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1、项目二 管理办公室事务,商务秘书实务,学习目标：,子项目1 办公环境管理,项目任务 公司行政经理许明出差即将回来，为了改善工作环境，秘书肖琳需要将许总和自己的办公室重新布置一下。 事件回放 天骏秘书咨询服务公司是一家向机关企事业单位提供各类秘书服务、咨询工作及提供钟点秘书服务的公司。 秘书肖琳今天来得比往日都早，她准备利用公司许总出差之际为许总归来后创造一个舒适温馨的工作环境。 许总的办公室在最里间，肖琳的办公室就在许总办公室的外面，两屋有一扇门相通。任何人要进入许总办公室都得从肖琳的办公室通过。肖琳的办公室就相当于枢纽和窗口。其他的部门呈半环形分布在肖琳和许总办公室的对面。 肖琳先进入了自己
2、的办公室，首先映入眼帘的是窗台上的各式盆景和竞相开放的各色鲜花。进门，在右边是棵高大的绿色灌木，很清新的感觉。不过可能因为许总不在，也暂时没有秘书专门负责监督的缘故，清洁公司并没有把地上的落叶清扫干净。肖琳的办公桌上有一台电脑、传真机、三部电话，一些文件格、文件夹和几页未装进文件夹的散开的文件，另有一些笔筒之类的必备用品；办公桌的前面放着一些为客人准备的椅子和沙发。办公桌后面是自己的座椅，再后面则是靠墙的大型立柜，里面分格分层放着各类文件和书籍，但是却有一些凌乱，大型立柜的旁边紧挨墙的地方，有个齐腰的矮柜，上面放着饮水机，小柜里放着一些纸杯和咖啡、方糖之类的饮料和食品。,许总的办公室要比肖琳的
3、办公室大一些，基本的摆设没有很大的差异。宽大的办公桌上也有一台电脑，另外只简单地摆着电话和一些文件夹，有两个并列的靠墙立式柜，在另一面靠墙的地方环形摆开的是沙发。整个办公室体现的是一种简约美，让人心旷神怡。 肖琳打量完两个办公室，对自己的工作应该从哪里着手也基本了然于胸。她打开窗帘，打开空调，调节好办公室的温度、湿度。之后将窗台、办公桌、电脑凡目光可及的地方都细细地擦过；饮水机里的水不多了，应该和送水公司联系一下；储备的办公日用品也应该再补充；应该再去买点书法绘画之类的物品装饰一下墙面她想好好美化这里的办公环境，不仅给许总，也要给来访的公司内外的客人一个良好的印象。 清洁整理工作基本告一段落，
4、现在正好是8：30。,任务分析 在企业中，秘书可能与上司在一个办公室，也可能自己拥有一个办公窒。秘书应该重视对办公室的设计、布局、布置及工作环境的美化。环境美化主要是指工作场所（办公室）选择适当，布局合理，布置现代化，既适应工作的需要，又有益于工作人员的身体健康。 环境美化是工作效率的保证。办公机器、设备的恰当摆放，地毯和现代化装饰品、自然的或人工的花卉植物等的圆满布置，会令人产生一种舒适的感觉，陶冶人的性情，提高工作效率。本案例中秘书肖琳懂得办公环境与工作效率之间的关系，因而能够主动为上司、为自己布置、设计美观、恰当的办公环境，这是值得每位秘书工作者学习的。 就一个秘书来说,对于办公室的整体
5、布局或许无法予以有效的左右,但领会上司的意图,根据工作的实际,对办公室布置予以认真的考虑并在许可的情况下予以有效的实施,这不但是可能的,而且是责无旁贷的.因此,作为秘书,应该而且必须了解办公室布置的主要内容。,关联知识 一、办公室的含义 关于办公室的含义,不同的语境下有不同的理解.主要有两个方面: 1、办公的房子,是工作人员办理公务的地方； 2、机关和企事业单位内部办理行政事务的工作机构,是设在上司身边直接为上司服务的综合部门。,1、办公环境的涵义： 办公环境,或称为办公室环境。从广义上说，它是指定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，办公环境是指定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它
6、包括人文环境和自然环境。 人文环境主要是指工作氛围和办公环境。目前组织追求的最优人文环境是团结协作、开拓进取、积极向上、文明健康。 自然环境包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。,二、办公环境管理,2、办公环境管理的原则,（1）、 舒适 对于一个办公室来说,不管是其装潢.或是其摆设.都应以舒适为准 光线,色彩,气候,噪音等在不同程度上对工作人员的情绪都会有所影响 整洁有序的环境有助于营造舒适的氛围,提高工作效率 因此,不论是办公室,办公桌,还是抽屉等,不要放置与办公无关的东西 （2）、 和谐 一个和谐的办公环境,能激发工作人员的团队精神.因此,在优化办公环境时,要注意其和
