民营企业档案管理培训班

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1、民营企业档案管理培训班,广东省档案局督导处 2014年1月,提 纲,一、背景介绍 二、测评办法解读 三、测评标准解析,一 背景介绍,自1987年以来，广东先后施行国家档案局制定的企业档案管理升级试行办法及企业档案工作目标管理办法，大力推动全省企业档案工作，取得了良好成绩，档案工作服务企业生产经营和各项管理活动，成效显著。 2009年11月2日，国家档案局发布企业档案工作规范（DAT 422009，2010年1月1日开始实施，以下简称规范）。,企业档案管理规定（ 档发20025号，国家档案局、国家经贸委、国家计委，2002年印发） 国有企业文件材料归档办法（ 档发20044号，国家档案局、国务院

2、国资委，2004年印发） 企业档案工作规范（DA/T 42-2009，国家档案局发布） 广东省企业档案工作规范测评办法（粤档发201124号） 企业文件材料归档范围和保管期限表规定（国家档案局10号令，2013年2月1日施行）,企业档案工作规范的制定具有以下特点： 第一、管理创新。企业档案工作规范适应社会主义市场经济体制完善的要求，第一次系统、全面地提出社会某一方面（企业）建立和开展档案工作的基本要求，填补了我国档案工作整体建设规范化方面的空白，结束了企业档案工作只有单项业务技术标准、没有统一的系统管理标准的历史。 第二、观念创新。随着社会发展，人们对档案与档案工作的认识也在不断深化。2001

3、年，国际标准ISO15489.1 档案管理通则中首先正式提出档案的资产属性概念。2002年，我国企业档案管理规定中只是将企业档案作为是“有保存价值的文件材料”。,第三、经验基础。企业档案工作规范从档案工作原则、档案工作体系、档案工作制度、档案工作业务、档案信息化、档案工作设备设施等方面，对企业档案工作提出了具体要求，全面规范了企业档案工作，是企业档案工作行为的准则和档案业务建设的依据。 第四、信息化方向。企业档案工作规范将档案信息化建设作为对企业档案工作的方向性要求，对企业档案信息化提出了目标和原则，对电子文件的归档存储、传统载体档案数字化，网络化服务，电子档案安全保管等提出了原则性要求。也为

4、下一步专门制定企业档案信息化标准预留充分的发展空间。,国际标准ISO9001质量管理体系要求中的档案记录 质量控制离不开档案记录，档案记录是ISO9001要求的文献工作的文件控制与档案记录控制这两大控制之一。强调文件控制时，是需要企业证实有能力满足客户及法规的要求；强调档案记录控制时，是表明通过检验证明企业通过体系性和持续改进保证能满足质量、客户及法规的要求。 整个ISO9001质量管理体系要求中：档案记录（records）一词出现28次，其中20次是重复提示、参照、引用，要求标准在实施中按照4.2.4条的要求建立档案。而ISO9001中这种对某一条款的引用、参见、提示的要求总共才有38处。除

5、了4.2.4，被要求引用、参见、提示的18次，涉及11个条款，由此可见档案记录及其管理控制在质量管理体系中的地位和作用。 国际标准ISO9001质量管理体系要求4.2.4：“档案记录的控制”规定： “为证明符合质量管理体系要求和有效实施提供证据而建立的档案记录，必须要受控管理。 机构必须建立有书面文件记录的程序及执行过程（Documented Procedure），以明确对档案记录鉴别、存储、保护、检索和处置所必要的控制管理。 档案记录必须保持易于辨认、快捷确证和可以检索。”,企业档案工作规范部分内容摘引,4 档案工作总则 4.1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是

6、企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。 4.2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。 4.3 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。 4.4 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。,企业档案工作规范附件： 附录A（资料性附录）企业文件归档基本范围与保管期限参考表-注意是资料性，而非规范性附录 附录B（资料性附录）表格样式-补充规范性引用文件中没有的表格（如：档案交接登记表、温湿度登记表、销毁清册、借阅档案登记表、

