企业采购与供应培训教材

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1、企业采购与供应,目录,4,课程介绍,1,2,3,5,学习情境一：认识采购管理,学习情境二：采购的前期准备,学习情境四：采购的事后管理,学习情境三：采购的实施,项目二 采购的前期准备,任务2 建立采购管理组织 技能1 如何组建采购部门 技能2 如何明确采购部门人员职责 技能3 如何针对不同物品选择采购制度 技能4 如何招聘和培训人员 技能5 如何组建优秀的采购组织团队 项目任务：以6-8人为一小组，分组成立虚拟企业，每个企业建立采购管理组织，明确分工和岗位职责,任务2 建立采购管理组织,采购部门组织的设立，其主要的问题是如何去配合企业的生产经营目标以及与其他部门间的协调配合。采购作业不单要了解本

2、身业务的特质，还需随时注意各部门间的协调配合，以便能及时获得经济有效的供应，因此一般在设计采购组织时，应特别注意协调不同业务部门共同完成，要依据相同规范，参照实际需要，建立整体关系，并作适当的管理，以期能发挥整体的作用。,任务2 建立采购管理组织,一、采购部门在组织中地位 影响采购在组织中最终地位的因素按重要程度来看有以下几类： 在最终产品的成本中，采购原料所占的份额。采购原料所占的份额越高，采购在企业中的地位也越高。 公司采购的原料，当下市场供应情况。如果公司所采购的原料，目前供应市场处于垄断、或者是挂断垄断，管理层对于采购的直接关注会比较多。 公司的财务状况。在公司财务状况良好的情况下，管

3、理层对于采购或者物流部门都会比较宽松。相反，当公司的财务发生严重问题时，管理层会对采购业务和与采购相关的成本提出比较高的要求。毕竟从管理层的角度来看，采购部门是个直接花钱的部门。 管理层自身的知识和认识水平。如果管理层自身的知识和认识水平比较高，把采购职能提升到战略的高度，那么采购部门也会得到比较多的关注。,采购部门在企业中的地位,采购部门在企业中的地位可以分成以下几种类型： 独立部门 在大中型企业，物料采购在产品单位成本占有较高比例，其职责范围还包括存量控制、仓储、验收、运输等。 单纯采购 只办理物料的采购，而不兼办验收与储运，适用于单一或采购的项目、数量较少的企业。 附属于生产部门 适用于

4、物料采购工作单纯、价格较稳定的企业。 附属销售部门 适用于材料经简单程度就可以出售或非制造业等。,二、采购部门在企业中的隶属关系,1、采购部门隶属于生产副总经理：主要职责是协助生产工作顺利运行,总经理,行政副总,销售副总,生产副总,生产,仓储,采购,二、采购部门在企业中的隶属关系,2、采购部门在企业中隶属于行政副总经理：采购部门的主要职责是获得较佳的价格和付款方式、以达到财务上的目标。,二、采购部门在企业中的隶属关系,3、采购部门直接隶属于总经理：采购部门主要发挥降低成本作用。当企业的生产规模不大，但物料或商品在制造成本或销货成本所占的比率比较高时采用。,二、采购部门在企业中的隶属关系,4、采

5、购部门隶属于资财部：配合生产和仓储部门，适于物料需要管制不易，需要采购部门经常与其他相关部门沟通、协调的企业，,三、采购管理组织设立步骤,四、采购组织的类型 1、按物品类别划分的组织形式 2、按采购地区划分的组织形式 3、按顾客属性建立 4 按采购物品的价值或重要性划分 5、按采购过程划分 6 综合结构形式,按照采购业务过程，将采购计划的制定、询价、比价、签订合同、催货、提货、货款结算等工作交给不同人员办理。,不同的物品有不同的特点，按物品的类别将采购部门划分为不同的采购小组，,可以按采购地区的不同，将采购组织机构分为不同的小组，每个采购小组承担一系列的采购业务,一般企业将以系列的物品、地区、