7、谐性.如办公室的办公桌椅,橱柜等的大小,格式,颜色要尽可能统,这不但可以增强办公室的美观效果,更重要的是可以强化成员之间的平等观念,创造和谐的人际关系.,（3）、 实用 优化办公环境的实用原则,首先是办公室布局应该力求方便,争取时效,如相同或相关的部门应尽可能安排在相邻的地点,以避免不必要的穿插和迂迥,便利工作的密切联系和同步进行 其次,为了改善办公室的单调环境,可以适当地放置些工艺品或花草因为办公室往往就是组织的一个“窗口“. （4）、 安全 保证组织的物品安全是涉外秘书的重要职责之一,也是优化办公环境不可忽略的一个原则.布置办公室时要留意附近的环境和办公室存放财物的安全,3、办公室环境的布
8、局与布置,（1）、办公室环境的布局 办公室布局合理与否,对工作人员的精神状态及工作效率有着很大的影响,因此,合理地设计好办公室布局,是优化办公环境的重要内容.对于创造最佳的工作环境至关重要. 目前常见的办公布局种类、特点及优缺点见下表,1）、办公室布置的内容,阅读资料,采用一大间办公室，对于光线、通风、监督、沟通，比采用同样大小的若干办公室为优。 使用同样大小桌子，可增进美观，并促进职员的相互平等感。 使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。 将通常有许多外宾来访的部门置于入口处，若此法不可行时，亦应规定来客须知，使来客不干扰其他部门。 将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员
9、分散精力及造成拥挤之处。,常见的办公室布置的要求,应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。 领导者座位应位于员工座位之后方，以便监督；同时不因领导者接洽工作转移和分散工作人员的视线和精力。 自然光应来自桌子的左上方或斜后上方，以保护视力。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。 装设充足的电源插座，供办公室设备之用。 常用的设备与档案应置于使用者附近，切勿将所有的档案置于靠墙之处，档案柜应背对背放置。 在办公区内设置休息处，并提供便利充分的休息设备，以作为工余休息、自由交谈及用午餐所需。,办公桌的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其线路以最接近直线为佳，防止逆流与交 叉现象。同
10、室工作人员应朝同一个方向办公，不可面面相对，以免相互干扰和闲谈。 各座位间通道要适宜，应以事就人，不以人就事，以免往返浪费时间。 常用设备应放在使用者近处。电话最好是5平方米空间范围一部，以免接电话离座位太远，分散精力，影响效率。 办公室的用具设计要精美，坚固耐用，适应现代化要求。办公桌是工作人员的必备工具，应注意美 观、适用。有条件的可采用自动升降办公椅，以适应工作人员的身体高度的不同。同时，应根据不同工作性质，设计不同形式的办公桌、椅。设置垂直式档案柜、旋转式卡片架和来往式档槽，以便存必要的资料、文件和卡片等，便于随时翻检。,2）、办公室布置的工作程序,对各部门的业务工作内容与性质加以考察
11、与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。 列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空间大小。通常办公室的大小因各人工作性质而异。但一般而言，每人的办公空间，大者可3m210m2，普通者15m28m2即可以。 根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。 绘制办公室座位布置图，然后依图布置。 对设备的安放提出合理建议。,3）、办公室环境的日常维护,办公室环境的日常维护,也是办公室布置不可或缺的内容.秘书一定要形成好习惯,如经常打扫卫生,维护办公室的清洁环境;保持办公桌的井然;每天下班,应将办公桌上的文件,数据