7、档案利用效果登记表）,顺应企业需求，同时也是行政部门依法治档的需要，省档案局于2010年8月印发了关于贯彻实施企业档案工作规范的通知，要求各地级以上市档案局，各省属企业（集团），中直驻粤企业，全面认识规范的重要性和宣传贯彻、实施规范的重大意义；同时按照“全面宣贯、因企制宜”的原则，做好企业档案工作规范化建设。,2010年10月，国家档案局发文废止了企业档案工作目标管理办法及相关标准，广东省档案局开始启动在规范指导下的企业档案工作评价方法研究。 经多次征求省内有关企业和市县档案局意见、召开专家研讨会反复论证，2011年8月省档案局印发了广东省企业档案工作规范测评办法。,新的测评办法突出体现了三个

8、方面的特点：,一、国内率先推出全面量化指标体系 规范出台后，国内有关省、市、自治区积极探索将规范要求纳入地方有关业务工作检查评估标准中。有的将规范的部分内容补充进本地已有的年检标准中，有的将规范内容精简形成了相关评价标准，而广东则率先推出了全面量化指标体系。,广东出台的测评办法率先全面应用规范要求，形成了包括档案工作组织、档案工作制度、档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备等5项一级指标，29项二级指标、96个测评点的量化指标体系。各一级指标单项满分100分，同时根据长期以来企业档案工作的实践基础和发展要求，将5项一级指标在总分中的权重设定为0.2、0.15、0.3、0.15、0.2。

9、如此权重设计，是考虑到要强调对“档案工作组织”和“档案工作设施设备”这两项关系到档案工作“安身立命”之根本保障内容的要求，同时肯定企业档案部门在“档案业务工作”这项需要投入大量精力开展的业务活动。而“档案信息化建设”总体要求比较高，今后将根据发展形势，可以相应调整权重。,二、评价结果创新设定级别等次 测评办法对评价结果分级定等，适当区分评价企业对档案工作的重视力度和保障条件，以及企业档案工作总体业务水平。这一创新设计，在省内外有关档案工作评价方式上属于首次。 广东省档案局认为，在规范的全面指引下，特别是总结本省多年来的档案监督和指导经验，企业档案工作是时候要在理念认知和业务实践上实现转型升级。

10、这个转型升级突出有两点，一是要理清企业档案工作的体制与机制关系，二是要平衡组织管理与业务工作的关系。档案行政管理部门、企业领导、企业业务部门、企业档案部门等各方，都要充分认识到档案作为企业重要的信息资源和知识资产，在企业生产经营和各项管理中发挥的作用日益突出。企业应当通过加强对档案工作的组织领导和系统管理，从而带动和提升档案工作业务水平。,由此，测评办法规定：企业档案工作规范测评，采取先测级别，再评等次，级别与等次结合的方法，共分三级六等。测评结果由高到低依次排列为：一级甲等，一级乙等，二级甲等，二级乙等，三级甲等，三级乙等。,三、细节设计巧妙着眼持续发展 一种评价方式，必须有良好的覆盖性，能

11、适应大多数评价对象，能让企业感觉“有奔头”；同时也要有一定的高度指引性，使得企业必须通过适当的努力，才能获得相应的高标准评价。 测评办法及测评标准，全面贯彻落实规范的要求，系统地对企业档案工作如何有序开展进行了规定和布置。,在测评办法的组织实施中，要对申报“二级”的企业增加档案人员岗位核查环节，对申报“一级”的企业再增加系统单位测评定等率以及面向业务部门人员的现场问答环节等要求。 如关于档案人员的配备，要查看企业人力资源部门确定的岗位分类说明或职位表，核实岗位设置及其定员情况； 如档案工作机构的设立，要进而查看职能部门设置安排，而不仅仅凭着“一纸公文”的通知； 再如面向业务部门人员的现场问答，