6、价值、业务等为基础，混合式构建组织形式,A一般交由采购主管负责。B、C类物品价值不高，可交给一般采购人员负责。,任务2 建立采购管理组织,五、各种不同类型采购组织的适用情况,按业务过程分工划分的组织,采购量大、采购物品品种 较少、交货期长的企业,按物品类别划分的组织,按采购地区划分的组织,按采购品价值划分的组织,综合结构形式,采购物品繁杂的企业,跨国采购的企业,采购量大、品种多的企业,规模化的组织,按顾客属性划分的组织,顾客较为集中的企业,例：大型企业采购部门组织架构,例：中型企业采购部门组织架构,讨论,一贯作业和分段作业各有什么优缺点？,六、采购部门岗位,包括以下几部分： 1、采购经理 2、

7、采购科长 3、助理 4、采购人员（计划管理岗、采购管理岗、物资需求计划管理、统计和经营分析、绩效考核岗位）P323,各岗位职责,采购经理,A、拟订采购部门的工作方针与目标； B、负责主要原料与物料的采购： C、编制年度采购计划与预算； D、签定、审核订购单与合约； E、采购制度的建立与改善； F、撰写部门周报与月报； G、主持采购人员的教育训练； H、建立与供应商良好的伙伴关系 I、主持或参与采购相关的业务会议，并做好部门间的协调工作。,各岗位职责,采购科长,A、分派采购人员及助理的日常工作； B、负责次要原料或物料的采购； C、协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等； D、采购进

8、度的跟踪； E、保险、公证、索赔的督导； F、审核一般物料采购案； G、市场调查； H、供应商的考核。,各岗位职责,采购助理,A、请购单、验收单的登记； B、交货记录及稽催； C、访客的安排与接待； D、采购费用的申请与报支； E、进出口文件及手续的申请； F、电脑职作业与档案管理；承办保险、公证事宜。,各岗位职责,采购员,A、经办一般性物料的采购； B、查访厂商； C、与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等； D、要求供应商执行价值工程的工作。 E、确认交货日期； F、一般索赔案件的处理； G、处理退货； H、收集价格情报及替代品资料。,七、采购组织设计的原则,战略匹配原则,效率原则,目标原

9、则,功能块整合与合理分工原则,管理幅度原则,权责相符原则,有机界面原则,闭环原则,环境适应性原则,统一指挥原则,八、选择采购制度,采购管理制度主要制度有采购领导制度、经济责任制度、监督制度和民主管理制度。 1、采购领导制度：即采购决策制度，按采购什么、采购多少，什么时候采购等决策权属于哪一级来划分领导制度 集中采购制度 分散采购制度 混合采购制度,1、采购领导制度,（1）集中制 采购的决策权集中于总公司，其他分公司或分厂无权采购，适用于小企业或分公司（分厂）较集中的企业采用，集中制的特点是： 价格优惠 管理统一 降低成本 统筹规划,1、采购领导制度,（2）分散制 将采购的决策权分散于各个分公司

10、或分厂。一般大规模企业，且分公司（分厂）分散在各地，企业的各分公司（分厂）所需的物资差异较大时，企业常采用这种领导制度。 优点：针对性强；减少了内部物资的调拨手续，采用这种领导制度能充分调动分公司（分厂）的积极性 缺点：不利于采购资金的统一管理，浪费人力、物力、财力，无法享受价格优惠，使进价较高。易造成管理失控,分散型组织结构图,1、采购领导制度,（3）混合制 若企业的分公司（分厂）的所需的物品相同，且采购金额较大时，由总公司统一采购，对于各分公司间有差异的、金额较小的、临时性采购的物品由分公司自行采购。这样，一方面能使采购资金较合理地统一管理，又能调动各分公司的积极性，及时满足经营的需要。,

11、混合型组织结构图,1、采购领导制度,（4）三种不同领导制度的选择,物品共性,地理分布,市场结构,降价潜力,专业要求,价格影响,客户需求,考虑因素,2、经济责任制度,经济责任制是按照客观经济规律的要求，以提高经济效益及服务质量为目标，科学地确定相关部门、人员经济职责、利益权力的一项管理制度。明确经济责任制，有利于维护采购队伍的良好的工作秩序，提高工作效率，讲究经济核算，从而提高经济效益。采购部门的经济责任制度通常有以下几方面： （1）岗位责任制 岗位责任制是采购制度的中心环节。建立与健全采购岗位责任制，能做到采购部门人人有职责，事事有人管，目标清楚，责任明确，工作有条不紊，加强职工责任感，调动工

