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1、要事第一的时间管理,张庆文 2008年4月,培训内容,认识时间管理 如何高效管理自我的时间 时间管理的百宝箱 如何管理他人的时间 时间管理的九大要决 制定个人行动计划,学习目标,当培训结束后，学员能够： 阐明时间管理的核心概念，并重新认识到进行时间管理与工作组织的重要性与紧迫性 掌握管理个人时间管理的六个核心步骤，明确时间管理四个象限的处理策略，并能按照事件的重要性和紧急性，进行有效的排序和安排 掌握通过授权管理他人的时间的思路与方法 阐明时间管理与工作组织的九个要决,一年有365天； 其中双休日共_104_天； 法定假日_10 _天； 公司带薪休假_10_天； 带薪病假_0_天； 实际工作约
2、241_天，共_1928_小时; 研究表明，有效工作时间为_20-30_%； 全年有效工作时间为_385-578_小时。,算算我们时间？,认识时间管理,时间管理中最根本的要素? -事件 时间管理的实质是什么? -事件长短与排序的管理,全球调查结果：时间管理无效的原因,1.优先顺序不明确 2.电话打扰 3.缺乏目标计划 4.贪多嚼不烂 5.不速之客 6.无效授权 7.桌面杂乱无章/找不到东西 8.缺乏自律/拖延 9.不会说“不” 10.低效的会议,时间管理的核心步骤,定角色、职责和目标 列出事件清单 排定事件次序 制定时间计划表 言行一致地执行 调整和改善,时间管理的核心步骤第一步,1、确定角色
3、、职责和目标 公私兼顾：工作+家庭 目标为先：结果导向,时间管理的核心步骤第二步,2、列出事件清单 主动性任务 -帮你实现工作目标 应对性任务 -不太重要却不可缺少,会见,13-11-2000,时间管理的核心步骤第三步,3、排定事件次序 根据： 工作的重要程度 (重要的工作需要安排足够的时间处理） 工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理）,重要性与紧急性,你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及首 要目标有意义的活动。,重要性,你或别人认为需要立刻处理的紧急事件 或活动。,紧急性,我们可以用这两个要素及其对立面所形成的四象限来描述我们所从事的活动。这四象限构成“时间管理矩阵图”。,时间管理矩
4、阵图,重要 不重要,紧急 不紧急,象限 危机 急迫的问题 有限期的任务，会议， 准备事项,象限 准备及预防工作 计划，休闲 建立人际关系 培训，授权，创新,象限 干扰，一些电话 一些会议 一些紧急*事件 凑热闹的活动,象限 细琐的工作* 浪费时间的闲聊 不关紧要的信件 看太多的电视,重要， 紧急,重要， 不紧急,重要,紧急,I,III,不重要，紧急,不重要，不紧急,扩大,减少,避免,缩小,时间管理基本策略,时间管理矩阵的启示,效能的人在第一象限中只会有少量非常重 要且需立即处理的紧急事件。他们将焦点放在 重要但不紧急的第二象限活动上，来保持产出 与产能的平衡。” -史蒂芬柯维,“有,为第二象限
5、预留时间,花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源 为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限 预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度 确认和消除不能帮助实现目标的活动,时间管理的核心步骤第四步,4、制定时间计划表 计算事件时间长度 保证为重要工作预留整块时间 适当预留弹性,时间管理的核心步骤第五步,5、言行一致地执行 排除干扰 有效授权,如何对付影响工作的打扰者,先打断他的话； 站起来； 把握好时间； 把握好谈话内容（适当地暗示） 可另约时间 态度要友善。 要做到：对待他人，时间上要苛刻，态度上要和气,时间管理的核心步骤-第六步,6、调整和持续改善 每日调整与应变 阶段自我评估与改善,时
6、间管理的核心六步骤,定角色、职责与目标 公私兼顾,目标为先 列出事件清单 按照主动性与应对性分类 排定事件优先次序 以重要性和紧急性来排定 制定时间计划表 预留弹性,保证重点 言行一致地执行 排除干扰,有效授权 调整和改善 自我评估,持续改善,推荐两个时间管理与工作组织的好工具,周工作计划/小结表 效率记事本(每日事件安排表),月 周工作计划/小结表( 月 日至 月 日),(模板),每日时间安排表,小组作业,请小组为小张安排一周事件的时间计划表,管理者授权的两个障碍,管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍： 要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做 克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控,授权前
7、的思考,哪项任务？ 由谁负责？ 如果派他，她/他能胜任吗？ 需要多长时间培训，她/他才能胜任工作？ 制定培训计划。,授权后的跟进,提供必要的支援 关键处把关，监督工作进展,高效会议十大要点,准备要充分 目的要明确 始终要准时 流程要清晰 角色要分工（主持、会议纪要、时间管理） 主题要紧扣 个别另处理 总结并确认 纪要及时发 跟进并落实,高效会议通知十大要素,邮件标题明确 目的要明确 时间 地点 参加人 流程（议题及时间分配） 主持人 纪要人 注意事项 联系方式,时间管理的九大要决,效果效率 - 做正确的事情 目标计划 - 书面界定结果 计划行动 - 缜密思考策划 排序罗列 - 优先高于一切 20 80 - 保证少数重点 集中分散 - 专注整块时间 团队 个人 - 提高整体效能 人 事 - 投资情感帐户 罗盘时钟 - 平衡工作生活,平衡发展的生命之轮,To live:生理,To love: 社交/人际,To learn: 心智,To leave: 心灵,时间管理推荐书目,高效能人士的七个习惯 一生的计划 要事第一 80/20法则,昨天是一张已被注销的支票 明天是一张尚未到期的本票 今天则是随时可运用的现金 Put First Things First!,
