置，先增加消费品别类，如下图：再增加商品信息，如下图：4.8. . 房价方案设置 ：执行 基础数据 维护 房价方案设置，单击启用，依次输入要加入的信息，单击保存即可4.9.

9、. 客房特价管理基础数据维护 客房特价管理 ，单击启用，依次输入要加入的信息，单击保存即可。5. 前台 接待登记5.1. 房态图. .本系统在房态图上设置了大量常用功能， 它能使今后的操作更加方便快捷， 操作者应优先选用在房态图上操作的方式。打开方式：（1）执行 前台接待 实时房态图,打开房态图.（2）单击工具栏房态图按钮,打开房态图.我们一共将房态图分为四个区:分类查询栏、房态显示区、右键功能区,和房态显示区。房态显示区:（1）.该区中每一方格代表一个房间，不同的颜色代表不同的房间状态。如:房间图表示房间号为 220 的豪华单人间,并且当前状态为空房间.这些方格的大小和颜色以及显示方式等均可

10、以通过 系统设置 房态设置进行调整.（2） 房态标识（即方格中的符号） ：（3） 分类查询栏:提供用户可按房态,楼层,类别来分类显示房态图.并可使用房号定位功能快速定位某个房间.（4）右键功能区:在任意房间图上右键单击即出现该菜单.我们可以通过该菜单进行接待登记。（空房间）（入住房）5.2. 入住登记注：绝大部分入住操作可以通过在房态图上右键功能区进行操作。因此，在下文说明中，我们主要讲述右键功能区的操作方法。（1） 散客登记操作方法： 在房态图中相应空房间右键单击或者在房号定位处输入房号按回车， 选择单间入住登记，出现散客登记界面。依次填写客人基本信息（注，如信息缺失，可不填）（2）联房开房

11、操作方法：在房态图中相应空房间右键单击，选择联房入住登记，出现联房登记界面。如图，登记好客人信息后，单击添加房 进行多个客房选择。打开添加界面如图，选择房间类型显示该类型当前空房间信息，,将需要入住房间选择到已选房间中，选定房间以及开房方式后单击确定回到登记界面.单击“确认入住”按钮，完成入住登记.5.3. 预定登记单击空房间右键的预定登记.出现下图所示对话框.（1）新增预定信息.操作方法：出现如上图 后，填写客人基本信息后，单击增加房按钮将需要预定的房间添加进列表。单击删 除 房按钮对已选如列表的房间进行删除操作。（2）查询预定信息.执行 前台 接待的预定 查询，出现下图。可得到符合条件的已

12、登记之预定信息.（3）修改预定信息.如果客人预定情况发生变更， 可以进行预定信息的修改。 执行 接待登记的入住登记查询到需要修改的预定信息.单击修 改按钮进入预定信息修改界面，如图。客人信息可以直接在该界面中进行修改。单击界面中 修 改 可以对预定的房间信息进行修改，如图。修改完成后单击确认预定即可完成房间信息的修改并回到修改主界面。(4)撤销预定信息。见 预定 查询的取消 预定5.4. 门卡制作（1 1 ） 前台接待的门卡制作（2 2 ） 在入住 登记 自动弹出门锁制作对话框 。 如下图 ：5.5. . 宾客续住. .打开方式:（1）在房态图中，选中房间，单击右键出现操作菜单，选择 宾客续住

13、 。（2）执行主菜单 前台 接待的宾客续住,打开宾客续住对话框.如下图：操作方法：“宾客续住”又叫“补交押金” ，通过房号确定宾客单号,姓名,入住时间以及押金情况.设置现定离期以及续住天数，输入宾客补交的押金数量以及付款方式.完成之后单击 确定 按钮进行保存即可.5.6. . 宾客换房打开方式:（1）在房态图中，选中换房客房，单击右键出现操作菜单，选择 换房 操作 。（1）执行主菜单 前台 接待的换房 操作,打开宾客换房对话框.（2）单击工具栏 宾客换房 按钮,打开宾客换房对话框.如下图：操作方法：1.通过单击 【空房列表】对空房间进行选择，可通过选择【类别】 对空房间进行类别过滤.2.同房价

14、换房：在换房信息处先选择“同房价换房” ，双击左侧空房间同房价的换入房间，显示换入房间信息，输入换房原因，单击 换 房即可。3.不同房价换房：在换房信息处先选择“不同房价换房” ，双击左侧空房间的换入房间，显示换入房间信息，输入并检查【房价】 ， 【新房间生效时间】 ， 【换房原因】 ，之后单击 换 房即可。注意：不同房价换房时，请注意【新房间生效时间】 ，如果选择“下次记账时间” ，新房价将在下次记账时间生效，如果希望新房价马上生效，则选择当前时间即可。5.7. 消费入账. .打开方式:（1）在房态图中，选中入账房间，单击右键出现操作菜单，选择 消费入账 。（2）执行主菜单选项 接待登记 房客消费入账, ,打开“房客消费入账”对话框.（3）直接单击工具栏 消费入账菜单,打开“房客消费入账”对话框. “消费入账”对话框如下图：操作方法：双 击 选 择 商品信息（1）通过【房号】选择在店宾客信息.（2）通过单击【服务项目】对商品进行选择.操作方法：双击即可选中商品，如双击下图中“电吹风”即可在费用明细中出现该商品信息。（3）入账：对于已经出现在消费明细列表中的商品进行入账.5.8 消费付现操作方法：（1）通过【房号】选择在店宾客信息.（2）通过单击【服务项目】对商品进行选择.操作方法：双击即可选中商品，如双击下图中“电吹风”即可在费用明细中出现该商品信息。（3）入