12、作积极性，发挥其聪明才智；可以堵塞工作漏洞，保证采购工作的良好秩序。,2、经济责任制度,（2）采购费用承包制 这是采购部门加强经济核算的一种形式，在实际工作中，许多企业的采购费用大大超过正常的费用水平，造成采购环节经济效益低下，从而也影响了整个企业经济效益的提高。因此，用制度的形式来控制采购费用的开支水平显得尤为重要。,3、奖惩制度,真正体现“干多干少不一样，干好干坏不一样，干与不干不一样，干轻干重不一样”的分配精神。 注意两点：一是把握好“刺激度”，即拉开档次，不搞平均主义，要奖得高，罚得重，使奖惩措施真正起到激励的作用。 二是要注意多种奖惩方法相结合，根据心理学理论，人的需求是多方面的，物

13、质奖励只能满足职工物质方面的需要，过分强调物质刺激，会产生“一切向钱看”的错误观念，其作用必然有限。,4、监督制度（着重对权利和责任的监督）,贯彻采购制度必须坚持严格监督与考核，没有严格的监督，采购制度就会流于形式，严格的监督是以科学考核依据为基础的。在实际工作中监督的方法包括三种：一 由采购负责人对各部门组织和职工个人执行情况进行纵向检查； 是组织有关部门的负责人进行横向联合检查； 是个人自查。,5、民主管理制度,实行民主管理，可以较好地把民主与集中结合起来，调动职工的积极性；可以集中广大采购人员的智慧，集思广益，共商大计；可以密切干群关系，克服官僚主义、瞎指挥；也可以有利于解决采购部门内部

14、的矛盾与争端，促进采购部门的安定团结。 部门内充分听取意见 部门外充分听取意见,案例讨论,EP公司的采购制度（P64）,课堂小结,确定采购部门结构和地位 明确人员职责 选择采购制度,确定采购部门结构 明确人员职责 选择采购制度,REVIEW,任务2 建立采购管理组织,九、如何招聘采购人员,进行岗位 需求分析,拟定招聘 标准,选择招聘 渠道,选择招聘 方法,确定岗位、 数量等,品德素质 知识素质 能力素质 身心素质,内部招聘 外部招聘,背景调查 心理测试 情景模拟 笔试 面试,任务2 建立采购管理组织,讨论 根据以下采购人员的素质要求，说说怎样做一个合格的采购人员,品德方面：爱岗敬业、诚实守信、

15、廉洁自律、客观公正、坚持原则、优质服务 知识方面：政策法律知识；市场学知识；业务基础知识；社会心理知识；自然科学知识 能力方面：分析能力；协作能力；表达能力；成本分析和价值分析能力；预测能力；应变能力； 身心方面：健康体魄、成熟心理、积极心态,任务2 建立采购管理组织,十、如何培训采购人员 1、培训原则 学用结合 工作学习兼顾 符合成人教育特点 形式灵活多样,培训很贵，但不培训更贵,任务2 建立采购管理组织,十、如何培训采购人员 2、采购人员培训步骤,STEP1 培训需求分析,STEP2 确定培训内容,STEP3 选择培训方法,讲授法、视听法 案例研究法、设立助理职位法,采购专业课程 个人素质

16、和技巧,任务2 建立采购管理组织,十一、如何组建优秀采购团队,建立共同 采购目标,明晰人员 角色,积极培育 团队意识,定岗定责 绩效考核,培训学习 提高素质,坚持原则 依法操作,任务2 建立采购管理组织,优秀采购员的七大特征 1. 操守廉洁 2掌握市场 3精打细算 4积极认真 5创新求进 6适应性强 7. 团结合作,优秀采购团队的六大特征 1. 团结和谐 2专业专长 3充满活力 4百折不挠 5高效有序 6学习创新,任务测试,P62-63页,工作模拟训练,采购人员所需培训内容选择（P65）,案例讨论,沃尔玛的全球采购秘密（P65）,项目任务,分组组建模拟企业，确定企业名称，设计采购组织和人员分工，明确各岗位职责,课堂小结,如何招聘采购人员 如何培训采购人员 如何组建优秀采购团队,任务3 采购申请与需求分析,技能点1 如何进行采购申请 技能点2 如何进行采购需求分析 技能点3 如何用运用ABC采购需求分析,一、如何进行采购申请,（一）什