12、收藏好.以免丢失或泄密;管理好办公自动化设备等等,虽然这些工作是繁琐的不起眼的,但不管是对于组织整体形象来说,还是秘书形象而言,都是不可忽视的,所以,对于秘书,这必须是一件持之以恒的工作. 办公室需要全面打扫的时候，应该通知管理部门的负责人，告诉他办公室需要彻底打扫； 每天下班离开办公室之前，留一张便条给清洁工人，要求他们认真打扫室内的死角，如积满灰尘的照明灯罩； 定期给电话拨盘和电话听筒的两端消毒； 装在书盒里的书必须摆放整齐，没有灰尘；,（3）、办公室的美化,秘书工作者的主要工作场所是办公室。办公室布置得如何，美化程度如何在一定程度上反映着秘书的能力和情趣爱好。 关于办公室美化(Offic
13、e Landscaping),美国著名秘书学专著韦氏秘书手册中提到, 最现代化的办公室布置.按照这种美化布置,办公室里除了可以移动的隔板以外,没有墙壁,是个敞开的巨大空间.各种各样高度的屏蔽隔板,能使办公室工作不受干扰.彩色的组合器具可根据需要组合成最适宜的形状,地毯和现代化装饰品,自然的或人工的植物都会产生一种令人舒适的效果,办公室收拾整齐，不要放置个人生活用品 秘书对常规的办公设备具有管理与维护的责任；电脑、复印机、传真机等，使用到规定的期限就要请人保养、维护、不能等用到出了问题才去修理； 每天把当日工作表、约会时间表放在办公桌显眼的地方，以便及时查阅。下班前应留一点时间，检查一下当日工作
14、是否完成，并准备好明日的工作安排； 每日工作完毕，应将办公桌上的文件、资料收藏好，以免丢失和泄密；每天下班前，要认真查一下空调是否关闭，抽屉、柜门等是否上好锁；离开办公室要查看电脑、复印机等是否关好，切断电源。 尽可能使办公空间放大，通风流畅，光照充足， 时要注意办公桌摆放有序，桌面整洁，文件柜高低一致。 将来访接待室设于入口处，阅报栏、公告栏置于宽敝处，还应在接待场所配备沙发、饮水机、茶叶、口杯等休息和饮用器具。,全体办公室人员的座位应面对同一方向，以避免相对而视的局促感；主管办公位置在部下座位之后，以示尊重并减轻来访者的干扰。 办公桌的放置应符合采光要求，即自然光来自其左上方或斜后方，使人
15、没有逆光之感。 办公区域要用屏风隔开，各办公单元要安装足够的地板电源插座，并备有吸尘器、防声干扰设施、防火报警设施，墙上不要乱贴乱挂。 常用的办公用具、纸篓等应放于隐蔽而易取的部位，以免经常翻腾。 档案柜应背对背放置于墙角；处理过的文件应及时归档，不能搁置在案头桌旁。 注意净化室内空气。办公室的化纤地毯、塑料家具、地板蜡、黏合剂、油漆等都会散发有毒气体，使人感到头晕、嗓子难受、皮肤干燥、胸口发闷，甚至会让人呼吸困难、昏昏欲睡、浑身乏力。因此在办公室养几盆月季、吊兰等花卉，既能够美化办公环境，又能吸收有毒气体，可谓一举两得。,（4）、办公室的健康安全管理,材料阅读 天骏秘书咨询服务公司行政秘书肖
16、琳下午发现接待区通往门口的通道上堆放了很多销售部的空纸箱，肖琳是这样处理的：立即向行政主管报告，得到马上清理的指示；参加清理工作，确保接待区到门口的过道通畅。,1）、树立健康安全意识 安全的的工作环境所给予人的不单是身体上的健康,更是一种精神上的安全感,宪法,劳动法等法规有相应的一些规定.作为秘书也应树立健康安全意识,掌握基本的法律知识,用法律保护自己的合法劳动权益; 细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患,一旦发现问题,如果是在自己的职权范围内的应及时加以排除,或者向上司报告,尽快解决,以维护好健康安全的工作环境.,2）、识别办公室安全隐患,对于一个秘书来说,应该在强烈的安全意识的指导下,了解识别办公室中各种有碍健康和安全的潜在危险,以减少乃至抑制危险发生的可能性.一般来说,办公室的隐患主要存在于下面几个方面: 办公建筑隐患 办公室物理环境方面的隐患 办公家具方面的隐患 办公设备及操作中的隐患 工作中疏忽大意的人为隐患 消防隐患,首先,应遵守有关的法规,实行安全管理责任制。作为秘书,应协助上司按照国家及有关部门的法规,本