12、则是直接检查了解企业员工对档案工作与业务活动的认知和实践情况。,企业档案工作规范等级测评活动，是档案行政管理部门依法组织开展的业务检查工作。测评办法第七条规定，企业档案工作规范测评坚持自愿申报、客观公正、实事求是的原则。企业档案工作规范测评由被测评单位自行提出书面申请。 同时，为了持续推动工作，防止搞形式主义、防止搞突击短视，测评办法提出，企业档案工作规范测评等级的有效期为五年。规范测评等级自核准之日起满四年自愿申请复查，经复查合格后办理换证手续。有效期满五年、未申请复查的单位，其等级自动失效。测评组织单位在获证企业申请后对其进行复查，复查合格后换发等级证书。复查不合格，视情况降低或取消原等级

13、。,规范是国家档案局为适应现代企业档案工作发展新要求而颁布的档案行业标准，新时期企业档案工作行为的准则和档案业务建设的依据。 广东通过创新评价机制，引导企业全面贯彻实施规范，将为企业可持续发展提供基础管理和档案信息资源的保障，有利于全省企业档案工作进一步提高水平，再创新的成绩。,二 办法解读,变的是评价方式，不变的是工作抓手； 变的是结果形式，不变的是业务核心； 变的是“更加”全面系统，不变是“持续”规范促进。,广东省企业档案工作规范测评办法,第一条 为进一步加强企业档案工作规范管理，更好地为建设经济强省服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、广东省档案条例等法律、法规的

14、规定，以及贯彻实施企业档案工作规范等标准规范的要求，结合我省实际，制定本办法。 测评工作是一项依法而行的业务活动。,第二条 本办法适用于在广东省内登记注册的企业，及按其资产关系全资所属或控股的企业。 测评办法适用于不同所有制（国有、民营、集体、外商独资、合资合作、股份公司、上市公司）、行业（制造业、交通运输、建筑安装、金融、流通、邮电通讯、农业）、层级（集团本部、分子公司）、规模（特大型、大中型、小型）的企业。,第三条 档案是企业重要的信息资源和知识资产，在企业生产经营和各项管理中发挥的作用日益突出。企业应当按照国家和省的有关要求，加强对档案工作的领导，增强全员档案意识，提升档案工作规范水平，

15、更好地发挥档案在企业内部控制、外部维权等过程中的凭证和信息价值。,第四条 企业档案工作规范测评，采取先测级别，再评等次，级别与等次结合的方法，共分三级六等。测评结果由高到低依次排列为：一级甲等，一级乙等，二级甲等，二级乙等，三级甲等，三级乙等。 业务水平跟工作条件直接相关，有个适配性问题。测评等级（级别与等次）的确定，应该实事求是，找准定位就好。,第五条 企业按其档案人员、档案工作用房的配备情况划分为一、二、三级。一、二、三级的标准要求，实行逐级递进。二级满足并高于三级的要求，一级满足并高于二级的要求。 级别，主要围绕两个要素进行测定。一是档案人员配备情况，二是档案工作用房配备情况。 这两个要

16、素是工作开展的重要基础条件，如同“钢筋水泥砖瓦”等必不可少的原材料。可以适度理解为：有多少材料，对应盖多大的房子，干多少事情。 达到某一级的条件，仅代表企业可以申报的最高级别。是否可以测评到该级某等，还要进一步结合分数。,三级企业：档案工作有专人负责。有单独使用、满足5年以上档案存储需要的档案库房，有相对独立的办公和阅览室。 要求相对比较低。 规模小的企业可以不是专职，比如还可能兼其他工作。,二级企业：有两人以上的档案专职人员；属国有企业的，不少于一人为编制内员工。有满足10年以上档案存储需要的独立档案库房，有独立使用的办公和阅览室。 注意是专职；在全面落实部门预立卷的前提下，专职人员可以适当参与其他工作。 办公、库房、阅览用房要求绝对三分开。,一级企业：有设立独立履行企业档案管理职能的档案工作机构，配备适应档案管理和发展需求的专职档案人员。有满足15年以上档案