时间管理的原则、步骤与技巧

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1、时间管理 Time Management,引子：你了解时间吗？,一项调查表明： 工作繁忙的人同其配偶或其他“主要共同生活者”有意义的交流时间平均每天2分钟； 人们一般平均8分钟受一次干扰，每小时约7次，每次大约5分钟，每天大约4小时； 一天自学1小时，3至5年后成为专家。,第一章 时间和时间管理,时间的概念和特征 时间管理,时间是什么？,时间是过去、现在、未来组成的一连串事件。 韦氏字典 时间金钱，时间=生命的价值。 时间的特征： 公平性：时间对每个人都同样公平，每人 每天都是24小时，每小时都是60分，每分都是60秒。 单程性：时间一去不返，人生是一次单程旅行。,？既然时间是公平的，那么为什

2、么有人在有限的时间里既取得了学业的成就、事业的成功，又没耽误享受亲情和友情，还能使自己的生活丰富多彩，秘密何在呢？,何谓时间管理？,秘密在于是否掌握时间管理其本质是主动有效地控制时间，而非被动的受制于时间。时间管理实际包含三个层次的问题： 意愿和决心：由人生观价值观等决定，由个人自行解决； 原则和方法：本培训要解决的核心问题，将围绕此展开； 形成行为习惯：关键是观念和毅力。,第二章 时间那去了？对时间的分析,请你分析：软件开发部项目经理王鹏的一天。 请问：王鹏的时间管理是否存在问题，如有，应如何改进？,自我测试,你能支配自己的时间吗？,时间分析方法,工作清单分析； 工作重要性分析； 工作紧急性

3、分析； 工作效益性分析；,工作清单分析：,分析你在一个工作日内都做了那些工作事项并填入下表，连续记录四周后汇总。 说明：累计超过10分钟的工作填入“工作事项”。,工作重要性分析：,分析一段时间内各工作事项的重要程度并填表。 说明：“重要性”的标准如下： 非常重要 A 绝对重要（其他事情都可以不做也要做） 重要 B 需要做（你不做就要出问题） 不太重要 C 应该做（可做可不做但做比不做好一点） 不重要 D 可不做（做也不见得好）,工作紧急性分析：,分析一段时间内各工作事项的紧急程度并填入下表。 说明：“紧急性”的标准如下： 非常紧急 A 现在就做（马上放下其他事情开始做） 紧急 B 短时间内需要

4、做（一般为当天要做） 不太紧急 C 可放一放再做（可纳入计划中去安排） 不紧急 D 什么时候干都行（无需计划）,工作效益性分析：,这里的效益指投入单位的人力资源（时间、精力、努力）而产出的成果。分析一段时间内各工作事项的效益并填入下表。 说明：“工作效益” 可以从以下三个的指标衡量： A 目标/职务贡献度：某事项对实现工作目标或履行岗位职责的贡献大小，贡献越大，效益越高。 B 必要性：某事项由你来做的必要程度（可否由其他同事或下属完成），必要性越强，效益越高。 C 所需人力资源（时间、精力、努力），显然，所需资源越少，效益越高。,自我分析,尽可能全面地列出你具有代表性的一周/一个月的所有工作事

5、项，并按照上面介绍的方法进行分析。,第三章 时间管理的原则,制订计划 排序分时 80/20原则 符合生理周期 养成习惯,原则1：制订计划,计划：为完成一定的目标而事前对措施和步骤 作出的部署。 计划的作用：事先计划是时间管理的根本途径， 要想控制时间，必须首先制订计划。,计划的前提是确立目标,哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人，调查结果如下：,3%,10%,60%,27%,有清晰且长期 的目标,有清晰但短期 的目标,有较模糊目标,无目标,3%,10%,60%,27%,二十五年后：,25年来几乎都不曾更改过自己的人生目标。他们都

