归档文件整理流程课件

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1、归档文件整理流程,拜城县档案局 武 桂 莲 2012.3,归档文件整理工作基本步骤：,对归档文件进行整理 分类 排列 编 号 编目 装盒,第一步：归档文件的整理,1、 归档文件的整理单位 以“件”为整理单位，一般一份文件为一件。 特例 ： 正本与定稿、正文与附件、请示与批复、原件与复制件、转发文与被转发文、来文与复文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，实体上装订在一起，编目时只体现为一条条目 。,2、 文件修整,破损文件进行修裱（修补、托裱） 对字迹模糊或易退变的文件进行复制（字迹材料要选用耐久的墨、墨汁，或较耐久的蓝黑墨水、印泥等，不能选用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔油、铅笔等材料） 去

2、掉文件上易腐蚀的金属物（材料以铁、铝等化学性质的活泼的金属为主的订书钉、曲别针、大头针等） 超大纸张进行折叠（尽量减少折叠次数，折痕尽量位于文件、图表字迹之外，文件页数多时，宜单页折叠）,3、文件装订,左上角装订，左、上侧对齐；左侧装订，左、下侧对齐 装订要求： 材质符合档案保护要求：装订用品对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。 装订方式能较好地维护文件的原貌 装订方法简便易行，尽量降低成本。,装订方式： 线装：最利于档案保护的一种装订方式 变形材料：金属制品（不锈钢夹、燕尾夹）和塑料制品 粘接式：胶水或浆糊粘贴 无酸纸封套,装订前排序： 正本在前、定稿在后 ; 正文在前、附件在后 ; 原件

3、在前、复制件在后 ; 转发文在前、被转发文在后 ; 复文在前、来文在后 ; 汉文本在前、少数民族文本在后 ; 中文本在前，外文本在后 ; 文件处理单在前、正本在后 ;,第二步：归档文件分类,归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括：选择分类方法、制定分类方案、文件归类等内容。,1、选择分类方法,年度分类法 ：根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。 一份文件有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、收发文日期等，一般以 文件签发日期（即落款日期）为准 ，

4、对于跨年度的计划、规划、总结、统计报表、法规性文件等均以签发日期为准，如：1995年形成的1996-2000工作计划，归入1995年，2000年形成的1999年工作总结，归入2000年。,机构（问题）分类法：,各机关在制定分类方案时，机构分类法和问题分类法，不能同时采用，只能选择其一。 机构分类法：根据文书形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。机构名称就是类名，如：办公室、业务科、管理科等 。 问题分类法：按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。应参照本机关单位的基本职能来设置类别，如：党群类、业务类、行政类等 。,保管期限分类法：,根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。分为永久

5、、30年、10年三类。,2、复式分类法与分类方案,复式分类法 ：在机关档案室的实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况比较少见，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。年度、保管期限、机构（或问题）3种分类方法，可以组合成多种复式分类法。在选择分类法时年度、保管期限为必选项，机构（或问题）为选择项。,分类方案 ：在确定分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。分类方案是机关档案工作的基础，是档案室规范化管理的起点。,年度-机构-保管期限分类法（推荐使用）,适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位 先按年度分类 在每一年的文件按机构分类 再区分划入每一机构文件的保管

6、期限 每年形成的文件按机构序列依次上架，不必预留空间 同一年度同一机构的文件排在一起，便于查找,保管期限-年度-机构分类法（推荐使用）,适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位 先按保管期限分类 在将每一保管期限的文件按年度分类 再将每一年的文件按机构分 适用于机构不复杂的立档单位 便于向档案馆移交 应预留空架,机构-年度-保管期限分类法：,适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关 先按机构分类 每个机构下再按年度分 再在每个年度下分划入文件的保管期限 应预留空架，空架数量不好掌握,年度-问题-保管期限分类法：,适合于机构变化复杂、机构之间分工不明确 先按年度分类 在每一年的文件按

7、问题分类 再区分划入每一问题文件的保管期限,保管期限-年度-问题分类法：,先按保管期限分类 再按年度分类 最后在每一年内将文件按问题分类 多用于现行机关,问题-年度-保管期限分类法：,适用于撤消机关、整理历史档案 先按问题分类 在文件按的年度分类 再区分划入每一年文件的保管期限,年度-保管期限分类法,适用于内部机构简单的基层单位或小机关，形成文件数量少的机关 先按年度分类 再区分划入每一机构文件的保管期限,保管期限-年度分类法：,适用于内部机构简单的基层单位或小机关，形成文件数量少的机关 先按保管期限分类 再按年度分类,第三步：归档文件的排列,归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据

8、一定的方法确定归档文件先后次序的过程。其它诸如不同类别归档文件之间的排列、档案盒排架等则不在此范围内。 归档文件的排列强调事由原则。,1、事由原则 ：同一事由的相关文件应当排列在一起,按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”这一整理原则的体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。,2、排列方法,在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。,同一事由内的归档文件排列：,同一事由内归档文件的排列，最简单的方法

9、是按文件形成时间先后顺序，日期在前的归 档文件排列在前，日期在后的文件排列在 后；或者按文件的重要程度排列，相对重要 的文件放在前面，其它的文件放在后面。,不同事由内的归档文件排列：,按形成时间的先后顺续进行排列 按事由的重要程度进行排列 按事由具有的共同属性分别集中排列,规则强调指出，“会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。这里的“成套性”是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由间则有着较密切的联系。例如一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、查证，集中排列更方便检索。统计报表、内部刊物等在形式上较为特殊，成套

10、利用的情况也较普遍，因此也宜于集中排列。,第四步：归档文件编号,1、件号 室编件号： 归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号 在分类方案的最低一级类目内，按文件的排列顺序从“1”开始标注 馆编件号（ 进档案馆后由档案馆统一编制）,2、编号项目,必备项目 ： 全宗号：档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号 年度：归档文件形成年度。采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示，如2006 保管期限：分为永久、30年、10年 件号：室编件号 选择项目： 机构（问题） 各单位档案部门可设置其他一些选择项目,3、盖章,归档章的项目： 全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号 归档章格式

11、 长45mm,宽16mm，等分成6小块 带*号为可选项,28 315,实际填写为：,盖章位置： 首页上端空白处，不要盖在文字上,第五步：归档文件的编目,依据分类方案和室编件号编制归档文件目录 1、归档文件目录的项目 件号 ：档案室填写室编件号 责任者 ：填写全称或通用简称，如：拜城县档案局 如文件未注明责任者，应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写 文号： 即发文的字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，如：拜档发200524号,题 名 ：,即文件标题。是重要的检索途径。完整的题名由责任者、问题、文种3部分组成，如：国家档案局关于加强档案安全保管的通知 正题名能够反映文件内容时，副题名一般不

12、录。并列题名，需要时可一并抄录。文件的附件，如需要可在正件题名后抄录附件题名，外加“（ ）”，如：关于进一步加强我县精神文明建设的决定（附：市民公约）,题名应全面揭示文件内容，如不能，应根据文件内容重新拟写或补充，并在新加内容外加“ ”，如：拜城县档案局通报，重新拟写为：拜城县档案局关于乡镇场档案达标升级情况的通报,日期、页数、备注,日期 ：即文件的形成时间（文件的落款时间）。标注为8位阿拉伯数字，如2008年7月10日，标注为20080710，填写目录时，一般填写成二行，即： 2008 0710 页数 ：一件文件的总页数，文件中有图文的即为一页，空白页不计 备注 ：填写归档文件需要补充和说明

13、情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁情况。如情况较多时，可在备注中加“*”，在备考表中填写具体内容。,2、归档文件目录的格式,归档文件目录,归 档 文 件 目 录,归档文件目录封面,归档文件目录应单独装订成册并编制封面，封面如图：,第六步：装盒,1、装盒要求 按件号先后顺序装盒 与归档文件目录相应的条目顺序一致 不同年度的不能放入同一档案盒 不同保管期限的不能放入同一档案盒 不同机构（问题）的不能放入同一档案盒 严格按件号的先后顺序装入档案盒,2、档案盒格式,长310mm、宽220mm、厚度20mm、30mm、40mm 档案盒封面：,2、档案盒盒脊,3、备考表,放在所有文件的最后，对盒

14、内文件情况进行说明，包括下列内容 盒内文件情况说明：文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况；整理工作完毕后文件的修改、补充、移出、销毁等情况；目录备注项中填写不下的内容。 整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。 检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日期：填写归档文件整理完毕的日期。,备考表：,备 考 表,归档文件整理新方法的优越性,（一） 归档文件整理新方法简便易行 新的归档文件整理方法取消“卷”的概念，归档文件以“件”为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，一般情况下以每份文件（自然件）为一件。新的整理方法把归档整理人员从整理的复杂性、困难性中解放出来，免除了组卷

15、不合理、案卷题名不规范、一个人一个标准的烦恼，大幅度地简化了工作中的手工操作，缩短了时间，提高了工作效率，由于其方法简便，一般新手可在较短时间内理解和掌握归档文件整理新方法。,（ 二） 归档文件整理新方法提高了工作效率,与以往传统立卷相比，新的归档整理方法改变了每年集中整理归档，需要一个季度或更长时间整理的习惯做法，而是注重平时归档，“随办随归”，从而使归档文件整理变成日常工作，使归档工件更加贴近文书、更加贴近业务人员工作实际，进一步规范和简化了文件归档工作程序，明显减轻了档案人员的工作负担，档案人员可将节省的时间用于开发信息资源，使他们有更多时间和精力在细管理、精检索上下功夫。,（三） 归档

16、文件整理新方法便于保密 和复制,新的归档文件整理方法采用“一文一件”的形式，便于保密安全，能将不便查阅的保密文件控制使用，也便于归档文件的复印、缩微、扫描等处理，操作时不易损坏文件原貌，有利于延长档案的保存寿命。,（四） 归档文件整理新方法能实现文档一体化,新的整理方法，调整了归档文件整理工作的流程，为计算机管理档案工作提供条件平台，使得文书工作与档案工作有可能融为一体，实现文档一体化管理，归档文件整理新方法采用的是“随办随归”的工作方式，档案人员可在平时的文书处理环节中著录和组织检索条目，充分发挥计算机技术的优势，做到一次输入，多次利用，同时新的归档文件整理方法从简化、高效目的出发，与电子文件整理在目的、原则等方面具有许多共同之处，整理的成果可以上网或远程网，实现更大范围的档案信息资源共享化。,新的整理方法与传统立卷方法的区别,（1）取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程； （2）界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与