6、朝着同一个方向不懈地努力，现在，他们几乎都成了社会备界的顶尖成功人士，他们中不乏白手创业者、行业领袖、社会精英,大都生活在社会的中上层。他们的共同特点是，那些短期目标不断被达成，生活状态稳步上升，成为各行各业的不可或缺的专业人士。如医生、律师、工程师、高级主管等等,几乎都生活在社会的中下层面，他们能安稳地生活与工作，但都没有什么特别的成绩,几乎都生活在社会的最底层，他们的生活都过得很不如意，常常失业。靠社会救济，并且常常都在抱怨他人，抱怨社会，抱怨世界,制订计划的SMART原则,S 明确的(Specific) M 可衡量的(Measurable) A 可达成又具挑战性的（Achievable）

7、 R 相适的或称合理的（Relevance） T 时间性（Timeliness）,我的目标是想在一年内赚 100万！请问我应该如何计划我的目标呢？,一个符合SMART原则的计划是目标能否实现的度量仪。,计划的形成：采用树杈法（鱼骨法）将目标分解成任务形成计划,写下一个大目标； 写出实现该目标所有的必要条件及充分条件，作为小目标，即第一层树杈 ； 写出实现每个小目标所需的必要条件及充分条件，变成第二层树杈 ； 如此类推，直到画出所有的树叶-即时目标为止，才算完成该目标多杈树的分解 ； 检查多杈树分解是否充分、即反之从叶子到树枝再到树干，不断检查如果小目标均达成，大目标是否一定会达成，如是则表示分

8、解已完成；如不是则表明所列的条件还不够充分，继续补充被忽略的树枝 。,目标 寻找 如意配偶,相遇条件,你的条件,对象条件,能力,品格,生理条件,工作,他可能期望你达到的条件,如何吸引他,如何找到他,如何创造缘份,收入,未来,感情长期维系条件,个人条件,个人观念,家庭条件,基本条件,应自我塑造的条件,他会在哪里,如何处理竞争者,如何接触到他,事业条件,一位人事主管的周工作计划,原则2：排序分时,即排出顺序、分配时间资源,时间管理矩阵图,重要 不重要,紧急 不紧急,危机 急迫的问题 有限期的任务，会议 筹备事项,准备及预防工作 计划 关系的建立 培训，授权，创新,干扰，一些电话 一些会议 一些紧急

9、事件 符合别人期望的事,细琐的工作 浪费时间的闲聊 无关紧要的信件 无关紧要的私人电话,错误倾向：偏重第一类事务, 结果： 压力 筋疲力竭 危机处理 忙于收拾残局,错误倾向：偏重第三类事务, 结果： 轻重不分，未有效完成本职 缺乏自制力，怪罪他人 面临危机压力 失去目标与计划,第二象限工作法,合理的按照紧急和重要两个纬度划分自己的工作事项； 将大部分时间和精力放在第二象限的工作上，主要根据第二象限的工作制订计划，80%的时间资源放在第二象限，20%放在其他象限。,原则3：80/20原则,80/20原则（也叫帕雷托原则）： 80%的工作价值来自于20%的工作事项，而剩下的20%的价值来自于80%

10、的工作事项。,80/20原则的启示,启示：20%的工作事项创造80%的工作价值；抓住工作的关键，集中80%的主要精力做20%的主要工作，可以保证80%的工作结果；改进这20%的工作处理方法，可以获得80%的新效果。 误区：面面俱到都想做好；完全主义都想做完；平均分配时间和精力。,原则4：符合生理周期,了解你的“兴奋”和“低潮”时间段并以此为依据制定你每天的工作计划。 请做以下测试，了解自己的生活节奏，以便有效的工作：,原则5：养成习惯,送给参训者三句话： 好习惯是在有意识的控制中形成的，坏习惯是在无意识的放任中形成的。 我们先要塑造自己良好的习惯，然后好习惯会塑造我们自己。 形成好习惯的过程同

11、时也是克服坏习惯的过程，形成过程中会比较困难，但好习惯一旦养成也会具有自然的惯性，保持起来相对比较容易；坚持下去，21天可基本形成习惯。,第四章 时间管理的步骤,分析当前工作事项和时间支配 确定浪费时间的因素 审核目标 将目标分解成可管理的任务 安排时间计划 实施计划并力争形成习惯 评估计划并进行调整,一、分析你当前的工作事项和时间支配情况 。,分析你在一个工作日内都做了那些工作事项和实际用时，连续记录四周后汇总成星期和月度工作完成情况表； 运用“紧急性”、“重要性”、“效益性”指标对工作事项作出分类，分别归纳到第一至第四象限中；,二、确定浪费时间的因素并列出应对它们的策略。,审查你的时间使用

12、情况，并确定浪费时间的因素。 针对每一种浪费时间的因素，思考适合你的风格的策略。一次对付一种浪费时间的因素。 对你制定的策略进行尝试，保留切合实际的那些。,三、审核目标。,审核你个人的工作目标是否与组织的战略、目标、部门的任务以及岗位职责相适应。 考虑你为每一目标安排的优先顺序、时间资源分配和完成期限。,四、将目标分解成可管理的任务。,采用树杈法（鱼骨法）将工作目标分解成需要完成的多层任务，在此基础上才能制定自己的年度、半年、季度、月度、周工作计划。 根据任务对首要目标的支持程度，给每项任务设定优先顺序，将任务按先后顺序进行排列。,五、安排时间计划。,在任务分解的基础上制定自己的年度、半年、季

13、度、月度、周工作计划；同时从长期和短期的角度考虑，计划每天应完成的任务，一次应制定出数周甚或数月的时间安排。 根据计划确定所有必要的工作事项，运用“紧急性”、“重要性”、“效益性”指标对工作事项作出分类，分别归纳到第一至第四象限中； 运用第二象限工作法排出完成事项的顺序和分配时间资源。,目标任务总体工作计划工作事项短期具体工作计划,整体思路：,六、实施计划并力争形成习惯。,带上你的待办事项清单，需要时对照查询，以保证你至少完成了当天的首要任务。 在一天结束时对计划进行复核。奖赏自己按计划完成了某些任务，并在一周剩下的时间内对计划进行必要的调整。 谨记，像坚持计划这样的新习惯一开始是很难保持的。

14、习惯成自然，你实践得越多，保持起来就会越容易。,七、评估计划并进行调整。,在使用有关辅助工具安排时间一个月之后，监督你的执行情况及其所带来的结果。向自己提出以下问题： 你能完成为一周设定的任务吗？ 为实现目标你正在取得进展吗？ 不做某些事情会有什么后果？ 你在回避浪费时间的情况吗？ 这是你能坚持的计划吗？ 如果你在按时完成任务方面有困难，可以让你的经理、同事和下属提供反馈意见。采纳他们的意见不断改进自己的工作，并根据你的分析修订自己的计划。,第五章 时间管理的技巧,安排时间计划的技巧 遵循时间计划的技巧 控制浪费时间因素的技巧,一、安排时间的技巧,1期望不要太多,我们都有太多的事情要做。承认你

15、不可能将所有的目标都实现是很重要的，即使是你的最首要目标。期望太多对生活的所有方面都有不好的影响。“了解你的主要责任，专注于你最主要的目标”这一原则有助于你避开这个陷阱。,2利用工具,时间安排工具可以帮助你轻而易举地对任务和活动进行整体规划，使你能够观察自己能否应对任何计划外的请求，也可以使你了解自己为什么没有时间。 以下是一些时间计划工具： 年度、季度、月度与每周的工作计划表格 “待办事项“清单 约会日程表 管理软件（如电脑日程表和个人助理） 台历、效率手册,下面重点介绍“待办事项“清单：一份有效的“待办事项“清单包括以下按优先顺序排列的工作事项：,你需要做出的决定； 你需要起草的总结报告； 你正在等待的信息； 你需要拨打或你期待接听的电话； 你需要发送的信函和电子邮件； 你应该参加的会议和约会；,3记住帕金森定律：,抓住工作的关键，集中80%的主要精力做20%的主要工作。,4平衡你每日的活动：,即计划时间时要考虑放松的时间，用来活动身体、娱乐和参加社会活动。,5每天留出至少一个小时计划外的时间,用以应付危机和突发事件和处理一些耗费时间而无效的事情。,6给每月工作设定一个核心主题,争取每月完成一项重要任务，每周完成组成该重要任务的重要一环。,二、遵循时间计划的技巧,1利用个人